"1С:Предприятие 8.0" в проектном институте (С. Лебедев, "Финансовая газета", N 1, январь 2007 г.)

"1С:Предприятие 8.0" в проектном институте

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

ОАО "Ленгипротранс" (г. Санкт-Петербург) является одним из крупнейших проектных предприятий России. Более 70 лет институт выполняет проектно-изыскательские работы для различных объектов железнодорожного транспорта - для железных дорог, железнодорожных узлов и станций, для метрополитена, мостов и путепроводов, а также для объектов технической инфраструктуры. В штате предприятия состоит более 600 сотрудников, которые одновременно ведут более 200 проектов. Годовой оборот института измеряется сотнями миллионов рублей.

Наличие у предприятия сложной организационной структуры приводило к большим временным затратам финансовой службы на контроль за исполнением бюджетов и отслеживание движений денежных средств. Работа осложнялась также тем, что устаревшее программное обеспечение уже не выполняло поставленных задач и не соответствовало новым возросшим требованиям.

На некотором этапе руководством предприятия было принято решение о переносе финансового учета на современную технологическую платформу.

В качестве основы автоматизированной системы было решено использовать прикладное решение "1С:Управление производственным предприятием" системы программ "1С:Предприятие 8.0". Создание и внедрение автоматизированной системы были поручены компании "ITLand Group" (1С:Франчайзи, г. Санкт-Петербург).

В результате проделанной работы специалисты компании в соответствии с пожеланием заказчика выполнили проект автоматизации бизнес-процессов управления денежными средствами и проектного бюджетирования в "Ленгипротранс".

При выполнении проекта автоматизации провели обследование предприятия и сделали описание бизнес-процессов. Некоторые из бизнес-процессов на следующем этапе были оптимизированы. Был также разработан модуль "Казначейство". На завершающем этапе проекта автоматизированная система была внедрена.

В результате внедрения подсистем "Бюджетирование" и "Управление денежными средствами", а также модуля "Казначейство" финансовый отдел института получил возможность формировать среднесрочный бюджет движения денежных средств (БДДС), а также платежный календарь в разрезе статей движения денежных средств и проектов.

В системе реализована возможность регистрации по проектам информации об ожидаемом поступлении денежных средств, а также о намерениях по их расходованию. На основании этих данных предусмотрено формирование оперативного БДДС по проектам. Выплаты денежных средств в системе оперативно контролируются на предмет соответствия утвержденному бюджету.

Анализ доступности денежных средств выполняется с помощью соответствующего отчета. В системе реализованы резервирование денежных средств по заявкам, а также многоступенчатая операция визирования заявок на выплату денежных средств с использованием сложной параметрической адресации. Для анализа и сравнения запланированного в бюджете движения денежных средств с фактическим по статьям и проектам в системе предусмотрен план-фактный анализ.

В рамках проекта автоматизации система интегрирована с системой документооборота и хранилищем документов, в котором, в частности, находятся на хранении входящие счета и другие отсканированные первичные документы.

Предусмотрен мониторинг состояния задач, выполняемых работниками финансовой службы.

Разрабатывая модуль "Казначейство", проектная группа "ITLand Group" провела реинжиниринг бизнес-процессов финансовых служб и смежных подразделений проектного института, связанных с выполнением казначейских функций. Были проработаны состав и связи моделей бизнес-процессов - структурно-функциональной, системной и информационной. На основе полученных моделей разработали техническое задание на создание модуля.

В результате проделанной работы в модуле реализованы бизнес-процессы, связанные с выполнением казначейских функций, а также выполнена интеграция модуля с системой документооборота.

Техническая реализация функциональных возможностей модуля "Казначейство" основывается на механизме бизнес-процессов платформы "1С:Предприятие 8.0".

Рассмотрим особенности данного механизма на примере бизнес-процесса "Заявка на выплату денежных средств". Жизненный цикл заявки на выплату денежных средств состоит из этапов: "Регистрация новой заявки и передача ее на рассмотрение", "Визирование заявки" (возможно, иерархическое), "Проверка наличия доступных денежных средств в рамках бюджета", "Установка даты и источника выплаты", "Формирование платежного документа" и "Выплата" (возможно, частичная).

Если не использовать механизм бизнес-процессов, то персоналу финансовых служб необходимо не только решать задачи ввода и контроля данных, но и обеспечивать их логическую связность и своевременную обработку.

В то же время механизм бизнес-процессов "1С:Предприятия 8.0" позволяет существенно упростить процесс работы пользователей с системой.

Предварительно жизненный цикл заявки описывается в системе с помощью модели - карты бизнес-процесса, устанавливаются роли и права пользователей. Ввод в систему новой заявки на выплату денежных средств инициирует начало исполнения бизнес-процесса. Все действия, которые далее необходимо выполнить конкретному сотруднику финансовой службы в рамках данного процесса, представляются ему в виде задач на исполнение. Таким образом, весь процесс, начиная от момента формирования заявки и заканчивая выплатой, становится прозрачным и легко контролируемым на любом этапе.

Следует отметить, что "1С:Предприятие 8.0" позволяет создавать вложенные бизнес-процессы. При этом уровень вложенности бизнес-процессов не ограничен, и это обеспечивает трансформацию сложных алгоритмов ввода и обработки данных в простые и четкие схемы работы пользователей. Визирование заявки на выдачу денежных средств в модуле "Казначейство", например, реализовано с использованием вложенного бизнес-процесса со своей, достаточно сложной логикой, в том числе поддерживающей экспорт заявки на визирование во внешнюю систему документооборота.

В модуле "Казначейство" реализована функциональная адресация, т.е. задачи бизнес-процесса назначаются пользователям не напрямую, а с помощью механизма ролей, каждая из которых описана своим набором функций. Предусмотрена параметрическая маршрутизация, позволяющая настроить маршрут задачи с использованием набора параметров. Чтобы проанализировать в последующем производительность труда, время завершения задач фиксируется. Для нештатных ситуаций в модуле реализовано аварийное прерывание бизнес-процесса в любой точке. В системе ведется сбор статистических данных, что обеспечивает получение информации для анализа и оптимизации бизнес-процессов.

Функциональный модуль "Казначейство" является неотъемлемой частью информационной системы предприятия и активно используется финансовыми службами проектного института.

По мнению руководства института, в результате внедрения автоматизированной системы улучшилась финансовая дисциплина и усилен контроль над потоками денежных средств. За счет повышения детализации и уровня аналитики финансовых отчетов также выросло качество управленческих решений. Кроме того, повысилась производительность труда и эффективность финансовых служб на предприятии, существенно сократились сроки выполнения сквозных процессов, связанных с движением денежных средств.

С. Лебедев,

1С:ФРАНЧАЙЗИ "ITLand Group"

Контактный телефон (812) 448-12-55

"Финансовая газета", N 1, январь 2007 г.