Отражение программными средствами бухгалтерских записей в регистрах бюджетного учета (К.В. Сергеева, "Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях", N 16, август 2005 г.)

Отражение программными средствами бухгалтерских
записей в регистрах бюджетного учета

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

В соответствии со ст. 10 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 21.11.1996 N 129-ФЗ для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности в организации ведутся регистры бухгалтерского учета. Они ведутся как в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, так и в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях. При этом на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность вывода регистров на бумажные носители информации.

Согласно п. 8 Инструкции по бюджетному учету N 70 (далее - Инструкция) "в условиях комплексной автоматизации бюджетного учета в учреждении операции формируются в базах данных используемого программного комплекса. При выведении регистров бюджетного учета на бумажные носители допускается отличие выходной формы документа (машинограммы) от утвержденной формы документа при условии, что реквизиты и показатели выходной формы документа (машинограммы) содержат соответствующие реквизиты и показатели регистров бюджетного учета, предусмотренные настоящей Инструкцией и утверждающим документом соответствующего органа, организующего исполнение бюджета".

В программе "1С: Бухгалтерия для бюджетных учреждений" предусмотрено документирование всех фактов хозяйственной жизни с помощью электронных документов (рис. 1), специализированных по разделам учета, а также с помощью типовых или ручных операций с получением соответствующих типовых форм первичных документов, перечисленных в Инструкции, или бухгалтерской справки ф. 0504833.

В основе конфигурации "Бухгалтерия для бюджетных организаций" лежит следующее положение закона "О бухгалтерском учете": "Все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет" (гл. 2, ст. 10).

Ведение учета с помощью программы представляет собой технологический процесс бухгалтерского документооборота по всем разделам учета и регистрации всех фактов финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения в информационной базе программы, завершающийся в отчетном периоде составлением регистров учета и формированием регламентированной отчетности.

На этапе ведения бухгалтерского документооборота программа обеспечивает ввод, печать и хранение в информационной базе информации о первичных документах. При проведении электронных документов программа автоматически создает бухгалтерские операции и формирует проводки (записи на счетах бухгалтерского учета). Бухгалтерские операции могут быть сформированы также при вводе проводок вручную или с помощью типовых операций. Проводки отражаются на счетах бухгалтерского учета, поскольку вся информация, введенная в программу, обобщается автоматически. При этом данные синтетического учета соответствуют данным аналитического учета.

Каждый раздел учета в конфигурации - это автономный, методически выверенный технологический цикл учета отдельных видов имущества, средств, обязательств в рамках единой типовой конфигурации, который предусматривает получение всех необходимых первичных учетных и отчетных документов.

Для печати первичных документов и автоматического отражения финансово-хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета типовая конфигурация включает набор электронных документов (видов документов), специализированных по разделам учета.

Документы объединены в группы по разделам учета. Ввод и обращение к документам производятся в соответствующих журналах документов (рис. 2).

Для анализа бухгалтерской информации и формирования выходных форм бухгалтерского учета в "1С: Бухгалтерии для бюджетных учреждений" используются отчеты.

Регистры учета и бухгалтерская отчетность в программе формируются как выходные отчетные формы по данным, хранящимся в информационной базе программы. Алгоритмы формирования отчетов можно увидеть и при необходимости проверить.

Согласно п. 5.5 Правил (Стандарта) аудиторской деятельности "Аудит в условиях компьютерной обработки данных" (одобрен Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ 22.01.1998, протокол N 2) "наличие системы компьютерной обработки данных не освобождает экономический субъект от обязанности документировать в установленном порядке факты хозяйственной жизни".

Таким образом, отчет выдает информацию, введенную пользователем в информационную базу программы. Ответственность за отражение или неотражение в программе факта хозяйственной деятельности целиком и полностью лежит на бухгалтерских кадрах. Это подтверждено цитируемым выше п. 5.5. Правил.

Формируемые бланки первичных документов, регистров учета, бухгалтерской, налоговой, статистической отчетности, включенные в типовую конфигурацию "Бухгалтерия для бюджетных учреждений", соответствуют оригиналам, разработанным Минфином, Госкомстатом России и другими ведомствами.

Помимо перечня рекомендуемых регистров бюджетного учета (согласно приложению 3 к Инструкции), в программе предусмотрено формирование большого ряда отчетов для получения различного рода оперативной информации: о движении и остатках на счетах бухгалтерского учета, задолженности поставщиков, подрядчиков и заказчиков, составе и оценке товарно-материальных ценностей, состоянии расчетов с подотчетными лицами, бюджетом и прочими дебиторами и кредиторами.

"Рис. 1. Форма электронного документа"

"Рис. 2. Журнал кассовых документов"

Руководствуясь п. 3 ст. 6 Федерального закона "О бухгалтерском учете", рекомендуем состав и содержание регистров, которые сохраняются на бумажном носителе, а также периодичность их формирования оформить как элемент учетной политики (Положения о бухгалтерской службе). То есть в одном из пунктов Приказа об учетной политики организации (Положения о бухгалтерской службе) перечислить те отчеты, которые учреждение формирует в программе, распечатать их и включить в документ в качестве приложения.

Общие принципы работы со стандартными и специализированными отчетами и рекомендации по формированию конкретного отчета приведены в электронном описании отчетов и документации к программе.

Следует отметить, что юридическую силу регистры учета приобретают только после того, как они будут подписаны главным бухгалтером или бухгалтером, ответственным за конкретный участок учета. Поэтому необходимо регулярно распечатывать регистры учета и визировать их.

К.В. Сергеева,

руководитель отдела разработки программ бюджетного учета,

лауреат Государственной премии Фирма "1С"

"Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях", N 16, август 2005 г.