"1С:Предприятие 8.0" для отделов кадров высших учебных заведений (И. Овчинникова, "Финансовая газета", N 35, август 2005 г.)

"1С:Предприятие 8.0" для отделов кадров
высших учебных заведений

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

В процессе автоматизации кадрового учета, расчета стипендий и других начислений и удержаний в Московском государственном социальном университете (МГСУ) и Всероссийском государственном институте кинематографии (ВГИК) им. С.А. Герасимова был выявлен ряд проблем. В каждом из этих учебных заведений учится значительное число студентов, и это приводит к необходимости обрабатывать большие объемы информации. Наличие филиалов требует обеспечения работы с распределенными информационными базами. Кроме того, в каждом из названных вузов существует своя специфика ведения кадрового учета, которая выражается в учете в разных разрезах, различной степени детализации учета и отчетности. Достаточно часто также возникает необходимость в оперативном получении новых видов отчетов.

Руководством указанных вузов было принято решение о переводе существующих автоматизированных систем на платформу "1С:Предприятие 8.0". Основным фактором, повлиявшим на принятие такого решения, явились развитые функциональные возможности новой платформы. Это высокая производительность при клиент-серверном варианте работы, наличие развитых средств управления доступом пользователей к автоматизированной системе и механизмов обмена данными с удаленными филиалами, большие возможности для создания сложных и содержательных документов, организации удобного и наглядного интерфейса.

Специальный механизм оптимизации динамического просмотра больших списков, реализованный на платформе "1С:Предприятие 8.0", обеспечивает просмотр списков без выполнения частых обращений к информационной базе. Это актуально при интерактивной работе пользователей с большими справочниками или списками документов и позволяет решать задачу обработки больших объемов информации с необходимым быстродействием и временем доступа.

Возможности механизмов запросов и построения отчетов, такие, как произвольный порядок группировок, гибкие группировки по периодам, получение итогов по иерархии и др., обеспечивают оперативное формирование отчетов практически любой сложности. При этом пользователь может не только распечатать отчет, но и работать с ним так же, как с экранной формой - изменять параметры отчета, перестраивать его и выполнять другие действия.

Для автоматизации кадрового учета студентов в вузах специалисты компании "Комкон проект" (1С:Франчайзи, г. Москва) использовали тиражное решение "КОМКОН:ВУЗ.Студенты.8.0". Данный программный продукт является конфигурацией системы программ "1С:Предприятие 8.0" и предназначен для учета студентов, ведения личных дел, формирования печатных форм приказов, справок и регламентированной отчетности по студентам. Учет можно вести как по специальностям, так и по специализациям.

Кадровый учет в программе включает регистрацию различных видов перемещений студентов за время учебы. К таким видам перемещений относятся зачисление студента, перевод с курса на курс, на другую форму обучения, специальность или факультет, выход в академический отпуск, допуск к учебному процессу, а также восстановление, окончание обучения в вузе и отчисление.

Первой операцией кадрового учета является регистрация абитуриентов. Абитуриентами в системе считаются уже принятые в вуз новые студенты, зачисление которых еще не оформлено приказом. Для формирования данной операции используется документ "Регистрация абитуриентов".

Все сведения о студентах содержатся в справочнике "Физические лица" и подчиненных справочниках. Эти сведения, или личные дела, состоят из личных и кадровых данных. Ввод и корректировка личных данных выполняются непосредственно в элементе справочника. Ввод кадровых данных производится с использованием документов вида "Кадровый приказ". Для каждого перемещения в программе предусмотрен свой кадровый приказ.

В конфигурации реализована возможность формировать приказы со сложной структурой, состоящие из нескольких "простых" приказов. На первом этапе формируются и записываются в информационную базу "простые" приказы, каждый из которых представляет собой один пункт "сложного" приказа. Это могут быть, например, приказы о зачислении абитуриентов на разные факультеты и специальности. После этого создается "сложный" кадровый приказ соответствующего вида, в данном случае вида "зачисление", к которому прикрепляется необходимое количество "простых" приказов. При регистрации "сложного" приказа автоматически выполняется регистрация всех входящих в него "простых" приказов.

Формирование кадровых приказов различных видов (более 17) возможно как для отдельного студента, так и для списка студентов. Конфигурация позволяет вести учет обучения по индивидуальному плану. Предусмотрены посещение занятий по индивидуальному графику и параллельное обучение другой специальности. Реализована регистрация изменения фамилии, имени и отчества, полученных взысканий и поощрений, имеющихся льгот и наличия детей.

Отчеты и справки в программе можно подразделить на две группы - разнообразные списки и статистические отчеты. К спискам относятся такие отчеты, как "Список студентов", "Льготники", "Студенты, имеющие детей до 14 лет" и "Отчисленные". В отчете "Статистика по основе обучения" представлены сведения о количестве студентов, обучающихся на различной основе (бюджетной, платной или иной). К группе статистических отчетов относятся также отчеты "Статистика по 1-му курсу", "Статистика по полу" и "Статистика по возрасту". Для удобства пользователей предусмотрена возможность формирования отчетов с использованием различных параметров отбора - факультет, специальность, специализация, группа, курс, вид обучения, статус обучающегося и др.

В программе реализовано формирование сведений для Пенсионного фонда Российской Федерации (анкета застрахованного лица).

Как правило, к моменту начала работ по комплексной автоматизации учет в вузах ведется с использованием разрозненных программных продуктов. Во многих случаях применяются программы MS Excel и MS Access. При этом объем накопленной информации очень часто большой, и это усложняет задачу по ее загрузке в новую автоматизированную систему. Для упрощения этого процесса применяется документ "Ввод начальных сведений". Он позволяет выполнить одновременную загрузку всех имеющихся кадровых данных без последовательного проведения многочисленных кадровых приказов, а также ввод кадровых данных вручную.

Особенности ведения кадрового учета в конкретном вузе можно отразить в системе с помощью группы настраиваемых справочников. Структура вуза в разрезе учебных подразделений формируется в справочнике "Структура". В данном справочнике можно также установить виды образовательных услуг, предоставляемых каждым учебным подразделением, - высшее образование, аспирантура, докторантура, подготовительное отделение, колледж и др. Благодаря использованию справочника "Основа обучения" можно ввести любое количество видов приема на обучение - бюджет, контракт, контракт с иностранцами ближнего и дальнего зарубежья и др.

В настоящее время разработана и находится в стадии отладки подсистема "Оплата", которая обеспечивает ведение договоров со студентами, обучающимися на контрактной основе. В подсистеме реализованы функции учета и контроля оплаты за образовательные услуги. В стадии разработки сегодня также находится подсистема "Стипендия". В дальнейшем предполагается разработка подсистемы "Учебный процесс".

Конфигурация "КОМКОН:ВУЗ.Студенты.8.0" получила от фирмы "1С" сертификат "Совместимо! Система программ "1С:Предприятие".

И. Овчинникова,

1С:Франчайзи "Комкон проект"

Контактный телефон (095) 207-70-53

"Финансовая газета", N 35, август 2005 г.