Новое в кассовых операциях (О. Щелов, "Бухгалтерия и банки", N 2, февраль 2006 г.)

Новое в кассовых операциях

В статье использованы материалы семинара "Проект новой редакции Положения N 199-П. Кассовые операции. Комментарии к нормативным документам Банка России", организованного ООО Финансовый Центр "Новый паритет" (http://www.newparitet.ru, тел.: (495) 177-80-72, 177-83-95).

Новые термины

Необходимость в проекте новой редакции Положения N 199-П вызвана изменениями в законодательстве РФ, в частности, принятием закона о ЦБ РФ, закона о валютном регулировании и др. Кроме того, в ЦБ РФ поступило очень много вопросов и предложений от кредитных организаций и территориальных учреждений по проблемам организации кассовой работы. В новой редакции они учтены, а положение приведено в соответствие с действующим законодательством. В проекте новой редакции речь идет только о работе с наличной валютой - работа с ценностями (оговаривается в действующей редакции) исключена.

Для того чтобы устранить неоднозначное трактование некоторых норм положения, в проекте разъяснено толкование ряда терминов, применяющихся в организации кассовой работы. Так, дано определение понятию "кассовая операция" - до настоящего времени официального толкования нигде не было. Под кассовыми операциями понимаются совершаемые кассовым работником банка операции по приему, выдаче, обмену, размену и пересчету наличной валюты. Появился новый термин "клиент", подразумевающий юридическое лицо (любой организационно-правовой формы и сферы деятельности) и физическое лицо (в том числе ПБОЮЛ). Термин "наличная валюта" определяется как денежные знаки (банкноты/монеты) Банка России, находящиеся в обращении на территории РФ в качестве законного средства платежа, а также денежные знаки в виде банкнот/монет, находящиеся в обращении на территории соответствующего иностранного государства и являющиеся средством законного платежа на территории государства или группы государств.

Во время работы над проектом возникла необходимость разобраться с понятиями "оприходование" и "неполное оприходование". Этот вопрос еще предстоит согласовать с разными департаментами ЦБ РФ. Между тем в соответствии со статьей 15.1 КоАП нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств и накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, - влекут за собой наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц - от 400 до 500 минимальных размеров оплаты труда.

Введено понятие "инкассация" - операция по сбору и доставке наличной валюты клиентом в банк, если имеется безусловное, ничем не ограниченное обязательство кредитной организации по обеспечению поступления указанной суммы наличной валюты на банковские счета клиентов. Иными словами, это сбор выручки, и все остальные операции, касающиеся доставки, сдачи денег филиалами (подразделениями) в кредитную организацию, к инкассации не имеют никакого отношения.

Дано также определение термину "перевозка" - операция по транспортировке наличной валюты между кредитной организацией и филиалами (внутренними структурными подразделениями), а также между банком и другими организациями.

Новые требования

По инкассации в новой редакции предусматриваются особые требования к транспорту, средствам защиты наличной валюты и работников банка. Предполагается, что перевозка может осуществляться не только инкассаторскими работниками, но и банковскими кассирами, безопасность которых обеспечивается сопровождающими их сотрудниками банка. Для перевозки наличности, ее охраны и защиты людей банк может нанять на договорной основе представителей сторонних специализированных организаций, работающих в соответствии с действующим законодательством.

И с юридическими, и с физическими лицами кассовые операции должны совершаться в едином порядке. Отличие заключается в том, что при операциях с физическими лицами наличность должна пересчитываться по листам, с юридическими - по листам, пачкам, мешкам (сумкам) - по договоренности с клиентом.

При совершении кассовых операций предусмотрено применение форм приходных и расходных кассовых документов, включенных в общероссийский классификатор управленческой деятельности.

Вечерняя касса сегодня работает только на прием. Видимо, так будет и в дальнейшем. В принципе и расходные операции могут совершаться в любое время, но при этом сумма должна быть проведена по счету клиента, должен быть проверен остаток счета - может ли клиент взять такую сумму, которую он запрашивает, а без открытия баланса это не представляется возможным, поскольку доступа к счету клиента вечером нет.

К приходно-кассовым документам относятся документы, на основании которых осуществляются кассовые операции по приему наличной валюты: объявления на взнос наличными, приходно-кассовый ордер и препроводительная ведомость (полноценный приходный кассовый документ, никакого иного ордера не требуется) к сумке с денежной наличностью.

Для валютно-обменных операций ЦБ РФ планирует два ордера: приходный и расходный.

С вступлением в силу закона, предоставляющего обычным организациям право осуществления без открытия счета любых переводных операций, включая коммунальные платежи и оплату услуг связи, эта операция исключается из числа банковских и, естественно, из Положения N 199-П.

В кассе, работающей на прием, должно находиться устройство, способное определить подлинность принимаемой денежной наличности. Строгие требования установлены на выдачу наличной валюты. Она должна пройти обработку на счетно-сортировальной технике, имеющей функции распознавания признаков подлинности банкноты (уровень свечения бумаги в ультрафиолетовых лучах, поглощение краской инфракрасных лучей и др.) и должна выдаваться в упаковке банка.

Введено понятие должностного лица, ответственного за сохранность ценностей. Если операция с наличной валютой выполняется одним кассовым работником, то он является должностным лицом, ответственным за сохранность ценностей со всеми вытекающими отсюда последствиями.

Уточнен и более подробно изложен порядок формирования кассовых документов. Кассовые документы за каждый рабочий день должны быть сформированы не позднее следующего рабочего дня. Кассовые документы, которые оформляются на операции в послеоперационное время или в выходные, праздничные дни, оформляются на следующий день или в первый рабочий день после праздника, выходного.

Путеводитель кассира

Указание N 1446-У действует больше года. По своей сути этот документ перекликается с Инструкцией N 113-И. В свою очередь, и Указание N 1626-У основывается на 113-й инструкции. Следует обратить внимание на изменение формулировок. Так, теперь нет валютно-обменных операций, а есть операции покупки (продажи) иностранной валюты и операции конверсии, т. е. когда, например, доллары меняются на евро. При оформлении документов терминология должна быть правильной.

Во время осуществления операций с наличной валютой и чеками кассовый работник обменного пункта заполняет электронный реестр операций с наличной валютой и чеками. Кассовый работник обменного пункта ведет один реестр операций с наличной валютой и чеками по всем видам операций с наличной валютой и чеками, совершаемым в течение рабочего дня обменного пункта. Кассовый работник уполномоченного банка (филиала), дополнительного офиса, кредитно-кассового офиса и иного внутреннего структурного подразделения, а также операционной кассы вне кассового узла ведет один реестр операций с наличной валютой и чеками по всем видам операций с наличной валютой и чеками, совершаемым в течение рабочего дня.

По окончании рабочего дня обменного пункта, при смене кассового работника обменного пункта, изменении курсов иностранных валют и кросс-курсов, а также при смене календарной даты кассовый работник обменного пункта подсчитывает итоговые данные по сумме полученных и выданных наличной валюты и чеков в разрезе видов операций, наименований наличной иностранной валюты и чеков, распечатывает текущий реестр операций с наличной валютой и чеками, проставляет свою подпись на текущем реестре операций с наличной валютой и чеками. Затем открывается новый реестр операций с наличной валютой и чеками. Реестр операций с наличной валютой и чеками направляется в кассовые документы.

Графы 16, 17, 18 данного реестра заполняются при совершении операций с наличной валютой и чеками, если сумма, на которую она совершается, равна или превышает 600 000 руб. (эквивалент в инвалюте), а также в случае проведения иных подпадающих под действие Федерального закона "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступных путем, и финансированию терроризма".

Суммы наличной инвалюты и валюты РФ в реестре указываются в единицах инвалюты и валюты РФ соответственно с точностью до двух знаков после запятой.

Реестр операций с наличной валютой и чеками, оформленный по совершенным уполномоченным банком (филиалом уполномоченного банка, дополнительным офисом, кредитно-кассовым офисом, операционной кассой вне кассового узла, обменным пунктом, иным внутренним структурным подразделением) в течение рабочего дня операциям с наличной валютой и чеками, хранится в электронном виде в уполномоченном банке (филиале) один год после даты закрытия этого реестра операций с наличной валютой и чеками.

Надо отметить, что с точки зрения бухучета основной документ для работы - Положение N 205-П. Что касается указания N 1446-У, то там оговариваются особые случаи.

Особенности операций с иностранной валютой

Важная особенность состоит в том, что все операции в балансе отражаются в рублях. Аналитический учет операций с иностранной валютой и чеками ведется на лицевых счетах, открываемых по каждому виду наличной иностранной валюты, чеков, неповрежденных и поврежденных денежных знаков иностранных государств (группы государств), а также в разрезе внутренних структурных подразделений. Синтетический учет тех же операций ведется в валюте РФ. При этом рублевый эквивалент иностранной валюты рассчитывается по действующему официальному курсу Банка России (действие курса с 0 часов до 24 часов по местному времени). Лицевые счета ведутся на основании приходных кассовых ордеров, расходных кассовых ордеров и реестров операций с наличной валютой и чеками.

Обычно после часа дня уже известно, какой будет курс ЦБ РФ на завтрашний день, но действие его начнется только с 0 часов. Официальный курс ЦБ РФ устанавливается в целях учета, для купли (продажи) инвалюты уполномоченный банк (филиал) устанавливает курс самостоятельно приказом или распоряжением должностного лица.

Если обменный пункт работает с 15.00 до 0 часов, то в 0 часов все остатки прошедшего дня (с 15.00 до 0 часов) должны быть пересчитаны по новому курсу ЦБ РФ по причине смены календарной даты.

Аналитический учет организация ведет самостоятельно. Можно использовать любые электронные программы, главное, чтобы они не шли вразрез с правилами ЦБ РФ.

В операционных кассах, расположенных в кассовом подразделении кредитной организации, в дополнительных офисах, кредитно-кассовых офисах, осуществляющих операции с наличной валютой и чеками, наличная валюта РФ и наличная инвалюта учитываются на балансовом счете 202 02 "Касса кредитных организаций". В операционных кассах, находящихся вне помещений кредитных организаций, осуществляющих операции с наличной валютой и чеками, наличная валюта РФ, наличная инвалюта и чеки учитываются в уполномоченном банке на балансовом счете 202 07 "Денежные средства в операционных кассах, находящихся вне помещений кредитных организаций".

Выдача денежной наличности кассовому работнику для совершения операций в операционной кассе, расположенной в кассовом подразделении кредитной организации, производится по книге учета принятых и выданных денег.

Основанием для оформления приходных кассовых ордеров и мемориальных ордеров на денежную наличность, инкассированную из внутреннего подразделения, являются описи или отчетная справка кассового работника.

Все операции отражаются (не учитываются!) в балансе по курсу, установленному банком (филиалом). К учету операции приводятся дополнительными проводками. Остатки учитываются по курсу ЦБ РФ.

Порядок работы обменных пунктов

В Указании N 1626-У (изменения в инструкции N 113-И) появилось одно очень важное для многофилиальных банков послабление. Теперь, если кредитная организация (филиал) не выполнила предписания Банка России об устранении нарушений инструкции N 113-И (не всего валютного законодательства) в одном из своих обменных пунктов, она вправе открыть новый обменный пункт на другой территории (в другом городе).

Бухгалтеры должны помнить, что инструкция N 113-И содержит отсылочные нормы на инструкцию N 109-И. Поэтому, если какой-то вопрос по обменному пункту уточнить не удалось, надо смотреть 109-ю инструкцию. Это касается, к примеру, изменения номеров телефонов, домов, наименований улиц и т. п. Территориальное учреждение необходимо проинформировать обо всех изменениях в течение 5 рабочих дней.

Уполномоченный банк (филиал) может неоднократно приостанавливать деятельность обменного пункта на срок не более 180 календарных дней (в совокупности) в течение года, отсчет которого начинается с даты первого приостановления деятельности обменного пункта в соответствии с решением органа управления уполномоченного банка (филиала) с обязательным уведомлением территориального учреждения Банка России, осуществляющего надзор за деятельностью данного банка (филиала), и территориального учреждения Банка России по местонахождению обменного пункта и инкассацией наличной иностранной валюты, валюты РФ, чеков (в том числе дорожных чеков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, из данного обменного пункта в день принятия решения о приостановлении его деятельности.

Письмо уполномоченного банка (филиала) о приостановлении деятельности обменного пункта с указанием даты приостановления и даты возобновления деятельности указанного обменного пункта направляется на следующий рабочий день после принятия органом управления уполномоченного банка (филиала) решения о приостановлении. Указанное письмо оформляется в произвольной форме и должно быть подписано руководителем уполномоченного банка (филиала). Датой приостановления деятельности обменного пункта является дата направления указанного письма.

Средства представления информации

Ранее банк должен был оформлять стенд со специальной информацией для клиентов. Сейчас допускается творчество и фантазия самого банка в оформлении наглядной агитации: можно делать стенд, можно подключать электронное табло или что-либо другое, главное - клиент должен получить необходимые сведения. В доступном для обозрения месте надо указать наименование, местонахождение (почтовый адрес) и телефон банка (филиала), открывшего обменный пункт. Кроме того, необходимо указать режим работы обменного пункта.

Обязательно должен быть приведен перечень отдельных видов банковских операций и иных сделок с наличной иностранной валютой и валютой РФ и чеками; курсы иностранный валют к валюте РФ и кросс-курсы иностранных валют (если обменный пункт не осуществляет операции с наличной валютой и чеками с использованием кросс-курсов, необходимости в размещении информации о кросс-курсе нет). Если кросс-курсы используются, можно дать алгоритм расчета кросс-курса, но только как последовательность математических действий, а не общие фразы; либо просто указывается кросс-курс без расчетов.

Клиент должен иметь возможность ознакомиться с правилами приема уполномоченным банком (филиалом) поврежденных денежных знаков иностранных государств (группы иностранных государств), разработанные им на основе условий приема эмиссионными банками указанных денежных знаков, а также денежных знаков, оформление которых отличается от оформления денежных знаков, являющихся законным средством платежа на территории соответствующего иностранного государства (группы государств) в соответствии с нормативными актами Банка России. Плюс к этому клиент должен иметь доступ к информации, касающейся правил приема уполномоченным банком (филиалом) чеков (в том числе дорожных), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте (если банк не осуществляет операции с чеками, информацию о правилах размещать не надо).

В обменном пункте в отдельном досье должны находиться заверенные подписью руководителя уполномоченного банка (филиала) и скрепленные оттиском круглой печати уполномоченного банка (филиала) копии следующих документов:

1) решения органа управления уполномоченного банка (филиала) об открытии, изменении местонахождения (почтового адреса), приостановлении деятельности обменного пункта;

2) приказов (выписок из приказов) уполномоченного банка (филиала) о назначении соответствующих лиц кассовыми работниками;

3) документов, свидетельствующих о прохождении кассовыми работниками специальной подготовки по способам определения признаков подлинности денежных знаков иностранных государств (группы государств) и чеков, а также платежеспособности банкнот и монет Банка России;

4) договоров о полной материальной ответственности кассовых работников;

5) приказа (выписки из приказа) уполномоченного банка (филиала) о назначении должностного лица, ответственного за установление (изменение) курсов иностранных валют и кросс-курсов, и порядке их доведения до обменного пункта;

6) документа, подтверждающего право собственности (аренды, субаренды) уполномоченного банка (филиала) на завершенное строительством здание (помещение), в котором располагается обменный пункт.

Обменный пункт должен быть обеспечен справочными материалами по определению платежеспособности денежных знаков Банка России, подлинности знаков иностранных государств (группы государств), а также средствами контроля подлинности денежных знаков.

Приняв от физического лица денежные знаки иностранного государства (группы государств) или чеки, кассовый работник обменного пункта с помощью справочных материалов, технических средств контроля подлинности денежных знаков, а также оперативной информации Банка России определяет, являются ли принятые денежные знаки средством платежа на территории соответствующего государства, а также их подлинность. При этом кассовому работнику и физическому лицу должна обеспечиваться возможность визуального контроля приема и пересчета денежной наличности и чеков.

Кассовый работник обменного пункта должен иметь при себе документ, удостоверяющий его личность, а также служебное удостоверение или внутренний пропуск, имеющий фотографию и соответствующую подпись и печать, или иной служебный пропуск сотрудника уполномоченного банка (филиала), установленные уполномоченным банком (филиалом).

Разрешенные законом операции

В обменных пунктах могут осуществляться следующие виды операций с наличной валютой и чеками:

1) покупка наличной иностранной валюты за наличную валюту Российской Федерации;

2) продажа наличной иностранной валюты за наличную валюту РФ;

3) продажа наличной иностранной валюты одного государства (группы государств) за наличную иностранную валюту другого иностранного государства (групп государств) (конверсия);

4) размен денежного знака (знаков) иностранного государства (группы государств) на денежные знаки (знак) того же иностранного государства (группы государств);

5) замена поврежденного денежного знака (знаков) иностранного государства (группы государств) на неповрежденный знак (знаки) того же иностранного государства (группы государств);

6) замена поврежденного денежного знака (знаков) иностранного государства (группы государств) на неповрежденный денежный знак (знаки) другого иностранного государства (группы государств);

7) покупка поврежденного денежного знака (знаков) иностранного государства (группы государств) за наличную валюту РФ;

8) приме денежных знаков иностранных государств (групп государств) и денежных знаков Банка России, вызывающих сомнение в их подлинности, для направления на экспертизу;

9) покупка чеков за наличную валюту РФ;

10) покупка чеков за наличную иностранную валюту;

11) продажа чеков за наличную валюту РФ;

12) продажа чеков за наличную инвалюту;

13) оплата чеков наличной валютой РФ;

14) оплата чеков наличной иностранной валютой;

15)приме для направления на инкассо наличной иностранной валюты и чеков;

16)приме наличной иностранной валюты для зачисления на счета физических лиц с использованием платежных карт;

17)приме наличной валюты РФ для зачисления на счета физических лиц с использованием платежных карт;

18) выдача наличной инвалюты со счетов физических лиц с использованием платежных карт;

19) выдача наличной валюты РФ со счетов физических лиц с использованием платежных карт.

Уполномоченные банки, филиалы уполномоченных банков, дополнительные офисы, кредитно-кассовые офисы, операционные кассы вне кассового узла и иные внутренние структурные подразделения, помимо операций с наличной валютой и чеками, указанных выше, могут осуществлять другие операции, включая покупку чеков с зачислением средств на счета физических лиц в рублях (инвалюте); продажу чеков за счет средств на счетах физических лиц в рублях (инвалюте); прием наличной инвалюты (рублей) для осуществления перевода из РФ по поручению физического лица без открытия банковского счета (за исключением почтовых переводов); выплаты наличной инвалюты (рублей) по переводам в РФ без открытия банковского счета в пользу физического лица; прием наличной инвалюты для зачисления на счета физических лиц в рублях; прием рублей для зачисления на счета физических лиц в инвалюте; выдачу наличной инвалюты со счетов физических лиц в рублях; выдачу наличных рублей со счетов физических лиц в инвалюте.

Уполномоченные банки, филиалы уполномоченных банков, дополнительные офисы, кредитно-кассовые офисы, операционные кассы вне кассового узла и иные внутренние структурные подразделения должны размещать на видном месте информацию об установлении уполномоченным банком (филиалом) порядке и условиях осуществления операций по переводу денежных средств из РФ по поручению физических лиц без открытия банковского счета, заверенные подписью руководителя уполномоченного банка (филиала) и скрепленные оттиском круглой печати уполномоченного банка (если данная операция не осуществляется, информация не размещается).

В соответствии с Указанием N 1626-У уполномоченный банк (филиал) должен уведомить территориальное учреждение Банка России по местонахождению дополнительного офиса, кредитно-кассового офиса, операционной кассы вне кассового узла и иных структурных подразделений, за исключением обменных пунктов, о начале совершения ими операций с наличной валютой и чеками не позднее 10 рабочих дней после дня начала совершения операций.

Письмо о начале совершения операций с наличной валютой и чеками составляется уполномоченным банком (филиалом) в произвольной форме с указанием даты начала их совершения и адресов внутренних структурных подразделений, за исключением обменных пунктов, приступивших к совершению указанных операций, подписывается руководителем уполномоченного банка (филиала) и направляется в территориальное учреждение Банка России по местонахождению дополнительного офиса, кредитно-кассового офиса, операционной кассы вне кассового узла и иных структурных подразделений.

В случае прекращения совершения дополнительным офисом, кредитно-кассовым офисом, операционной кассой вне кассового узла и иными внутренними структурными подразделениями, за исключением обменных пунктов, операций с наличной валютой и чеками, уполномоченный банк (филиал) не позднее 10 рабочих дней после прекращения их совершения уведомляет территориальное учреждение Банка России по местонахождению указанных внутренних структурных подразделений.

О. Щелов

"Бухгалтерия и банки", N 2, февраль 2006 г.