Привычно и надежно. Только хлопотно (Н.А. Теплова, "Упрощенка", N 9, сентябрь 2006 г.)

Привычно и надежно. Только хлопотно

Во всем, что связано с наличными деньгами, организации должны придерживаться Порядка ведения кассовых операций в РФ. Несмотря на освобождение от бухгалтерского учета, "упрощенцы" здесь не являются исключением

Соблюдать единые требования при работе с наличностью индивидуальных предпринимателей и организаций, применяющих УСН, обязывает пункт 4 статьи 346.11 НК РФ. С этой целью фирмы обзаводятся кассовым аппаратом и кассовой книгой. Ответственность за сохранность ценностей и за ущерб, причиненный умышленно или из-за недобросовестного отношения, несет кассир, с которым при приеме на работу заключается специальный договор. Он не имеет права поручать исполнение своих обязанностей другим лицам.

См. пункты 32 и 33 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 N 40

В тех случаях, когда единственного на предприятии кассира требуется подменить, его функции по письменному приказу руководителя временно возлагаются на другого работника, с которым также заключается договор о материальной ответственности. Если кассир вынужден внезапно оставить работу (например, заболев), то находящиеся у него ценности пересчитываются и передаются другому кассиру (подменяющему работнику) в присутствии руководителя и главного бухгалтера или комиссии из назначенных руководителем лиц. Одновременно составляется акт, а затем его подписывают присутствующие.

О полной материальной ответственности см. в статье 244 ТК РФ

Часто в небольших компаниях кассу ведет главный бухгалтер. А вправе ли это делать приглашенный специалист, который отвечает за бухгалтерский учет фирмы? Со всеми, кто будет работать с наличными деньгами, обязательно подписывается договор о полной материальной ответственности. Но по ТК РФ данный договор возможен исключительно между работником и работодателем. Человек же со стороны, выполняет он отдельные задания или курирует целое направление, не связан с предприятием трудовыми отношениями. Таким образом, к операциям с наличностью должны допускаться только штатные сотрудники. Эту позицию занимает и Минфин (письмо от 25.05.2006 N 03-01-15/4-114).

Кассовые поступления

Форма N КО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88

Прием наличности производится по приходным кассовым ордерам (форма N КО-1). Их заполняют в одном экземпляре и подписывают у главного бухгалтера или у уполномоченного, указанного в распоряжении руководителя. Отрывная квитанция к приходному кассовому ордеру с подписями главного бухгалтера и кассира выдается лицу, сдавшему деньги. Она заверяется фирменной печатью (штампом) или оттиском кассового аппарата.

Наличные деньги могут быть взяты из банка (для выдачи заработной платы, подотчетных сумм на командировочные или хозяйственные расходы). В этом случае кассир выписывает банковский чек и получает наличные. Деньги принимаются в кассу по приходному кассовому ордеру; квитанцию кассир оставляет у себя.

Приходный кассовый ордер

Бланк можно оформить от руки или на компьютере.

В графе "Код по ОКПО" указывается код, присвоенный фирме Госкомстатом после регистрации. Его берут из информационного письма органа статистики.

В графы "Дебет" и "Кредит, корреспондирующий счет, субсчет" заносятся данные со счета и субсчета, выделенных для хозяйственной операции.

Графа "Кредит, код структурного подразделения" касается только обособленных подразделений. Код им присваивает головная организация.

Графу "Код целевого назначения" заполняют те, кому поступают средства целевого финансирования.

В строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции, к примеру "Возврат подотчетных сумм", "Оплата за отгруженный товар".

Строка "Сумма" служит для обозначения прописью полученной суммы. Обратите внимание: в отрывной квитанции такая строка тоже предусмотрена - сразу после поля для цифр.

НДС (цифрами), уплаченный покупателем в составе стоимости товара (работ, услуг), заносится в строку "В том числе". Если продукция не облагается налогом, а также если деньги сняты с расчетного счета или возвращены подотчетные средства, то пишется "Без налога (НДС)". Так как "упрощенцы" не платят НДС, они не выделяют его в первичных и платежных документах и в этой строке ставят прочерк.

В строке "Приложение" следует перечислить прилагаемые первичные и другие документы с номером и датой. Так, сняв деньги с расчетного счета, указывают номер и дату банковского чека; получив обратно неиспользованные подотчетные суммы, - номер и дату авансового отчета.

На заметку. Кассовый чек или приходный кассовый ордер?

Если от других организаций или индивидуальных предпринимателей за товары (работы, услуги) принимаются наличные деньги, используется контрольно-кассовая техника и пробивается чек. А нужно ли еще выдавать квитанцию к приходному кассовому ордеру?

Обратимся к нашему главному нормативному документу. В Порядке ведения кассовых операций не предусмотрено исключений при расчете с клиентами. Таким образом, всегда обязателен и кассовый чек, и приходный кассовый ордер. Так что с кассовым чеком клиенту должна вручаться и квитанция.

Чтобы выручку не отражать дважды, после снятия Z-отчета с контрольно-кассовой машины ее не нужно вписывать в кассовую книгу, так как она уже учтена по приходным кассовым ордерам

Пример 1

Юридическая консультация ООО "Закат" применяет УСН. 14 августа 2006 года фирма помогала В.Г. Синицыну составить договор дарения. Плату в размере 4000 руб. получила наличными деньгами. Как оформить приходный кассовый ордер?

Приходный кассовый ордер, выписанный ООО "Закат", (см. прил. 1). Квитанция, заверенная печатью, должна быть у клиента.

Лимит остатка

См. пункты 5 и 6 Порядка ведения кассовых операций в РФ

В кассе организации должна храниться только сумма, не превышающая лимит, который устанавливается обслуживающим банком. Остальные деньги сдаются в банк по согласованным с ним правилам в назначенные сроки.

Есть исключение. В соответствии с пунктом 9 Порядка ведения кассовых операций в РФ допускается иметь наличность свыше лимита, приготовленную для выдачи заработной платы, социальных выплат и стипендий. Однако эти деньги не могут находиться в кассе более трех рабочих дней. Для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям, установлен свой срок - до пяти дней.

Наличные суммы сдаются:

- в дневную или вечернюю кассу банка;

- инкассаторам;

- в общую кассу фирмы для последующей доставки в банк;

- на почту для перечисления в банк.

Расчет является приложением 1 к Положению о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.98 N 14-П

Фирмы должны ежегодно представлять в свой банк форму N 0408020 "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу". Как правило, лимит утверждается до начала календарного года. Но если с этим задержка, то, пока вопрос не решен, что принять за лимит - прошлогоднюю, заявленную или нулевую величину? Принять заявленную, так как независимо от того, когда лимит введен, он является действительным на весь календарный год (с 1 января по 31 декабря).

См. пункт 2.5 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.98 N 14-П

По просьбе организации лимит может пересматриваться в течение года согласно установленному порядку и договору о ведении банковского счета. Необходимость в этом возникает, когда, например, изменились объемы кассовых оборотов или условия сдачи выручки.

Заметим, что наказания за несогласование лимита с банком не предусмотрено. Однако, если расчет не оформлен, лимит признается нулевым и, естественно, любой остаток будет незаконным. Поэтому в этом случае всю выручку придется сдавать в банк.

Если же у предприятия несколько обслуживающих банков, оно представляет расчет в один из них по своему усмотрению. После ответа предприятие уведомляет другие банки, и при проверке учитывается тот лимит, о котором им сообщили.

Допустимый остаток определяется исходя из объема налично-денежного оборота с учетом рабочего режима фирмы, порядка и срока сдачи наличности, ее сохранности и оптимального графика перевозок.

Пример 2

ЗАО "ТК Восход", применяющее упрощенную систему налогообложения, занимается розничной торговлей. Работает с 10.00 до 22.00 без выходных. В сентябре - ноябре 2005 года выручка составила 573 300 руб., выплаты наличными деньгами - 207 000 руб., из которых:

- 121 000 руб. - зарплата сотрудников;

- 78 000 руб. - суммы по договорам с поставщиками;

- 8000 руб. - на хозяйственные нужды.

Рассчитаем лимит кассового остатка на 2006 год и заполним форму.

Показатели расчета будут следующими.

Среднедневная выручка:

573 300 руб. : 91 дн. = 6300 руб.

Среднечасовая выручка:

6300 руб. : 12 ч = 525 руб.

Среднедневной расход:

(207 000 руб. - 121 000 руб.) : 91 дн. = 945,05 руб.

Запрашиваемый лимит остатка наличности:

6300 руб. - 945,05 руб. = 5354,95 руб.

Заполненная форма представлена (см. прил. 2).

Поясним некоторые моменты. Если у фирмы обычный рабочий график (положим, с 9.00 до 18.00), а отделение банка или почта находятся рядом, то выручку можно сдавать ежедневно. Другое дело, если работа длится допоздна или все "приемные пункты" находятся на порядочном расстоянии. Тогда обычный способ сдачи выручки не подойдет, но можно воспользоваться вечерней кассой банка или вечерней инкассацией. Если у банка их нет, мероприятие придется проводить на следующий день. В особом положении находятся фирмы, работающие в выходные и праздники. Если они расположены в крупных городах, то выручку будут забирать ежедневно: условие об инкассации в выходные и праздничные дни обычно прописано в договоре с банком. В небольших населенных пунктах назначается периодичность - раз в столько-то дней. Тогда наличные, поступившие за субботу и воскресенье, можно относить в банк или на почту в понедельник.

В строке формы "Просим разрешить расходование выручки на" указывают цели, для которых предназначаются деньги (на оплату труда, командировочные расходы, хозяйственные нужды и т.д.). Однако если организация будет их использовать по-другому, то ей ничего не грозит.

Расчет составляют в двух экземплярах, подписывают у руководителя и главного бухгалтера и заверяют фирменной печатью. Один экземпляр остается в бухгалтерии, второй - поступает в банк.

Что делать, если лимит все же превышен? Предложим два выхода. Если у фирмы есть договор инкассации, то накопившиеся деньги можно оперативно отправить в банк и нарушения не будет. Если же нет, то в крайнем случае можно поступить так. Оформить выдачу денег под отчет кому-то из сотрудников (они обязательно должны быть перечислены в распорядительном документе!), чтобы на следующий день, когда те якобы их вернут, сдать деньги в банк. Но лучше этим не злоупотреблять.

Подробнее см. статью "Выдача средств под отчет: как сделать все правильно" // Упрощенка, 2006, N 3

При обнаружении в кассе сверхлимитных сумм скорее всего последует административное наказание. Фирму могут оштрафовать на 40 000-50 000 руб., должностных лиц - на 4000-5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Штрафы взимают налоговые инспекции. Это делается в течение двух месяцев с момента нарушения на основании банковского документа о проведенной проверке. Об этом говориться в пункте 1 статьи 4.5 КоАП РФ.

Выдача из кассы

Деньги выдаются по расходному кассовому ордеру и (или) другому документу (со штампом и реквизитами расходного кассового ордера), которым может служить платежная или расчетно-платежная ведомость, заявление, заверенные руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными лицами. Если на прилагаемых документах есть подпись руководителя, то на самом расходном кассовом ордере она необязательна.

Чтобы получить деньги, нужно обязательно иметь при себе удостоверение личности. Его реквизиты (наименование, номер, где и когда выдан) вписываются в расходный кассовый ордер. Для сотрудника достаточно пропуска с фотографией и его подписью.

На заметку. Общие правила оформления кассовых документов

Кассовые ордера разрешено заполнять только в день выдачи или приема денег. Ордера или заменяющие документы сначала отмечают в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (утвержден постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88) и только потом направляют в кассу. Журнал можно вести на компьютере.

Писать нужно четко, чернилами или шариковой ручкой. Подчистки и исправления недопустимы

В любом предъявляемом кассиру документе должен быть обозначен получатель. Если он действует по доверенности (форма N М-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 30.10.97 N 71а), то в ордере после него следует указывать доверителя.

При расчете с поставщиком через его представителя помимо доверенности требуется кассовый чек от поставщика.

Итак, в кассе разрешено хранить только определенную сумму, а все остальное следует сдавать. Если деньги отправляются непосредственно в банк, кассир фирмы заполняет специальный документ - Объявление на взнос наличными (приложение 3 к Положению ЦБ РФ от 09.10.2002 N 199-П).

Некоторые организации, у которых в штате несколько кассиров, ведут Книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме N КО-5 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88). Книга открывается на год. Ее ежедневно заполняет старший кассир. В начале рабочего дня он выдает своим подчиненным наличные суммы, необходимые для расходных операций. Получив их, кассиры расписываются в графе 4. В конце рабочего дня они сдают остатки денежных средств и кассовые документы, после чего старший кассир расписывается в графе 9.

Расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер оформляют в одном экземпляре и подписывают у руководителя, главного бухгалтера, кассира и получателя. Вместо директора и главного бухгалтера могут быть другие уполномоченные лица. Печать не нужна.

Правила заполнения остаются такими же, как и у приходного ордера. Есть маленькая особенность. В строку "Получил" сумма прописью вписывается самим получателем. Он же ставит дату и подпись.

Пример 3

К условиям примера 1 добавим, что 15 августа 2006 года сотрудница ООО "Закат" Н.П. Сергеева направлена в командировку (приказ от 14.08.2006 N 4/к). На командировочные расходы ей полагается 8300 руб. Как должна происходить выдача денег?

О том, как оформить командировку, см. статью "Если сотрудник направлен в командировку:" // Упрощенка, 2005, N 2

Кассир заполняет на Н.П. Сергееву расходный кассовый ордер (см. прил. 3). Получая деньги, сотрудница должна предъявить паспорт, а затем расписаться в ордере и поставить дату.

Расплачиваемся с работниками

Заработная плата, стипендии и пособия по социальному страхованию выдаются по платежной (расчетно-платежной) ведомости без расходных кассовых ордеров. На ее титульном листе должно стоять разрешение на выдачу денег, подписанное генеральным директором и главным бухгалтером или уполномоченными лицами.

Аналогично оформляются и разовые выплаты нескольким лицам (отпускные, командировочные, депонированные суммы и т. д.).

Как мы уже сказали, наличность для зарплаты может превышать лимит и храниться три дня. После этого в ведомости против фамилии лиц, не получивших денег, кассир ставит штамп или пишет "депонировано". В конце ведомости он подсчитывает выплаченные и невостребованные деньги, расписывается, а затем составляет реестр депонированных сумм. Если кто-то работал за кассира, он должен это указать в ведомости и расписаться. Кассиру и подменившему его работнику запрещено использовать одну ведомость. На депозит и выдачу составляется по расходному кассовому ордеру. Выплаченная зарплата записывается в кассовую книгу, а на ведомости ставится штамп "Расходный кассовый ордер N ___".

Депонированные суммы сдают в банк.

Такой порядок соблюдают, выплачивая зарплату штатным работникам. На всех других лиц полагается оформлять отдельные ордера или ведомость.

Инкассируем выручку

После окончания операционного дня доставить деньги в вечернюю кассу банка можно либо самим, либо через инкассаторов. При первом варианте все происходит обычно, о втором сейчас поговорим.

Расходы на инкассационные услуги учитываются при исчислении единого налога (письмо УФНС России по г. Москве от 03.03.2005 N 18-08/3/14694)

Транспортировать наличные деньги в банк могут его инкассаторы или сотрудники Российского объединения инкассации (Росинкаса). В любом случае фирма должна заключить договор. В нем указывают адрес предприятия, время приезда инкассаторов и стоимость услуг. Последняя обычно выражается в процентах от инкассируемой суммы.

Подписав договор, фирма заказывает пломбир и приобретает свинцовые пломбы. На пломбире должны быть выгравированы номер и ее сокращенное наименование или фирменный знак. Если деньги будут забирать из разных отделений фирмы, для каждого нужно изготовить свой пломбир.

В службу инкассации отправляется два экземпляра образцов оттиска каждого пломбира, которым будут опечатывать сумки. Образцы заверяет руководитель инкассации, нанося на шпагат ниже пломбы фирмы пломбу банка. Один экземпляр заверенных образцов возвращается. Их будут предъявлять инкассаторам кассиры отделов при передаче сумок с деньгами.

Подготовив деньги, кассир оформляет препроводительную ведомость в трех экземплярах. Первый вкладывается в сумку, второй передается инкассатору, на третьем инкассатор ставит свою подпись и печать подразделения инкассации. Последний экземпляр остается у кассира.

Обычно на каждую точку инкассации выдается по две сумки, чтобы можно было заранее упаковать деньги.

Приехавший инкассатор предъявляет кассиру служебное удостоверение, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и пустую сумку. В явочной карточке кассир отмечает сумму наличности (цифрами и прописью), которая должна совпадать с указанной в препроводительной ведомости, дату и номер сумки и показывает инкассатору образец оттиска пломбы.

Инкассатор проверяет записи. Заполнять явочную карточку могут только кассиры. Подчищать на ней или замазывать "штрихом" нельзя - ошибочную запись зачеркивают, на свободном поле делают новую и расписываются.

Обратите внимание - это очень важно! Заметив, что сумка порвана или документы неправильно оформлены, отправку нужно прекратить. В присутствии инкассатора разрешено устранять лишь такие ошибки и дефекты, из-за которых не нарушится его график. В остальных же случаях придется ждать повторного заезда в удобное инкассаторам время. Это указывается в явочной карточке.

На основании третьего экземпляра препроводительной ведомости с подписью и печатью инкассатора заполняются расходный кассовый ордер и кассовая книга. Плата за инкассаторские услуги обычно списывается со счета фирмы в безакцептном порядке в начале месяца, следующего за расчетным.

Кассовая книга

Все организации обязаны вести кассовую книгу по форме N КО-4, ежедневно отражая выданные и принятые суммы, а также остаток на начало и конец дня (см. прил. 4).

Кассовая книга утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88

В зависимости от числа кассовых операций ее заводят на год, квартал или месяц. После окончания положенного времени опечатывают и, пронумеровав листы, прошнуровывают. На последней странице концы шнура заклеивают бумажной полоской со штампом "В этой книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов", под которым должны расписаться руководитель и главный бухгалтер.

Подробно о кассовых операциях в подразделениях см. статью "Учет и отчетность при открытии обособленных подразделений" // Упрощенка, 2006, N 5

Организация ведет только одну кассовую книгу - на компьютере или от руки. Листы, оформляемые на компьютере, ежедневно распечатывают в двух экземплярах: один подшивают в кассовую книгу, второй (отчет кассира) - к накопленным за день приходным и расходным ордерам. Записи от руки делают чернилами или шариковой ручкой под копирку, сложив лист по линии отреза. Первая его часть остается в кассовой книге, вторая - отрывная - у кассира (после того как все намеченные на день операции закончены).

Заполнять лист начинают после строки "Остаток на начало дня", а заканчивают в ячейках "Остаток на конец дня", после чего кассир и бухгалтер его подписывают. Отражать операции за несколько дней на одном листе не разрешается.

Пример 4

Заполним кассовую книгу, используя данные из примеров 1 и 3, за 14 августа 2006 года (см. прил. 4). Примем, что остаток наличности на начало дня составлял 5000 руб.

Н.А. Теплова,

эксперт журнала "Упрощенка"

"Упрощенка", N 9, сентябрь 2006 г.