Комментарий к письму Федеральной службы по труду и занятости от 23.06.2006 N 948-6 ("Консультант. Комментарии к документам для бухгалтера", N 16, август 2006 г.)

Комментарий к письму Федеральной службы по труду
и занятости от 23.06.2006 N 948-6

Даже незначительная ошибка в трудовой книжке может привести к серьезным последствиям для сотрудника. В своем письме Роструд рассказал о порядке внесения исправлений в этот документ. "Живые" примеры нашего комментария помогут разобраться в этих правилах.

Для каждого работающего человека трудовая книжка - основной документ о его деятельности. Поэтому оформлена она должна быть правильно. От достоверности сведений, которые в ней содержатся, во многом зависит будущее пенсионное обеспечение работника. Но трудовые книжки заполняют люди, которым свойственно ошибаться. И ошибки, как правило, обнаруживают в самый неподходящий момент. Например, при выходе сотрудника на пенсию или переходе на другую работу. Обычно первоначальное оформление трудовых книжек проходит гладко, а вот при их ведении и исправлении ошибок возникают вопросы. На них и отвечает письмо Федеральной службы по труду и занятости от 23.06.2006 N 948-6.

Исправляем ошибки: общий порядок

Опубликованное письмо отсылает нас к двум очень важным документам. Первый - постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках". Этот документ утверждает Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Второй документ - постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек".

При исправлении ошибок в трудовой книжке нужно руководствоваться Правилами.

Обычно исправление вносит та организация, сотрудник которой допустил ошибку. Если фирма реорганизована, исправление вносит ее правопреемник. Если же ликвидирована, то это делает работодатель по новому месту работы. Основание для новой записи - копия приказа ликвидированной организации, на основании которого была сделана неправильная запись. Как указано в комментируемом письме, в некоторых случаях исправить ошибку может и новый работодатель. Но для этого ему нужен официальный документ с прежнего места работы сотрудника.

Все новые сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого были внесены исправления. Например, приказу (распоряжению) по кадрам или личному составу. Однако этот документ может содержать неверные сведения о работе или вообще быть потерян. Тогда исправления вносят на основании других документов, которые подтверждают выполнение тех или иных работ, не указанных в трудовой книжке или вписанных в нее неправильно.

Для исправления сделанных ранее записей могут использоваться даже свидетельские показания. Правда, это возможно, если записи в трудовой признаны судом незаконными. Такой же порядок исправлений предусмотрен и в некоторых других случаях (например, при массовой утрате трудовых книжек в связи с чрезвычайными ситуациями).

Меняем анкетные данные, сведения
об образовании и профессии

На титульном листе трудовой книжки правку вносят на основании того или иного документа. Например, изменение фамилии - исходя из данных

- паспорта;

- свидетельств о рождении;

- свидетельства о браке или его расторжении.

В книжку записывают их номер и дату. На основании этих же документов меняют имя, отчество и дату рождения, вписанные в трудовую неверно. Прежнюю запись зачеркивают одной чертой и делают новую запись. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делают ссылки на документы, на основании которых были внесены изменения. Там же должна стоять подпись кадровика, который вносил изменения, и печать фирмы или отдела кадров.

Сведения об образовании, профессии, специальности изменяют или дописывают так: старые сведения не зачеркивают, а дополняют новой информацией. Если эти данные в трудовой книжке отсутствовали, то просто заполняют необходимые строки.

Пример 1

Кислова Н.Ю. поступила на работу после окончания средней школы. В сроке "Образование" указано "среднее", а в строке "Профессия, специальность" - "помощник бухгалтера". Она окончила вуз по специальности "Бухгалтерский учет" и предъявила диплом о высшем образовании.

На основании диплома в строке "Образование" нужно через запятую написать "высшее профессиональное", а в строке "Профессия, специальность" - "бухгалтер".

Меняем сведения о работе и награждениях

В тех разделах трудовой книжки, где содержатся сведения о работе и награждениях, зачеркивания не допускаются.

Неверную запись признают недействительной и в книжку вносят правильные данные. В графе 1 ставят порядковый номер, следующий за номером последней записи. В графе 2 указывают дату внесения записи. В графе 3 пишут: "Запись N___ недействительна" - и делают правильную запись. Например, "Принят Иванов А.В. на должность главного бухгалтера". В графе 4 необходимо повторить номер приказа или распоряжения руководителя, запись из которого была внесена в трудовую книжку ошибочно.

Пример 2

Гринев П.Г. 15 мая 2006 года принят на должность инженера в ЗАО "СтройКомп".

Генеральный директор подписал приказ N 9 о его приеме на работу. Сотрудник отдела кадров сделал неправильную запись в трудовой книжке: "Принят на должность главного инженера", которую исправил на следующий день.

В трудовую книжку были внесены следующие записи:

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Закрытое акционерное общество "СтройКомп"
				ЗАО "СтройКомп"
1	15	05	2006	Принят на должность главного инженера в отдел производства	Приказ от 15.05.2006 N 9
2	16	05	2006	Запись N 1 недействительна. Принят на должность инженера в отдел производства	Приказ от 15.05.2006 N 9

Так же меняют записи об увольнении сотрудника или переводе его на другую постоянную работу, если увольнение (перевод) признаны незаконными (п. 30 Правил). Например: "Запись N _____ недействительна, восстановлен на прежней работе". Если запись об увольнении или переводе признана недействительной, работник имеет право получить дубликат трудовой книжки, но уже без нее (п. 33 Правил).

Если поменялось название фирмы, то в книжку также нужно внести изменения. Отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" делают запись: "Общество с ограниченной ответственностью "Актив" с 12.05.2006 переименовано в Общество с ограниченной ответственностью "Пассив". В графе 4 указывают основание для переименования фирмы (например, решение ее собственника, дата и номер).

Нюансы исправлений

Если неправильная запись обнаружена сразу или через небольшой промежуток времени, то проблем, как правило, не возникает. Кадровик просто делает в трудовой книжке необходимую правку. Далее в нее заносят сведения о переводах и увольнении. Закрывая все записи в трудовой, кадровик подтверждает изменения своей подписью и печатью фирмы или отдела кадров.

Но бывает, что ошибка выявляется через годы. Тогда правильную запись от неправильной будут отделять многочисленные записи других фирм, где трудился человек. В этом случае новую запись удостоверяют подписью сотрудника отдела кадров и печатью. Иначе она будет расцениваться как необоснованная. Сами же исправления вносят в обычном порядке. После последней записи ставят следующий порядковый номер, например 8. Потом делают запись о признании недействительной записи под номером, например, 4 и вносят правильную запись. При этом указывают дату исправления (чтобы не нарушать хронологию), а не дату, которая была указана в ошибочной записи. В графе 4 книжки нужно сделать ссылку на соответствующий приказ.

Неправильную запись можно обнаружить сразу после того, как было оформлено увольнение. Тогда возникают сложности. Ведь увольнение уже оформлено, и блок записей в трудовой книжке, сделанных на фирме-работодателе, закрыт печатью и подписями. В этом случае надо создать в трудовой книжке новый блок - снова написать в виде заголовка наименование организации, затем поставить порядковый номер, следующий за номером записи об увольнении, и дату. Потом внести необходимые изменения. Чтобы закрыть блок, необходимо поставить печать и подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек (например, работника отдела кадров). Вместо него в трудовой может расписаться руководитель фирмы. Точно так же нужно поступать, если сотрудник пришел на бывшую работу исправить неправильную запись, сделанную в этой организации, а в его трудовой книжке последней уже стоит отметка об увольнении из другой фирмы.

Пример 3

Колесникова А.А. была принята на должность главного эксперта в отдел кредитования юридических лиц ОАО АКБ "Глория-банк" 07.02.2005 и уволилась по собственному желанию 17.05.2006. При увольнении Колесникова обнаружила, что в ее трудовой книжке неправильно указана должность. По ее требованию сотрудник отдела кадров Сомова И.Д. внесла необходимые исправления в этот же день. В трудовой книжке эти исправления выглядят так:

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
...	...	...	...	...	...
				Акционерный коммерческий банк "Глория-банк" (открытое акционерное общество)
				ОАО АКБ "Глория-банк"
4	07	02	2005	Принята на должность эксперта в отдел кредитования юридических лиц	Приказ от 07.02.2005 N 8
5	17	05	2006	Уволена по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса РФ	Приказ от 17.05.2006 N 10
				Сотрудник Сомова /И.Д. Сомова/ отдела кадров
				Колесникова /А.А. Колесникова/
				Акционерный коммерческий банк "Глория-банк" (открытое акционерное общество)
				ОАО АКБ "Глория-банк"
6	17	05	2006	Запись N 4 недействительна. Принята на должность главного эксперта в отдел кредитования юридических лиц	Приказ от 07.02.2005 N 8
				Сотрудник Сомова /И.Д. Сомова/ отдела кадров

"Консультант. Комментарии к документам для бухгалтера", N 16, август 2006 г.