Приложение 4. Правила заполнения основных реквизитов регистрационной карточки

Приложение 4

к п.3.1.

Правила заполнения основных реквизитов регистрационной карточки

 Корреспондент        При     регистрации     поступающего     документа

                      записывается название организации (лица) -  автора

                      документа. При регистрации отправляемых документов

                      записывается   название   организации   (лица)   -

                      корреспондента.       Допускается       применение

                      сокращенного названия организации.

 Входящий номер       Заполняются     при      регистрации      входящей

 Дата поступления     корреспонденции.  В  этих  графах  отмечается дата

                      поступления   документа   и   номер,   присвоенный

                      документу при регистрации в Министерстве.

 Номер документа      Номер и дата, присвоенные документу  организацией-

 Дата документа       автором.

                      При   регистрации   исходящей   из    Министерства

                      корреспонденции или  внутреннего документа  в этих

                      графах указывается дата регистрируемого  документа

                      и его исходящий номер.

 Заголовок докумен-   Переносится   заголовок,    сформулированный    на

 та   или   краткое   документе.

 содержание

 Резолюция            Переносится   с   документа   основное  содержание

                      поручения, автор и дата резолюции, исполнитель.

 Срок исполнения*     Проставляется число,  месяц, год.  При регистрации

                      отправляемого инициативного документа записывается

                      дата ожидаемого ответа.

 Отметка  об испол-   Краткая запись решения вопроса по существу: дата и

 нении  (на  оборо-   номер  ответного  документа.  Если  не   требуется

 те карточки)         составление  письменного  ответа  -  запись  о том

                      когда, кем и как решен вопрос.

 Дело  (на  обороте   Номер  дела,   в  которое   подшит  документ,    в

 карточки)            соответствии  с   номенклатурой.  Делается   после

                      исполнения документа.

_____________________________

* Календарная шкала карточки используется для контроля за сроками исполнения документа; на ней отмечается дата, к которой должен быть исполнен документ.