Комментарий к письму Минфина РФ от 29 августа 2006 г. N 03-05-01-04/252 (П.С. Коровин, "Нормативные акты для бухгалтера", N 18, сентябрь 2006 г.)

Комментарий к письму Минфина РФ от 29 августа 2006 г. N 03-05-01-04/252

Сегодня во многих фирмах есть сотрудники, работа которых носит разъездной характер. К ним можно отнести экспедиторов, курьеров и т.д. Специалисты Минфина вновь возвращаются к вопросу о компенсации стоимости проезда таким сотрудникам. Опубликованное письмо посвящено налогообложению таких выплат.

Минфин меняет мнение

Как сказано в письме, фирма может оплатить таким сотрудникам проезд. Данную выплату нужно считать компенсационной. И вот почему. Согласно Трудовому кодексу, компенсации - это "денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых... обязанностей" (ст. 164 ТК РФ). Соответственно, если человек пользуется транспортом в интересах фирмы, оплату его проезда можно считать компенсационной. Следовательно, с этой выплаты не нужно платить никаких "зарплатных" налогов (единый соцналог, взносы в Пенсионный фонд, налог на доходы).

В статье 165 кодекса перечислены случаи, при которых фирма обязана выплатить те или иные компенсации. Каких-либо указаний на разъездной характер работы в этой статье нет.

Необходимая норма появится в кодексе лишь с 5 октября 2006 года. Документ будет дополнен новой статьей 168.1. Она и будет предусматривать обязанность фирмы оплатить сотрудникам с разъездным характером работы как расходы по проезду, так и любые другие траты, которые они совершили "с разрешения или ведома работодателя".

Видимо, поэтому сотрудники финансового ведомства полностью поменяли свое мнение по поводу налогообложения подобных выплат. Как сказано в опубликованном письме, не платить налог на доходы с компенсации фирма сможет лишь после того, как изменения в Трудовой кодекс вступят в силу (т.е. после 5 октября 2006 года). Обратите внимание: такое же разъяснение, касающееся единого соцналога, опубликовано в письме Минфина России от 21.08.2006 N 03-05-02-04/130. А вот до 5 октября оплату проезда работников нужно облагать "зарплатными" налогами в общем порядке.

Однако совсем недавно Минфин придерживался другой точки зрения. Она высказана, например, в письме от 06.05.2006 N 03-05-01-04/117. В нем финансисты подчеркивают, что налогом на доходы облагают "экономическую выгоду" сотрудника. Возмещение транспортных расходов, которые человек оплатил в интересах фирмы в рамках своих трудовых обязанностей, его экономической выгодой быть не может. Следовательно, и облагать налогом на доходы такие выплаты не нужно.

Каким из двух писем нужно руководствоваться, решать вам. Однозначно ответить на этот вопрос нельзя. Но как до, так и после 5 октября 2006 года на сотрудников, которым будет оплачиваться проезд, должен быть оформлен целый ряд документов. Только в этом случае оплату их проезда можно будет считать компенсацией, не облагаемой налогами.

Как оформить документы

В первую очередь обязанность фирмы возмещать проезд должна быть прописана в трудовом договоре с работником. Запись в нем может быть оформлена так: "Работодатель обязан оплачивать поездки работника, необходимые для выполнения им своих трудовых обязанностей, на городском пассажирском транспорте общего пользования".

Кроме того, необходимо, чтобы должностная инструкция сотрудника предусматривала, что его работа носит разъездной характер. Также следует оформить приказ руководителя. В нем должен быть утвержден перечень должностей с разъездным характером работы. Специальной формы для такого приказа нет. Поэтому его составляют произвольно.

При выплате компенсации работникам следует выдать в подотчет аванс на оплату проездного билета. По окончании месяца они должны представить в бухгалтерию авансовый отчет и приложить к нему использованный проездной. Только в этом случае расходы на его покупку не будут считаться их доходами.

Пример

ООО "Актив" оплачивает единый проездной билет своему курьеру. Стоимость билета - 900 руб. Эту операцию бухгалтер фирмы отразит так:

Дебет 71 Кредит 50

- 900 руб. - выданы деньги в оплату проездного билета;

Дебет 20 (26, 44) Кредит 71

- 900 руб. - стоимость билета включена в расходы после представления курьером авансового отчета.

Если проездной билет будет утерян работником, то он должен вернуть в кассу фирмы деньги, полученные в подотчет. Если в этой ситуации его долг будет списан, то выданную сумму нужно включить в доход сотрудника, облагаемый налогом на доходы. При этом начислять ЕСН и пенсионные взносы на данную сумму не нужно. Дело в том, что расходы, которые не подтверждены документами (в данном случае - проездным билетом), нельзя учесть в налоговой себестоимости. Следовательно, их сумму соцналогом и пенсионными взносами облагать не нужно.

Обратите внимание: если человек работает на фирме по гражданско-правовому договору (например подряда), то оплату стоимости проезда включают в его доход в обычном порядке.

П.С. Коровин,

налоговый консультант

"Нормативные акты для бухгалтера", N 18, сентябрь 2006 г.