Глава 45. Подготовка к началу операционного дня. Подведение итогов по приему и выдаче почтовых отправлений. Окончание рабочего дня. Хранение производственной документации (п.п. 648 - 661)

Глава 45
Подготовка к началу операционного дня. Подведение итогов по приему и выдаче почтовых отправлений. Окончание рабочего дня. Хранение производственной документации

648. Перед началом рабочего дня начальники (заместители) цехов, участков и отделений связи и другие контролирующие лаца обязаны лично:

а) вскрыть кладовые совместно с работниками, принимавшими участие в их опечатывании;

б) выдать на рабочие места квитанционные тетради, именные вещи, шкатулки (их содержимое) и ключи от почтово-кассовых аппаратов под расписку в специальных книгах, в которых указывается число, месяц и время приема;

в) проставить на квитанционной тетради ф. 5 (если она выдается в первый раз) и реестре ф. 10 оттиски контрольно-гербовой печати;

г) обеспечить рабочие места необходимым ассортиментом знаков почтовой оплаты, почтовой документацией и эксплуатационными материалами;

д) проверить соответствие оттисков календарных штемпелей да-i с# данного дня.

649. Работник, принимающий календарный штемпель, перед началом рабочего дня обязан перевести на нем диски с обозначением числа, месяца, года, а в надлежащих случаях и часа. Цифры часового обозначения переводятся ежечасно, при этом устанавливается цифра наступающего часа. Например, в 9 час. на штемпеле устанавливается цифра 10.

650. Работники, принимающие от клиентуры регистрируемые почтовые отправления, перед началом работы на кассе проверяют наличие неиспользованных квитанций в соответствующих квитанционных тетрадях.

Ежедневно, перед записью почтовых отправлений в квитанционные тетради ф. 1, 5 и 47, на копии первой за день квитанции ставится оттиск календарного штемпеля с датой данного дня. Вверху каждой последующей страницы, предназначенной для копий квитанций, число и месяц пишутся от руки.

651. Работникам, обслуживающим клиентуру, выдается аванс таков# почтовой оплаты под расписку-обязательство.

Расписка-обязательство хранится в кассе предприятия связи как денежный документ и обновляется с 1 января каждого года.

Руководители предприятий, начальники цехов (участков) и их заместители периодически, не реже одного раза в месяц, проверяют наличие у работников авансов и своевременность их пополнения. О результатах проверки делается отметка на обороте расписки-обязательства.

652. По окончании рабочего дня (смены) работники, принимающие регистрируемые почтовые отправления, подсчитывают в квитанционных тетрадях итоги принятых отправлений, а также сумму платы за их пересылку и записывают цифрами на копии последней за рабочий день (смену) заполненной квитанции. Плата за дополнительные услуги записывается отдельной строкой. Если посылки, ценные письма и бандероли принимались по одной тетради ф. 1, то в суточном итоге количество принятых отправлений и сумма платы за них показываются раздельно по каждому виду отправлений.

_________________________________________________________________________

                         РАСПИСКА-ОБЯЗАТЕЛЬСТВО

     Выдана настоящая расписка-обязательство ____________________________

                                                    (указать какому

__________________ в том, что я _________________________________________

предприятию связи)            (указать должность, фамилию, имя и отчество

________________________________ получил аванс знаков почтовой оплаты для

      авансодержателя)

продажи по их номинальной стоимости на сумму ____________________________

_________________________________________________________________________

                     (рублей прописью, копеек цифрами)

     Обязуюсь  своевременно   пополнять  аванс  и  несу  за  него  полную

материальную ответственность.

"__" _________________ 19__ г.

Авансодержатель ___________________

                    (подпись)

_________________________________________________________________________

                           Расписка-обязательство

В тетради ф. 47 указывается общая сумма платы и, отдельной строкой, плата за дополнительные услуги.

Порядок подведения итогов в тетрадях ф. 5 указан в ст. 248-251 настоящих Правил.

Ежедневно в конце рабочего дня (смены) контролирующее лицо, подсчитывает по копиям реестров ф. 11 количество и сумму исходящих переводов, сданных на сортировку (отправку). Досланные и возвращенные переводы учитываются отдельно.

Результаты подсчета почтовых и телеграфных переводов, сданных на сортировку, записываются на копии последнего реестра ф. 11 за данный рабочий день (смену), подписываются контролирующим лицом и сличаются с данными подсчета суточных итогов по тетради ф. 5 (по кассовому аппарату).

Количество принятых и отправленных телеграфных переводов сверяется с итогами записей в контрольном журнале ф. 26 или на последней странице реестра ф. 11 либо на последней переводной телеграмме, переданной по телефону.

653. Работники, выдающие регистрируемые почтовые отправления, подводят итоги движения почтовых отправлений за рабочий день (смену) по книгам ф. 23 (ф. 8) на входящих накладных ф. 16 и реестрах ф. 11 (или на чистом листе бумаги), указывая количество почтовых отправлений, оставшихся от предыдущего дня (смены), поступивших за день (смену), выданных, досланных и возвращенных, остаток невыданных почтовых отправлений на следующий день (смену). Итог заверяется подписью работника и сверяется с фактическим остатком почтовых отправлений.

Отделения связи сельской местности по тем же реестрам ф. 11 (накладным ф. 16) сдают в кассу плату за выданную доплатную корреспонденцию. Сдаваемая сумма пишется: рубли прописью, копейки цифрами.

Для удобства и ускорения подведения итогов в книге ф. 8 на (изданные на кассе предприятия связи отправления, в накладных ф. 16 и реестрах ф. 11 рекомендуется применять штампы следующей формы:

Остаток на

Поступило

Выдано

Дослано и возвращено

Остаток на

При передаче остатков почтовых отправлений между операторами при их смене подводятся итоги в порядке, указанном в первом абзаце настоящей статьи, и дополнительно пишется:

     Остаток сдал ______________________

                        (подпись)

     Остаток принял ____________________

                        (подпись)

На почтамтах, в узлах и кустовых отделениях связи в конце операционного дня, кроме того, учитывается суточное движение почтовых отправлений и вещей по накладным ф. 16 и реестрам ф. 11. На оборотной стороне последнего из этих документов или на чистом листе бумаги делается запись по следующей форме:

     Остаток на _________________________________________________________

     Поступило с почтой _________________________________________________

     Принято исходящих __________________________________________________

     Дослано и возвращено _______________________________________________

     Сдано для выдачи и доставки ________________________________________

     Отправлено с почтой ________________________________________________

     Остаток на _________________________________________________________

     Проверил _________________________________________________ (подпись)

     Сдал _____________________________________________________ (подпись)

     Принял ___________________________________________________ (подпись)

На предприятиях связи, где входящие ценные письма, ценные бандероли и посылки нумеруются одной общей нумерацией, итог и движение почтовых отправлений подводится обязательно с подразделением почтовых отправлений по их видам.

Учет движения страховых почтовых отправлений и вещей может вестись по ведомости, составляемой по образцу оборотной стороны путевого листа ф. 14. Ведомость составляется на рабочих местах в процессе работы на основании документов на полученную и отправленную почту.

654. Производственные документы на отправленные, полученные и выданные почтовые отправления, за исключением извещений па# посылки, ценные письма и пенные# бандероли, ежедневно подшиваются в пачки по сменам, дням, пятидневкам, декадам, полумесяцам или по месяцам, - в зависимости от количества этих документов. Извещения на выданные посылки, ценные письма и ценные бандероли раскладываются в накопительную картотеку по входящим порядковым номерам. Период подшивки извещений на выданные, досланные и возвращенные посылки, ценные письма и ценные бандероли, устанавливает руководитель предприятия связи в зависимости от интенсивности выдачи посылок и заполнения картотеки извещениями по входящим порядковым номерам.

По усмотрению руководителя (заместителя) предприятия связи либо производственного подразделения (цеха, участка, отделения связи) накопительная картотека формируется с учетом объема работы по выдаче посылок, ценных писем и ценных бандеролей, а также удобства ее использования.

Извещения на оплаченные переводы перед подшивкой подбираются по порядку записи переводов в реестры ф. 10 или в порядке последовательности их оформления на кассовом аппарате, подсчитываются их количество и сумма, а извещения на другие выданные отправления подбираются по порядковым входящим номерам и подшиваются в отдельные пачки по видам почтовых отправлений.

Разрешается подшивку извещений на посылки, ценные письма и бандероли производить по дням выдачи почтовых отправлений.

Накладные и реестры подбираются в порядке очередности отправки и получения почты. На крупных предприятиях накладные и реестры могут подшиваться в отдельные пачки (при большом количестве документов отдельно на исходящие и на входящие отправления), а на небольших предприятиях - в одну пачку.

Документы на принятые отправления и выданные международные почтовые отправления подшиваются в отдельные пачки.

655. На верхней обложке каждой пачки сброшюрованных документов (извещений, накладных, реестров) указываются название документов, наименование предприятия связи, за какой период времени подшиты документы. Например: "Накладные на почту, полученную Конотопским узлом связи зп 27 апреля 1991 г."

656. После подведения итогов, подшивки и соответствующего оформления производственной документации перед окончанием операционного дня (смены), работник связи обязан:

а) сдать под расписку начальнику (заместителю) цеха (участка) отделения связи квитанционные тетради ф. ф. 1, 5, 47, именные вещи (предварительно очищенные) и ключи от кассовых аппаратов. Тетради ф. 3 по окончании работы хранятся в шкатулке работника вместе с авансом знаков почтовой оплаты.

Порядок сдачи производственной документации при работе на кассовых аппаратах определен соответствующими инструкциями;

б) отчитаться в установленном порядке, пополнить аванс знаков почтовой оплаты и сдать шкатулку (ее содержимое) на хранение;

в) привести в порядок рабочее место и закрыть на ключ рабочий стол.

657. По окончании рабочего дня начальники (заместители) цехов, участков и отделений связи обязаны лично:

а) принять от работников под расписку квитанционные тетради и именные вещи;

б) в необходимых случаях пополнить авансы знаков почтовой оплаты работникам связи;

в) проверить правильность ведения и оформления производственной документации, подведения итогов;

г) осмотреть рабочие места: приведены ли в порядок, не осталось ли на них почтовых отправлений и документов, а также не сданных на хранение шкатулок (их содержимого);

д) проверить правильность оплаты денежных переводов, своевременность доставки почтовых отправлений и отправки сумм наложенных платежей.

Правильность оприходования сумм наложных платежей и своевременность их отправки проверяется сличением записи на извещении, по которому выдавалось почтовое отправление (номер и дата приема перевода наложенного платежа), с реестром ф. 11, и копией квитанций из тетради ф. 5 (кассовым дневником).

658. На почтамтах, в узлах связи законченные пачки документов после контроля сдаются лицу, ответственному за их хранение, а в отделениях связи - начальнику отделения или его заместителю.

Хранение пачек документов на рабочих местах не допускается.

659. Документы отделений связи на принятые, выданные, полученные и отправленные почтовые отправления и вещи по истечении полугодия (не позже 10 дней после ревизии) отправляются на хранение в почтамт или в узел связи (по подчиненности) в отдельных мешках. На вложение мешков составляется опись в двух экземплярах, в которой указывается наименование документов, за какой период (дата начала и окончания), количество пачек, книг. Первый экземпляр описи вкладывается в мешок, а второй остается в отделении связи и подшивается в отдельную пачку.

Мешки с документами, отправляемыми на хранение, опечатываются страховой печатью и приписываются к общей накладной ф. 16.

Квитанционные тетради фф. 1, 47 как полностью, так и частично использованные, вместе с дневниками кассовых аппаратов, кассовыми справками ф. МС-42, дневниками ф. 130 по истечении отчетного периода отправляются по описи в почтамт или узел связи для проверки тарификации и полноты оприходования платы за принятые почтовые отправления. Неиспользованные квитанции крестообразно перечеркиваются.

660. На почтамтах и в узлах связи все документы по истечении месячного срока, к которому они относятся, в том числе и документы, полученные из подчиненных отделений связи, сдаются по описи на хранение в архив. Квитанционные тетради, кроме тетрадей ф. 5 и реестров ф. 10, сдаются в архив после проверки тарификации и полноты оприходования платы за принятые почтовые отправления. Все документы сдаются под расписку на копии описи.

В архивах почтамтов и узлов связи производственная документация хранится на стелажах в специальных картотечных ящиках или связанная в пачки по месяцам и отделениям связи. Учет и сроки хранения должны строго соответствовать требованиям Перечня документальных материалов, образующихся в деятельности администраций связи с указанием сроков хранения.

661. Начальники всех предприятий связи лично (в их отсутствие заместители) независимо от проверок, осуществляемых начальниками цехов и участков (там, где они есть), обязаны:

а) проверять в начале рабочего дня подготовленность операционного зала и рабочих мест для культурного обслуживания клиентуры;

б) постоянно проверять обеспеченность сохранности почтовых отправлений и переводных сумм;

в) контролировать своевременность и полноту поступления, обработки, отправки и доставки почтовых отправлений;

г) периодически присутствовать при обмене почты и вскрытии почтовых вещей;

д) ежедневно просматривать книги жалоб и предложений и принимать необходимые меры по жалобам, записанным в них.