Отчетность бюджетных учреждений за 9 месяцев в "1С:Предприятии 7.7" (К.В. Сергеева, "БУХ.1С", N 9, сентябрь 2005 г.)

Отчетность бюджетных учреждений за 9 месяцев в "1С:Предприятии 7.7"

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

В связи с реформированием бюджетного учета до 1 октября 2005 года все бюджетные учреждения РФ должны перейти на новый план счетов бюджетного учета и составить за 9 месяцев 2005 года бухгалтерский отчет по новым формам. К.В. Сергеева, руководитель отдела разработки программ бюджетного учета фирмы "1С", лауреат премии правительства РФ рассказывает о возможностях по подготовке отчетности бюджетными учреждениями в экономических программах фирмы "1С", а также рассматривает порядок составления новых регламентированных отчетов в программе "1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений" (ред. 5) на примере баланса исполнения бюджета главного распорядителя (распорядителя), получателя средств бюджета (форма 0503130).

Составление бухгалтерского отчета бюджетополучателями является частью бюджетного процесса, консолидированные данные отчетов бюджетополучателей являются основой отчета об исполнении бюджета текущего года. Ускорить сроки представления отчета об исполнении бюджета может применение информационных технологий на всех этапах подготовки отчета об исполнении бюджета.

Фирмой "1С" разработан спектр решений на платформе "1С:Предприятие 7.7" для автоматизации составления бухгалтерского отчета бюджетных учреждений, как для составления отчета бюджетополучателями, так и для формирования консолидированного отчета распорядителями и главными распорядителями бюджетных средств, органами, организующими исполнение бюджета. Это типовые конфигурации "Бухгалтерия для бюджетных учреждений" (ред. 5), "Бухгалтерия для распорядителей бюджетных средств" (ред. 2), "Свод отчетов ПРОФ" (ред. 2), программа "1С:Свод отчетов" (ред. 2).

Для составления бухгалтерской отчетности в программах системы "1С:Предприятие 7.7" используются так называемые регламентированные отчеты. Это внешние отчеты, которые не являются частью конфигурации, что позволяет их оперативно обновлять. Типовые конфигурации имеют режим обращения к регламентированным отчетам. Также предусмотрен механизм их обновления. Как правило, комплект регламентированных отчетов предназначен для определенного отчетного квартала и содержит набор типовых форм, по которым должны отчитываться бюджетные учреждения в этом квартале. Помимо этого в состав комплекта включаются налоговые декларации и статистические формы, по которым требуется отчитываться большинству бюджетных учреждений.

По мере изменения нормативной базы по составу отчетов, составу показателей и правил заполнения типовых форм выпускаются новые комплекты регламентированных отчетов. Новый комплект можно получить в виде файла-архива в фирме "1С" или у ее региональных партнеров сети "1С:Франчайзинг", он входит также в состав ежемесячного диска информационно-технологического сопровождения "1С:Предприятия" (диск ИТС). Подписчикам диска ИТС комплекты регламентированных отчетов доступны также на интернет-сайте фирмы "1С". При наличии диска ИТС они имеют возможность оперативного обновления комплекта регламентированных отчетов с помощью режима "Интернет-поддержка" программ системы "1С:Предприятие".

Регламентированные отчеты позволяют составить отчет как вручную, так и заполнить типовую форму автоматически по данным бухгалтерского учета, хранящимся в информационной базе программы.

В программах "Бухгалтерия для бюджетных учреждений" (ред. 5), "Бухгалтерия для распорядителей бюджетных средств" (ред. 2) бухгалтерская отчетность бюджетополучателя может быть сформирована автоматически.

Для подготовки отчета бюджетополучателя можно использовать также программы "1С:Свод отчетов" (ред. 2), "Свод отчетов ПРОФ" (ред. 2).

В связи с реформированием бюджетного учета до 1 октября 2005 года все бюджетные учреждения РФ должны перейти на новый план счетов бюджетного учета, утвержденный приказом Минфина России от 26.08.2004 N 70н, и составить за 9 месяцев 2005 года бухгалтерский отчет по новым формам, утвержденным приказом Минфина России от 21.01.2005 N 5н. Для подготовки бухгалтерской отчетности комплект регламентированных отчетов за III квартал 2005 года для указанных типовых конфигураций содержит формы, утвержденные приказом Минфина России от 21.01.2005 N 5н, в том числе:

- Баланс исполнения бюджета главного распорядителя (распорядителя), получателя средств бюджета (форма по ОКУД 0503130);

- Отчет о финансовых результатах деятельности (форма по ОКУД 0503121);

- Отчет об исполнении бюджета главного распорядителя (распорядителя), получателя средств бюджета (форма по ОКУД 0503127);

- Справка об остатках денежных средств на банковских счетах получателя средств бюджета (форма по ОКУД 0503126);

- Справка по внутренним расчетам (форма по ОКУД 0503125);

- Справка по некассовым операциям по исполнению бюджета (форма по ОКУД 0503129).

Они объединены в группу "Бухгалтерская отчетность (приказ 5н) для 70н".

В редакциях программ, предназначенных для ведения учета по новой инструкции (утв. приказом Минфина России от 26.08.2004 N 70н), отчеты группы "Бухгалтерская отчетность (приказ 5н) для 70н" заполняются в автоматическом режиме в соответствии с Инструкцией о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной бюджетной отчетности (утв. приказом Минфина России от 21.01.2005 N 5н), далее Инструкция N 5н. В эту группу также включены таблицы пояснительной записки (подгруппа "Пояснительная записка"). Следует отметить, что автоматическое заполнение предусмотрено не для всех таблиц пояснительной записки. Это связано с тем, что сведения, которые требуется указывать во многих из них, не содержатся в данных бухгалтерского учета, например, сведения об эффективности бюджетных расходов, о мерах по повышению эффективности расходования бюджетных средств, о количестве подведомственных учреждений и направлении их деятельности, о результатах мероприятий внутреннего контроля, об основных направлениях деятельности (функциях) учреждения и т.п. Кроме того, Инструкция N 5н содержит очень мало информации о заполнении таблиц пояснительной записки - а таких таблиц больше двух десятков. По мере утверждения и публикации изменений к Инструкции N 5н, появления других материалов, поясняющих порядок составления отчетности, будут вноситься изменения и в комплект регламентированных отчетов, поставляемый фирмой "1С".

В комплект регламентированных отчетов включены также формы статистической отчетности для бюджетных учреждений, которые следует составлять в 2005 году:

- ОБ-2 "Сведения о кредиторской и дебиторской задолженности" (утв. постановлением Федеральной службы государственной статистики от 12.11.2004 N 54),

- 1-КФО "Сведения о кредиторской задолженности бюджетных учреждений, финансируемых из федерального бюджета" (утв. постановлением Федеральной службы государственной статистики от 12.11.2004 N 54),

- 1-ФП "Сведения об использовании средств из бюджетных и внебюджетных источников финансирования на выполнение федеральных целевых программ" (утв. постановлением Федеральной службы государственной статистики от 14.09.2004 N 41),

- 1-БЗ "Сведения об использовании средств из бюджетных и внебюджетных источников финансирования на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд"(утв. постановлением Федеральной службы государственной статистики от 16.07.2004 N 30),

- формы П1, П2, П4, П5-м и некоторые другие.

Бухгалтерские отчеты и ряд статистических форм могут быть консолидированы в программах "1С:Свод отчетов" (ред. 2), "Свод отчетов ПРОФ" (ред. 2).

В связи с тем, что многие бюджетные учреждения являются плательщиками налога на имущество, в комплект включен отчет "Расчет среднегодовой стоимости имущества" (группа "Дополнительные бухгалтерские отчеты"). Его следует использовать для подготовки данных - расчета среднегодовой стоимости имущества (основных средств), числящегося на балансе учреждения, - для составления Налоговой декларации по налогу на имущество организаций.

"1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений": баланс по новой форме

Рассмотрим порядок составления новых регламентированных отчетов в программе "1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений" (ред. 5) на примере баланса исполнения бюджета главного распорядителя (распорядителя), получателя средств бюджета (форма 0503130), далее Баланс. Для составления баланса исполнения бюджета главного распорядителя (распорядителя), получателя средств бюджета в списке регламентированных отчетов нужно выбрать строку "Форма 0503130, Баланс" (раздел "Бухгалтерская отчетность - Бухгалтерская отчетность (приказ 5н) для 70н"). На экран будет выдана форма отчета, состоящая из двух частей - диалога, управляющего формированием отчета, и таблицы с показателями отчета.

Настройка параметров формирования отчета

В диалоге, управляющем формированием отчета, следует:

- установить период, за который будет сформирован отчет, выбрав дату, на которую следует формировать баланс. Согласно Инструкции N 5н бюджетная отчетность составляется нарастающим итогом с начала года. Баланс можно формировать как ежемесячно, так и ежеквартально. Например, если задана дата "01.09.2005", то баланс составляется за период с 1 января по 31 августа 2005 года, если выбрана дата "01.10.2005", то составляется баланс за 9 месяцев 2005 года;

- выбрать, составлять отчет в целых рублях (в реквизите "Ед. изм" выбрать опцию "в рублях") или в целых тысячах (в реквизите "Ед. изм" выбрать опцию "в тысячах рублей");

- для формирования баланса в рублях с копейками в реквизите "Точность" следует указать "2". При формировании отчета для предоставления вышестоящему распорядителю бюджетных средств (в бумажном или в электронном виде) значения реквизитов "Ед. изм" и "Точность" следует устанавливать в соответствии с требованиями распорядителя средств. В соответствии с Инструкцией N 5н бюджетная отчетность составляется в рублях с точностью до второго десятичного знака после запятой, как получателями, так и распорядителями средств, поэтому по умолчанию в качестве единицы измерения установлен "рубль", точность - 2 знака после запятой;

- выбрать учреждение, по данным которого следует получить баланс. В программе "1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений" (ред. 5) предусмотрено ведение учета как одного бюджетного учреждения, так и группы бюджетных учреждений в одной информационной базе с получением как общих, так и раздельных (по учреждениям, структурным подразделениям) главных книг и балансов. Поэтому для составления баланса по конкретному учреждению его следует выбрать из списка учреждений. Для составления консолидированного баланса по всем учреждениям (структурным подразделениям) следует включить флажок "Сводный".

В реквизите "Дата составления" можно указать дату составления отчета. По умолчанию устанавливается рабочая дата (см. рис. 1).

"Рис. 1"

Для автоматического заполнения табличной части отчета по данным бухгалтерского учета следует нажать кнопку "Заполнить". На экран будет выдан сформированный отчет (см. рис. 2). Обратите внимание на первые три строки, расположенные в верхней части таблицы с показателями отчета. В них справочно выводится валюта баланса - итоговые данные Актива (стр. 360 ф. 0503130) и Пассива (стр. 500 ф. 0503130) баланса и их отклонение.

"Рис. 2"

При превышении данных Пассива над данными Актива сумма отклонения выводится со знаком минус и выделяется красным цветом. Информация в этих строках динамически изменяется при изменении данных отчета. Эти строки можно зафиксировать, для того чтобы они отражались на экране при прокручивании строк отчета.

Формирование отчета

Отчет формируется в соответствии с Инструкцией N 5н.

В графе 1 Актива и Пассива Баланса приводятся наименования показателей - наименования и коды счетов бюджетного учета, в графе 2 - коды строк.

В графах 3, 4, 5 "На начало года" Актива Баланса приводятся дебетовые сальдо (сумма дебетовых сальдо) по счетам, перечисленным в строках формы, на начало отчетного года.

В графах 6, 7, 8 "На конец отчетного периода" Актива Баланса приводятся дебетовые сальдо (сумма дебетовых сальдо) по счетам, перечисленным в строках формы, на конец отчетного периода. При составлении баланса за 9 месяцев - на 1 октября 2005 года.

В графах 3, 4, 5 "На начало года" Пассива Баланса приводятся кредитовые сальдо (сумма кредитовых сальдо) по счетам, перечисленным в строках формы, на начало отчетного года.

В графах 6, 7, 8 "На конец отчетного периода" Пассива Баланса приводятся кредитовые сальдо (сумма кредитовых сальдо) по счетам, перечисленным в строках формы, на конец отчетного периода.

В графах 3, 6 отражаются бюджетные средства - сальдо по счетам, имеющим код "1" в 18 разряде счета бюджетного учета (субсчетам с типом источника финансирования "Бюджет").

В графах 4, 7 отражаются внебюджетные средства - сумма сальдо по счетам, имеющим код "2" и "3" в 18 разряде счета бюджетного учета (субсчетам с типом источника финансирования "ПД" и "ЦС и БП").

В графах 5, 8 отражаются итоговые показатели по синтетическим и аналитическим счетам плана счетов.

При печати в незаполненных строках отчета будут проставлены прочерки.

Для автоматического составления Баланса необходимо, чтобы в программу были введены входящие остатки на 1.01.2005 г. и все операции за отчетный период исходя из принципов учета, изложенных в Инструкции по бюджетному учету (утв. приказом Минфина России от 26.08.2004 N 70н).

Для правильного формирования данных баланса отдельно по бюджетным и по внебюджетным источникам в программе необходимо отражать каждую финансово-хозяйственную операцию бухгалтерскими записями по дебету одного счета и кредиту другого счета строго по определенному источнику финансирования.

Следует отметить, что в Плане счетов бюджетного учета, утвержденного приказом Минфина России от 26.08.2004 N 70н, не предусмотрены активно-пассивные счета. Все счета являются или активными, или пассивными. Поэтому в активе или пассиве баланса могут быть остатки со знаком "минус".

В таблице отчета такие остатки выделены красным цветом.

Красным цветом в отчетах "1С:Бухгалтерии для бюджетных учреждений" (ред. 5) выделяются остатки по счетам в том случае, если по активному счету имеется кредитовый остаток или по пассивному счету - дебетовый остаток.

При ведении учета по прежним правилам это свидетельствовало об ошибке, например, наличие отрицательного остатка в активе баланса по счету "Касса" свидетельствовало о наличии кредитового остатка в учете.

Из-за отсутствия активно-пассивных счетов в Плане счетов бюджетного учета отрицательный остаток по счету не всегда является ошибкой. Например, если на конец отчетного периода поступил аванс от покупателя. Счет расчетов с дебиторами по доходам (205) - активный, поступившие от покупателя авансы отражаются по кредиту счета 205. В этом случае в балансе кредитовый остаток по счету 205 будет показан в Активе Баланса со знаком "минус". Такая же ситуация может сложиться, если на конец отчетного периода у учреждения есть переплата по какому-либо налогу и в других случаях. Более показательный пример - если учреждение не является администратором доходов бюджета, то в строках раздела IV "Финансовый результат" в графах 3 и 6 квартального Баланса всегда будут отрицательные значения (см. рис. 3). Поэтому при появлении отрицательных остатков в Балансе следует тщательно проанализировать каждую такую сумму.

"Рис. 3"

Согласно пункту 5 Инструкции N 5н бюджетная отчетность (за исключением сводной и консолидированной) составляется на основе данных Главной книги.

До составления бюджетной отчетности производится сверка оборотов и остатков по аналитическим регистрам учета с оборотами и остатками по счетам бюджетного учета.

В связи с тем, что в Актив Баланса включается только остаточная стоимость основных средств и нематериальных активов, валюта баланса (Актив равен Пассиву) по графе 5 "На начало года, итого" должна быть равна сумме в строке "Итого" графы "Остаток на начало года" главной книги ("Регламентированные регистры бюджетного учета - Главная книга", а также итогу графы "Сальдо на начало периода" оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ) (нарастающим итогом с начала года)) за минусом суммы амортизации основных средств и нематериальных активов.

Валюта баланса (Актив равен Пассиву) по графе 8 "На конец отчетного периода, итого" в течение года должна быть равна сумме в строке "Итого" графы "Остаток на конец периода" главной книги, а также итогу графы "Сальдо на конец периода" ОСВ (нарастающим итогом с начала года) за минусом суммы амортизации основных средств и нематериальных активов, а также суммы остатков по счетам раздела 5 "Санкционирование расходов бюджета" Плана счетов бюджетного учета, которые также не включаются в баланс.

Сформированный отчет можно распечатать (кнопка "Печать") и сохранить (кнопка "Сохранить") для последующей выгрузки в электронном виде.

Подробнее о подготовке бюджетной отчетности за 9 месяцев 2005 года можно узнать на семинарах "1С:Консалтинг" (читайте на стр. 46).

К.В. Сергеева,

руководитель отдела разработки программ

бюджетного учета фирмы "1С", лауреат премии правительства РФ

"БУХ.1С", N 9, сентябрь 2005 г.