Компьютерные "заморочки" (Е. Родионова, "Практическая бухгалтерия", N 11, ноябрь 2006 г.)

Компьютерные "заморочки"

Первые дни на новой работе часто становятся для главбуха очередным жизненным испытанием. Ведь всегда есть риск обнаружить "недоделки", оставленные бывшим сотрудником. Например, по части учета основных средств. Своим опытом делится москвичка Евгения Родионова.

"Я пришла главным бухгалтером в фирму в октябре 2006 года. Своего предшественника я не застала: он уволился сразу после того, как сдал квартальный отчет. Акт передачи дел был, но по его содержанию я поняла, что документ составили формально. Как оказалось, это - только "цветочки". А вот самое интересное началось, когда я стала проверять, как налажен учет основных средств.

Принтер стоимостью 6000 рублей был приобретен в 2005 году. Тогда же его ввели в эксплуатацию, а первоначальную стоимость списали на затраты. Насторожило то, что в составе основных средств компьютеров нет! Значит, формально подключать принтер было просто не к чему?! Конечно, физически он был подключен к старенькому компьютеру. Так что при необходимости работу принтера (а не его присутствие в качестве мебели) продемонстрировать можно кому угодно. А вот откуда взялся этот компьютер, мне еще предстояло выяснить.

Но, обо всем по порядку. Понятно, что раз принтер начали эксплуатировать в 2005 году, то и учитывать его надо было по нормам, которые действовали в это же время. Я решила ознакомиться с учетной политикой. То, что фирма в 2005 году (до вступления в силу изменений в ПБУ 6/01) учитывала периферийные устройства не в комплексе, а отдельно, меня слегка успокоило. Хоть здесь не "напортачили" и все сделали правильно. Ведь у принтера и компьютера разные сроки полезного использования: 37 и 48 месяцев, соответственно".

От редакции

В соответствии с классификацией основных средств (постановление Правительства РФ от 1 января 2002 г. N 1) электронно-вычислительная техника (включая персональные компьютеры и печатающие устройства к ним) относится к третьей амортизационной группе. Срок полезного использования такого имущества - от трех до пяти лет включительно.

"Дальше - больше. Никакой другой первички, кроме документов поставщика, на этот принтер не оказалось. Я работаю главбухом не первый год и повидала на своем веку не одну налоговую проверку. И мне прекрасно известно, что отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов. А это, в свою очередь, может ударить "по карману фирмы". Ведь штрафов по статье 120 Налогового кодекса Российской Федерации еще никто не отменял! Поэтому, чтобы контролировать эту "малоценку", я оформила на принтер следующие документы: акт по форме N ОС-1 и инвентарную карточку по форме N ОС-6. Ведь еще до внесения изменений именно этого требовал пункт 18 ПБУ 6/01".

От редакции

С 1 января 2006 года начали действовать поправки в ПБУ 6/01. В частности, изменения коснулись и пункта 5 ПБУ 6/01 (приказ Минфина РФ от 12 декабря 2005 г. N 147н). Теперь основные средства, стоимость которых не превышает 20 000 руб., по решению фирмы могут быть отражены в составе материально-производственных запасов. В этом случае по "малоценке" нужно вести документы, предусмотренные для материалов: приходный ордер, требование-накладную, карточку учета материалов. В свое время об этом говорили и сотрудники Минфина России (письмо от 30 мая 2006 г. N 03-03-04/4/98).

Списанное на расходы имущество со свойствами основных средств фирма, скорее всего, будет использовать в течение нескольких лет. Для контроля организация может отразить такие активы на забалансовом счете. Учитывать на счете 01 "Основные средства" фирме нельзя. Иначе проверяющие сочтут, что организация приняла решение амортизировать малоценку, исключат ее первоначальную стоимость из расходов и доначислят налог на имущество.

"Ситуацию с принтером вроде удалось "разрулить". Чего нельзя было сказать о компьютере стоимостью 15 000 рублей, к которому было подключено это печатающее устройство. Документов о вводе ПК в эксплуатацию я не обнаружила. Что меня, в общем-то, уже и не удивило. Поэтому я решила попытаться выяснить, почему компьютер оказался неучтенным.

В ходе проведения "следственных мероприятий" оказалось, что сразу же после покупки (ноябрь 2005 года) на компьютере стали работать. Акт о вводе в эксплуатацию составить никто не удосужился. Поэтому бывший бухгалтер, имея на руках только бумаги об оплате и получении имущества, сделал проводки только по этим операциям. В итоге компьютер так и остался "висеть" на счете 08 "Вложения во внеоборотные активы" по первоначальной стоимости 15 000 рублей.

У этой проблемы было довольно простое решение. Для этого мне просто нужно было составить первичный документ, констатирующий дату начала фактической эксплуатации (в ноябре 2005 года) и собрать подписи уполномоченных лиц. А вот проводку по дебету счета 01 "Основные средства" в корреспонденции с кредитом счета 08 сделаю в октябре (2006 года), когда и обнаружила ошибку, - подумала я. - Тогда же спишу в расходы всю накопившуюся амортизацию".

От редакции

Эта ситуация имеет налоговые последствия. За весь период с момента совершения ошибки до момента ее обнаружения придется пересчитать налог на имущество. Ведь основное средство не попало в налоговую базу, хотя и должно было попасть. А значит, придется пересчитать и налог на прибыль. При его расчете надо будет учесть в расходах дополнительно начисленный налог на имущество и амортизацию.

"Потом я задумалась. А нельзя ли первоначальную стоимость этого компьютера списать на затраты? Чтобы развеять все сомнения, я обратилась за советом к более опытным коллегам.

Они мне объяснили, что если бы компьютер был введен в эксплуатацию в 2006 году, то по новым правилам ПБУ 6/01 у меня появилась бы такая возможность. Но поскольку его начали эксплуатировать еще в 2005 году, то бухучет нужно вести по правилам, которые действовали на тот момент, то есть амортизировать.

Вот с такой ситуацией я столкнулась, устраиваясь на новую работу. В итоге для себя я решила, что самый оптимальный вариант передачи дел - это аудиторская проверка перед увольнением прежнего главбуха и приходом нового. Ведь в аудиторском заключении не только напишут о недочетах, но и дадут рекомендации, как их исправить. А своим коллегам хочу пожелать следующее: перед приемом дел на новой работе обязательно ознакомьтесь с документацией фирмы и укажите в акте приемки-передачи все обнаруженные несоответствия, а также недостающие бумаги".

От редакции

Передают те документы, за которые отвечает непосредственно главный бухгалтер. Так, если в штате бухгалтерии есть кассир, то кассу передавать не надо. А вот ведение учета, отчетности, формирование учетной политики - это прямые обязанности главного бухгалтера (п. 2 ст. 7 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ, далее - Закон). Налоговый учет - тоже его прерогатива.

За какой период передают документы? Все бухгалтерские документы должны храниться не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона). Но особое внимание следует обратить на последние три года деятельности фирмы, которые непосредственно предшествовали году проведения проверки. Ведь согласно статье 87 Налогового кодекса именно за этот период налоговые органы имеют право проверить организацию.

Е. Родионова

"Практическая бухгалтерия", N 11, ноябрь 2006 г.