Транспортный вопрос: свой автомобиль или чужой? (Ю. Горбик, "Московский бухгалтер", N 21, ноябрь 2006 г.)

Транспортный вопрос: свой автомобиль или чужой?

Фирмам, имеющим на балансе автомобиль, придется, как и раньше, платить имущественный и транспортный налоги. Госдума в конце октября отклонила внесенный законопроект об отмене двойного налогообложения. Но у компании есть альтернатива. Читайте о ней в нашей статье.

Купили машину

Компании следует зарегистрировать купленное транспортное средство, а также получить талон о прохождении государственного технического осмотра. Госпошина и плата за проведение ТО, уплачиваемые в связи с приобретением основного средства, будут включаться в первоначальную стоимость объекта. Эту стоимость учитывают, в частности, для исчисления налога на имущество организаций. Разъяснение по данному вопросу дали специалисты Минфина в письме от 5 июля 2006 г. N 03-06-01-04/138. Первоначальная стоимость имущества будет равна сумме, перечисленной продавцу, за минусом НДС.

Налоговики в письме УФНС по г. Москве от 2 марта 2006 г. N 20-12/16322 разъяснили, что если машина используется в производственных или управленческих целях, то затраты на приобретение полисов ОСАГО и КАСКО фирмы вправе учесть в целях налогообложения прибыли. Такие суммы признаются в качестве расходов на обязательное и добровольное страхования имущества (ст. 263 НК).

Корм для железного коня

Основной документ, на основании которого топливо можно включить в состав расходов, - путевой лист. Его следует выписывать на каждый автомобиль. В конце рабочего дня водитель должен сдать документ в бухгалтерию.

Предприятия используют унифицированную форму документа, которая утверждена постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. N 78. Такой бланк обязателен для применения в автотранспортных компаниях. Что касается других фирм, то они могут разработать свой путевой лист, который должен содержать: наименование документа, дату его составления, название организации, содержание хозяйственной операции, измерители в натуральном и денежном выражениях, а также должностные лица и их подписи. При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, что-бы на их основании можно было судить об обоснованности произведенных расходов (письмо Минфина от 7 апреля 2006 г. N 03-03-04/1/327).

Многие не пишут в документе маршрут следования транспорта. Специалисты финансового ведомства в письме от 20 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/129 пояснили, что цель составления путевого листа - подтверждение обоснованности затрат по ГСМ. Документ, у которого отсутствует такая информация, не может удостоверить произведенные расходы на приобретение топлива. Стоимость ГСМ, купленного за наличный расчет, нужно подтвердить кассовыми чеками. Бензин списывают в расходы в том количестве, которое было потрачено на служебные поездки, если это отражено в путевых листах.

Налоговый кодекс не предусматривает какого-либо нормирования расходов на топливо. Однако налоговики требуют учитывать в затратах ГСМ в пределах установленных норм расхода топлива, утвержденных Минтрансом от 29 апреля 2003 г. Такие требования не совсем обоснованы. Для того чтобы избежать проблем с контролерами, можно утвердить нормативы приказом руководителя.

Прочие радости

Машину время от времени нужно мыть, чтобы у нее был респектабельный вид и не возникало проблем с ГИБДД. Специалисты Минфина в письме от 20 июня 2006 г. N 03-03-04/1/530 пояснили, что мойку автомобиля следует учитывать в прочих расходах, связанных с производством и реализацией. Одновременно чиновники указали, что такие затраты должны быть документально подтверждены, согласно правилам статьи 9 закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ.

Расходы на обслуживание транспорта в налоговом учете относят к прочим расходам. Они уменьшают налогооблагаемую прибыль компании. Кроме того, фирма имеет право на вычет НДС по ремонту, выполняемому автосервисом, если сторонняя организация платит данный налог и на эту сумму есть счет-фактура и подписанный с двух сторон акт выполненных работ. В случае починки транспорта своими силами НДС принимают к зачету по приобретенным запчастям при условии, что выполнены требования, установленные статьей 171 Налогового кодекса.

Взяли автомобиль в аренду...

Не всегда у компании есть достаточно средств на покупку машины. Многие фирмы в такой ситуации заключают договор аренды транспортного средства со сторонними организациями либо с физическими лицами. Гражданский кодекс различает два вида таких соглашений: аренда с экипажем и без.

Основное отличие их в том, что в первом случае арендатору только предоставляется имущество во временное пользование, а во втором еще и оказываются услуги по использованию транспорта.

При договоре с экипажем арендодатель отвечает за техническую эксплуатацию (ст. 632 ГК). Расходы по оплате работы водителей, затраты на приобретение топлива и других материалов несет именно он. В целях исчисления налога на прибыль расходы фирмы-арендатора, связанные с внесением платы за использование объекта, относят к категории прочих, связанных с производством и реализацией (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК). Потраченные средства на оплату ГСМ и запчастей включают в состав материальных затрат на основании статьи 254 Налогового кодекса. Другие расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией имущества, фирма вправе учитывать при налогообложении прибыли при условии, что они обоснованы и документально подтверждены. Ремонт и страховку имущества должен оплачивать арендодатель (ст. 634 ГК).

Несмотря на то что арендные платежи ЕСН не облагаются, могут быть конфликты с налоговой инспекцией. Контролеры считают, что часть оплаты по договору с экипажем идет на зарплату водителю, а это уже объект обложения ЕСН (письмо от 10 февраля 2004 г. N 04-04-06/21). Такое мнение противоречит гражданскому законодательству, которое не предусматривает разделение между платой за машину и за работу водителя.

Тем не менее, во избежание проблем лучше заключать договоры аренды без экипажа. Затраты компании на покупку ГСМ и запчастей в таком случае могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, если они соответствуют критериям, изложенным в пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса (письмо Минфина от 28 декабря 2005 г. N 03-03-04/1/463). По такому соглашению, арендатор обязан проводить текущий и капитальный ремонты (ст. 644 ГК). Если автомобиль используют в производственных целях и есть все документы, подтверждающие затраты фирмы, то со списанием расходов проблем не возникнет. Относительно топлива ситуация немного сложнее, ведь Гражданский кодекс не обязывает арендатора осуществлять такие расходы, а только предоставляет возможность сторонам самостоятельно решить этот вопрос. Таким образом, если в договоре аренды прописано, что расходы по эксплуатации транспортного средства несет арендатор, то средства, потраченные на приобретение ГСМ, фирма вправе учесть при налогообложении прибыли. Для списания топлива также необходимо использовать путевые листы.

...У своего сотрудника

Нередко компании арендуют транспортные средства у своих сотрудников. В такой ситуации также оформляется один из указанных договоров. Но возможен и третий вариант. Фирмы вправе выплачивать работнику, с которым заключен трудовой договор, компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях (ст. 188 ТК). Работодатель в такой ситуации обязан будет покрыть сотруднику расходы, связанные с использованием машины. Компенсация и возмещение затрат не подлежат налогообложению ЕСН и НДФЛ (ст. 238 и ст. 217 НК). Налог на доходы с физических лиц удерживается только в случае, если работодатель оформит страховку на арендованное имущество, так как в полисе ОСАГО будет указан определенный сотрудник. Следовательно, такие расходы являются личными затратами работника. Единственный аргумент фирмы в такой ситуации, что машину используют исключительно для нужд предприятия.

Суммы возмещения и компенсации принимают к налоговому учету в пределах установленных норм (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК). Они прописаны в постановлении правительства от 8 февраля 2002 г. N 92. Так, если эксплуатируют машину с рабочим объемом двигателя до 2000 куб.см, то компенсация составит 1200 рублей в месяц. Если объем двигателя превышает данный показатель, то 1500 рублей. При применении такого метода использования транспортного средства необходимо помнить об экономической обоснованности затрат. В расходы можно списать сумму компенсации при эксплуатации автомобиля только в служебных поездках.

Итак, приобретение машины в собственность требует единовременного расхода значительных денежных сумм. При покупке автомобиля следует помнить, что после ввода основного средства в эксплуатацию фирме придется уплачивать налог на имущество. Арендованные же машины учитывают на забалансовом счете предприятия, и данный налог на их стоимость не начисляется.

Ю. Горбик

"Московский бухгалтер", N 21, ноябрь 2006 г.