"1С:Предприятие 8.0" в компании - производителе чайной продукции (А. Юн, "Финансовая газета", N 20, май 2006 г.)

"1С:Предприятие 8.0" в компании - производителе чайной продукции

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

Более десяти лет компания "Императорский чай" (г. Москва) занимается производством и реализацией чайной продукции на российском рынке. Предприятию принадлежат пять современных производственных линий, на которых выполняется переработка высококачественного сырья, приобретенного на крупнейших мировых чайных рынках. Ассортимент производимой продукции включает пакетированный и развесной чай, выпускаемый как под торговой маркой "Императорский чай", так и под торговыми марками других российских и зарубежных компаний - "Unilever", "Май", "Olinda", "Hiltop" и т.д. Логистическая структура компании содержит современный складской комплекс и два удаленных склада в городах Санкт-Петербурге и Новосибирске.

Высокий уровень конкуренции со стороны российских и иностранных производителей побудил руководство компании к поиску способов повышения своей конкурентоспособности и технологий освоения новых сегментов рынка.

Так как информационная система рассматривалась как один из важнейших инструментов для достижения поставленных целей, был выполнен тщательный анализ существовавшей в компании на тот момент информационной системы, который показал, что используемое программное обеспечение не только не удовлетворяет потребностям управления предприятием, но более того в условиях планируемого расширения ассортимента производимой продукции и увеличения клиентской базы препятствует развитию предприятия. Кроме того, существующая информационная система не позволяет решить большое количество необходимых задач в области управления персоналом, планирования, бюджетирования и в других областях. Эти задачи решались главным образом с использованием MS Excel.

Основой будущей информационной системы предприятия стало прикладное решение "Управление производственным предприятием" на современной технологической платформе "1С: Предприятие 8.0", для внедрения которой была выбрана компания "Скарабей Плюс" (1С:Франчайзи, Центр компетенции по производству, г. Москва), имеющая большой опыт в автоматизации различных производственных предприятий.

Все задачи из перечня мероприятий по созданию новой информационной системы предполагалось решать поэтапно. При этом требовалось минимизировать затраты предприятия на внедрение и дальнейшее использование новой информационной системы. Поэтому изменения типового решения "Управление производственным предприятием" в процессе внедрения должны были быть минимальны.

На первом этапе в качестве приоритетной была выбрана задача автоматизации управленческого учета.

Детальное обследование предприятия, проведенное специалистами компании "Скарабей Плюс", показало, что основные бизнес-процессы компании адекватно отражаются в выбранном программном продукте. Кроме того, заказчику было рекомендовано использовать бизнес-процессы, реализованные в прикладном решении, на таких участках, как планирование продаж, производства и закупок. Также в результате обследования был определен перечень объектов будущей информационной системы, которые либо отсутствовали в типовом решении и требовали разработки, либо присутствовали в типовом решении, но требовали адаптации.

В начале работ по внедрению основной акцент был сделан на разработке нормативно-справочной информации. Были в полном объеме использованы такие возможности конфигурации "Управление производственным предприятием", как ведение учета сырья, полуфабрикатов и готовой продукции с детализацией до характеристик, серий и свойств номенклатуры. Использование данных механизмов позволило решить задачу посерийного учета готовой продукции. В результате проделанной работы в системе была реализована структура справочников, предусматривающая все особенности учета материалов и готовой продукции на предприятии. Также пользователи получили более широкие возможности при ведении клиентской информационной базы.

На следующем этапе в соответствии с согласованным техническим заданием были выполнены необходимые настройки автоматизированной информационной системы, а также разработаны недостающие отчетные формы и другие вспомогательные механизмы. При этом компания "Скарабей Плюс" поставила перед собой задачу вносить изменения в конфигурацию таким образом, чтобы минимизировать стоимость владения системой на этапе промышленной эксплуатации.

Самой объемной с точки зрения трудозатрат оказалась задача получения управленческой отчетности - "Отчет о доходах и расходах", "Отчет по прибылям и убыткам" и "Управленческий баланс". Для ее решения в качестве основы был использован механизм бюджетирования. Это позволило организовать и автоматизировать управленческий учет, сохранив при этом существующий на предприятии управленческий план счетов.

Задача была решена, несмотря на значительный объем работ по настройке нормативно-справочной информации подсистемы бюджетирования. Фактические учетные данные выгружаются в подсистему бюджетирования, в которой формируется требуемая управленческая отчетность. При этом были охвачены практически все бизнес-процессы предприятия - от получения заявки на готовую продукцию до отгрузки ее покупателю, от формирования плана производства до расчета себестоимости.

На следующем этапе внедрения было проведено обучение ключевых пользователей системы - руководителей подразделений и ведущих специалистов. В процессе обучения был уточнен перечень операций для каждого функционального рабочего места, который нашел свое отражение в интерфейсах информационной системы. Подготовленные ключевые пользователи в дальнейшем обучали конечных пользователей системы на рабочих местах. Такой подход к обучению также сократил затраты заказчика на внедрение. Для основных рабочих мест были разработаны руководства пользователей.

Для обеспечения корректного начисления и выплаты заработной платы в условиях многовалютного учета в информационной системе реализованы соответствующие функциональные возможности.

На этапе экспертного тестирования была проведена работа по проверке разработанного макета информационной системы и принято решение о проведении опытной эксплуатации.

Опытная эксплуатация системы в соответствии с договором производилась совместно заказчиком и исполнителем в течение недели, по окончании которой она проводилась только силами предприятия с методической поддержкой со стороны компании "Скарабей Плюс".

С 1 февраля 2006 г. компания перешла на промышленную эксплуатацию внедренной системы. Все поставленные в рамках контракта задачи специалистами компании "Скарабей Плюс" были решены в установленные сроки. Работы по автоматизации управленческого учета в компании "Императорский чай" от заключения контракта до передачи в опытную эксплуатацию были выполнены за 3 месяца.

Одним из определяющих факторов успешного внедрения информационной системы на предприятии явилась активная поддержка со стороны руководства компании.

В результате внедрения автоматизированной системы ключевые бизнес-процессы стали более прозрачными. Благодаря оперативной и точной информации о потребностях компания сократила затраты на излишнее приобретение сырья и материалов. Еще одним источником снижения затрат на приобретение товарно-материальных ценностей явилась реализованная в системе возможность классификации и выбора поставщиков по различным критериям, например критерию "низкий уровень цен". Руководство компании получило инструмент контроля фактической себестоимости производимой продукции. Благодаря возможности реально управлять продажами в компании увеличился объем продаж.

А. Юн,

к.э.н. 1С:Франчайзи "Скарабей Плюс"

Контактный телефон (495) 775-81-54

"Финансовая газета", N 20, май 2006 г.