"1С:Предприятие 8.0" для автоматизации дистрибьютора электронных компонентов (Ю. Романов, "Финансовая газета", N 18, май 2006 г.)

"1С:Предприятие 8.0" для автоматизации дистрибьютора
электронных компонентов

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

Компания "ПетроИнТрейд" (г. Санкт-Петербург), основанная в 1992 г., работает в сфере микроэлектроники и занимается поставкой электронных компонентов, средств разработки и готовых технических решений. Клиентами компании являются предприятия автомобильной и телевизионной промышленности, производители телекоммуникационной аппаратуры, энергосберегающего и энергопреобразующего оборудования, медицинской и бытовой техники. Сегодня "ПетроИнТрейд" имеет филиалы в 6 крупнейших городах России и за рубежом. Номенклатура товаров, поставляемых компанией, составляет несколько десятков тысяч изделий более чем 35 крупнейших производителей из разных стран.

После завершения в 2004 г. сертификации по ISO 9001:2000 внедренная в компании процессная система управления потребовала принципиально новой информационной поддержки. Кроме того, в этот период произошли значительное увеличение штата сотрудников и усложнение бизнес-процессов. В результате появились трудности в обеспечении эффективного документооборота и в управлении взаимодействием подразделений компании. В связи с этим руководством было принято решение о создании единой корпоративной информационной системы холдинга, позволяющей получать оперативную информацию о текущем состоянии дел компании и координировать деятельность всех подразделений.

Выбор разработчика автоматизированной системы, способного оказать консалтинговые услуги в сфере оптимизации бизнес-процессов, постановке системы мотивации, бюджетирования и логистики, а также выбор программного продукта был поручен службе развития компании "ПетроИнТрейд" и продолжался нескольких месяцев.

В результате выполнение работ по созданию автоматизированной системы и оказание консалтинговых услуг были поручены компании "ПитерСофт" (1С:Франчайзи, г. Санкт-Петербург). Было также принято решение о разработке комплексной автоматизированной системы на основе программного продукта "1С:Управление торговлей" на платформе "1С:Предприятие 8.0". Выбор платформы был выполнен с учетом особенностей работы предприятия - структуры холдинга, наличия распределенных офисов и складов, сложности существующих и перспективных бизнес-процессов, а также высоких требований, предъявляемых к конфиденциальности информации.

Работы по проекту автоматизации специалисты компании "ПитерСофт" начали с реализации цепочки информационных и консалтинговых проектов. На первом этапе было выполнено комплексное обследование бизнес-процессов и учетных схем предприятия, а также поставлен учет в тех областях, где он отсутствовал. В частности, был проведен цикл семинаров по постановке бюджетного управления холдингом в разрезе центров финансовой ответственности, разработаны и внедрены в практику управления регламенты предприятия - "Положение о бюджетах", "Положение о ЦФО", "Положение о планировании" и др. Несмотря на сложность поставленной задачи, первый результат предприятие получило уже через полтора месяца после начала работ. К этому времени высший и средний менеджмент на практике успешно освоил новую предметную область - бюджетирование. Еще через месяц практика бюджетирования была введена во всем холдинге, и финансовый директор смог получить бюджет доходов и расходов холдинга в целом.

Параллельно была разработана концепция информационной системы "ПетроИнТрейд" и спроектированы (на верхнем уровне) модули управления финансами, заказами и поставками, CRM, логистики, управления маркетингом и мотивацией.

Основная задача новой информационной системы была определена как "Обеспечение заказчиков холдинга заказанными товарами "точно в срок". Для решения этой задачи в системе предусмотрено обеспечение качества процессов взаимодействия между подразделениями с использованием показателей качества.

Одновременно с разработкой информационной системы проводились соответствующие изменения в структуре предприятия.

Согласно концепции системы каждый покупатель теперь всегда может иметь полную и точную информацию о состоянии своего заказа. Менеджеры службы логистики теперь могут легко отслеживать доставки товара от производителя конечному потребителю. В системе реализована возможность контроля и управления консолидацией груза для отправки в одном направлении. В результате внедрения подсистемы логистики значительно сократились задержки поставок товара клиентам и снизилась стоимость перевозок.

В системе учтены особенности торгово-закупочной деятельности холдинга. Например, вся номенклатура разделена, с одной стороны, по категориям (специфике товара) на три группы, а с другой - на группы по производителям.

В системе также учтены особенности складского учета - наличие ячеистых складов, поделенных на зоны ответственности, и обычных. Была введена система штрихкодирования. Теперь на каждую упаковку товара клеится уникальная наклейка (штрихкод), позволяющая проследить прохождение товара от поступления до отгрузки. Специалисты компании "ПитерСофт" автоматизировали все рутинные процессы на складе, используя торговое оборудование: принтеры и сканеры штрихкода, а также терминалы сбора данных. Были усовершенствованы и автоматизированы такие процессы, как подбор товара, переупаковка упаковок, их раскладка по ячейкам, контроль ОТК, в результате чего количество проблем, связанных с наличием пересортицы и неликвидов, уменьшилось в несколько раз.

Для нужд финансовой службы в системе реализована возможность ведения взаиморасчетов с контрагентами в разных валютах и различных аналитических разрезах, а также использования сложных кредитных условий. Предусмотрен механизм подтверждения превышения лимитов отгрузок. В системе также реализована возможность расчета пеней по задолженностям. Платежные календари формируются на основании графиков поставок под заказ. В свою очередь на основании платежных календарей для каждого центра финансовой ответственности и холдинга в целом в системе формируется бюджет движения денежных средств. В результате автоматизации сотрудники финансового отдела получили возможность оперативно управлять финансовыми потоками. Если ранее формирование графиков платежей и поставок отнимало несколько дней работы всей финансовой службы, то теперь достаточно нажать на одну кнопку.

В ходе выполнения проекта была разработана и внедрена система мотивации для сотрудников различных подразделений, основанная на показателях качества взаимодействия между подразделениями.

Менеджеры отдела продаж теперь могут, используя возможности системы, проводить всесторонний анализ сделок. Например, можно получить прогноз по прибыльности сделки, по срокам доставки товара, ознакомиться с историй взаимоотношений с клиентом и состоянием текущих отгрузок выбранному клиенту. Система также может предоставить информацию о местонахождении товара или части партии товара и об оплаченном товаре (части партии). Полный логистический прогноз содержит данные о контрольных точках доставки товара и сроках их прохождения как с точки зрения поставки, так и с точки зрения отгрузки клиенту, а также актуальную информацию о местонахождении товара в данный момент.

В июне 2005 г. новая корпоративная информационная система была запущена в эксплуатацию параллельно с предыдущими учетными системами. С октября 2005 г. компания "ПетроИнТрейд" полностью перешла на работу в новой информационной системе, в которой сейчас работает более 100 пользователей.

В настоящее время проект автоматизации продолжается, к системе подключаются другие предприятия, входящие в холдинг "ПетроИнТрейд".

Ю. Романов,

1С:Франчайзи "ПитерСофт"

"Финансовая газета", N 18, май 2006 г.