Электронный документооборот между организациями (М. Бобылева, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 45, ноябрь 2005 г.)

Электронный документооборот между организациями

Внешний документооборот организации обеспечивает ее взаимодействие с государственными органами, вышестоящими и подчиненными организациями, учреждениями, предприятиями, а также с иными юридическими лицами. Эти информационные потоки включают: нормативные и организационно-распорядительные документы, поступающие от вышестоящих уровней управления; документы, представляемые для контроля, учета и отчетности, в справочно-информационных целях, для согласования действий и др.

Хотя часть вопросов внешнего и внутреннего электронного документооборота организации взаимосвязана и взаимообусловлена, применение на практике технологий внешнего электронного документооборота предполагает решение ряда различных по сложности проблем, значительная часть которых выходит за рамки корпоративного регулирования и требует соответствующей законодательной и нормативной базы, унификации и стандартизации требований к электронным документам и процедурам документооборота, возможного издания актов межведомственного характера.

Традиционно для осуществления юридически значимого электронного документооборота между организациями первостепенное значение придается использованию электронной цифровой подписи (ЭЦП), функционированию удостоверяющих центров, оформлению договоров (соглашений) между организациями - участниками обмена документами в электронной форме, а также вопросам информационной безопасности и защиты информации. Вместе с тем существует ряд других достаточно важных аспектов, которые также необходимо учитывать при внедрении внешнего электронного документооборота.

Потребность в электронном обмене управленческими документами между организациями приводит к тому, что на практике существуют различные варианты сочетания элементов традиционного и электронного документооборота при внешних коммуникациях: от упрощенных вариантов до комплексных технологий. Например, встречаются ситуации, когда при передаче электронных копий документов (служебных писем) по электронной почте без применения ЭЦП полученное электронное сообщение используется в работе без регистрации, а регистрируется поступивший позже документ на бумажном носителе (т.е. вариант сходен с передачей документа по факсу с последующей досылкой бумажного оригинала). В организации регистрация документов может осуществляться вручную (без использования средств автоматизации), а затем файл документа пересылается по электронной почте и вновь регистрируется вручную принявшей его организацией. В другом варианте в организации может быть автоматизирован внутренний документооборот с использованием при этом элементов электронного документооборота, который никак не связан с пересылкой документов в электронной форме внешним корреспондентам. Иными словами, бумажные документы доставляются традиционным способом, а пересылка по каналам связи - это самостоятельная процедура, для которой требуется отдельная электронная копия. При наличии соответствующего соглашения между организациями об обмене документами в электронной форме возможно использование средств криптографической защиты информации и электронной подписи.

Качественно новые возможности для элементов электронного документооборота в коммуникациях с другими организациями предоставляет внедрение систем автоматизации документооборота. Предлагаемые в настоящее время программные продукты для автоматизации документооборота позволяют пересылать по заданному электронному адресу входящие и исходящие документы с их регистрационными данными, т.е. при этом автоматически формируется своего рода "паспорт" документа.

Комплексные технологии электронного документооборота сочетают регистрацию документов, ввод их файлов в корпоративную систему и отправку адресатам по электронной почте, автоматизацию процедуры регистрации документов, поступающих по электронной почте, в корпоративной системе организации - получателя документа, а также обеспечивают использование средств криптографической защиты информации, в том числе ЭЦП.

В условиях, когда растет число организаций, использующих корпоративные системы документооборота (КСД), возникает проблема их взаимодействия, т.е. создания межкорпоративного электронного документооборота. Частным случаем этой проблемы являются вопросы, связанные с технологией документооборота в организациях, имеющих разветвленную территориальную структуру, сеть дополнительных офисов, подчиненные и дочерние организации и т.п., в которых используются КСД.

Для обозначения взаимодействия нескольких корпоративных систем воспользуемся понятием "взаимоувязанный документооборот", под которым будем понимать обеспечение взаимодействия двух КСД или более при регистрации документов и их передаче в электронной форме.

Рассмотрим один из вариантов технологии использования взаимоувязанного документооборота. Документ регистрируется в КСД организации "А" (обозначение условное) с прикреплением файла к регистрационной карточке. Интеграция с электронной почтой позволяет пересылать регистрационные данные документа и его файл организации-адресату. При этом адреса электронной почты заранее вносятся в справочник организаций (для каждой организации в справочнике предусматривается соответствующее поле с электронным адресом) либо вводятся (корректируются) при отправке сообщения. Отправка адресату сообщения, включающего требуемые регистрационные данные документа и его электронный файл, а также заверение сообщения ЭЦП и его криптозащита могут осуществляться как децентрализовано (с клиентских мест корпоративной системы в структурных подразделениях организации, т.е. по месту регистрации документа), так и централизованно (например, если служба документооборота или экспедиция оставляют за собой контроль за правильностью регистрации и оформления отправляемых документов).

Пользователь КСД организации "В" принимает поступающие по электронной почте сообщения (при этом производится проверка ЭЦП), определяет необходимость их регистрации. После чего выполняется регистрация поступившего в электронной форме документа с автоматическим заполнением полей с регистрационными реквизитами документа в КСД организации "А" и прикреплением файла к регистрационной карточке. Одновременно в автоматическом режиме формируется сообщение о регистрации документа (с указанием регистрационного номера), направляемое по электронной почте в КСД организации "А". При ошибках в передаче документа, отрицательных результатах проверки ЭЦП и т.п. сообщение об отказе в его регистрации может быть сформировано специально и передано по электронной почте в организацию "А". Зарегистрированный электронный документ поступает на рассмотрение и исполнение в соответствии с требованиями КСД организации "В" (т.е. дальнейшие процессы работы с документами относятся к сфере внутреннего электронного документооборота).

Таким образом, взаимодействие двух корпоративных систем и более в рамках технологии взаимоувязанного документооборота предполагает автоматизацию процедуры регистрации документов, поступающих по каналам электронной связи, что обеспечивает оперативное доведение документов до адресатов, экономию трудозатрат при регистрации и справочно-информационной работе с базой данных, а также возможность использования преимуществ непосредственного обращения к файлу документа. Вместе с тем применение на практике подобных технологий электронного документооборота при взаимодействии корпоративных систем предполагает решение различных по сложности проблем. Ряд наиболее сложных проблем носит преимущественно технический характер и касается обеспечения, с одной стороны, взаимодействия корпоративных систем, а с другой - информационной безопасности и защиты информации в компьютерных сетях. Этот комплекс проблем лежит в сфере деятельности специалистов по информатизации и технической защите информации.

При подготовке к использованию внешнего электронного документооборота как на основе взаимодействия корпоративных систем, так и с применением специальных автоматизированных рабочих мест важно уделять внимание в первую очередь следующим организационным и методическим вопросам.

Определение корреспондентов, с которыми целесообразно осуществлять обмен электронными документами. Вряд ли в обозримой перспективе электронный документооборот организации будет охватывать коммуникации со всеми внешними корреспондентами, хотя, конечно, многое может зависеть от сферы деятельности. В любом случае необходимо провести анализ состава постоянных корреспондентов, характера переписки с ними, а также проработать вопросы их технической готовности к обмену документами в электронной форме.

Заключение соглашений с организациями из числа постоянных корреспондентов, с которыми целесообразно осуществлять обмен электронными документами. Если организации - участники обмена документами в электронной форме представляют разные ведомства или не относятся к общей управленческой структуре, то потребуются подготовка и заключение с ними соответствующего соглашения (договора), в том числе по вопросам, обозначенным ниже.

Определение электронных адресов для приема и отправки документов в электронной форме. Устанавливается электронный адрес (адреса) для приема и отправки документов в электронной форме. Выбранная схема коммуникации (централизованная или децентрализованная) должна учитываться и при решении вопросов, касающихся использования криптографических средств, в том числе ЭЦП. Осуществляется обмен электронными адресами с организацией (организациями), подписавшей соглашение (договор), выполняется настройка рабочих мест пользователей.

Обеспечение регулярного использования электронной почты участниками обмена документами в электронной форме. Рекомендуется зафиксировать в соглашении и регламентировать внутренними документами организации требование регулярного использования электронной почты для приема поступающих документов в электронной форме.

Регламентация категории документов, пересылаемых в электронной форме. Анализ внешнего документооборота организации (входящих и исходящих документов) должен включать выявление состава и разновидностей документов, которые целесообразно пересылать в электронной форме. Необходимо принять решение, будут ли передаваться по каналам связи документы, содержащие конфиденциальные сведения, и какие требования при этом должны соблюдаться. Категории документов, пересылаемых в электронной форме, должны быть регламентированы (указаны в соглашении).

Установление требований к оформлению документов, пересылаемых в электронной форме, в том числе к форматам файлов, их объемам и использованию систем архивации. Следует дополнительно проработать вопросы, связанные с оформлением документов в электронной форме, в том числе с установлением состава обязательных реквизитов для конкретных видов документов. Необходимо также принять решения о форматах файлов (графических, текстовых), применении систем архивации при передаче объемных файлов и т.п. Эти вопросы достаточно значимы при организации внутреннего электронного документооборота. В случае внешнего электронного документооборота добавляются новые аспекты: соблюдение унифицированных требований к передаче информации, обеспечение взаимодействия и совместимости информационных систем различных организаций и работы на клиентских местах.

В дальнейшем основные требования к оформлению управленческих электронных документов для целей межведомственного электронного документооборота можно было бы установить в государственном стандарте или ином нормативном акте.

Решение вопросов, касающихся использования криптографических средств, в том числе ЭЦП. Здесь предстоит выбор конкретного криптопакета, сертифицирование ключей, определение перечня лиц организации, которые будут пользоваться ЭЦП. Решение этих и других вопросов связано с реализацией Федерального закона от 10.01.02 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" и зависит от дальнейшей проработки организационного механизма использования ЭЦП.

Подготовка перечня оснований для отказа в регистрации и рассмотрении в качестве документа поступающих сообщений в электронной форме. Основаниями для отказа в регистрации могут быть как нарушения требований к оформлению документов, конкретных их реквизитов, так и отрицательные результаты аутентификации и проверки целостности поступившего электронного сообщения. В этом случае организации-отправителю следует направлять электронное сообщение об отказе в регистрации. Перечень оснований для отказа в регистрации и рассмотрении в качестве документа поступающих сообщений в электронной форме может быть проработан в ходе подготовки соглашения (договора) об обмене документами в электронной форме.

Таким образом, для успешного внедрения электронного документооборота во внешних коммуникациях организаций, межведомственном обмене информацией целесообразно использовать общие принципы, типовые решения. Требуется дальнейшая концептуальная проработка ряда вопросов автоматизации документооборота, в частности обеспечения взаимодействия и совместимости используемых систем. Необходим также обмен опытом применения электронного документооборота на практике.

М. Бобылева,

Управление документооборота Банка России

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 45, ноябрь 2005 г.