Считаем отпускные по новым правилам (Л.А. Масленникова, "Упрощенка", N 8, август 2006 г.)

Считаем отпускные по новым правилам

Скоро вступят в силу поправки к трудовому законодательству. Поправок много, и они наверняка затронут интересы всех работодателей и работников. Поговорим об одной из них - о новых правилах расчета отпускных.

Новые правила пока не введены: Федеральный закон от 30.06.2006 N 90-ФЗ, который внесет изменения в Трудовой кодекс, вступит в силу 6 октября 2006 года, спустя 90 дней после опубликования в "Российской газете" 7 июля 2006 года.

О том, как рассчитывают отпускные до вступления в силу поправок в Трудовой кодекс, см. статью "Расчет отпускных: не все так просто" // Упрощенка, 2005, N 1

Но нам ничто не мешает подготовиться заранее.

Итак, новый Трудовой кодекс.

Согласно статье 114 всем работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и заработной платы. Здесь ничего не изменилось. Не изменилась и продолжительность основного отпуска - 28 календарных дней (ст. 115).

Немного другими стали правила статьи 121 для определения стажа, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. После вступления в силу поправок в стаж будет включаться:

- фактическое рабочее время;

- время, когда человек не работал, но на основании трудового законодательства, а также местных нормативных актов, коллективного и трудового договоров, соглашений за ним сохранялось место работы (должность). Сюда относятся период ежегодно оплачиваемого отпуска, нерабочие праздники, выходные и другие дни отдыха;

- время вынужденного прогула из-за незаконного увольнения или отстранения от работы с последующим восстановлением;

- время отстранения от работы, когда человек не прошел обязательный медицинский осмотр не по своей вине.

Сравним с нынешними формулировками. Первый и третий пункты остались без изменений; во второй добавили нерабочие праздники, выходные и другие дни отдыха и перенесли из четвертого фразу о документах, принимаемых во внимание помимо законодательства; четвертый пункт составили по-новому.

Существующая норма - более 7 календарных дней; суммарное время за год не считается

Согласно новой редакции Трудового кодекса в стаж, учитываемый при расчете отпускных, не будет входить время отпусков без сохранения заработной платы. Но это только в том случае, если в течение года они продлятся более 14 календарных дней.

Новые принципы расчета

Как и сейчас, отпускные будут выплачиваться исходя из среднедневной заработной платы, но расчет ее изменится. Как же именно?

Изменение первое. В новой редакции статьи 139 сказано, что среднедневная заработная плата определяется за последние 12 месяцев (а не за три). Напомним, что сейчас тоже разрешено считать за 12 месяцев, но только если это не ухудшит материального положения работника.

Отпуск должен быть оплачен не позднее чем за три дня до начала

Изменение второе. Появилось уточнение, что берутся 12 полных месяцев, предшествующих не выплате, а началу отпуска. Поэтому в расчет может войти последняя зарплата перед отпуском.

Пример 1

Работник М.П. Семенов собирается в отпуск с 1 сентября 2006 года. За какие месяцы следует брать заработную плату для расчета его среднего заработка по старому и новому правилу?

Отпуск начинается 1 сентября, следовательно, отпускные нужно выдать не позднее 29 августа. До вступления в силу поправок в Трудовой кодекс бухгалтеру нужно учитывать суммы за 3 месяца, предшествующих месяцу выплаты, то есть за май, июнь и июль, после вступления - за 12 месяцев, предшествующих месяцу, в котором начинается отпуск, с сентября 2005 года по август 2006 года.

Заметим, августовская зарплата попадает только в расчет, выполняемый по новому правилу.

Третье изменение. Коэффициент для расчета отпускных вместо 29,6 станет 29,4. Почему? Потому что праздников теперь больше, рабочих дней меньше, и это не могло не отразиться на коэффициенте перевода календарных дней в рабочие.

Итак, новая формула для расчета отпускных:

             СДЗП = (ЗП 1 + ЗП 2 + ... + ЗП 12) : 12 : 29,4,

где СДЗП - среднедневная заработная плата;

ЗП 1, ЗП 2 ... ЗП 12 - заработная плата за последние 12 месяцев;

12 - число месяцев;

29,4 - среднемесячное число календарных дней (величина указана в Трудовом кодексе).

Пример 2

Оклад работника - 18 500 руб.; год, предшествующий отпуску, отработан полностью; дополнительных начислений не было. Рассчитаем среднедневной заработок по новой формуле.

Так как до отпуска работник отработал год целиком, ему было начислено 12 полных окладов, то есть 222 000 руб. (18 500 руб. х 12 мес.). Поэтому его среднедневной заработок составит 629,25 руб. (222 000 руб. : 12 мес. : 29,4).

Особенности расчета отпускных

Мы рассмотрели расчет отпускных для общего случая. Теперь остановимся на частных. В настоящее время, определяя среднедневную заработную плату, руководствуются Положением об особенностях порядка исчисления средней зарплаты, утвержденным постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 N 213 (далее - Положение N 213). Очевидно, должен выйти новый документ. А пока будем исходить из прежних принципов, учитывая поправки к ТК РФ.

Расчетный период отработан не полностью

Старый расчетный период - 3 месяца, и случаи, когда они отрабатываются не полностью, происходят не так часто. С 12 месяцами это очень распространенная ситуация: отпуск, болезнь или еще какие-то исключительные обстоятельства.

Сейчас мы пользуемся формулой:

              СДЗП = (ЗП 1 + ЗП 2 + ЗП 3) : (НД + 29,6 х n),

где НД - рабочие дни в пересчете на календарные для месяцев, отработанных не полностью;

n - число месяцев, отработанных полностью.

Новая формула будет такой:

           СДЗП = (ЗП 1 + ЗП 2 + : + ЗП 12) : (НД + 29,4 х n).

Число дней в не полностью отработанных месяцах нужно перевести из рабочих в календарные. Пока при пятидневной рабочей неделе коэффициент перевода равен 1,4. Скорее всего после введения поправок в Трудовой кодекс он таким и останется.

Пример 3

Немного изменим условия примера 2. М.П. Семенов работает по пятидневной неделе. 2 месяца из расчетного периода он трудился не полностью: в одном - 10 дней из 21 (начислено 8810 руб.), в другом - 5 дней из 20 (начислено 4625 руб.). Рассчитаем среднедневной заработок для отпускных.

Определим "календарное число" отработанных дней в неполных месяцах. Получим 14 дн. (10 дн. х 1,4) и 7 дн. (5 дн. х 1,4).

Число полностью отработанных месяцев - 10. Все данные есть, рассчитаем среднедневной заработок.

СДЗП = (18 500 руб. х 10 мес. + 8810 руб. + 4625 руб.) : (14 дн. + 7 дн. + 29,4 х 10) = 629,95 руб.

В расчетном периоде начислялись премии и доплаты

Правила из пункта 14 Положения N 213

Напомним правила. Премии за месяц полностью входят в расчет, но не более одной за одни и те же показатели. Премии за больший период распределяются по каждому месяцу расчетного периода независимо от времени начисления, годовые - по 1/12.

Все премии, кроме месячных, включаются пропорционально отработанному времени. Если они так и начислялись, то включаются целиком. Правила учета премий останутся прежними, так как на них поправки повлиять не могут.

Пример 4

Дополним условия примера 3. В расчетном периоде М.П. Семенову выплачивались премии: одна месячная в 5000 руб. и одна годовая в 21 000 руб. Определим среднедневной заработок для отпускных.

Месячная премия учитывается полностью. Точно так же было бы и с годовой, но два месяца отработаны не полностью, и ее нужно скорректировать. Итак, по 1750 руб. (21 000 руб. : 12 мес.) включим в расчет за 10 месяцев, всего - 17 500 руб. (1750 руб. х 10 мес.). А за неполные месяцы учтем по 833,33 руб. (1750 руб. х 10 дн. : 21 дн.) и по 437,50 руб. (1750 руб. х 5 дн. : 20 дн.).

Среднедневной заработок составляет:

СДЗП = (18 500 руб. х 10 мес. + 8810 руб. + 4625 руб. + 5000 руб. + 17 500 руб. + 833,33 руб. + 437,50 руб.) : (14 дн. + 7 дн. + 29,4 х 10) = 705,41 руб.

В расчетном периоде повысились оклады или тарифные ставки

На отпускных выплатах отражается повышение окладов или тарифных ставок, происходившее в организации в расчетный период или же сразу после него. Если событие пришлось на расчетный период, то корректируется зарплата за каждый его месяц до повышения, если на время после него, но до ухода в отпуск, корректируется средний заработок, если же на время отпуска - часть отпускных, которая соответствует дням после повышения (п. 15 Положения N 213).

Эти правила не зависят от количества месяцев в расчетном периоде, поэтому останутся без изменений.

На заметку. Расчет отпускных для работников с суммированным учетом рабочего времени

По категориям работников, которые трудятся не по пятидневному графику, ведется суммированный учет рабочего времени, и в расчет их отпускных входит не среднедневной, а среднечасовой заработок.

Это правило из пункта 13 Положения N 213.

Пока поправки в действие не введены, среднечасовой заработок определяется по формуле:

                     СЧЗП = (ЗП 1 + ЗП 2 + ЗП 3) : Ч,

где СЧЗП - среднечасовая заработная плата;

ЗП 1, ЗП 2, ЗП 3 - заработная плата трех последних месяцев;

Ч - количество отработанных часов за три последних месяца.

По всей вероятности, после принятия поправок формула изменится лишь тем, что составляющие будут браться не за 3, а за 12 месяцев

Пример 5

В первые 9 месяцев из расчетного периода М.П. Русаков получал по 15 000 руб., а затем всему штату фирма повысила оклады в 1,5 раза. Расчетный период отработан полностью. Определим среднедневной заработок.

Рассчитаем оклад работника за последние 3 месяца расчетного периода. Он составил 22 500 руб. (15 000 руб. х 1,5). Так как повышение совпало с расчетным периодом, все выплаты до него тоже умножаются на 1,5.

Среднедневной заработок М.П. Русакова будет равен 765,31 руб.

[(15 000 руб. х 9 мес. х 1,5 + 22 500 руб. х 3 мес.) : 12 мес. : 29,4].

Плюсы или минусы?

Бухгалтеру грядущие изменения в законодательстве, как и любые другие, несут лишь дополнительные проблемы. А что можно сказать о работниках?

Вначале относительно расчетного периода, который будет теперь не 3 месяца, а 12. Если в течение года заработная плата не менялась, работник ничего не потеряет: его среднедневной заработок останется практически таким же.

А если человеку повысили заработную плату или назначили на более высокооплачиваемую должность, например, за 4 месяца до отпуска? Тогда, если отпускные рассчитывались бы исходя из трех месяцев, нужно было бы учитывать новый оклад, а если исходя из 12 месяцев, то и прежний, и новый. В последнем случае средний заработок будет меньше.

Наверняка вы спросите: как же так, ведь говорилось же, что при повышении окладов в расчетном периоде все выплаты, входящие в расчет, должны увеличиваться? А все дело в том, что повышающий коэффициент применяется только тогда, когда оклады поднимаются одновременно всем работникам организации. Если же это предусмотрено только для одного (например, за повышение квалификации), то в расчет включаются фактические выплаты. Поэтому отдельно отмеченный работник с вводом нового правила проигрывает. Насколько - посмотрим на примере.

Пример 6

15 сентября 2006 года К.П. Синицына собирается в отпуск. С сентября 2005-го по февраль 2006 года она работала бухгалтером, получая оклад 15 000 руб., а с 1 марта занимает должность заместителя главного бухгалтера с окладом 21 000 руб. Период с сентября 2005-го по август 2006 года отработан полностью, премий и иных дополнительных выплат за указанный период не было. Рассчитаем среднедневной заработок К.П. Синицыной двумя способами - новым и старым.

1. Старый способ. Определим среднедневной заработок по трем последним месяцам. Отпуск начинается 15 сентября, поэтому отпускные должны быть выплачены тоже в сентябре. Возьмем заработную плату с июня по август. Расчетный период отработан полностью, следовательно, за каждый месяц начислен полный оклад 21 000 руб. Среднедневной заработок К.П. Синицыной равен:

(21 000 руб. + 21 000 руб. + 21 000 руб.) : 3 мес. : 29,6 = 709,46 руб.

2. Новый способ. Будем исходить из начислений за 12 последних месяцев, с сентября 2005 года по август 2006 года. Так как оклад К.П. Синицыной был увеличен в связи с должностным повышением, 6 месяцев придется учесть по старому окладу.

Среднедневной заработок равен:

(15 000 руб. х 6 мес. + 21 000 руб. х 6 мес.) : 12 мес. : 29,4 = 612,24 руб.

Сравним результаты: 612,24 руб. < 709,46 руб. Действительно, сумма отпускных, рассчитанных новым способом, при данных условиях будет заметно меньше.

Если говорить о другом новшестве - об уменьшении коэффициента перевода календарных дней в рабочие с 29,6 до 29,4, то оно, несомненно, в пользу работников. Делить станем на меньшую сумму, следовательно, среднедневной заработок получится больше. Однако это изменение коэффициента на 0,02 не так значительно и сильно на сумму отпускных не повлияет.

Пример 7

Кладовщик А.М. Смирнов собирается в отпуск. Оклад - 12 000 руб. Год, предшествующий отпуску, отработан полностью, дополнительных начислений не было. Рассчитаем среднегодовой заработок А.М. Смирнова старым и новым способом.

1. Старый способ. Три месяца, предшествующие отпуску, отработаны полностью, значит, за них работнику положена полная оплата 12 000 руб.

Среднедневной заработок А.М. Смирнова равен (среднее число календарных дней 29,6):

(12 000 руб. + 12 000 руб. + 12 000 руб.) : 3 мес. : 29,6 = 405,41 руб.

2. Новый способ. Берем заработную плату за последние 12 месяцев.

Среднедневной заработок составит (среднее число календарных дней 29,4):

12 000 руб. х 12 мес. : 12 мес. : 29,4 = 408,16 руб.

Сравним результаты (408,16 руб. > 405,41 руб.). Средний заработок, рассчитанный по-новому, действительно немного выше.

Л.А. Масленникова,

эксперт журнала "Упрощенка", кандидат экономических наук

"Упрощенка", N 8, август 2006 г.