"1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений": инвентаризация кассы (К.В. Сергеева, "БУХ.1С", N 11, ноябрь 2005 г.)

"1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений":
инвентаризация кассы

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

В прошлом номере журнала (см. стр. 12) мы познакомили читателей с особенностями отражения кассовых операций в "1С:Бухгалтерии для бюджетных учреждений" (ред. 5). Теперь К.В. Сергеева, руководитель отдела разработки программ бюджетного учеты фирмы "1С" расскажет о том, как провести инвентаризацию наличных денежных средств и денежных документов, а также как оформить в "1С:Бухгалтерии для бюджетных учреждений" саму инвентаризацию и ее результаты.

Общие положения

Согласно пункту 37 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40) в сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

Для проведения ревизии кассы приказом руководителя учреждения назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации, применяется Акт инвентаризации наличных денежных средств по форме N ИНВ-15 (утвержден постановлением Государственного комитета РФ по статистике "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" от 18.08.1998 N 88). Эта форма содержит все реквизиты, приведенные в пункте 47 Приложения 3 к Инструкции по бюджетному учету.

Инвентаризация наличных денежных средств, разных ценностей и документов проводится комиссией, назначаемой приказом (решением, постановлением, распоряжением) руководителя организации. Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета.

Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй - остается у материально ответственного лица.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию.

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.

Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии.

Никаких подчисток и помарок в описях не допускается. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом.

Оформление и регистрация результатов инвентаризации в "1С:Бухгалтерии для бюджетных учреждений"

Проверка ведения учета кассовых операций

Согласно порядка ведения кассовых операций в РФ (п. 37) в условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

При проверке обратите внимание:

- данные, отраженные в кассовой книге, сверяются с данными кассовых ордеров, в которых приводится информация по синтетическим счетам бюджетного учета;

- данные, отраженные в Журнале операций по счету "Касса" N 1, сверяются с данными бухгалтерских справок (ф. 0504833) - приложений к соответствующим кассовым ордерам, в которых приводится информация по 26-разрядным счетам бюджетного учета.

В программе "Бухгалтерия для бюджетных учреждений" предусмотрено формирование дополнительного отчета "Журнал операций N 1" - накопительной ведомости по кассовым операциям, аналогичной применявшемуся ранее мемориальному ордеру N 1. Отчет формируется из журнала документов "Касса" или в меню "Отчеты - Дополнительные регистры бюджетного учета". Данные накопительной ведомости по кассовым операциям сверяются с данными кассовой книги.

Оформление результатов инвентаризации

Для оформления Акта инвентаризации наличных денежных средств по форме ИНВ-15 в программе следует использовать одноименный отчет (меню "Отчеты - Инвентаризация"). Отчет представляет собой таблицу ввода, в желтых строках которой надо:

- выбрать учреждение, наличные денежные средства которого следует инвентаризировать;

- указать номер и дату приказа (постановления, распоряжения) о проведении инвентаризации в соответствующих реквизитах;

- указать дату проведения инвентаризации - выбрать с помощью календаря дату в реквизите "Дата составления акта";

- выбрать материально ответственное лицо (по умолчанию предлагается лицо, указанное в реквизите "Кассир" карточки выбранного учреждения);

- выбрать членов инвентаризационной комиссии из справочника "Сотрудники учреждения" по кнопке выбора в реквизите "Расшифровка подписи".

Если необходимо инвентаризировать не только наличные денежные средства, но и денежные документы, следует включить флажок "Учитывать счет 201.05" (см. рис. 1).

"Рис. 1"

Данными бухгалтерского учета Акт заполняется автоматически по кнопке "Заполнить" - в зеленых строках отчета выводится сумма наличных денежных средств, учтенная по счету 201.04 "Касса", и общая сумма стоимости денежных документов, учтенная по счету 201.05 "Денежные документы".

В строках таблицы следует ввести вид ценностей и соответствующую сумму по данным инвентаризации (фактическое наличие). Общий результат - излишек или недостача - будет подсчитан автоматически.

Оборотная сторона Акта заполняется вводом текста в соответствующие желтые поля бланка или после его распечатки вручную.

Заполненный бланк следует распечатать в необходимом количестве экземпляров. Экземпляры акта должны быть подписаны всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей.

Регистрация результатов инвентаризации

Результаты инвентаризации денежных средств в кассе оформляются документами "Приходный кассовый ордер" (излишек) или "Расходный кассовый ордер" (недостача), в которых делается ссылка на Акт инвентаризации (реквизит "Основание").

В документах следует выбрать операцию "Прочее", при этом корреспондирующий счет выбирается из списка счетов, ограниченного списком корректных проводок. В документе "Расходный кассовый ордер" в списке корректных проводок следует выбрать счет 209.05 "Расчеты по недостачам финансовых активов", код КБК - следует указать код источника внутреннего финансирования дефицита бюджета, код КОСГУ проставляется автоматически единственно возможное значение "560".

В документе "Приходный кассовый ордер" в списке корректных проводок следует выбрать счет 401.01 "Финансовый результат текущей деятельности учреждения". В качестве КОСГУ следует выбрать из экономической классификации доходов код 180 "Прочие доходы". В качестве КБК следует указать соответствующий код Классификации доходов РФ.

К.В. Сергеева,

руководитель отдела разработки программ бюджетного учеты фирмы "1С"

"БУХ.1С", N 11, ноябрь 2005 г.