"1С:Предприятие 8.0" для управления автотранспортом (И. Сидоров, "Финансовая газета", N 34, август 2005 г.)

"1С:Предприятие 8.0" для управления автотранспортом

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

Для автоматизации управления транспортом в автотранспортных предприятиях и транспортных подразделениях любых компаний фирма "1С" и компания "1С-Рарус" (г. Москва) разработали программный продукт "1С:Управление автотранспортом". Данный программный продукт является конфигурацией системы программ "1С:Предприятие 8.0". В процессе разработки программы был учтен опыт специалистов компании "1С-Рарус", полученный в процессе автоматизации более 3300 транспортных предприятий.

Учет горюче-смазочных материалов

В программе ведется учет горюче-смазочных материалов (ГСМ), применяемых на предприятии. Реализован учет топлива, приобретенного различными способами, - за наличный расчет или по картам безналичной оплаты, полученного по талонам, выданного со склада предприятия или полученного у стороннего поставщика.

Программа позволяет вести учет расхода топлива для автомобилей с неограниченным количеством оборудования и прицепов. Все алгоритмы расчета нормативного расхода топлива реализованы в соответствии с приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 29.04.03 г. N Р3112194-0366-03 (срок действия - до 1 января 2008 г.). Настройка таблицы зависимости нормативов расхода ГСМ от температуры облегчает расчет путевых листов в регионах с часто изменяющимися сезонными температурами. Конфигурация содержит заполненный справочник моделей транспортных средств (более 500 моделей) с установленными нормами расхода ГСМ. Расчет расхода ГСМ предусмотрен также для автомобилей с газодизельными и газобензиновыми двигателями, работающими на двух видах топлива.

Реализована загрузка данных процессинговых центров АЗС. Полученные данные не влияют на остатки ГСМ в разрезе транспортных средств и предназначены только для сверки с данными, полученными от водителей.

Управление работой транспортных средств

Учет принятых заказов на транспортные средства (ТС) в конфигурации ведется с помощью документа "Заказ на использование ТС". С помощью данного документа в систему вводится информация о заказчике, пунктах и времени загрузки/разгрузки, требованиях к ТС и др. Текущее состояние заказа может иметь вид "Открыт", "Отклонен", "Выполняется", "Исполнен" или "Закрыт".

Для планирования работы ТС используется документ "Задание на перевозку". Данный документ можно быстро сформировать на основании документа "Заказ на использование ТС". При работе с документом предусмотрено получение печатной формы маршрутного листа.

В программе реализованы выписка и обработка путевых листов легкового автомобиля (форма N 3), грузового автомобиля повременный (форма N 4-П), грузового автомобиля сдельный (форма N 4-С) и специального автомобиля (форма N 3 спец.). Для работы с путевыми листами применяется документ "Путевой лист", работа с которым выполняется в два этапа. На этапе выписки документ "Путевой лист" формируется на основании документа "Задание на перевозку" или вручную, и в него вводится часть данных. Данные, полученные после возвращения автомобиля из рейса, такие, как показания спидометра, остаток топлива и другая информация, связанная с фактическим выполнением рейса, вводятся в документ на этапе обработки. Кроме того, на втором этапе выполняется расчет выработки автомобиля и водителя, а также нормативного и фактического расхода топлива. Расчет выработки может быть выполнен автоматически по различным параметрам исходя из выполненных заданий или зарегистрированных в системе товаротранспортных документов. Основные параметры, такие, как пробег, вес груза, время в наряде, время в простое и др., являются предопределенными и содержатся в справочнике "Параметры выработки транспортных средств и водителей". При этом для расчета выработки можно использовать произвольный набор параметров.

Для отражения в системе информации о работе автомобиля у заказчика предназначен "Товарно-транспортный документ". Данный документ является аналогом товарно-транспортной накладной и талона заказчика. При работе с документом выполняется расчет стоимости транспортных услуг. Данные, рассчитанные автоматически, можно отредактировать вручную. Для расчета стоимости услуг используется информация справочника "Прейскуранты на транспортные услуги". В программе реализованы широкие возможности настройки прейскурантов и тарифов за автоперевозки. В справочнике "Прейскуранты на транспортные услуги" предусмотрено четыре уровня поиска - по контрагентам, маршрутам, моделям и типам транспортных средств. Настройка уровней поиска является элементом учетной политики. Предположим, что первый уровень предусматривает поиск по типу ТС, второй - по модели ТС, третий - по контрагенту и четвертый уровень - по маршруту. В этом случае в процессе расчета стоимости услуг программа будет пытаться найти тариф для заданных маршрута, контрагента, модели и типа ТС. Если искомый прейскурант в системе отсутствует, то программа будет искать тариф для данных первого, второго и третьего уровней - заданных контрагента, модели и типа ТС и т.д., в каждой следующей попытке расширяя область поиска. В программе предусмотрены гибкие возможности настройки тарифов от объема выполненной работы, используется понятие "Минимальный объем выработки". Если фактический объем работы окажется меньше "Минимального объема выработки", то стоимость услуг будет рассчитана для указанного минимального объема. Настройка тарифов может быть осуществлена в произвольной валюте. Печатная форма "Товарно-транспортного документа" заверяется заказчиком после выполнения работ.

В программе предусмотрено начисление износа ТС и номерных агрегатов.

Для анализа работы автотранспорта в конфигурации используются отчеты по выработке ТС, по пробегу, по наработке в моточасах, по простоям и др. Отчет "Журнал путевых листов", например, позволяет формировать реестр путевых листов и соответствует типовой межотраслевой форме N 8, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28.11.97 г. N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте". Информацию о технико-эксплуатационных показателях работы ТС можно получить с помощью отчета "Ведомость технико-эксплуатационных показателей". Данный отчет содержит такие показатели, как "Дни в работе", "Время в наряде (в работе)", "Пробег общий (порожний, с грузом)", "Вес груза", "Количество рейсов", "Расход ГСМ по норме (по факту)", "Экономия ГСМ" и "Перерасход ГСМ", и может быть полезен для планового отдела. Для контроля за полисами страхования, талонами технического осмотра и другими документами на автомобили, у которых на указанную дату заканчивается срок действия, применяется отчет "Просроченные документы ТС". Аналогично контроль за сроком действия документов водителей (медицинские справки, паспорта, визы и др.) выполняется с помощью отчета "Просроченные документы водителей".

Управление ремонтами

В программе ведется учет номерных запасных частей и агрегатов. Реализована регистрация операций по техническому обслуживанию и ремонту ТС.

Учет заявок на ремонт ТС, регистрация неисправностей, формирование дефектной ведомости и планирование ремонта ведутся с помощью документа "Предварительные заказы на ремонт". Документ "Ремонтный лист" применяется для учета выполненного ремонта ТС, отражения фактов установки/снятия шин и аккумуляторов, а также является основанием для списания запасных частей и материалов. Информацию о выполненных и текущих ремонтах ТС можно получить с помощью отчета "Ведомость по ремонтам и обслуживанию".

Для использования конфигурации "1С:Управление автотранспортом" необходимо наличие одного из продуктов - "1С:Предприятие 8.0. Управление производственным предприятием", "1С:Предприятие 8.0. Управление торговлей" или "1С:Бухгалтерия 8.0". В то же время запланирован выпуск программного продукта "1С:Предприятие 8.0. Управление автотранспортом", предназначенного для самостоятельной работы.

И. Сидоров,

Фирма "1С",

Контактный телефон (095) 737-92-57

"Финансовая газета", N 34, август 2005 г.