Восемь шагов к идеальной бухгалтерии ("Расчет", N 12, декабрь 2006 г.)

Восемь шагов к идеальной бухгалтерии

От аврала до аврала живет российский бухгалтер, искренне полагая, что это "рабочая ситуация". А ведь вроде бы и чай не пьет (больше разумного) и разговоры "не разговаривает". Еще и компания растет и валит на бухгалтерию все больше и больше нагрузки. Но об увеличении штата директор и слышать не хочет. "Что делать?" - печально вопрошает главбух. "Оптимизировать работу бухгалтерии!" - жизнеутверждающе отвечаем мы.

Справляется ли ваша бухгалтерия с объемом работы?

25% да, мы делаем все и в срок

39% да, конечно, бывают авралы в отчетный период, но я считаю, что это нормально

16% нет, мы многое не успеваем сделать, так как у нас маленький штат

6% нет, законодательство постоянно меняется и приходится каждый раз перестраиваться

9% нет, не успеваем из-за того, что другие подразделения долго держат документы

5% нет, подводит недостаточная квалификация некоторых работников бухгалтерии

Мы предложили ответить на вопрос, справляется ли их отдел со своей работой. Оказалось, что у четверти опрошенных дела обстоят как нельзя лучше. Они успевают сделать все и в срок. А вот 39-и процентам респондентов иногда приходится пропускать любимый вечерний сериал - в горячую отчетную пору они работают в авральном режиме.

Более чем для трети участников опроса авралы - обычная рабочая ситуация. При этом 9 процентов бухгалтеров обвиняют в своих несчастьях коллег, которые затягивают работу с первичкой, а 6 процентов - законодателей, которые сами не могут понять, что им нужно и поэтому то и дело меняют законы. Но большая часть страдальцев считают, что все дело в кадрах. Из них 16 процентов уверены, что проблема в нехватке сотрудников, а 5 - недовольны профессиональной квалификацией коллег.

Правильно поделите участки

Оговоримся сразу - каждое подразделение компании является производителем определенного продукта. В том числе и бухгалтерия. Под продуктом подразумевается знакомый каждому работнику финансовой службы набор операций: проводки, первичка, истребование документов и т.д. Очень часто бухгалтер не понимает, какого овеществленного результата от него ожидают, и это является одной из причин завалов.

В идеальной бухгалтерии каждый работник производит какой-то продукт сообразно своей функции. Стало быть, от грамотного деления на участки зависит и вполне ощутимый плод бухгалтерской работы. Делить ли работу подразделения по операциям: касса, банк, зарплата, основные средства и расчеты с поставщиками-покупателями - или взять более крупное дробление - на бизнес-процессы, как, например, в холдинге, где бухгалтеров распределяют по номенклатуре услуг (аудит, консалтинг и т.д.).

Кто-то классифицирует по одним только объектам деятельности. Например, если у компании большие объемы капитального строительства одних бухгалтеров "сажают" на монтаж оборудования, а других - на строительство сооружений. А в крупной компании, где несколько систем налогообложения, - по режимам.

В любом случае нет универсального правила, как лучше. Есть только несколько советов: выделять участки в зависимости от объемов предприятия и группировать по наличию взаимосвязи.

Группируйте взаимосвязанные участки

В любом случае в каждой фирме есть зарплатный участок, к которому традиционно прикрепляют кадры. Это значит, что ведущему его бухгалтеру полезно уметь пользоваться специальными автоматизированными программами, а также владеть трудовым законодательством.

"На участках "Расчеты с покупателями и поставщиками" удобно совмещать обязанности по ведению журналов счетов-фактур, выданных и полученных, соответственно, и, следовательно, книги продаж и покупок, - считает Александр Волков, начальник департамента консалтинга аудиторско-консалтинговой группы "АРНИ Polaris International". - Расчеты с подотчетными лицами удобно поручить сотруднику, исполняющему обязанности кассира. Конечно, о совмещении нескольких участков учета не может быть и речи, если по ним проводится большое количество операций и обеспечить надлежащее ведение учета одному сотруднику физически невозможно".

Другой, менее распространенной, но не менее значимой преградой на пути к построению работающей, как часы, бухгалтерии является неэффективная расстановка сил финансовой службы. Бухгалтеру кажется, что ему нужен новый сотрудник. Хотя на самом деле нужно просто правильно распределить имеющиеся ресурсы.

Выбирайте: "универсальный бухгалтер" или "узкий специалист"

Некоторые главные бухгалтеры в стремлении сделать "как лучше" пытаются провести в своей вотчине рокировку. Им все кажется, что человек, сидящий годами на одном и том же участке, устает и глаз у него "замыливается". Да и к тому же "универсальный" бухгалтер лучше, чем "узкий специалист", потому что сможет без проблем заменить другого работника на время отпуска или болезни.

Необходимо ли на самом деле переводить сотрудников с одного участка работы на другой? С этим вопросом мы обратились к Татьяне Курдюмовой, бизнес-тренеру, консультанту, руководителю проекта Бухтренинг.Ру. Татьяна советует "плясать" от того, какую бухгалтерию в итоге вы хотите получить: мобильную и творческую, с мелкими огрехами или же гарантирующую стабильность и аккуратность, но без взаимозаменяемости и возможности перемещения сотрудников: "Идеальный бухгалтер - это классический рационал, нацеленный на процесс. Для него нормальна монотонная работа, иначе бы в свое время он оказался на студенческой скамье творческого, а не финансового вуза, и если у него нет жажды объять необъятное, то не надо его дергать, меняя участки. Это вам кажется нормальным куда-то двигаться и развиваться, а другому хочется спокойствия и привычной знакомой работы".

С мнением бизнес-тренера попыталась поспорить главный бухгалтер из Калининграда Мария Синельникова. В своей фирме она пытается "тасовать" "банк-кассу" и "поставщиков-покупателей". Конечно, с учетом желания человека завоевывать профессиональные вершины: "Сначала бухгалтеры, не отрываясь от основной своей работы, вводят новичка в курс дела, а затем, когда тот созрел, отпускают в свободное плавание, правда, под первоначальным наблюдением". Те, у кого случались авралы (а наш опрос выявил, что таких большинство) не будут спорить, что эта схема "перестановки слагаемых" надежно страхует, когда сотрудник уходит в отпуск, болеет или увольняется.

Учитывайте темперамент

Следующее решение мы предлагаем для тех бухгалтеров, кто уже жонглировал участками, но остался неудовлетворенным и готов к творческим экспериментам. Можно попробовать распределить бухгалтеров по участкам не только в зависимости от опыта, но и от характера работы, и от психотипа личности. Такой способ внедрила в своей фирме бухгалтер Елена Шабашникова из Петропавловска-Камчатского.

"На участках, где очень много мелкой рутинной работы, холерик работать не сможет, - считает Елена. - А есть участки, которые постоянно требуют мысли, движения вперед, потому что динамичное законодательство не дает расслабиться - вот тут-то его темперамент придется кстати.

Бухгалтер, который "сидит" на кассе, должен быть энергичным сангвиником: легко бежать в организации, обслуживающие ККМ, к кассирам-операционистам и, конечно, в банк с чеками. Если нагрузка маленькая, можно уполномочить вести работу с банками, то есть платежные поручения и выписки навесить".

Этому же мнению вторит и Светлана Глухова, финансовый директор Консалтинговой группы "Лекс": "Своих бухгалтеров я распределяю по участкам в зависимости от уровня профессионализма и делового общения. Самым квалифицированным и ответственным поручаю отчеты. Самому общительному - материалы или реализацию. Это должны быть очень вежливые, терпеливые, умеющие уговаривать и "задружиться по телефону" люди. Самого оперативного - в строительство, где большой объем номенклатуры и надо уметь быстро делать по ней проводки. А в торговле такой человек будет идеален на закупке товара. Бухгалтер, сидящий на "банке-кассе", должен быть аккуратным "крючкотвором", не робеющим спросить - чтобы не искать полгода отправленные не туда по ошибке суммы".

В идеале, посоветовала Татьяна Курдюмова, в бухгалтерии должны быть сотрудники разных типов. Кто-то будет постепенно осваивать новые участки бухучета, со временем становясь все более широкопрофильным и приближаясь к позиции заместителя главного бухгалтера. А кто-то будет вечно оставаться на своих "насиженных" участках, обеспечивая вам стабильность, гарантию качества, уверенность и покой.

Автоматизируйте все, что можно

Многие бухгалтеры жалуются на то, что им приходится отвлекаться от своих прямых обязанностей и вникать в компьютерные "заморочки" вместо того, чтобы полноценно погрузиться в работу. В этой связи целесообразно включить автоматизатора именно в штат бухгалтерии. Нелишним для него станет знание бухучета, иначе компьютерному гению сложно будет понять данное ему задание. "В этом случае ваше подразделение не будет зависеть от каких-то обслуживающих фирм и приходящих мальчиков, - поделилась с нами бухгалтер из Северодвинска Ангелина Рыжкова. - В нашей фирме программист очень быстро проникся бухучетом вообще и спецификой предприятия и учета в частности".

Техническое задание для "компьютерщика" должно быть конкретным и с четко описанными параметрами. При розничной торговле значительно автоматизирует и ускоряет работу торговый терминал на кассе, то есть не обычная ККМ, а контрольно-кассовый регистратор, который позволяет проводить в бухгалтерскую программу отгрузку и тут же заносить платежи. "Оптимальный подход - наличие в компании технолога-эксперта в предметной области, который может составить техническое задание на разработку, исходя из запросов бухгалтерии, - говорит Ирина Галицина, руководитель направления HR-консультирования компании "Energy Consulting". - В крупных компаниях такая практика существует. При внедрении автоматизированных систем особую ценность представляют методологи, которые могут грамотно сформулировать проектные решения".

Отрегулируйте документооборот

Сколько бухгалтерского времени тратится на поиски документов внутри фирмы, сможет сказать только тот, кто давно понял, что его работники вместо, скажем, налогового планирования занимаются "отловом" первички.

Этот кто-то, быть может, даже устраивал в компании показательную порку и вводил трассировку с квитовкой (отрывным талончиком), на которой каждый сотрудник, работающий с документом, указывал время, когда получил эту бумагу в руки.

Конечно, есть менее жесткие, но не менее эффективные меры - о них "Расчет" писал в статье "Первичка на блюдечке" в апрельском номере за 2005 год. Коротко сообщим, что в любой фирме документооборот должен быть регламентирован, а за нарушение предусматривать достаточно серьезные наказания.

Сильно ускорит работу и система электронного документооборота. Однако нужно помнить, что бухгалтеры острее других реагируют на дополнительную автоматизацию.

Разумеется, это не значит, что придется отказаться от идеи тотального архивирования в компьютер - нужно подключить психологические рычаги воздействия и объяснить сотрудникам, что рынок диктует свои требования, не соблюдая которые, можно запросто выпасть с парохода современности. Неизбежное добро - автоматизация - так или иначе высвободит лишние бухгалтерские глаза и руки.

Пишите инструкции вместе с их пользователями

Есть и обратная сторона регламентов, за которые так ратуют некоторые наши читатели, - инструкции реально не выполняются, а лишь плодят бюрократию. Ирина Галицина советует: "Методология создания реально работающей инструкции - "сначала посмотреть, где ходят люди, а потом там проложить тропинки". Иными словами, писать инструкцию должен тот, кто и будет затем ею пользоваться. Сходное мнение высказал эксперт в области финансового консультирования Игорь Маркичев: "Берет инструкцию тот, кому эту инструкцию выполнять. И вычеркивает оттуда а) то, что лишнее и давно известно, или просто переписано из ПБУ, и б) то, что непонятно. Остается продукт, стопроцентно годный к употреблению и оплате".

Сергей Ломаков, специалист по созданию и реорганизации бизнеса, уверен: "Бухгалтерия - жизнь по правилам, и без инструкций она весьма затруднительна. Понятная инструкция становится не препятствием, а защитой и инструментом для достижения целей. Важно правильно понимать то, что закладывал в документ его автор, поэтому за разъяснениями по возможности, лучше обращаться к нему напрямую. Хорошая инструкция должна быть заранее согласована с коллегами и, что немаловажно, с работниками сотрудничающих подразделений. Даже при условии, что составитель инструкции - настоящий мастер своего дела. Иначе утвержденный регламент может вызвать конфликт".

Боритесь с пожирателями времени

Кроме того, что бухгалтеры исполняют роль сыщика документов и прикидываются компьютерщиками, есть и другие дыры, в которые уплывает до 20 процентов рабочего времени. Чтобы их выявить, Светлана Глухова порекомендовала "сфотографировать" свой день в офисе: сотрудник утром кладет рядом с собой блокнот и записывает поминутно каждое действие. Выясняется, что ему постоянно звонят и отвлекают.

Не давайте дергать своих работников. Если у вас принято, что любой сотрудник фирмы в любое время может подойти к любому бухгалтеру со своими вопросами, то пусть генеральный директор знает, во сколько это обходится. Сколько времени занимает конкретный вопрос, сколько времени сотруднику требуется на то, чтобы вернуться к своей работе, к своим мыслям - войти в свое рабочее состояние. Если руководитель не принял мер, введите должность "дежурного бухгалтера" - в определенные дни только он будет брать трубку, не давая остальным отвлекаться на звонки, предупредив общественность, чтобы писали по электронной почте.

Бывает и такое, когда бухгалтерия вынуждена постоянно напоминать остальным сотрудникам о чем-то. Посчитайте, сколько тратит на это бухгалтер, в том числе, во что это обходится в денежном выражении. Предположим, бухгалтер в день совершает 25 напоминаний, на каждое уходит по две минуты, итого - 50 минут на напоминания. Таким образом, вы платите одним своим сотрудникам за забывчивость других.

Для выделения дополнительного резерва времени в своей компании Светлана Глухова ввела "платежные" дни. Все исходящие платежи они производят только по вторникам и пятницам, а для выдачи денег установили заявочную систему: собирают заявки в понедельник и четверг до 16.00. Это нисколько не отражается на деловой репутации фирмы, поскольку пункт об оплате только в определенные дни включен в договор.

Благодарим за содействие в подготовке материала Учебный Центр Прагматик

Психология работы

Сергей Ломаков, специалист по созданию и реорганизации бизнеса рассказал о том, какие личностные качества важны для финансовых работников.

Какими качествами должен обладать бухгалтер?

Сосредоточенность и внимательность будут весьма полезны в работе с документами и бумагами. Также необходимы хорошая память и умение быстро переключаться от одного задания к другому. Для работы с инструкциями и законами пригодятся математические и логические способности. Тем, кто хочет сделать карьеру, нужно обладать коммуникативными качествами, важно уметь выстраивать деловые взаимодействия с сотрудниками, презентовать свои мысли, сделать их понятными аудитории. Склонность к анализу, хорошая обучаемость, самостоятельность в мышлении - тоже важны для продвижения по службе. Особенно если у бухгалтера есть цель стать финансовым директором.

Что можно посоветовать начинающему бухгалтеру, который боится задать вопрос коллегам?

Можно пойти по пути самообучения - но, как правило, это дольше. Лучше получать негативные оценки за непонимание, чем за допущенные ошибки. Неправильные действия приносят намного больше разрушительных последствий, чем вопросы, заданные опытным коллегам. При этом важны коммуникативные способности: нужно уметь строить отношения так, чтобы иметь возможность обращаться к коллегам, руководителю. А вот повторяться в вопросах не следует - можно вызвать вполне правомерное раздражение сотрудников. Если что-то неясно, имеет смысл найти советчика на стороне. Или подучиться на курсах.

Что можно посоветовать начинающему бухгалтеру, который боится задать вопрос коллегам?

Можно пойти по пути самообучения - но, как правило, это дольше. Лучше получать негативные оценки за непонимание, чем за допущенные ошибки. Неправильные действия приносят намного больше разрушительных последствий, чем вопросы, заданные опытным коллегам. При этом важны коммуникативные способности: нужно уметь строить отношения так, чтобы иметь возможность обращаться к коллегам, руководителю. А вот повторяться в вопросах не следует - можно вызвать вполне правомерное раздражение сотрудников. Если что-то неясно, имеет смысл найти советчика на стороне. Или подучиться на курсах.

"Расчет", N 12, декабрь 2006 г.