Вопрос печати (А. Мишина, "Расчет", N 12, декабрь 2006 г.)

Вопрос печати

Если на документе отсутствует печать, возникает чувство, что он недооформлен или оформлен неверно. А главное, что такой документ не имеет никакой юридической силы. Так ли это?

Печати бывают разные

Каждая российская фирма должна иметь свою печать. На ней обязательно должно быть указано наименование компании и место ее нахождения (п. 7 ст. 2 Закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах"; п. 5 ст. 2 Закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью"; п. 4 ст. 3 Закона от 12 января 1996 г. N 7-ФЗ "О некоммерческих организациях"). Однако вышесказанное совсем не означает, что печать организации должна красоваться решительно на каждой "фирменной" бумажке.

Бытует мнение, что прямое и чуть ли не единственное предназначение печати - заверять подписи на документе. Поэтому участники сделки предпочитают, чтобы заветный оттиск был там. Многие фирмы решают работать не с одной, а с несколькими печатями. Как правило, одна печать - для финансовых документов. Ее же обычно используют для оттиска на банковской каточке фирмы. Вторая - "Для договоров". Она заверяет подпись тех, кто уполномочен подписывать тот или иной контракт, а также дополнения и соглашения к нему. Еще могут быть печати "Для склада", "Для корреспонденции" и так далее.

Вот тут и возникает вопрос - какой печатью должна быть заверена бумага, чтобы считаться официальным документом. На самом деле найти ответ несложно. Для того, чтобы развеять сомнения о легитимности документа, полученного от контрагента, достаточно запросить у него приказ по компании, в котором установлено "введение в действие" всех печатей. В этом приказе обычно указывают, на каких документах какие печати должны стоять. Например, печать "Для склада" может стоять на актах приемки товара (форма ТОРГ-1), а печать "Для корреспонденции" - используется для деловой переписки, которую ведут менеджеры фирмы.

Впрочем, использование специальной печати можно изначально предусмотреть в самом договоре.

На договоре - по доброй воле

Организация во время своей деятельности "производит" массу документов. И добрую часть из них составляют договоры. Поэтому вопрос наличия (или отсутствия) на них печати - один из насущных для бухгалтера. "При оформлении сделок, - объясняет аудитор Роман Фильченко, - скрепление договоров печатью считается лишь дополнительным требованием. Оно может быть закреплено законодательством или его могут выдвинуть партнеры по сделке (п. 1 ст. 160 ГК. - здесь и далее прим. ред.). Ну, а если в законодательстве или в самом договоре такого указания нет, то скреплять договор печатями не обязательно. Будет вполне достаточно, чтобы он был просто подписан обеими сторонами. Правомерность этого подхода поддерживают и судьи. Так, например, налоговая придралась к договору, на котором отсутствовала печать, и отказала фирме в возврате экспортного НДС. Организация подала иск в суд. Арбитры встали на сторону компании и указали инспекторам, что "наличие печати не отнесено к обязательному требованию, предъявляемому к письменной форме сделки" (постановление ФАС Московского округа от 25 января 2005 г. по делу N КА-А40/12921-04). И, значит, претензии налоговой незаконны.

Попытки "опорочить честное имя" договора без печати чиновники и недобросовестные партнеры предпринимают постоянно. Они пытаются выдать "беспечатный" контакт либо за недействительный, либо за незаключенный. А иногда за недействительный и незаключенный одновременно. Разоблачаем оба обвинения.

Недействительным договор может оказаться по нескольким причинам. И одна из них - неправильное оформление. Договор можно посчитать неправильно оформленным, если, например, не соблюдена его форма (ст. 158, ст. 161, п. 2 ст. 162 ГК). Или контракт не прошел госрегистрацию, хотя в силу закона должен быть зарегистрирован (п. 1 ст. 165 ГК). Либо вовсе сделка не заключена в письменной форме (п. 2 ст. 162 ГК). Но понятие "письменная форма" включает лишь составление "документа, выражающего содержание" сделки (то есть самого договора) и подписи этого документа (пункты 1 и 3 ст. 160 ГК). Заметьте, о печати речи не идет. Соответственно, ее отсутствие не может свидетельствовать о недействительности контракта.

С признанием договора незаключенным дело обстоит так. По законодательству заключенным договором считают тот, в котором согласованы все его существенные условия. И если все эти условия четко прописаны в контракте, то сомневаться в том, что он - заключен, нет оснований. Понятно, что существенные условия для разных видов договоров - разные. Но требования о наличии печати в "существенном" списке нет (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 30 ноября 1998 г. N Ф09-1032/98-ГК).

В силу закона

Если проставление печати в договорах - дело добровольное, то на некоторых других документах ее наличие - обязательно. К этим документам относятся, например, отдельные формы первичных документов, составленных по официально утвержденным унифицированным формам. Необходимость печати на них указывается наличием аббревиатуры "М.П.". Например, на бланке товарной накладной (форма N ТОРГ-12, утвержденная постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 г. N 132) есть место для печатей и фирмы-продавца, и фирмы-покупателя. Соответственно, если место рядом с "М.П." пустует, то считается, что в документе отсутствует необходимый реквизит и бумага - недействительна.

Отдельные предписания Росстата по заполнению некоторых унифицированных форм также содержат прямое указание о необходимости "проштамповки". Например, указания по заполнению формы 4-П "Путевой лист грузового автомобиля" (утвержденной постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. N 78). Получается, без печати этот документ будет составлен с нарушениями.

Наличие печати фирмы на доверенности, выданной ее представителю, также закреплено в законодательстве (пункт 5 ст. 185 ГК). Это касается любых доверенностей: на получение грузов (форма М-2, утвержденная постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 г. N 71а); на представление интересов фирмы в суде (пункт 5 ст. 61 АПК), налоговой и других учреждениях; на проведение переговоров и обмен документами с партнерами.

Обратите внимание, что с документами, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, ситуация несколько другая. Правила их оформления указаны в пункте 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете и в пункте 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности (утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н).

Итак, в документах должны присутствовать лишь следующие реквизиты:

наименование документа;

дата его составления;

наименование организации, которая составила документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

и личные подписи, и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники - ЭЦП).

Как видите, печати в данном перечне нет.

Полноценная электронная замена

Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) сегодня является подспорьем для быстрого и надежного обмена документами. Партнеры вправе воспользоваться ею, если они оговорили это при заключении договора (пункт 2 ст. 160 ГК). То, что ЭЦП "заменяет" собственноручную подпись сотрудника - это понятно. А как же быть с печатью? Ответ прост: электронно-цифровая подпись, присутствующая на документе, "является" не только подписью как таковой, но и печатью (ст. 19 Закона от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи"). Поэтому скреплять ЭЦП можно не только те документы, "опечатывание" которых происходит по воле сторон, но и те, печать на которых необходима в силу закона. "Один из наших партнеров, - делится бухгалтер Оксана Савинова, - высылает нам доверенность на своего представителя, подписанную с помощью ЭЦП. Эта доверенность дает сотрудникам фирмы-поставщика право принимать участие в составлении и подписывать акты при недостаче поставленных товаров (форма ТОРГ-2)".

Договор поставки N 165/45-8/2006

     г. Москва                                       "26" октября 2006 г.

ООО "Актив", именуемое в дальнейшем Покупатель, в лице генерального директора Ильина Дмитрия Викторовича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и ООО "Пассив", именуемое в дальнейшем Поставщик, в лице директора Ефимовой Веры Сергеевны, действующего на основании Устава с другой стороны, заключили настоящий Договор о нижеследующем:

...........

8. Заключительные положения

8.1. Настоящий Договор вступает в силу с момента его подписания сторонами и действует до 31 декабря 2006 г.

8.2. При подписании настоящего Договора наличие печати на подписях сторон обязательно.

8.3. Стороны договорились, что Покупатель вправе использовать круглую печать с указанием его наименования и надписью "Для договоров".

8.3. При подписании настоящего Договора представители сторон обязаны предоставить друг другу документы, подтверждающие их право на подписание договоров. Кроме того, каждая из сторон обязана предоставить другой стороне копии документов (приказы, доверенности и пр.) с указанием лиц, имеющих право подписывать товарные накладные, счета-фактуры, акты и прочие документы, связанные с исполнением настоящего Договора.

А. Мишина

"Расчет", N 12, декабрь 2006 г.