Учет кассовых операций бюджетного учреждения (С. Щеткин, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 39, сентябрь 2006 г.)

Учет кассовых операций бюджетного учреждения

Сегодня сложно представить современную бухгалтерию без программного обеспечения. В бюджетной сфере применение учетных программ крайне необходимо и обусловлено следующими факторами:

сложный план счетов, который включает бюджетную классификацию;

необходимость ведения аналитического учета;

обязательный обмен данными документов, участвующих в электронном документообороте с органами казначейства;

большое количество регистров учета;

наличие ведомственных особенностей по ведению бюджетного учета.

Одной из учетных программ, которая обеспечивает решение указанных задач, является "Турбо Бухгалтер".

В конфигурации "Бюджет-25н" реализован 26-разрядный План счетов, по своей структуре и последовательности выбора разрядов счета полностью соответствующий требованиям Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 10.02.06 г. N 25н (далее - Инструкция). В связи с тем что коды бюджетной классификации (КБК) для каждого бюджетного учреждения индивидуальны, в программе предусмотрена возможность формировать индивидуальный рабочий план счетов. Для этих целей имеется программный бланк "Конструктор счетов", при помощи которого можно добавлять как отдельные счета, так и группы счетов. При этом формирование рабочего плана счетов осуществляется в строгом соответствии с их структурой, объявленной в приложении N 4 к Инструкции, т.е. с ограничениями по типу КБК, включенных в счет, и соответствующим им видам деятельности.

Программа "Турбо Бухгалтер" позволяет автоматизировать все участки учета бюджетной бухгалтерии. В данной статье рассматриваются возможности по автоматизированному ведению учета кассовых операций.

Ведение кассовых операций в "Турбо Бухгалтере" реализовано в виде автоматизированного участка бухгалтерии "Кассовые документы", который позволяет решать следующие задачи:

заполнение первичных кассовых документов (заявки на получение наличных денежных средств, приходные и расходные кассовые ордера, объявления на взнос наличными, ведомости на выдачу денежных средств из кассы подотчетным лицам);

ведение журнала регистрации кассовых ордеров;

формирование кассовой книги.

При автоматизированном ведении учета кассовых операций бюджетного учреждения необходимо обеспечить:

своевременное и правильное отражение в учете операций по движению наличных денежных средств;

формирование первичных и отчетных документов, предусмотренных Инструкцией и Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 г. N 40);

ведение раздельного учета средств по бюджетной и внебюджетной деятельности, а также по КБК (функциональной классификации расходов (ФКР), классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ) и кодам доходов (КД);

получение вспомогательных отчетов и справок о совершенных кассовых операциях.

Программа "Турбо Бухгалтер" обеспечивает решение всех перечисленных задач.

Учет наличных денежных средств кассы бюджетного учреждения ведется на счете 201.04.000 (Касса). Согласно приложению N 4 к Инструкции у счета "Касса" для первых 17 разрядов используется КИВФ - классификация источников внутреннего финансирования дефицитов бюджетов.

В учреждениях, финансируемых из федерального бюджета, в счете кассы (на примере учреждений Минобороны России) используется код 187.08.02.01.00.01.0000, что в соответствии с бюджетной классификацией (приказ Минфина России от 21.12.05 г. N 152н) обозначает "прочие остатки средств федерального бюджета". Следовательно, полный счет кассы будет иметь вид: 187.08.02.01.00.01.0000.1.201.04.000.

Поступление наличных денежных средств в кассу отражается по дебету счета 201.04.510, а расходы по выбытию денежных средств из кассы - по кредиту счета 201.04.610.

Для удобства работы с подсистемой в программе предусмотрен пункт управления, который реализован в виде бланка и обеспечивает оперативный доступ ко всем электронным кассовым документам, включенным в подсистему.

В программе учет наличных денежных средств кассы можно вести двумя способами: "от документа" или вводом проводок в журнал хозяйственных операций.

При работе "от документа" последовательно формируются первичные кассовые документы, например заявка на получение наличных денежных средств и приходный кассовый ордер или расходный кассовый ордер и объявление на взнос наличными. При этом данные из одного кассового документа в другой переносятся автоматически. Электронные бланки имеют "служебные" поля, которые не выводятся на печать, но дают возможность заносить информацию о совершенных проводках.

Во всех первичных кассовых документах предусмотрена возможность формирования проводок о совершенных операциях по счету "Касса". В табл. 1 приведен пример проводок, которые формируются на основании заявки на получение наличных денежных средств с бюджетного лицевого счета в органе казначейства (на примере КБК Минобороны России).

Таблица 1

/--------------------------------------------------------------------------------------------------\

|N п/п|   Субсчет дебета      | Субсчет кредита     |   Аналитические    |  Сумма  |   Примечание  |

|     |                       |                     |      признаки      |         |               |

|-----+-----------------------+---------------------+--------------------+---------+---------------|

|  1  |187.0201.2020000.240.1.|187.0201.2020000.240.|ЛС.031850011660БО.ЗП|15'650.00|Заявка   1   от|

|     |210.03.560             |1.304.05.211         |КОСГУ.211           |         |14.01.06.,  чек|

|     |                       |                     |                    |         |АВ 150612      |

|-----+-----------------------+---------------------+--------------------+---------+---------------|

|  2  |187.0201.2020000.239.1.|187.0201.2020000.239.|ЛС.031850011660БО.ДД|94'780.00|Заявка   1   от|

|     |210.03.560             |1.304.05.211         |КОСГУ.211           |         |14.01.06.,  чек|

|     |                       |                     |                    |         |АВ 150612      |

\--------------------------------------------------------------------------------------------------/

Непосредственно из заявки можно автоматически создать приходный кассовый ордер (ПКО). Соответственно на основании этого ПКО в программе сформируются проводки, которые приведены в табл. 2.

Таблица 2

/--------------------------------------------------------------------------------------------------\

|       Субсчет дебета       |      Субсчет кредита       |    Код аналитического учета  | Сумма   |

|----------------------------+----------------------------+------------------------------+---------|

|187.08.02.01.00.01.0000.1.  |187.0201.2020000.240.1.210. |ЛС.031850011660БО.ЗП КОСГУ.211|15'650.00|

|201.04.510                  |03.660                      |ФКР.187.0201.2020000.240      |         |

|----------------------------+----------------------------+------------------------------+---------|

|187.08.02.01.00.01.0000.1.  |187.0201.2020000.239.1.210. |ЛС.031850011660БО.ДД КОСГУ.211|94'780.00|

|201.04.510                  |03.660                      |ФКР.187.0201.2020000.239      |         |

\--------------------------------------------------------------------------------------------------/

В связи с необходимостью учета движения наличных денежных средств по КБК предусмотрен "пакетный" режим ввода проводок, который обеспечивает их формирование в зависимости от количества задействованных кодов.

По счетам, имеющим в своей структуре КОСГУ, который отражает только увеличение (уменьшение) остатка средств (510, 610, 560, 660 и т.п.), в программе предусмотрен дополнительный аналитический учет по КБК. Например, для счета кассы, имеющего в своей структуре только КИВФ, для контроля за целевым использованием средств требуется проанализировать остаток денежных средств кассы в разрезе экономической классификации расходов или доходов. Для этого в программе можно сформировать внутренний отчет по счету "Касса" с расшифровкой остатков и оборотов средств по кодам экономической классификации.

Таким образом, через аналитический учет обеспечивается "сквозной" учет движения средств и расчетов, т.е. можно получить сопоставимые сведения о том, из каких сумм складывается остаток средств кассы или какова задолженность по подотчетным лицам с расшифровкой по кодам экономической классификации расходов (ЭКР).

Следует отметить, что в некоторых министерствах введен обязательный порядок учета денежных средств кассы по КБК.

Для более детального аналитического учета движения денежных средств или расчетов пользователи имеют возможность добавлять собственные справочники.

Согласно требованиям приказа Минфина России от 21.12.05 г. N 152н расходы по служебным командировкам относятся: суточные - на код 212; оплата проезда - на код 222; по найму жилых помещений - на код 226.

В связи с тем что выдача денежных средств под отчет убывающим в служебные командировки должна отражаться в учете по различным кодам ЭКР и соответственно должен обеспечиваться контроль за их целевым использованием и своевременностью возврата, в программу включена подсистема "Расходы материально ответственных лиц". Главная задача, которую позволяет решать подсистема, - контроль за остатками подотчетных сумм, полученных материально ответственными лицами по КБК, и датой погашения задолженности.

Работа любого бухгалтера большей частью состоит из формирования первичных документов (платежных поручений, кассовых ордеров, накладных, счетов и т.д.). Необходимо заметить, что в "Турбо Бухгалтере" первичные документы можно оформлять и распечатывать на принтере, сохранять в картотеке, импортировать в форматы Word и Excel, а также формировать на их основе проводки о совершенных операциях. При этом часть полей первичных документов заполняется вручную, а часть - из других картотек программы.

Программа, в которую входит описанная подсистема, обеспечивает получение регистров синтетического и аналитического учета, предусмотренных Инструкцией. Формируемые регистры учета представляют собой отчет о выборке данных, сформированный из базы данных по определенным правилам. Такая технология работы освобождает бухгалтера от многократной разноски одного документа по различным регистрам учета, т.е. устраняется рутинная работа. Все регистры учета имеют настроечные таблицы, доступные для внесения собственных данных об особенностях учета.

На основании операций, занесенных в программу, формируется кассовая книга, которая представляет собой сводный отчет по операциям прихода и расхода денежных средств на заданную дату. Кассовая книга реализована в виде бланка "Отчет кассира (вкладной лист кассовой книги)".

По кассовым операциям, совершенным за месяц, можно сформировать в программе "Журнал операций по счету "Касса" (N 1)". При необходимости предусмотрена возможность составлять журнал операций по заданному структурному (обособленному) подразделению, выбранному коду ФКР и КОСГУ, а также по любой аналитике.

В программе также имеются настроенные внутренние отчеты, которые позволяют оперативно получать дополнительную информацию о движении денежных средств кассы. Например, стандартный отчет "проверка кассы по дням" обеспечивает мгновенное получение информации по кассе за любую выбранную дату, а отчет "проверка кассы по КБК" - проверку движения и остатков бюджетных средств в кассе по кодам ФКР и КОСГУ. Кроме того, возможности генератора внутренних отчетов программы "Турбо Бухгалтер" позволяют пользователю получать практически любые отчеты в разрезе выбранной аналитики, группировать отчеты по одинаковым признакам, разбивать их на таблицы, столбцы, строки, строить графики, а также переходить к конкретной проводке через уточняющие отчеты.

Таким образом, в результате автоматизации кассовых операций сокращается объем рутинной ручной работы и тем самым высвобождается рабочее время для анализа совершенных операций, предоставляется возможность оперативно получать отчетные регистры и информацию об остатках средств в кассе и их целевом использовании.

С. Щеткин,

ЗАО "Агентство "Русспромоценка"

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 39, сентябрь 2006 г.