Письмо УФНС России по г. Москве от 23 декабря 2005 г. N 20-12/95338 Об условиях учета затрат на ужин в ресторане с участием сотрудников организации в составе нормируемых представительских расходов

Письмо УФНС России по г. Москве от 23 декабря 2005 г. N 20-12/95338

ГАРАНТ:

См. дополнительно в Энциклопедии хозяйственных ситуаций: "Представительские расходы"

Вопрос: Может ли организация учесть для целей налогообложения прибыли в составе нормируемых представительских расходов затраты на ужин в ресторане с участием своих сотрудников? Какими документами нужно подтвердить данные расходы?

Ответ: В соответствии с подпунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Согласно подпункту 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном пунктом 2 этой статьи.

В пункте 2 статьи 264 НК РФ установлено, что к представительским расходам относятся расходы организации на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

К представительским расходам организации относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации-налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

При этом указанные расходы не должны превышать 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Согласно статье 313 НК РФ основанием определения налоговой базы по налогу на прибыль служат данные первичных документов, сгруппированных в порядке, предусмотренном НК РФ. Подтверждением данных налогового учета являются:

1) первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);

2) аналитические регистры налогового учета;

3) расчет налоговой базы.

При этом на основании положений пункта 1 статьи 11 НК РФ понятие "первичные учетные документы" следует определять в соответствии с законодательством РФ о бухгалтерском учете.

В статье 9 "Первичные учетные документы" Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" определено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые являются первичными учетными документами.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

Таким образом, указанные выше представительские расходы учитываются для целей налогообложения прибыли только при наличии оформленных в рамках действующего законодательства первичных документов (например, счетов ресторанов, отчетов о проведенной встрече и пр.), подтверждающих соответствующие расходы (в данном случае на ужины), понесенные во время проведения официальных деловых переговоров, при условии соответствия этих расходов требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ.

При этом согласно подпункту 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ датой признания указанных расходов является дата утверждения авансового отчета.

Если проведенные мероприятия (ужин в ресторане) не носят официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, расходы по их проведению не учитываются для целей налогообложения прибыли.

Основание: письма Минфина России от 05.04.2005 N 03-03-01-04/1/157 и ФНС России от 14.03.2005 N 02-3-08/327-4.

Заместитель руководителя Управления ФНС России по г. Москве советник налоговой службы РФ III ранга

Г.А. Суворова