Основные языковые ошибки в служебных, докладных записках и заявлениях (Л.С. Лотош, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 5, май 2006 г.)

Основные языковые ошибки в служебных,
докладных записках и заявлениях

Служебная и докладная записки

Рассмотрим возможные ошибки, которые допускают в служебной (см. Пример 1) и докладной записках (см. Пример 2).

Пример 1

     Служба ДОУ                               Финансовому директору

                                              ООО "Флагман" А.В. Королеву

Служебная записка

6 марта 2006 г.                                                      N 37

О выдаче денежных средств

В связи с проведением празднования международного женского дня прошу выдать мне из кассы предприятия двадцать тысяч рублей, которые пойдут на приобретение подарков и для праздничного обеда.

     Секретарь                        И.П. Семенова

В Примере 1 обращают на себя внимание две ошибки.

Первая - это неоправданное употребление оборота "двадцать тысяч рублей, которые пойдут:". Фраза "деньги пойдут на что-либо" больше свойственна разговорной речи и нежелательна в тексте документа. Поэтому нужно следить, чтобы в документы не "закрались" слова разговорной речи, и, наоборот, чтобы наша повседневная речь не изобиловала документальными штампами.

Вторая ошибка записки - несогласованность в построении словосочетаний "пойдут на приобретение подарков и для праздничного обеда". Правильно данная мысль звучала бы так, как это показано в Продолжениях 1 - 2 Примера 1. И, конечно, слово "Международный" в наименовании женского дня как праздника пишется с прописной буквы. Если название праздника пишется не полностью - 8 Марта - то название месяца следует писать с заглавной буквы. С учетом сделанных замечаний соответствующий фрагмент служебной записки может выглядеть так, как показано в Продолжении 3 Примера 1.

Продолжение 1 Примера 1

Деньги будут использованы на приобретение подарков и на организацию обеда.

Продолжение 2 Примера 1

Продолжение 3 Примера 1

Деньги будут использованы для приобретения подарков и для организации обеда.

В связи с проведением празднования Международного женского дня прошу выдать мне из кассы предприятия двадцать тысяч рублей для приобретения подарков и проведения праздничного обеда.

Пример 2

     Служба главного инженера                      Директору ЗАО "ВИКСАН"

                                                   С.А. Соловьеву

Докладная записка

21 марта 2006 г.                                                     N 39

О нарушении трудовой дисциплины

Сообщаю, что 20 марта 2006 года сварщик А.С. Петрунин вышел на работу в нетрезвом состоянии. Во время перекура он сидел рядом с механиком В.П. Руденко, куртка которого была пропитана бензином. Когда А.С. Петрунин закурил, вследствие его неосторожных движений искры от папиросы попали на куртку В.П. Руденко, в результате чего она загорелась. Большая половина ее сгорела, в результате чего В.П. Руденко получил ожоги и был доставлен в больницу.

     Инженер по технике безопасности               И.П. Краснов

Проанализируем ошибки, допущенные в Примере 2. В данной докладной записке имеют место две ошибки. Замена слова "куртка" на местоимение "она" в последнем предложении приводит к неясности, кто или что сгорело. Кроме того, "половина" не может быть "большей" или "меньшей", т.к. половины всегда равны, поэтому в данном случае оправданным является употребление слова "часть".

Заявление

Особое внимание хотелось бы обратить на правильность составления заявлений, поскольку ошибки в данном документе встречаются наиболее часто. Рассмотрим образец заявления (Пример 3).

Пример 3

                                                   Директору автобазы N 2

                                                   В.И. Скворцову

                                                   от водителя I класса

                                                   Л.Н. Никифорова

Заявление

Прошу Вас освободить меня на время от работы на дальних рейсах в связи с необходимостью лечения в поликлинике. Медицинская справка прилагается.

     20 марта 2006 года                                  Л.Н. Никифоров

В данном случае имеют место и ошибки в оформлении заявления, и ошибки в его содержании. В заголовке заявления, а также разного рода записок и других документов не пишется предлог "от", т.е. заявление не от водителя, а водителя.

Ошибки же в содержании самого заявления следующие. Первое предложение документа оказалось очень громоздким из-за именных групп (словосочетаний с именами существительными или прилагательными), которые следуют одна за другой: "на время", "работа на дальних рейсах", "в связи с необходимостью", "лечения в поликлинике". У любого языка есть особенность - он стремится к экономии своих языковых средств, потому лингвисты и выдвигают требование: пишите и говорите проще. Ведь фразу "в связи с необходимостью лечения в поликлинике" вполне можно упростить. Для сравнения рассмотрим правильный образец данного заявления:

Продолжение 1 Примера 3

                                                   Директору автобазы N 2

                                                   В.И. Скворцову

                                                   водителя I класса

                                                   Л.Н. Никифорова

Заявление

Прошу Вас временно освободить меня от работы на дальних рейсах в связи с лечением в поликлинике. Медицинская справка прилагается.

     20 марта 2006 года                               Л.Н. Никифоров

Ошибки в фамилиях

Множество ошибок встречается и в склонении фамилий. В качестве образца рассмотрим фрагмент одной из доверенностей (см. Пример 4).

Пример 4

Я, Лидия Анатольевна Шевчук, доверяю моему мужу Ивану Сергеевичу Шевчук получить мою зарплату за первую половину апреля 2006 года.

В данном случае фамилия "Шевчук", если она указывает на лицо мужского пола, склоняется, поэтому следует писать "Ивану Сергеевичу Шевчуку". То же касается и всех иноязычных фамилий (см. Пример 5).

Если же фамилия заканчивается на "о" или "ич", то независимо от того, носит эту фамилию мужчина или женщина, она не склоняется (см. Пример 6).

Обратите внимание на написание таких фамилий во множественном числе. Правильное написание продемонстрировано в Примере 7, неправильное в Примере 8.

Пример 5

Елене Гринберг, но Анатолию Гринбергу

Пример 6

Оксане Короленко и Максиму Короленко

Светлане Вашкевич и Виктору Вашкевич

Пример 7

Оксане и Максиму Короленко

Светлане и Виктору Вашкевич

Пример 8

Оксане и Максиму Короленкам

Светлане и Виктору Вашкевичам

Л.С. Лотош,

филолог

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 5, май 2006 г.