VIII. Систематизация документов (табель документов подразделения Министерства), формирование и оформление дел. Подготовка документов к архивному хранению (п.п. 56 - 59)

VIII. Систематизация документов (табель документов подразделения Министерства), формирование и оформление дел. Подготовка документов к архивному хранению

56. Систематизация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих задач и функций.

57. Систематизация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Особенности систематизации нормативных правовых актов соответствуют Классификатору систематизированной картотеки нормативных правовых актов в системе МВД России.*(18)

58. Применение табеля и альбома форм документов

58.1. В целях сокращения количества применяемых форм документов в подразделении Министерства разрабатывается табель документов.

58.2. Табель документов - это перечень форм документов подразделения Министерства, необходимых и достаточных для реализации его функций и задач, содержащий характеристику каждого документа с точки зрения его юридического статуса, этапов подготовки и порядка прохождения.

58.2.1. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники.

58.2.2. Для разработки табеля форм документов, применяемых в подразделении Министерства, создается рабочая группа, включающая работников - специалистов по основным направлениям деятельности подразделения Министерства.

58.2.3. Разработка и заполнение табеля форм документов проводятся в два этапа. На первом выявляются условия, определяющие процессы документирования и полный перечень применяемых документов, что достигается путем изучения юридических оснований документирования (документов, регламентирующих вопросы работы с документами, нормативных правовых актов МВД России).

58.2.4. По результатам первого этапа работы в каждом структурном подразделении Министерства составляется список создаваемых управленческих документов.

58.2.5. Второй этап заключается в анализе технологии подготовки и прохождения выявленного комплекса документации.

58.2.6. Табель оформляется в табличной форме на листах формата А3 (приложение 18 к настоящей Инструкции).

58.2.7. После заполнения табель подписывается начальником секретариата и утверждается руководителем подразделения Министерства. Копии (выписки) соответствующих разделов табеля выдаются в структурные подразделения.

Запрещается создавать документы, не указанные в табеле.

58.2.8. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляются секретариатом. Внесение новых форм документов в табель производится в установленном порядке руководителем подразделения Министерства.

58.2.9. При необходимости на основе табеля документов создается альбом форм документов подразделения Министерства, включающий в себя формы наиболее часто создаваемых документов.

58.2.10. В альбом включаются только формы документов, прошедшие унификацию, то есть в которых проведено разделение постоянной и переменной информации, унифицирован текст путем приведения его к трафарету, анкете или таблице, установлено стабильное расположение реквизитов.

58.2.11. Для удобства применения в альбоме формы документов могут группироваться по разделам, соответствующим определенным направлениям деятельности подразделения или видам документов.

58.3. Применение альбома форм документов обязательно при использовании в подразделении Министерства автоматизированной системы подготовки документов, т.е. оперативного создания документов на основе заранее введенных в память ПЭВМ образцов.

59. Составление номенклатур дел, формирование и оформление дел.

59.1. В целях правильного формирования дел, систематизированного хранения документов и оперативного их поиска составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в подразделении Министерства с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы и является основным учетным документом дел текущего года.

59.2. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности подразделения Министерства.

59.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о подразделении Министерства, положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за прошлые годы.

59.4. Номенклатура на очередной год составляется секретариатом - совместно с руководителями других структурных подразделений, подписывается начальником секретариата, согласовывается с Центром архивной информации и реабилитации жертв политических репрессий ГИЦ МВД России*(19), после чего утверждается руководителем подразделения Министерства и вводится в действие с 1 января.

59.5. Заверенная копия утвержденной номенклатуры передается в Центр архивной информации и реабилитации жертв политических репрессий ГИЦ МВД России для контроля за полнотой сдачи дел на хранение. В структурные подразделения выдаются выписки из соответствующих разделов номенклатуры для использования в работе.

59.6. Номенклатура дел учитывается по журналу учета исходящих документов и хранится в течение года в секретариате у лица, ответственного за ее ведение, а после годовой проверки наличия документов подшивается в отдельное дело с номенклатурами.

59.7. В каждом подразделении Министерства составляется сводная номенклатура дел. В структурных и подчиненных (подведомственных) подразделениях, имеющих самостоятельное делопроизводство, в зависимости от объема документов и места дислокации допускается составление отдельных номенклатур дел.

59.8. Составляется единая номенклатура особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел.

59.9. В номенклатуре указываются наименования разделов и заголовки дел. Разделами номенклатуры являются структурные подразделения и (или) функции (направления деятельности) подразделения Министерства.

В пределах каждого раздела дела располагаются последовательно по степени важности, срокам хранения и степени секретности документов.

59.10. В номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности подразделения Министерства. Незаконченные производством дела являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел каждого последующего года с тем же индексом.

59.11. Не подлежат включению в номенклатуру дел какие-либо отдельные планы, дела оперативного учета и дела наблюдательного характера.

59.12. Заголовок номенклатурного дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребления в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

59.13. Заголовок номенклатурного дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела или разновидности документов;

название подразделения Министерства или его структурного подразделения (автора документа);

название подразделения (организации), которому будут адресованы или от которого будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка определяется характером документов дела. Секретные сведения в заголовки дел не включаются.

59.14. В заголовках номенклатурных дел, содержащих документы по одному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

59.15. В заголовках номенклатурных дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.

59.16. Название подразделения Министерства (организации) в качестве автора документов указывается кратко или приводится его общее видовое название.

59.17. В заголовках номенклатурных дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видов название. Корреспонденты не указываются, если дело содержит переписку с разнородными организациями. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

59.18. В заголовках номенклатурных дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период на (за) который составлены планы (отчеты).

59.19. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

59.20. Номенклатурные дела формируются в подразделениях Министерства при централизованном ведении делопроизводства - секретариатом; при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ведение делопроизводства), так и секретариатами.

59.21. При формировании номенклатурных дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

в делах оформляются описи документов;

каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и ведомственных нормативных правовых актов;

в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела и документы, переходящие сроком исполнения на последующий год);

дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 40 мм.

59.22. Несекретные документы могут подшиваться с совершенно секретными и секретными, если они соответствуют наименованию номенклатурного дела.

59.23. При приеме документов проверяется наличие подписей, дат, номеров, заверительных подписей, фамилий исполнителей, отметок об исполнении, рассылке, направлении документов в конкретное номенклатурное дело, а также соответствие грифа ограничения доступа документов грифу дела.

59.24. Распорядительные документы группируются в номенклатурные дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Протоколы и материалы к ним формируются в отдельные дела.

Плановые и отчетные документы включаются в дела того года, к которому они относятся, независимо от даты их составления или поступления. Перспективные планы работы формируются в дела первого года действия планов, а отчеты об их выполнении - в дела последнего года.

Переписка по вопросам служебной деятельности группируется в дела за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Письма и заявления граждан, запросы социально-правового характера формируются в отдельные дела вместе с материалами по их рассмотрению.

59.25. Номенклатурные дела заводятся только по мере поступления на подшивку первого исполненного документа и выдаются лицам, ответственным за их ведение (сохранность), под расписку в номенклатуре с указанием даты.

59.26. Дата заведения дела, проставляемая в номенклатуре дел, должна соответствовать дате списания в дело первого документа, поступившего на подшивку, а дата окончания - дате списания последнего документа.

59.27. Вторые и последующие тома вносятся в номенклатуру дел по мере их заведения отдельной строкой, за номером дела, что подтверждается в номенклатуре распиской лица, ответственного за ведение (сохранность) тома, с указанием даты его заведения.

59.28. По законченным делам (томам) в номенклатуре дел исполнителем или лицом, ответственным за хранение дела, делаются записи с указанием даты окончания дела (тома), количества листов в нем и других необходимых данных.

59.29. Если в течение года в подразделении Министерства заводятся новые дела, они вносятся в номенклатуру дел за дополнительными номерами. Разрешается предусматривать в номенклатуре или ее разделах резервные номера дел (без указания наименования).

59.30. По окончании календарного года секретариатом подразделения Министерства в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количеств заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения, и дел, переходящих на следующий год. Каждый том считается самостоятельной учетной единицей. Начальник секретариата заверяет эту запись и сообщает итоговые данные в Центр архивной информации и реабилитации жертв политических репрессий ГИЦ МВД России.

59.31. Оформление номенклатурных дел и подготовка их к архивному хранению осуществляются в соответствии с требованиями Инструкции по архивной работе в органах внутренних дел, утвержденной соответствующим нормативным правовым актом.*(20)