Вопрос: Программа "1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений" не позволяет выгружать счет 208.01 "Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате" в программу "1С:Зарплата и Кадры". Нужно удерживать из заработной платы суммы, выданные сотрудникам под отчет, и начислять на них НДФЛ в случае, если сотрудник не отчитался вовремя за подотчетные суммы. Может, это не 208 счет? Подскажите, пожалуйста, проводку ("БУХ.1С", N 11, ноябрь 2006 г.)

Программа "1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений" не позволяет выгружать счет 208.01 "Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате" в программу "1С:Зарплата и Кадры". Нужно удерживать из заработной платы суммы, выданные сотрудникам под отчет, и начислять на них НДФЛ в случае, если сотрудник не отчитался вовремя за подотчетные суммы. Может, это не 208 счет? Подскажите, пожалуйста, проводку.

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

При выдаче подотчетных сумм возможны 2 ситуации:

1. Работник произвел расходы сверх норматива. По распоряжению руководителя учреждения расходы сверх норматива принимаются за счет учреждения.

Сверхнормативные расходы являются материальной выгодой работника и трактуются как оплата труда, их надо обложить НДФЛ и начислить другие налоги с ФОТ. Но если выплаты не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль, то на них не начисляется ЕСН (письмо Минфина России от 03.03.2003 N 04-04-04/22). Что касается НДФЛ, то есть еще одно исключение - не облагаются сверхнормативные командировочные расходы в части расходов по проезду, по найму жилья, если они предусмотрены коллективным договором или локальным нормативным актом организации (Постановление ФАС СЗО от 09.03.2005 N А52/3844/2004/2).

2. По истечении 3-х дней после окончания командировки работник не представил авансовый отчет и документы о произведенных расходах и не вернул подотчетную сумму.

Согласно статье 137 ТК РФ для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, может быть произведено удержание из заработной платы работника.

По распоряжению руководителя учреждения эту сумму надо вычесть из заработной платы. При этом следует учитывать требование статьи 138 ТК РФ: общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику. При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником во всяком случае должно быть сохранено 50 процентов заработной платы.

Рассмотрим, как эти ситуации отражаются в учете.

1) Работник израсходовал подотчетные средства сверх норматива. По распоряжению руководителя учреждения расходы сверх норматива принимаются за счет учреждения.

Таким образом, в бюджетном учете вводится проводка:

Дебет 401.01.ХХХ Кредит 208.ХХ.660

Разницу надо обложить НДФЛ и другими налогами.

Факт начисления сотруднику сверхнормативной выплаты не регистрируется в бюджетном учете, т.к. это, по сути, материальная выгода.

Суммы налогов, исчисленные с материальной выгоды, следует отразить в бухгалтерской программе обычными проводками по удержаниям из заработной платы (и начислениям с ФОТ).

При использовании программы "1С:Зарплата и Кадры 7.7" суммы сверхнормативных выплат вводятся в ней, а все начисления и удержания рассчитываются автоматически, проводки по результатам расчета можно выгрузить и загрузить в программу "1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений".

Справка

Для регистрации сверхнормативных выплат в программе "1С:Зарплата и Кадры 7.7" существует предопределенный вид расчета "Сверхнормативные выплаты".

На сотрудника регистрируется документ "Ввод расчета сотруднику", в качестве начисления указывается - "Сверхнормативные выплаты".

Обратите внимание, что вид расчета "Сверхнормативные выплаты" входит в расчетную базу налогов с ФОТ.

Поэтому, если выплата облагается только НДФЛ, необходимо для такой выплаты ввести новый вид расчета и исключить его из расчетной базы налогов с ФОТ.

Для отражения в бюджетном учете суммы исчисленного НДФЛ и начисления налогов с ФОТ (ЕСН, взносы в ПФР и т. д.), необходимо в документе "Ввод расчета сотруднику", на закладке "Бух. и налог. учет" задать шаблон проводки.

Правило настройки шаблона проводки следующее. Указывается счет дебета и объекты аналитики по дебету, счет кредита не заполняется. Начисление по такому шаблону не будет выгружено в бухгалтерскую программу, т.к. не задан счет кредита, а исчисленный НДФЛ и налоги с ФОТ будут отражены в бюджетном учете по счету, указанному в дебете шаблона проводки.

В качестве счета дебета следует указать счет учета расходов (401.01), источник финансирования и КБК.

Это нужно для того, чтобы провести удержания из заработной платы и начисление налогов с ФОТ по соответствующим КБК и источнику финансирования.

2) Работник не вернул подотчетную сумму, ее нужно вычесть из заработной платы.

Удержания из заработной платы отражаются в бюджетном учете по кредиту счета 304.03 "Расчеты по удержаниям из оплаты труда". По нашему мнению, счет 304.03 следует использовать и в случае удержания из заработной платы невозвращенных остатков подотчетных сумм: Дебет 302.01 Кредит 304.03.

Далее производится зачет удержания, произведенного для погашения невозвращенной подотчетной суммы:

Дебет 304.03 Кредит 208.ХХ

Таким образом, как в ситуации 1, так и в ситуации 2, счет 208 "Расчеты с подотчетными лицами" не участвует в расчете заработной платы, и его выгрузка в программу "1С:Зарплата и Кадры" не требуется.

Поэтому в программе "1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений" не предусмотрена выгрузка счета 208 "Расчеты с подотчетными лицами" при выгрузке плана счетов.

Справка

В ситуации 2 в программе "1С:Зарплата и Кадры 7.7" необходимо зарегистрировать удержание.

Ввести новый вид расчета в справочнике "Виды расчетов" как удержание со способом расчета "Фиксированной суммой".

Затем следует зарегистрировать документ "Ввод расчета сотруднику", указав в качестве удержания введенный расчет.

Настройка отражения данного удержания в бюджетом учете:

1. Если удержание необходимо отразить по конкретному источнику финансирования, то шаблон проводки необходимо задать в документе "Ввод расчета сотруднику", которым зарегистрировано данное удержание, и в шаблоне проводки задать счета дебета и кредита с точностью до источника финансирования и КБК. При этом в качестве счета дебета указывается счет 302.01, в качестве счета кредита указывается субсчет счета 304.03.

2. Если удержание необходимо отразить в бюджетном учете по источникам финансирования пропорционально начисленной заработной плате, то в документе "Ввод расчета сотруднику" не указывается шаблон проводки. Шаблон проводки указывается у вида расчета в справочнике "Виды расчетов".

Счет дебета не указывается, а в качестве счета кредита задается счет-группа 304.03.

Далее в программе "1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений" производится зачет удержания, произведенного для погашения невозвращенной подотчетной суммы:

Дебет 304.03 Кредит 208.ХХ.

Данную проводку следует ввести вручную.

Методисты фирмы "1С"

1 ноября 2006 г.

"БУХ.1С", N 11, ноябрь 2006 г.