Приложение 2. Положение о единых требованиях и типовой форме журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в службу "одного окна"

Приложение 2
к постановлению Правительства Москвы
от 14 марта 2006 г. N 168-ПП

Положение
о единых требованиях и типовой форме журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в службу "одного окна"

Для органов исполнительной власти города Москвы, государственных учреждений и государственных унитарных предприятий города Москвы - держателей "одного окна" предусматривается ведение журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в службу "одного окна" в одной из двух форм: электронной либо бумажной (рукописной).

Необходимым условием ведения электронной формы регистрации и контроля за обращениями заявителей является возможность электронной базы документооборота вести автоматизированный учет и регистрацию технологических операций по введению данных в карточку с автоматическим присвоением порядкового номера каждому обращению заявителя, а также формированием электронных записей, соответствующих типовым формам журнала и выписки.

Электронный журнал регистрации и контроля за обращениями заявителей в службу "одного окна" (далее - электронный журнал) - это совокупность записей базы данных информационной системы службы "одного окна". Электронный журнал за интересующий период формируется по запросу, например, контролирующей организации, с возможностью вывода на экран, принтер, или сохранения в виде файла (в формате Microsoft Word или Excel).

Электронный журнал регистрации содержит следующие обязательные реквизиты при работе с обращениями заявителей:

- порядковый номер;

- регистрационный номер;

- дата и время регистрации обращения заявителя;

- сведения о заявителе:

- для физических лиц - фамилия, инициалы заявителя;

- для юридических лиц - наименование организации;

- адрес заявителя (заполняется с использованием Общегородского классификатора улиц города Москвы и Общегородского классификатора единиц территориального деления города Москвы), контактные данные (тел., e-mail);

- наименование запрашиваемого документа, в соответствии с Единым Реестром, с указанием количества экземпляров;

- краткое содержание обращения заявителя;

- перечень представленных заявителем документов;

- должность, фамилия, инициалы сотрудника, принявшего документы;

- должности, фамилии, инициалы исполнителей;

- согласования, необходимые для подготовки документа;

- стоимость документа, выдаваемого на возмездной основе;

- срок исполнения документа, с указанием даты в соответствии с Единым реестром документов (приложение 1 к постановлению Правительства Москвы от 28 декабря 2004 года N 949-ПП);

- дата фактической выдачи документа заявителю на руки;

- результат рассмотрения обращения заявителя;

- "решено положительно" - означает, что подготовлен требующийся заявителю документ;

- "отказано" - означает, что подготовлен письменный ответ, содержащий мотивированный отказ в выдаче заявителю документа и рекомендации о том, что нужно сделать, чтобы получить требуемый документ (для документов, содержащих отказ необходимо указать причину отказа в соответствии с п. 7 "Регламента работы с заявителями и взаимодействия органов исполнительной власти города Москвы, городских организаций и территориальных органов федеральных органов исполнительной власти в режиме "одного окна" приложение 2 к постановлению Правительства Москвы от 1 июня 2004 года N 361-ПП);

- номер и дата конечного документа;

- фамилия, инициалы сотрудника выдавшего конечный документ.

Бумажный (рукописный) журнал регистрации и контроля за обращениями заявителей в службу "одного окна" (далее - бумажный (рукописный) журнал) - это книга учета, заполненная вручную, в твердом переплете, прошнурованная, пронумерованная, заверенная подписью руководителя держателя "одного окна" и скрепленная печатью держателя службы "одного окна".

Бумажный (рукописный) журнал ведется в обязательном порядке при отсутствии ведения электронной базы документооборота, а также если используемая электронная база документооборота не подключена к Системе контроля и мониторинга работы органов исполнительной власти города Москвы в режиме "одного окна" (СКиМОО).

Бумажная (рукописная) форма журнала заполняется от руки, чернилами синего либо фиолетового цвета. Ошибки в записях исправляются путем зачеркивания неправильной записи с указанием правильной редакции и заверением подписью сотрудника службы "одного окна", внесшего исправления, с указанием его должности, фамилии, инициалов. Использование корректирующих средств либо заклеивание, замен страниц в журнале не допускается.

Составной частью регистрации и учета обращений заявителей в службу "одного окна" в электронном виде являются заполнение сотрудником службы "одного окна" электронной регистрационно-контрольной карточки обращения заявителя, в которую заносятся сведения об обращении заявителя в службу "одного окна" и входящих (исходящих) запросов, направляемых органами исполнительной власти, другими службами "одного окна" и входящих (исходящих) запросов, направляемых органами исполнительной власти, другими службами "одного окна", городскими организациями о предоставлении информации, согласовании, выдачи заключения и т.д. необходимых при подготовке документов в режиме "одного окна".

Электронная регистрационно-контрольная карточка обращения заявителя (далее - карточка) - это совокупность записей базы данных информационной системы службы "одного окна", содержащих поля для ввода информации сотрудником службы "одного окна" в присутствии заявителя на основании принятого от него заявления.

Выписка из электронного журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в службу "одного окна" (далее выписка) - это совокупность записей журнала регистрации и учета обращений заявителей в службу "одного окна" по одному обращению заявителей. При ведении электронного журнала регистрации и учета обращений заявителей в службу "одного окна" выписка формируется информационной системой службы "одного окна" с возможностью последующей выдачи на печать на листах формата А4.

Выписка распечатывается в двух экземплярах. Первый экземпляр выписки заверяется подписью сотрудника службы "одного окна", выдается на руки заявителю после регистрации обращения заявителя вместо копии его заявления. Факт выдачи заявителю выписки подтверждает получение службой "одного окна" комплекта документов от заявителя.

Второй экземпляр выписки подписывается сотрудником службы "одного окна" и заявителем дважды: при сдаче заявления с комплектом документов и при выдаче конечного документа на руки заявителю. Второй экземпляр подшивается к заявлению и остается в службе "одного окна".

При получении запрашиваемого документа на руки заявитель ставит личную подпись (с расшифровкой) в соответствующей строке выписки, а так же в соответствующей графе бумажного (рукописного) журнала (если его ведение предусмотрено данным постановлением), удостоверяя получение документа (с указанием номера и даты), удовлетворяющего его обращение.

Каждое поле электронного журнала и выписки дублирует соответствующее поле карточки. Заполнение полей журнала производится в соответствии со следующими требованиями.

В графе 1 указывается порядковый номер, присвоенный обращению заявителя в службу "одного окна".

В графе 2 указывается регистрационный номер заявления с индексом службы.

В графе 3 указывается дата и время регистрации обращения заявителя.

В графе 4 указывается: для физических лиц - фамилия, инициалы заявителя, для юридических лиц - наименование организации.

В графе 5 указываются: для физических лиц - адрес регистрации, контактные телефоны и адрес электронной почты (при наличии), для юридических лиц - юридические и фактические адреса местонахождения, контактные телефоны и адрес электронной почты (при наличии).

В графе 6 указывается наименование запрашиваемого документа с указанием количества требуемых экземпляров.

В графе 7 описывается краткое содержание запрашиваемого документа.

В 8-ой графе перечисляется весь перечень представленных заявителем документов, с указанием даты и номера каждого документа.

В графах 9-10 указываются должности, фамилии, инициалы: сотрудника, принявшего документы, и исполнителей по документу.

В графе 11 перечисляются согласования документа, осуществляемые службой "одного окна" с другими органами исполнительной власти и городскими организациями при необходимости.

В графе 12 указывается стоимость документа, выдаваемого на возмездной основе согласно приложению 2 к постановлению Правительства Москвы от 28.12.2004 года N 949-ПП.

В графе 13 указывается срок исполнения документа в количестве дней, в соответствии со сроками Единого реестра документов (Приложение 1 к Постановлению Правительства Москвы от 28 декабря 2004 года N 949-ПП) и дата исполнения, в соответствии с данным сроком.

В графе 14 указывается срок фактического исполнения документа и дата фактического исполнения.

В графе 15 указывается дата фактической выдачи документа заявителю или доверенному лицу на руки.

В графе 16 указывается результат рассмотрения обращения заявителя.

В графе 17 указывается номер и дата конечного документа, выдаваемого заявителю.

В графе 18 указывается должность, фамилия, инициалы сотрудника службы "одного окна", выдавшего конечный документ.

Графы 1-9, 13 заполняются в момент обращения заявителя. Графа 12 заполняется в момент обращения заявителя в случае, если за исполнение документа предусмотрена фиксированная стоимость. В a+cg%, когда объем работ и соответственно стоимость услуг по исполнению документа может быть определена только по результатам подготовки документа графа 12 заполняется при закрытии карточки.

Графы 10, 11, 14-18 заполняются при исполнении документа и закрытии карточки в электронной базе документооборота.

В бумажной (рукописной) форме журнала используются поля N 1-7, 9, 12-17 типовой формы электронного журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в службу "одного окна". Кроме того, в бумажную (рукописную) форму журнала добавляется графа с личной подписью заявителя в получении конечного документа на руки.

Выписка содержит поля соответствующие графам 2-6, 8, 9, 13, 18 типовой формы электронного журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в службу "одного окна".

В выписке графы 2-6, 8, 13 заполняются автоматически, в графах 9, 18 сотрудник службы "одного окна", принявший документы от заявителя и выдавший конечный документ заявителю, ставит личную подпись.

Ответственным лицом за ведение журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в службу "одного окна" является начальник службы "одного окна".