Комментарий к письму Управления Федеральной налоговой службы по г. Москве от 13.11.2006 N 20-12/100253 "О самостоятельно разработанной форме путевого листа" (И.В. Демичева, "Московский бухгалтер", N 24, декабрь 2006 г.)

Комментарий к письму
Управления Федеральной налоговой службы по г. Москве
от 13.11.2006 N 20-12/100253
"О самостоятельно разработанной форме путевого листа"

В числе затрат фирмы на содержание автомобиля немалую долю составляют расходы на топливо. Чтобы учесть их при расчете налогооблагаемой прибыли, организация должна обеспечить документальное подтверждение издержек. Каким образом это сделать, разъяснили столичные инспекторы.

Классическая "путевка"...

Как известно, в качестве первичного документа по учету работы легкового автотранспорта, а также для начисления зарплаты водителю существует специально разработанная унифицированная форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля" (утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78). Составлять такую "путевку" нужно за каждый день или смену. Кроме случаев, когда водителя отправляют в командировку на срок дольше одних суток (смены).

Правда, упомянутое постановление N 78 утвердило формы "первички" только для машин, которые используются в строительстве или специализированных автотранспортных организациях. Кроме того, глава 25 Налогового кодекса не требует для подтверждения "авторасходов" составлять именно путевые листы. Казалось бы, бухгалтер обычной фирмы может избежать трудоемкого процесса заполнения путевого листа по классической форме. То есть разработать другой документ для учета пробега, расхода топлива и т.д. Однако статработники долгое время настаивали на том, что "путевку" по форме N 3 обязаны использовать все организации, эксплуатирующие автотранспорт. Причем в путевом листе необходимо заполнить все поля. Только в этом случае фирма сможет списать расходы на горючее и начислить зарплату водителю (см. письмо Федеральной службы государственной статистики от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257*(1)).

... Или другой документ?

Ясность в ситуацию внесли разъяснения Минфина по "автомобильно-путевому" вопросу. Финансисты отметили, что форма N 3 путевого листа, которая предусматривает обязательное заполнение всех реквизитов, предназначена только для автотранспортных организаций. Поэтому остальные фирмы действительно вправе разрабатывать свою форму "путевки". Правда, такой первичный документ в любом случае должен содержать необходимый набор реквизитов. Тех, которые установлены для "первички" пунктом 2 статьи 9 Закона от 21.11.96 N 129-ФЗ (см., например, письма Минфина России от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117 *(2), от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214). Кроме того, в письме от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77*(3) Минфин снял еще одно ограничение по составлению путевых листов. Финансисты указали, что организации, которые не являются автотранспортными, могут не придерживаться требований и в отношении периодичности оформления "путевок".

Именно такой позиции, как видно из комментируемого письма, придерживаются и столичные инспекторы. Если разработанная фирмой форма путевого листа включает все "первичные" реквизиты, ее можно использовать для учета работы автотранспорта. Только следует иметь в виду, что для подтверждения затрат на ГСМ в "путевке" должен быть подробно описан маршрут автомобиля в процессе работы. Составлять же документ можно с любой регулярностью, которая позволяет судить об отработанном времени и расходе топлива.

Обратите внимание: столичные налоговые специалисты особо подчеркнули, что форму путевого листа необходимо закрепить в учетной политике фирмы.

И.В. Демичева,

налоговый консультант

"Московский бухгалтер", N 24, декабрь 2006 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Документ опубликован в журнале "Нормативные акты для бухгалтера" N 4, 2005.

*(2) Документ опубликован в журнале "Нормативные акты для бухгалтера" N 16, 2005.

*(3) Документ опубликован в журнале "Нормативные акты для бухгалтера" N 8, 2006.