Такие разные деньги (Д. Волгин, "Практическая бухгалтерия", N 6, июнь 2006 г.)

Такие разные деньги

Нередко в своей деятельности фирмы используют денежные документы. Например, когда приобретают путевки или проездные билеты для сотрудников. Казалось бы, какие здесь могут возникнуть проблемы? Однако некоторые нюансы работы с такими документами все же существуют.

К денежным документам относятся почтовые и вексельные марки, марки государственной пошлины, оплаченные авиабилеты, топливные карты (талоны), интернет-карты и т.д. Используются такие документы не сразу, а через некоторое время. Это своеобразные расходы будущих периодов. Фирма вправе передать денежный документ другому лицу или вернуть его продавцу. Поэтому стоимость такого документа бухгалтер должен списать только после подтверждения факта его использования.

Наладим учет...

Денежные документы хранятся в кассе организации, следовательно, их поступление и выбытие оформляются выпиской приходных и расходных кассовых ордеров. Отметим, что такие документы следует учитывать в сумме фактических затрат на их приобретение. Для удобства кассиру следует вести книгу учета движения денежных документов. Периодичность составления отчета о таком движении устанавливается организацией самостоятельно и зависит от частоты поступления и выбытия документов.

Поскольку форма для учета денежных документов законодательно не закреплена, компания может разработать ее самостоятельно и утвердить приказом руководителя. В книге (журнале) учета обязательно нужно указать: наименование фирмы, документа, дату его составления, содержание хозяйственной операции, единицы измерения и стоимость, должности и подписи лиц, которые ответственны за совершение операции, и правильность ее оформления. К примеру, в книге учета путевок сотрудников можно указать: в приходной части - наименование организации, от которой получены путевки, санатория, дату получения и номер путевки, ее стоимость. А в расходной части следует прописать дату выдачи путевки, Ф.И.О. и должность получившего ее работника, а также уплаченную за путевку сумму и подпись сотрудника в получении.

...И сохраним

Поскольку денежные документы хранятся в кассе, следить за их движением и сохранностью должен кассир, с которым заключается договор о полной материальной ответственности. Он составляет отчет по движению денежных документов, в котором указывает количество поступивших и выбывших ценностей. Затем данные из этого отчета заносятся в книгу учета движения денежных документов, о которой мы говорили выше.

Отметим, что в ходе инвентаризации кассы проверяется и наличие денежных документов. Результаты ревизии отражаются в акте, составленном по форме N ИНВ-15, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88. Если при инвентаризации обнаружена нехватка, то образуется недостача на сумму тех денежных документов, которые отсутствуют в кассе. Сумма недостачи взыскивается с того лица, по вине которого она образовалась. Если виновный не установлен или суд принял решение не взыскивать недостачу, то ее сумма относится на внереализационные расходы.

Отразим на счетах

Бухгалтерский учет денежных документов ведется на счете 50 "Касса" субсчет 50-3 "Денежные документы". Покажем на примере то, как отражаются в учете поступление и выбытие указанных документов.

Пример 1

ООО "Сатурн" приобрело пять путевок для детей сотрудников в санаторный оздоровительный лагерь сроком на 24 дня. Стоимость одной путевки составляет 12 000 руб. За счет средств ФСС может быть оплачена стоимость путевок, исходя из 450 руб. в день. Эта сумма в нашем случае составляет:

450 руб. х 24 дн. х 5 путевок = 54 000 руб.

Бухгалтер "Сатурна" сделал следующие проводки:

Дебет 76 Кредит 51

- 60 000 руб. (12 000 руб. х 5 путевок) - перечислены денежные средства санаторию в оплату путевок;

Дебет 50-3 Кредит 76

- 60 000 руб. - оприходованы путевки в кассу фирмы;

Дебет 73 Кредит 50-3

- 60 000 руб. (12 000 руб. х 5 путевок) - выданы путевки работникам фирмы;

Дебет 69 субсчет "Расчеты с ФСС" Кредит 73

- 54 000 руб. - оплачена за счет средств ФСС часть стоимости путевок;

Дебет 50-1 Кредит 73

- 6000 руб. (60 000 - 54 000) - оплачена работниками оставшаяся часть стоимости путевок.

Обратите внимание на то, что не все приобретенные путевки учитываются на субсчете 50-3. Так, те из них, что получены в отделении ФСС, отражаются на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности".

Бензин по картам

Фирмы, у которых большой парк автомобилей, нередко приобретают топливные карты, по которым расплачиваются за бензин на АЗС. Информация о количестве приобретенного топлива отражается на карте. Она может выдаваться либо подотчет водителю автомобиля, либо закрепляться за конкретной машиной. Для того чтобы проблем с налоговой не возникало, советуем использовать первый способ. Это также упростит процедуру контроля за тем, как водители используют бензин. Выдача карт шоферам должна отражаться в книге (журнале) учета приема и выдачи топливных карт. Желательно, чтобы она была прошита, пронумерована и скреплена печатью организации. Заметим, что оправдательным документом для списания расходов на топливо служит путевой лист (письмо УМНС по г. Москве от 30 апреля 2004 г. N 26-12/31459).

Пример 2

ООО "Камелот" перечислило поставщику предоплату за 1000 литров бензина по цене 11,8 руб. за литр (в том числе НДС - 1,8 руб. за литр), отпускаемого по топливной карте. Стоимость карты составляет 236 руб. (в том числе НДС - 36 руб.). По ней было получено 900 литров бензина. На конец месяца 30 литров остались неизрасходованными в бензобаке автомобиля.

Указанные операции бухгалтер "Камелота" отразил так:

Дебет 60 субсчет "Авансы выданные" Кредит 51

- 10 620 руб. (900 л х 11,8 руб.) - перечислен аванс за бензин;

Дебет 60 субсчет "Расчеты с поставщиками" Кредит 51

- 236 руб. - перечислены поставщику денежные средства в оплату приобретенной топливной карты;

Дебет 50-3 Кредит 60 субсчет "Расчеты с поставщиками"

- 200 руб. (236 - 36) - принята к учету полученная от поставщика топливная карта;

Дебет 19 Кредит 60 субсчет "Расчеты с поставщиками"

- 36 руб. - отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 36 руб. - принята к вычету сумма НДС, оплаченная при приобретении карты;

Дебет 71 Кредит 50-3

- 200 руб. - отражена выдача топливной карты под отчет водителю;

Дебет 10 Кредит 60 "Расчеты с поставщиками"

- 9000 руб. (900 л х (11,8 руб. - 1,8 руб.)) - оприходован бензин, залитый в баки автомашин по карте на основании чека терминала;

Дебет 19 Кредит 60 "Расчеты с поставщиками"

- 1620 руб. (1,8 руб. х 900 л) - учтена сумма НДС со стоимости бензина, залитого в баки автомашин;

Дебет 60 субсчет "Расчеты с поставщиками" Кредит 60 субсчет "Авансы выданные"

- 10 620 руб. (9000 + 1620) - зачтена часть аванса, ранее уплаченного поставщику бензина;

Дебет 50-3 Кредит 71

- 200 руб. - водителем возвращена транспортная карта в кассу;

Дебет 20 (23, 26, 29, 44) Кредит 10

- 8700 руб. ((900 л - 30 л) х 10 руб.) - списана стоимость израсходованного бензина на основании путевого листа.

В конце месяца:

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 1620 руб. - принят к вычету НДС по оприходованному и оплаченному бензину на основании полученного счета-фактуры.

Заметим, что, заключив договор о поставке бензина по топливным картам, фирма ограничивает доступ подотчетных лиц к наличным деньгам. Однако остается необходимость контролировать расход топлива. Для этих целей можно использовать "аналитические" возможности авансового отчета. В конце месяца суммы по ним сравниваются с накладными (актами) поставщика.

Д. Волгин,

аудитор

"Практическая бухгалтерия", N 6, июнь 2006 г.