Раздел 4. Порядок оформления расчетно-платежных документов и организации документооборота

Раздел 4. Порядок оформления расчетно-платежных документов и организации документооборота

4.1. Расчетно-денежные документы на безналичное расходование денежных средств, чеки на выдачу наличных денег, объявления на взнос денежных средств наличными и другие расчетно-денежные документы должны оформляться получателями в соответствии с нормативными документами Центрального банка Российской Федерации и указаниями финансового органа. В финансовые органы расчетно-денежные документы представляются владельцами лицевых счетов в установленные сроки и в необходимом количестве экземпляров.

4.2. Платежное поручение должно содержать:

4.2.1. Номер документа.

4.2.2. Число, месяц и год оформления документа. Например: ДД.ММ.ГГГГ или ДД., (месяц прописью), ГГГГ

где, Д - день (два знака), М - месяц (два знака), Г - год (четыре знака).

4.2.3. В разделе "плательщик" после заполнения полей идентификационного номера налогоплательщика (ИНН) и кода причины постановки на учет (КПП) получателя средств бюджета города Москвы, а также наименования финансового органа в скобках указывается полное или краткое наименование получателя, имеющееся в карточке образцов подписей и оттиска печати, а также номер лицевого счета получателя. В графе "счет плательщика" указывается номер счета финансового органа в банке. В графе "банк плательщика" указываются наименование и местонахождение банка, в котором открыт счет финансовому органу, БИК банка и номер его корреспондентского счета (субсчета) в Центральном банке Российской Федерации.

4.2.4. В графе "банк получателя" указывается наименование и местонахождение банка, в котором получателю открыт расчетный счет, БИК банка и номер его корреспондентского счета (субсчета) в Центральном банке Российской Федерации.

В разделе "получатель" указывается точное наименование получателя средств. В графе "счет получателя" - номер расчетного счета получателя в банке.

4.2.5. В разделе "назначение платежа" указывается полная бюджетная классификация, по которой происходит расходование средств (код ведомства, раздел и подраздел, целевая статья, вид расходов и статья экономической классификации, а также код детализации, сумма и ДКАУ.

Кратко указываются наименование товаров, выполненных работ, оказанных услуг, номера и даты товарных документов и договоров, учетный номер бюджетного обязательства, присвоенный финансовым органом, сумма налога на добавленную стоимость, который выделяется отдельной строкой или делается ссылка на то, что НДС не уплачивается, дата получения товара (работ, услуг) или предоплата, а также может быть указана иная необходимая информация в пределах допустимого количества знаков.

4.2.6. Сумма платежа в расчетно-платежных документах указывается прописью (с заглавной буквы) и цифрами.

4.2.7. Подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) и оттиск печати (в установленных случаях) в соответствии с представленной в финансовый орган карточкой образцов подписей и оттиска печати.

4.2.8. Платежные поручения на перечисление налогов, сборов и иных обязательных платежей в бюджетную систему Российской Федерации заполняются с учетом требований, предъявляемым к оформлению указанных платежей.*(3)

4.3. Расчетно-платежные документы представляются получателями в финансовый орган на бумажных или магнитных носителях, а также могут передаваться по каналам электронной связи в установленном порядке.

При этом, если для оплаты обязательства в установленном порядке требуется представление документов, подтверждающих обоснование расходования бюджетных средств (п. 3.12 настоящего Порядка), финансовый орган имеет право отказать в оплате или отложить оплату платежных документов до получения от получателя указанных документов.

По требованию финансового органа получатель обязан представить перечисленные в п. 3.12 настоящего Порядка документы, которые являются обоснованием для осуществления конкретного платежа.

4.4. В случае организации электронного документооборота клиенты представляют платежные и иные документы финансовому органу в электронном виде на магнитных носителях либо пересылают по каналам связи с соблюдением установленных требований защиты информации, содержащейся в электронных файлах, от несанкционированного доступа.

4.5. Исправления, помарки и подчистки в расчетно-денежных документах не допускаются. Все экземпляры расчетного документа должны быть заполнены идентично и разборчиво.

4.6. В установленных случаях, по мере необходимости, порядок заполнения расчетно-платежных документов может изменяться и уточняться, исходя из требований Центрального банка Российской Федерации, Министерства финансов Российской Федерации и финансового органа.

4.7. Финансовые органы могут отказать получателю в приеме платежных документов в случае:

- если подписи и оттиск печати на документах не соответствуют представленным образцам или признаны финансовым органом сомнительными;

- если на день представления получателем платежных документов финансовому органу истекает более 10 календарных дней с даты указанной клиентом на платежных документах при их оформлении;

- если предъявлен платежный документ для выдачи или перечисления средств на заработную плату без предварительной оплаты платежей в бюджет и государственные внебюджетные фонды, исчисляемых из заработной платы в установленном порядке;

- если платежные документы предъявлены без представления документов, подтверждающих обоснование платежа;

- если показатели классификации расходов бюджета города Москвы, указанные в платежном документе, не соответствуют проводимой операции;

- если на момент предъявления получателем платежных документов, операции на его лицевом счете приостановлены;

- если сумма, указанная получателем в платежном документе, превышает имеющийся на его лицевом счете остаток лимитов бюджетных обязательств по соответствующим кодам классификации расходов бюджета города Москвы либо не соответствует согласованному графику финансирования;

- неправильного оформления платежных документов;

- в иных случаях, установленных законодательными и правовыми актами Российской Федерации и города Москвы.

Если платежные документы по какой-либо из вышеперечисленных причин не могут быть исполнены финансовым органом, как несоответствующие установленным требованиям и условиям для их оплаты, то не позднее одного операционного дня, следующего за операционным днем, в течение которого платежные документы должны быть исполнены, получатель информируется об этом, а платежные документы возвращаются получателю с письменным обоснованием причин возврата. При этом общее количество времени, в течение которого финансовый орган обязан либо произвести оплату платежных документов, либо отказать в их оплате, не должно превышать 3 рабочих дней с момента принятия платежных документов финансовым органом.

4.8. Оформление документов, необходимых для приема (объявлений на взнос денег наличными) и выдачи наличных денежных средств (чеков), прием и выдача наличных денежных средств производятся в соответствии с указаниями финансового органа с учетом требований, предъявляемых Центральным банком Российской Федерации к заполнению вышеуказанных документов. Финансовые органы согласовывают свои действия по данному вопросу с уполномоченным банком, осуществляющим операции с наличными денежными средствами.

4.9. Финансовые органы устанавливают график приема первичных документов (платежных поручений, чеков, уведомлений и др.) от клиентов и утверждают распределение обязанностей между работниками финансового органа с целью оперативного приема и обработки платежных документов и их отправки в банк.

4.10. Прием первичных документов от клиентов текущим днем производится в случае надлежащего их оформления при представлении необходимых подтверждающих документов (п. 3.12 настоящего Порядка) и их поступления в финансовый орган в течение первой половины рабочего дня - в операционный день. Начало и окончание операционного дня устанавливается финансовым органом. Операции по документам, поступившим в финансовый орган по окончании операционного дня, производятся следующим днем.

4.11. На платежных поручениях, принятых финансовым органом, в обязательном порядке ставится штамп с датой принятия и подпись ответственного исполнителя.

Прием документов производится уполномоченным работником финансового органа.

4.12. При представлении в финансовый орган платежных документов вместе с реестром платежных документов уполномоченный работник должен убедиться в наличии всех документов, перечисленных в реестре. Форма указанного реестра устанавливается финансовым органом.

При отсутствии одного или более документов, указанных в реестре, уполномоченный работник финансового органа вычеркивает их из всех экземпляров реестра и заверяет исправления своей подписью.

4.13. Финансовый орган при приеме и обработке платежных документов от получателя обязан проверить:

- соответствие подписей и оттиска печати на платежных документах представленным финансовому органу образцам в карточке владельца лицевого счета;

- правильность оформления платежных документов на предмет их соответствия установленным требованиям;

- идентичность написания сумм цифрами и прописью;

- соответствие предполагаемых расходов остатку утвержденных лимитов бюджетных обязательств в разрезе кодов классификации расходов бюджета города Москвы;

- соответствие сумм и сроков проведения платежей установленным графикам финансирования;

- наличие кодов классификации расходов бюджета города Москвы и их соответствие проводимой операции;

- наличие заполненного поля "назначение платежа" (при условии соблюдения порядка указания информации, если такая информация содержит сведения, составляющие государственную тайну) и других обязательных к заполнению полей документа;

- правильность указания наименования банка получателя платежа и его реквизитов (БИК, корсчет);

- отсутствие ошибок и опечаток в заполнении документа (дата, наименование и реквизиты плательщика, сумма прописью и цифрами, а также другие текстовые и цифровые надписи).

Платежный документ возвращается клиенту с письменным обоснованием (при необходимости) причин возврата в случае его несоответствии хотя бы одному из вышеперечисленных требований.

4.14. До введения в установленном порядке электронного обмена информацией между получателями и финансовыми органами с использованием электронно-цифровой подписи (далее - ЭЦП) одновременно с электронными файлами в финансовые органы представляются документы на бумажных носителях, оформленные надлежащим образом.

При приеме от клиента платежных документов в электронном виде на магнитных носителях либо по каналам электронной связи уполномоченный работник финансового органа считывает и проверяет всю вышеперечисленную в п. 4.13 настоящего Порядка информацию, сверяет ее с бумажным носителем и при отсутствии замечаний по структуре и содержанию электронный файл принимается к исполнению.

При наличии замечаний к электронному документу в части несоответствия установленным требованиям по его заполнению, отсутствии необходимой информации, несоответствии информации, содержащейся в электронном документе его аналогу на бумажном носителе, наличии ошибок и т.д. электронный документ к исполнению не принимается, исключается из электронного файла и в установленном порядке возвращается клиенту с соответствующей отметкой в описи представленных электронных файлов.

Опись электронных файлов представляется финансовому органу вместе с электронными файлами. Для каждого электронного файла в описи электронных файлов указываются количество и итоговая сумма входящих в состав электронного файла электронных документов.

4.15. Финансовые органы имеют право рассмотрения принятых от клиентов платежных документов и прилагаемых к ним обоснований расходов в течение трех рабочих дней с момента их приема (п. 4.7 настоящего Порядка). Результатом рассмотрения может быть решение о совершении кассовых расходов или отказ от проведения операции с письменным обоснованием причин отказа.

4.16. Договор (контракт) на поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг предоставляется финансовому органу получателем по каждой сделке однократно для постановки на учет вытекающего из его содержания бюджетного обязательства и последующего контроля при проведении платежей при оплате данного обязательства.

Получатели обязаны своевременно доводить до финансовых органов все внесенные изменения и дополнения к ранее поставленным на учет финансовыми органами договорам и контрактам для их последующего переоформления.

4.17. Для оплаты бюджетных обязательств, в том числе принятых к учету, получатель представляет в финансовый орган платежный документ на оплату, оформленный надлежащим образом, реестр подлежащих оплате договоров (оформленный в соответствии с п. 4.19 настоящего Порядка) и документы, подтверждающие поставку продукции (накладная, акт приемки-передачи), выполненные работы или оказанные услуги (акт выполненных работ (оказанных услуг) или счет).

Требовать представление иных документов, кроме указанных в пункте 3.12 настоящего Порядка, финансовые органы имеют право в случае если документы, указанные в первом абзаце п. 4.17 настоящего Порядка, подтверждающие необходимость оплаты получателем денежных обязательств, содержат в себе противоречия либо не соответствуют установленному Правительством Москвы порядку расходования бюджетных средств, либо являются недостаточными для проведения платежа.

4.18. Основанием для подтверждения и оплаты бюджетных обязательств при авансировании поставок продукции, работ, услуг являются договоры, реестры договоров и выписанные в соответствии с ними и предъявленные к оплате счета, в соответствии с условиями которых производится предоплата, если иной порядок не установлен законодательством и правовыми актами Российской Федерации и города Москвы.

4.19. Форма реестра договоров, подлежащих оплате (первый абзац п. 4.17 настоящего Порядка), устанавливается финансовым органом. Главные распорядители (распорядители) могут вносить предложения о составе и структуре указанной формы и порядку ее заполнения.

Реестр договоров, представляемый в финансовый орган, должен быть заверен лицами, имеющими право первой и второй подписи, а также оттиском печати клиента и согласован с главным распорядителем (распорядителем), о чем на реестре договоров должна быть сделана соответствующая отметка.

4.20. Оплата платежных документов клиента по денежному обязательству, которое подлежало учету в финансовом органе, но не было предъявлено для постановки на учет в качестве бюджетного обязательства - не допускается.

Отсутствие отметки финансового органа о постановке на учет бюджетного обязательства на договоре (контракте), который должен состоять на учете в финансовом органе, служит основанием для отказа клиенту в проведении платежа по данному договору (контракту).

Оплата обязательств, указанных в первом абзаце настоящего пункта, допускается лишь при условии соблюдения установленного порядка их предварительного учета в качестве бюджетных в финансовом органе.

4.21. Принятые финансовым органом платежные документы подлежат вводу в автоматизированный программный продукт и проходят проверку в финансовом органе на предмет целевого использования выделенных бюджетных средств, наличия утвержденных и не израсходованных остатков лимитов бюджетных обязательств, соответствия предполагаемых расходов бюджетной росписи, утвержденной смете доходов и расходов, графикам финансирования и заключенным договорам (контрактам). При этом проверяются правильность указания кодов бюджетной классификации, а также документы, служащие основанием для совершения платежа, указанные в пп. 4.16 и 4.17 настоящего Порядка.

4.22. Проверенные в соответствии с п. 4.21 настоящего Порядка платежные документы подписываются ответственным исполнителем финансового органа с проставлением даты проверки и именного штампа "Проверено" на лицевой стороне экземпляра платежного поручения получателя, который содержит подписи владельца лицевого счета и заверен оттиском его печати, после чего подлежат включению в платежи текущего либо последующих операционных дней.

4.23. После ввода информации, содержащейся в платежных документах, в действующий автоматизированный продукт финансовый орган формирует в установленном порядке рейс для отправки в банк.

Порядок взаимодействия финансовых органов при многорейсовой системе обработки платежей согласовывается с обслуживающим банком и утверждается руководителем Департамента финансов города Москвы.

4.24. Для отправки в банк рейса с платежными поручениями по каналам электронной связи финансовый орган в установленном порядке формирует описи платежных поручений, подлежащих оплате с текущего счета финансового органа в банке (далее - опись рейса).

Включенные в рейс документы перед отправкой в банк подлежат предварительной проверке уполномоченным работником финансового органа на предмет соответствия их реквизитов, указанных в описи рейса - реквизитам, содержащимся в представленных первичных документах. При наличии расхождений в сумме платежного поручения, реквизитах номера счета получателя, БИКа банка получателя, корсчета банка получателя - документ исключается из данного рейса и может быть отправлен в следующих рейсах после выяснения и устранения причин расхождения. Результаты проверки описи рейса и достоверность содержащейся в ней информации должны быть подтверждены подписью уполномоченного работника. В дальнейшем проверенные платежные документы клиентов в составе сформированного рейса перед отправкой в банк подлежат подписанию ЭЦП у должностных лиц финансового органа, имеющих право первой и второй подписи.

В определенных банком случаях, в обслуживающее учреждение банка финансовым органом передается необходимое количество экземпляров платежных поручений с отметкой финансового органа о проведении платежа, сгруппированных в соответствии с требованиями банка.

4.25. Организация работы по подписанию платежных поручений электронно-цифровой подписью и передаче данных по каналам электронной связи финансовых органов осуществляется в порядке, определяемом Правительством Москвы.

Порядок совершения электронных платежей определяется договорами, заключаемыми финансовым органом с обслуживающим счета бюджета города Москвы банком.

4.26. При организации документооборота в соответствии с п. 4.3 настоящего Порядка финансовые органы доводят до клиентов состав, структуру и описание передаваемых и получаемых ими электронных файлов с целью их соответствия установленным требованиям и возможности их дальнейшей обработки. Клиенты обязаны обеспечивать представление указанных документов в соответствии с порядком, установленным финансовым органом.

4.27. Для отправки в банк платежных поручений с доставкой нарочным (без использования электронных каналов связи) финансовый орган в установленном порядке формирует реестр платежных поручений, если иной порядок не установлен банком.

4.28. В случаях, установленных Центральным банком Российской Федерации, в банк могут передаваться сводные платежные поручения по проведенным платежам в необходимом количестве экземпляров. Сформированные сводные платежные поручения перед отправкой в банк подлежат сверке с перечнем обработанных платежей за день и при отсутствии расхождений подписанию у лиц, имеющих право первой и второй подписи.

4.29. После получения выписки из обслуживающего банка, проверки всех отправленных в банк и проведенных банком платежей, подтверждения каждого проведенного платежа строкой по выписке банка, а также внебанковских операций уполномоченный работник финансового органа отражает проведенные операции на лицевых счетах и формирует выписки из лицевых счетов клиентов.

4.30. После обработки выписки банка по счету финансового органа формируется сводный реестр платежных поручений в разрезе показателей бюджетной классификации, который прикладывается к документам операционного дня. Форма сводного реестра платежей устанавливается финансовым органом.

К строкам выписки банка по счету финансового органа прикладываются приложения (платежные документы) с отметкой банка о проведении.

К строкам выписки из лицевого счета клиента прикладываются приложения (платежные документы, уведомления, мемориальные ордера и др. документы) на бумажных носителях по платежам, подтвержденным выпиской банка, и внебанковским операциям с отметкой финансового органа в соответствии с п. 6.7.6 настоящего Порядка. Вышеуказанная отметка совершается также на лицевой стороне первых экземпляров платежных поручений клиента и первых экземпляров документов по внебанковским операциям, которые в дальнейшем передаются в составе документов операционного дня в Управление (отдел) бухгалтерского учета и отчетности для совершения записей на счетах бухгалтерского учета.

4.31. Закрепление за конкретными работниками обязанностей, связанных с приемом, оформлением, проведением, контролем и выдачей платежных и иных документов, отражающих движение средств на лицевых счетах, предоставление работникам прав по оформлению и подписанию документов по выполняемым операциям, а также внесение изменений в распределение обязанностей устанавливаются руководителем финансового органа (уполномоченным им заместителем).

4.32. Порядок хранения и использования документов постоянного пользования (договоров (контрактов), смет, графиков финансирования, выписок из лицевых счетов и т.п.) определяют начальники соответствующих отделов в пределах возложенных на них обязанностей с соблюдением требований архивирования.

4.33. Документы операционного дня формируются в отдельные дела, брошюруются в зависимости от количества документов в операционном дне и наименования дела и после сплошной проверки комплектности на предмет наличия документов и приложений передаются в установленном порядке в Управление (отдел) бухгалтерского учета и отчетности.

4.34. Организация документооборота, ведение операций по лицевым счетам клиентов и составление отчетности, содержащих сведения государственной тайны, осуществляются финансовым органом в соответствии с требованиями, установленными законодательством Российской Федерации о государственной тайне.