Набираем кадры, учитываем затраты (Л. Изотова, "Расчет", N 8, август 2006 г.)

Набираем кадры, учитываем затраты

Подходит к концу летнее затишье. Многие фирмы начинают искать новых сотрудников. За помощью компании зачастую обращаются в кадровые агентства. Разберемся, как бухгалтеру учесть затраты на подбор персонала, что делать, если предложенный кандидат не подошел или не выдержал испытательный срок.

В бухгалтерском учете затраты фирмы на подбор персонала отражают в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 "Расходы организации").

А может ли компания учесть такие затраты, рассчитывая налог на прибыль? Да, конечно. Траты на набор кадров входят в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 8 п. 1 ст. 264 НК). Причем неважно, есть у фирмы собственная кадровая служба или нет (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 18 июля 2005 г. N Ф04-4616/2005(13098-А27-40)).

Казалось бы, все просто. Но чиновники настаивают на одном уточнении. По их мнению, учесть расходы на оплату услуг по подбору работников можно лишь в том случае, если кандидаты приняты на должность. Если же "новички" не устроили фирму, то затраты на их подбор налоговики считают экономически неоправданными. И уменьшать базу по налогу на прибыль на такие расходы не разрешают.

Подобный подход был изложен в Методических рекомендациях по применению главы 25 Налогового кодекса (п. 6 раздела 5.4 рекомендаций, утв. приказом МНС от 20 декабря 2002 г. N БГ-3-02/729). Сейчас эти рекомендации не действуют (отменены приказом ФНС от 21 апреля 2005 г. N САЭ-3-02/173@). Однако чиновники своей позиции не изменили. В недавнем письме специалисты Минфина вновь подтвердили, что возможность учесть затраты на подбор кадров зависит от того, принят или нет сотрудник на работу (письмо Минфина от 1 июня 2006 г. N 03-03-04/1/497). Но такого требования нет в Налоговом кодексе.

Оправдаемся экономически

Налоговый кодекс разрешает признать расход, если он обоснован и документально подтвержден (п. 1 ст. 252 НК). Под обоснованными расходами понимаются "экономически оправданные затраты". А вот что такое "экономически оправданные" затраты, кодекс не расшифровывает. Так, налоговики считают затраты на поиск не подошедших фирме сотрудников неоправданными. Ведь по сути деньги потрачены зря. Новых работников у фирмы не появилось. А как же тогда быть, например, с НИОКР, которые не дали положительного результата? Их же учитывать при расчете прибыли можно (п. 2 ст. 262 НК). Или как экономически оправдать расходы на уплату штрафов за нарушение договора с партнером? Ведь эти затраты также законно уменьшают базу по налогу на прибыль (подп. 3 ст. 250 НК).

Кроме того, законодатели считают, что расходы можно признать, только если они направлены на получение дохода (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК). Но затраты на подбор кадров, даже в том случае, если в итоге сотрудники набраны не были, изначально направлены на получение дохода? Ведь, чтобы у компании был доход, нужны хорошие специалисты. А найти их не так просто. Поэтому вполне объяснимо, что не все предложенные кандидаты устраивают фирму.

Арбитры также подтверждают, что "экономическая обоснованность расходов определяется не фактическим получением доходов, а целевой направленностью на получение дохода" (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 15 марта 2006 г. N Ф04-1847/2006(20709-А67-40)). Более того, судьи уверены, что "оценка экономической эффективности понесенных налогоплательщиком расходов не предусмотрена налоговым законодательством в качестве критерия формирования налоговой базы. Если спорные расходы соответствуют осуществляемой обществом деятельности, то это уже свидетельствует об их экономической оправданности" (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 11 января 2006 г. N А10-4653/05-Ф02-6684/05-С1).

Однако такие рассуждения налоговики поддержат вряд ли. Отстаивать свое мнение фирме придется в суде.

Попробуем найти более безболезненные способы учесть затраты на подбор кадров, в случае, когда вакансии все-таки заполнены не были.

Ищем выход

Во-первых, можно попробовать найти кадровое агентство, которому надо платить только за подошедших кандидатов. По такому принципу сейчас работают многие крупные рекрутинговые фирмы. В этом случае спорных затрат даже и не возникнет.

Во-вторых, в договоре с кадровым агентством формулировку "услуги по подбору персонала" можно поменять на "консультационные и информационные услуги". Такие услуги можно смело учесть при расчете налога на прибыль (подп. 14, 15 п. 1 ст. 264 НК). "Для нас такая замена не принципиальна, - рассказала Анна Николаева, ведущий специалист одного из московских кадровых агентств. - Мы всегда идем навстречу нашим клиентам и включаем нужные им формулировки в договор. Ведь фирма по подбору персонала консультирует работодателя по всем вопросам, связанным с набором сотрудников. Предоставляет подробную информацию о кандидатах на вакантные должности. Так что консультационные и информационные услуги мы действительно оказываем".

Не забудьте только проследить, чтобы и в акте, и в счете-фактуре расходы на подбор кадров также были указаны как оплата консультационных и информационных услуг.

Другие нюансы договора

Подписывая договор с кадровым агентством, обратите внимание и на такие моменты. Довольно часто фирмам предлагают бесплатно заменить сотрудника, который не прошел испытательный срок. Такая формулировка может дать проверяющим повод обвинить фирму в безвозмездном получении услуг. А это уже внереализационный доход (п. 8 ст. 250 НК), с которого придется платить налог на прибыль. Избежать такой ситуации можно. В договоре с агентством запишите: "расходы на замену сотрудника, который не прошел испытательный срок, включены в стоимость вознаграждения".

Важно также не ошибиться с датой признания расходов. Если налог на прибыль считать кассовым методом (ст. 273 НК), то расходы на подбор персонала отражают в момент оплаты. А вот при использовании метода начисления расходы можно признать лишь тогда, когда услуга уже оказана. А это зависит от договора с агентством. Например, в нем может быть написано, что услуга считается оказанной, когда сотрудник зачислен в штат либо только после успешного прохождения работником испытательного срока. Следовательно, и расходы можно признать только в этот момент. Если, конечно, руководство приняло положительное решение и утвердило кандидата в должности. А если нет? Далеко не все новые сотрудники выдерживают испытательный срок.

В этом случае многие кадровые агентства возвращают фирме часть вознаграждения. Тогда и в бухгалтерском, и в налоговом учете фирма корректирует свои затраты на сумму возвращенных денег.

А как быть с оставшейся частью расходов? Ведь получается, что сотрудника на работу не взяли. Налоговики вновь могут придраться к экономической обоснованности расходов и исключить их из базы по расчету налога на прибыль.

Чтобы такой ситуации не возникло, оговорите в контракте с кадровым агентством момент исполнения договора. Он должен быть определен как день выхода кандидата на работу. И не зависеть от того, пройдет новый сотрудник испытательный срок или нет.

Л. Изотова

"Расчет", N 8, август 2006 г.