"1С:Бухгалтерия 8.0": Ответственные лица организаций в печатных формах документов (А. Бакушин, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 37, сентябрь 2006 г.)

"1С:Бухгалтерия 8.0": Ответственные лица организаций
в печатных формах документов

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

На каждом оформляемом в организации первичном документе обязательно должны стоять подписи ответственных за его оформление лиц. Это требование установлено Федеральным законом от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Согласно Закону в первичном документе необходимо наличие наименований должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, а также их личных подписей.

В унифицированных формах учетной документации специально предусмотрены реквизиты для указания должностей ответственных лиц и места для их подписей. Кроме того, большинство унифицированных форм содержат реквизит "Расшифровка подписи". Программа "1С:Бухгалтерия 8.0" может автоматически заполнять эти реквизиты при формировании печатных форм. Для этого достаточно занести информацию об ответственных лицах в регистр сведений "Ответственные лица организации" (меню "Предприятие").

Регистр сведений "Ответственные лица организации"

Данные об ответственных лицах вводятся в регистр сведений "Ответственные лица организации" на определенную дату и хранятся в нем в хронологическом порядке. Это означает, что при формировании печатной формы документа за конкретную дату из регистра сведений будут выбраны записи, актуальные именно на эту дату. Например, если в организации изменился главный бухгалтер, достаточно внести новую запись в регистр на дату приказа о зачислении на должность и программа будет автоматически подставлять нужную фамилию в печатные формы.

В программе предусмотрено несколько видов ответственных лиц:

руководитель - используется в печатных формах, требующих подписи руководителя организации;

главный бухгалтер - применяется в печатных формах, требующих подписи главного бухгалтера организации;

кассир - используется при формировании печатных форм кассовых документов;

ответственный за налоговые регистры - применяется при формировании форм налоговых регистров по налоговому учету по налогу на прибыль;

уполномоченный представитель - используется при подготовке регламентированной отчетности;

исполнитель - применяется при подготовке регламентированной отчетности.

Для каждого вида ответственных лиц нужно указать соответствующее ему в данной организации физическое лицо и должность. Например, на заводе "МебельСтройКомплект" должность руководителя называется "генеральный директор" и занимает ее Абдулов Юрий Владимирович (рис. 1).

"Рис. 1"

Набор ответственных лиц задается отдельно для каждой организации, учет которых ведется в программе.

Автоматическое заполнение реквизитов печатных форм

При формировании печатных форм автоматически заполняются соответствующие реквизиты данными ответственных лиц.

На рис. 2 приведен фрагмент товарной накладной (ф. ТОРГ-12), формируемой в программе автоматически.

 Всего отпущено на сумму

 Три тысячи семьсот пятьдесят два рубля 81 копейка

 -------------------------------------------------

 Отпуск разрешил    Генеральный директор                    Абдуллов Ю.В.

                    --------------------    -------------   -------------

                         должность             подпись       расшифровка

                                                               подписи

 Главный (старший) бухгалтер                                Иванова  Л.Е.

                                            -------------  --------------

                                               подпись       расшифровка

                                                               подписи

Рис. 2

А. Бакушин,

Фирма "1С"

Контактный телефон (495) 737-92-57

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 37, сентябрь 2006 г.