И снова о путевых листах (О.А. Курбангалеева, "Советник бухгалтера бюджетной сферы", N 8, август 2006 г.)

И снова о путевых листах

Автомобиль не роскошь, а средство передвижения, поэтому автотранспортные средства есть практически в каждой организации. Для заправки автомобиля организация вынуждена приобретать горюче-смазочные материалы. Основным документом, на основании которого ГСМ можно включить в состав расходов, является путевой лист. Как же оформлять этот документ, чтобы у проверяющих не было претензий?

Общие правила оформления

Путевой лист следует выписывать на каждый автомобиль, который организация использует в своей деятельности. Это в равной степени относится как к собственному транспорту компании, так и к арендованным автомобилям.

Кроме того, оформлять путевой лист необходимо и в том случае, если работник использует собственный автомобиль в служебных целях. Для получения компенсации за использование собственного автотранспорта сотрудник кроме прочих документов должен представлять в бухгалтерию и путевые листы. Об этом говорится в письме МНС России от 02.07.2004 N 04-2-06/419.

После окончания рабочего дня оформленный должным образом путевой лист сдают в бухгалтерию организации. Бухгалтер должен подшить его в специальную папку и хранить не менее 5 лет.

Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководитель организации, а также те лица, которые отвечают за эксплуатацию автомобиля и участвуют в оформлении этого документа.

Если путевой лист составлен с нарушениями, то включить затраты на приобретение горючего в состав расходов в целях налогообложения нельзя.

Форма путевого листа

Не так давно никто из специалистов не сомневался, что составлять путевые листы следует по тем унифицированным формам, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.

Для учета работы легковых автомобилей была предусмотрена унифицированная форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля".

Транспортные компании, которые перевозят пассажиров, составляют путевые листы по формам:

- N 3(спец) "Путевой лист специального автомобиля";

- N 4 "Путевой лист легкового такси";

- N 6 "Путевой лист автобуса";

- N 6(спец) "Путевой лист автобуса необщего пользования".

Для грузовых машин предусмотрены отдельные формы путевых листов - N 4-С (сдельная) и N 4-П (повременная). При перевозке товарных грузов их выдают водителю вместе с товарно-транспортной накладной.

Обратите внимание: В унифицированной форме путевого листа не должно быть незаполненных реквизитов.

Форменные разногласия

Однако недавно мнение специалистов Минфина России в отношении формы путевых листов изменилось. Они решили, что применять унифицированные формы по учету работы автотранспорта должны в обязательном порядке только автотранспортные организации. Такое мнение было впервые высказано в письмах Минфина России от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117 и от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214.

Организациям других отраслей чиновники разрешают разработать свои формы путевых листов. При этом они напоминают, что в них должны быть отражены все обязательные реквизиты, о которых говорится в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Путевой лист, составленный по собственной форме, по мнению чиновников, может служить документом, подтверждающим расходы в целях налогообложения (см. письмо Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327).

Согласны ли с такой позиции другие официальные органы? Пожалуй, нет.

Например, специалисты Федеральной службы государственной статистики подчеркивают, что формы путевых листов носят обязательный характер для организаций любых форм собственности (см. письмо Росстата от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257). Следовательно, по их мнению, применять унифицированные формы первичных учетных документов, которые приведены в постановлении N 78, должны все юридические лица, которые используют автотранспортные средства (грузовые, легковые, в том числе служебные, специализированные автомобили и такси).

Настаивают на применении унифицированной формы путевого листа и налоговые органы. Если путевые листы не отвечают тем требованиям, которые содержатся в постановлении N 78, то списать расходы на приобретение ГСМ на основании таких листов налоговики не позволят. Их поддержал и арбитражный суд Северо-Западного округа (см. постановление от 19.01.2005 N А13-5025/04-14).

Аргументы арбитражных судей таковы. В бухгалтерском учете все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых, собственно, и ведется бухгалтерский учет (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ). Первичные документы принимаются к учету только в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

В целях реализации этого положения Закона N 129-ФЗ Правительство РФ возложило на Госкомстат функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий (п. 1 постановления Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 "О первичных учетных документах").

Выполняя эти функции, Госкомстат России утвердил и ввел в действие с 1 декабря 1997 года унифицированные формы первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте своим постановлением N 78.

Следовательно, в бухгалтерском учете в качестве первичных документов следует использовать унифицированную форму путевого листа. Что касается налогового учета, то данные для налогообложения формируются на основании тех первичных документов, которые используются в бухгалтерском учете, поэтому в целях налогообложения организации должны списывать расходы на ГСМ на основании путевых листов, составленных по унифицированным формам.

На наш взгляд, мнение Минфина о том, что только транспортные организации должны использовать утвержденные Госкомстатом формы, является не совсем верным. Дело в том, что унифицированные путевые листы являются типовыми межотраслевыми формами. Такая формулировка стоит в правом верхнем углу каждого унифицированного бланка.

Это значит, что данные формы документов должны использовать организации всех отраслей при учете работы автотранспорта. Разрабатывать же собственные документы организация может только в одном случае - если их нет в альбоме унифицированных форм.

Как часто надо оформлять путевые листы?

К сожалению, путевой лист выдается только на один день или смену. Выписывать путевой лист на неделю или месяц нельзя. Исключением является случай, когда водитель направляется в командировку, длительность которой превышает одни сутки (смену). Об этом говорится в постановлении N 78.

Однако существуют прецеденты, когда судьи вставали на сторону организаций, которые составляли путевые листы один раз в месяц. В качестве примера можно привести постановление ФАС Северо-Западного округа от 05.04.2004 N А56-22408/03.

По мнению специалистов Минфина России, организация может составлять путевые листы не каждый день, а один раз в неделю, в месяц или даже один раз в квартал. Главное, чтобы на основании такого путевого листа можно было определить:

- время, которое отработал водитель;

- количество ГСМ, использованных в процессе работы автомобиля за этот период.

Если эти данные есть в путевом листе, то расходы на приобретение ГСМ можно считать обоснованными и учесть при расчете налога на прибыль (см. письма Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327).

Нужно ли налогоплательщикам следовать разъяснениям специалистов Минфина?

С одной стороны, выполнение письменных разъяснений финансовых органов исключает вину налогоплательщика (пп. 3 п. 1 ст. 111 НК РФ). А при отсутствии вины налогоплательщик не может быть привлечен к ответственности. Значит, даже если налоговые органы сочтут оформление путевого листа один раз в месяц неправомерным, то оштрафовать организацию они все равно не смогут.

С другой стороны, специалисты Минфина в своем письме от 13.02.2006 N 03-11-04/3/79 честно признались, что письма главного финансового ведомства не являются нормативными документами и необязательны для исполнения.

Каким путем пойдет организация, решать ее руководителю. Главное, помнить о последствиях.

Примечание редакции.

В соответствии с Инструкцией по ведению бюджетного учета, утвержденной приказом Минфина России от 10.02.2006 года N 25н бюджетные учреждения обязаны применять Унифицированные формы первичных учетных документов. Перечень форм документов класса 03 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) "Унифицированная система первичной учетной документации" включает и формы путевых листов

Наименование формы документа	Код формы
Путевой лист строительной машины	ф. 0340002
Путевой лист легкового автомобиля	ф. 0345001
Путевой лист специального автомобиля	ф. 0345002
Путевой лист грузового автомобиля	ф. 0345004
Путевой лист грузового автомобиля	ф. 0345005
Путевой лист автобуса не общего пользования	ф. 0345007

О.А. Курбангалеева,

консультант-эксперт по бухгалтерскому учету

и налогообложению

"Советник бухгалтера бюджетной сферы", N 8, август 2006 г.