Декларации заштрихуют (Е. Березина, "Московский бухгалтер", N 11, октябрь 2005 г.)

Декларации заштрихуют

Давно уже московские бухгалтеры, сдающие отчетность в бумажном виде, грезили о чудесном избавлении от очередей в налоговых. Похоже, мечты начинают сбываться. В роли доброй феи выступило УФНС по городу Москве. С его подачи ГНИВЦ разработал для бухгалтеров уникальную программу кодирования отчетности, которая максимально сэкономит их время.

Инспекции избавятся от очередей

Эта принципиально новая технология запущена в Москве с 1 октября. Теперь на декларациях появился маленький блок из нескольких квадратиков, расположенный в верхнем правом углу. Он отображает информацию в виде черно-белого графического символа. Это штрихкод.

Прежде чем им воспользоваться, необходимо установить у себя специальную программу кодирования. Где ее взять? Логичный вопрос. Она уже есть в обновленных версиях некоторых бухгалтерских программ. Кроме того, ее можно записать на дискету в любой из московских налоговых инспекций.

Работа с новым программным обеспечением очень легкая и не требует дополнительных знаний. Заместитель генерального директора ГНИВЦ ФНС Юрий Волков разъяснил весь процесс буквально на пальцах:

- После того как бухгалтер ввел все данные в декларацию на компьютере, он отправляет ее на печать. И вот здесь начинается самое интересное. Документ сначала проходит как бы через виртуальный принтер и только потом через обычный. Виртуальный ставит на него штрихкод и посылает уже закодированную декларацию на стандартный принтер. Документ выйдет из принтера уже со штрихкодом. Напечатанную форму нужно заверить подписью и печатью организации и сдать в налоговый орган как обычную бумажную декларацию. То есть лично, по почте или через уполномоченного представителя.

Очень удобно, что фирме не придется закупать дополнительное оборудование. Для кодирования документов подойдет любой принтер. Сканер считывает штрихкод с деклараций, напечатанных на лазерных, струйных и матричных принтерах.

Но самое главное его преимущество - сканер считает код, даже если бумага помята, разорвана или залита кофе. Можно заштриховать его маркером - сканеру это не помешает.

Новшество удобно и для налоговых органов. Кроме высокой скорости ввода информации отпадает необходимость обучать налоговых инспекторов "слепому" переносу данных из отчетности. Сейчас нужно только поднести листы к сканеру, а все остальное программа сделает сама. Это напоминает то, что делает продавец-кассир в обычном супермаркете. Соответственно налоговые инспекторы меньше загружены и могут заниматься работой в тех отделах, где людей не хватает. В некоторых случаях сканирование штрихкода возможно даже без участия человека.

Черный квадрат

Он обеспечивает доступ к большим объемам информации без обращения к внешней базе данных. В формах налоговых деклараций и других бланках отчетности ФНС использует двухмерный штрихкод Aztec. Это изображение, содержащее матрицу квадратных элементов, в центре которой располагается своего рода "мишень", составленная из концентрических квадратов. В закодированную информацию включены все показатели, предусмотренные форматом электронной передачи сведений, действующим в этом налоговом (отчетном) периоде.

Знаки размещаются в коде блоками, каждый из которых содержит пять связанных символов. На каждом листе находятся от одной до трех частей штрихкода в зависимости от объема предоставляемых данных. Если их количество не превышает числа листов, они размещаются по одному на лист, начиная с первого. Если число блоков меньше числа листов, последние листы не содержат штрихкода, если больше - на листы, начиная с первого, добавляются дополнительные блоки.

Благодаря штрихкоду один лист декларации налоговый инспектор может проверить за секунду, тут же провести ее камеральную проверку и заверить. Получается, что за пять-семь минут инспектор "считает" сканером сведения с 15-20 деклараций. Соответственно, время пребывания бухгалтера в налоговой инспекции для сдачи отчетности сократится до трех-четырех минут.

Контролеры не боятся экспериментов

Применение штрихкода в налоговых документах не новость. Еще четыре года назад похожую систему внедрили в Санкт-Петербурге. Тогда в инспекциях стали использовать систему линейных штрихкодов в платежных документах физических лиц - в формах ПД-4. До сих пор эта система успешно работает.

Похожий проект был запущен пару лет назад и в Волгограде. Правда, там работает с такими документами пока только одна межрайонная налоговая инспекция N 1.

Осень - золотая пора для бухгалтеров

С октября все московские инспекции принимают налоговые декларации с двухмерным штрихкодом. Юрий Волков отметил, что "сегодня уже везде есть необходимое оборудование. По два инспектора из каждой ИФНС прошли подготовку и научились обращаться со сканером, так что учреждения к этому готовы. Однако никаких изменений в нормативные документы, которыми регламентируются процедуры сдачи и приема отчетности, пока внесено не было. Но скоро УФНС планирует уладить и этот вопрос".

Сдавать декларации как раньше или с использованием новшества, предстоит решать самим бухгалтерам. Юрий Волков рассеял все сомнения, которые могут возникнуть в компании.

- Двухмерный штрихкод - это еще одна дополнительная технология, как бы альтернатива для тех, кто предпочитает сдавать отчеты в бумажном виде. Поскольку полностью исключить сдачу отчетности на бумаге пока невозможно, нам это представляется оптимальным вариантом. Как показывают прошлогодние данные, 41 процент бухгалтеров представляют отчетность в электронном виде, причем большинство из них сдают декларации на дискетах вместе с бланками. А вот оставшиеся 59 процентов подают отчетность только на бумаге. В этом году такое соотношение практически не изменилось. Именно для 59 процентов наш институт и разработал новую технологию.

Работы над ошибками больше не будет

Юрий Волков отметил, что кроме экономии времени ноу-хау имеет еще массу преимуществ для сдающих отчетность на бланках:

- Очень важно, что подобное штрихкодирование фактически исключает возможность ошибки на этапе внесения данных декларации в налоговой инспекции. Конечно, полностью этого не избежать, ведь допустить неточность может и бухгалтер, заполняя документы на фирме. Но мы попытались уменьшить и эту вероятность. Ему достаточно только правильно указать КБК и сумму, которую он перечисляет в бюджет. Даже если он допустит какие-либо незначительные ошибки в декларации, это никакой роли не сыграет. Инспектор сразу укажет на них, и оплошность можно будет исправить.

Все бухгалтерские программы, использующие двухмерные штрихкоды, пройдут сертификацию. Если в процессе сканирования программа в налоговой инспекции определит, что код на декларации не сертифицирован, документ сразу можно будет перевести на ручной ввод. Если же код на декларации сертифицирован, визуального контроля со стороны инспектора не потребуется.

У нововведения есть еще одна особенность. Инспектору больше не придется проверять данные на возможные вирусы, как он делает это сейчас при приеме отчетности на дискете.

"Московский бухгалтер" поинтересовался, как к этой новинке относятся представители самих компаний. Бухгалтер ООО "ТД Стройдормаш" Наталия Повалий:

- Я считаю, что новая технология поможет бухгалтерам в работе. Ведь сдача отчетности на бумаге занимает не один час - пока инспектор декларацию прочитает, пока все проверит. Недаром бухгалтеры называют конец налогового периода отчетной лихорадкой. Если удастся провести в инспекции час-полтора, это еще день удачно сложился. Однако мне лично кажется, что многие бухгалтеры отнесутся с опасением к нововведению. Пока не попробуют мои знакомые, я лично не решусь испытать это на себе.

А вдруг программа даст сбой и в декларацию закодируется неверная информация?

Кстати, на декларации уже есть линейный код в верхнем левом углу. С ним в свое время возникли проблемы. Тогда налоговики столкнулись с непониманием представителей церкви, которые считали, что в линейном штрихкоде проскальзывают сатанинские символы. Поэтому в новом решили отказаться от всяких цифр и похожих образов.

Мнение

Николай Польдяев, руководитель налоговой инспекции N 19:

- Подавляющее большинство наших налогоплательщиков составляют малые и средние предприятия. Именно на них в первую очередь и ориентирована программа. Мы ждем применения штрихкодирования как избавления от всех проблем. Ведь декларации подчас бывают большие, в них очень много цифр, а значит, они требуют огромных трудозатрат. У нас сейчас все отделы в той или иной мере участвуют в обработке и вводе данных. Сканирование просто спасет инспекции.

По моему мнению, у большинства бухгалтеров это нововведение однозначно приживется.

Не так хорош штрихкод, как его малюют

Накануне старта пилотного проекта редактор-эксперт "Московского бухгалтера" Елена Антонова побывала на семинаре УФНС. Главным вопросом, который обсуждали руководители московского налогового управления и начальники отделов по работе с налогоплательщиками, было внедрение двухмерного штрихкода на практике.

Несмотря на очевидные преимущества новинки, некоторые проблемы остались нерешенными. Например, как быть с документами, полученными налоговой инспекцией по почте? Сканер фиксирует текущую дату. То есть на декларациях, поступивших в базы данных через сканер, будет стоять дата сканирования, а не день, указанный на почтовом штемпеле.

Надо сказать, что далеко не все налоговые инспекторы в восторге от нововведения. Сомнение вызывает обещание представителей ГНИВЦ сэкономить время. Конечно, секунды на антивирус тратить не придется. Но визуальная проверка всех листов декларации по-прежнему займет не одну минуту.

Не уверены работники ИФНС и в том, что их компьютерное оборудование справится с нагрузкой, возросшей из-за сканирования. Порядок работы с декларациями, в которых обнаружатся ошибки, тоже пока не отработан. С двухмерным штрихкодированием как и раньше придется хранить кипы бумажных документов. Нет списка фирм-разработчиков, которые включили услугу штрихкода в свое программное обеспечение. Все эти вопросы пока остаются открытыми.

Мнение

Любовь Голубкина, старший инспектор отдела информатизации налоговой инспекции N 19:

- Документы со штрихкодами очень удобны. Оператору надо успевать только листы переворачивать - сканер считывает все сам. Он работает под любым углом, так что даже если держать декларацию криво, сведения все равно будут занесены в компьютер. Знаю это не понаслышке, так как сама проходила обучение в ГНИВЦ ФНС.

Работа чисто механическая. К тому же у нас просто нет людей, которые так быстро вводили бы данные в компьютер, как сканер. Сканирование очень помогло бы как налоговой инспекции, так и налогоплательщикам.

Штрихкод - это наилучший вариант. Сдача отчетности на бумаге не требует таких затрат, как сдача по электронной почте, где приходится тратиться на ЭЦП, услуги провайдера. Да и бумага - это юридический документ с подписью и печатью.

Е. Березина

"Московский бухгалтер", N 11, октябрь 2005 г.