Составляем приглашение на корпоративное празднование нового года (А.А. Оксюта, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 12, декабрь 2006 г.)

Составляем приглашение на корпоративное празднование нового года

Сейчас уже многие понимают необходимость формирования корпоративной культуры. Ее составляют фирменные цвета, логотип, правила поведения и особый стиль одежды сотрудников. Сюда же можно отнести и ставшие традиционными во многих компаниях корпоративные мероприятия. Например, по случаю дня рождения фирмы или в честь профессиональных праздников. Но, без сомнения, самым долгожданным праздником для каждого из нас является наступление Нового года.

Подготовка этого мероприятия может быть поручена отделу кадров или, реже, специальному работнику (менеджеру по корпоративным мероприятиям), который в том числе должен рассылать всем сотрудникам приглашения на праздник.

А каким должно быть новогоднее приглашение, чтобы непременно захотелось побывать на вечере, как Золушке - на балу у Принца? Что способно поразить воображение взрослых людей, порой совершенно разных по роду деятельности и социальному положению? Чем их можно удивить, порадовать, очаровать, заинтриговать, в конце концов? Как театр начинается с вешалки, так и новогодний вечер начинается с приглашения.

Назначение и характер приглашений

Для корпоративных мероприятий (день рождения компании, презентация нового продукта, открытие филиала или нового офиса, проведение специальных акций, празднование Дня нефтяника или Нового года) в зависимости от повода, масштаба, места их проведения каждый раз будет особенный круг приглашенных, текст, оформление, способ вручения и способы получения обратной связи.

На новогодний банкет мы всегда зовем тех, с кем провели уходящий год, кто помогал компании добиваться успеха, кто готов продолжить сотрудничество в следующем году. Говорят, как Новый год встретишь, так его и проведешь. Поэтому на новогодний вечер приглашают тех, с кем хотели бы провести следующий год. Среди них можно выделить несколько основных групп.

Узкий круг особенно дорогих, значительных VIP-гостей: учредители, спонсоры, крупные клиенты, постоянные партнеры, представители администрации города, области, политики, а также известные звезды шоу-бизнеса (когда они выступают в качестве гостей). Руководитель компании обычно лично вручает им специальные, эксклюзивные приглашения или пригласительные комплекты (например, сумочка с приглашением и подарком внутри, выполненные в едином стиле).

Для этих людей должны быть составлены именные тексты, сами приглашения могут быть однотипными либо индивидуальными. Пригласительные карточки следует вручать заранее, за 3-4 недели и обязательно получить подтверждение, так как отсутствие такого гостя будет очень заметным и нежелательным.

Вторая особенная группа - это сотрудники компании. Для них подойдут стандартные приглашения, можно с именным текстом (в зависимости от количества сотрудников). Заранее следует уточнить в тексте, приглашается только сам сотрудник или можно взять с собой супруга / супругу, детей, а если можно прийти со всей семьей, то нужно ли для каждого члена семьи отдельное приглашение? Чтобы никого не забыть, можно передать приглашения руководителям подразделений в запрашиваемом ими количестве, а они уже распределят их далее в порядке иерархии.

Следующая группа приглашаемых - бизнес-партнеры (поставщики, дружественные компании), СМИ и клиенты (кроме VIP-клиентов). Для них готовится рассылка не позднее чем за 1-2 недели, желательно именная. Когда количество участников мероприятия ограничено, придется со всеми созвониться и уточнить, кто планирует прийти, а кто - нет.

Приглашения для третьей группы составляются стандартные, к ним могут быть приложены небольшие приятные сюрпризы, подарки, отличительные знаки (карнавальная маска, для женщин - веер или украшение с логотипом компании, для мужчин - запонки или зажигалка, также с логотипом).

Еще одна группа приглашенных появляется, когда круг участников не ограничен. В эту группу включаем всех желающих встретить Новый год на определенной корпоративной вечеринке. Для них участие всегда платное (но пригласительные можно вручать и как приз за победу в конкурсе), в этом случае приглашения играют роль входных билетов.

Текст приглашения

Текст приглашений рекомендуется составлять из нескольких простых предложений, весь текст обычно занимает 4-7 строк, в 2-3 абзаца.

Первый абзац - вступительный. Он начинается с обращения "Уважаемый Иван Иванович!", "Уважаемая госпожа Свиридова!", "Дорогой Павел Романович!". Далее называется повод для встречи, в нашем случае это звучит примерно так: "Мы поздравляем Вас с наступающим Новым годом и желаем встретить его в кругу друзей!"

Второй абзац - информационный. Можно пояснить, в каком качестве приглашается данный человек, например, "На протяжении нескольких лет Вы - наш постоянный клиент", каким будет характер мероприятия: "Мы собираем узкий круг близких друзей компании", его особые детали: "Вечер начнется с торжественных проводов уходящего года. Возьмите с собой предмет, символизирующий 2006 год, который Вы сожжете вместе с чучелом 2006 года в костре".

Третий абзац - заключительный. Здесь указывается время и место проведения мероприятия, отметка о дресс-коде, о возможности привести с собой спутника, об обязательности карнавального костюма и маски, о возможности воспользоваться заказанным транспортом и т.д.

В приглашениях избегают высокопарных выражений, например, "с глубочайшим уважением" и "выражая безграничное почтение", "не будете ли столь любезны", "милости просим", и официальных фраз типа "предлагаем принять участие", "с целью встречи Нового года" и т.п.

Излишними будут подробности:

- о результатах уходящего года: "Мы признательны Вам за вклад в получение компанией рекордной прибыли в уходящем году". Лучше сказать: "Уходящий год запомнится плодотворным сотрудничеством между нашими компаниями";

- о количестве участников: "Вместе с Вами нас будет более 200 человек". Лучше сказать: "Мы будем очень рады, если в Новый год Вы присоединитесь к нам и окажете тем самым честь сотрудникам, бизнес-партнерам и друзьям компании";

- о том, что не удалось или не планируется сделать: "Мы не сможем исполнить все Ваши желания; оленей не будет, но Дед Мороз поздравит всех и вручит подарки"; "Мы хотели увезти всех в знойную Африку, но придумали кое-что получше"; "И пусть Вы не встретитесь со Снежной Королевой, но для Вас будет петь в новогоднюю ночь прекрасная Алсу". Лучше сказать: "Мы постараемся исполнить Ваши желания"; "Встречаемся в (место проведения)"; "Специальный гость вечера - великолепная певица Алсу. Она исполнит для Вас свои песни".

Чтобы текст приглашения сложился сам собой, можно представить, как звучало бы устное приглашение предполагаемого человека:

- к другу мы обращаемся с сердечной теплотой,

- к коллеге - с уважением и вниманием,

- к клиенту - с обаянием,

- к спонсору - с признательностью,

- к представителям СМИ - с желанием заинтересовать и оставить яркое впечатление.

Вполне уместны тексты в виде диалога с образным собеседником: "В преддверии Нового года Вы ждете праздника?", "Вы мечтаете снова окунуться в зимнюю сказку? Вы чувствуете аромат еловых шишек и слышите звон новогодних бубенчиков?".

Текст приглашения позволяет передать атмосферу праздника, будь то романтичный новогодний вечер для "старых друзей" компании, или буйство веселья и фантазии для разных людей, которых объединяет общая идея, или сказка с сюрпризами и волшебством для тех, кто хотел бы снова поверить в Деда Мороза... Пусть приглашение будет кусочком праздника, проводником гостя к месту священнодействия.

В приглашении должны быть все необходимые инструкции, с помощью которых люди смогут принять участие в мероприятии. Например, если обязательная часть массовых гуляний после торжественной части - игра в снежки и лепка снежных баб, скажите об этом заранее, чтобы гости запаслись перчатками и теплой обувью, пригодной для таких забав. Следует предупредить, если будет проводиться конкурс на лучший новогодний костюм, на лучшую прическу и т.д.

Пригласительный этикет рекомендует вкладывать схему проезда к месту проведения мероприятия с указанием возможных мест для парковки. Если над пригласительным комплектом работает опытный дизайнер и стиль мероприятия позволяет, схема проезда может выглядеть не как распечатка интернет-карты, которая обычно прилагается к рекламе магазинов, а быть дополнена рисунками элементов ландшафта, сеткой параллелей и меридианов, наложена на фотографию этого района города из космоса, сделанную с высоким разрешением, дополнительными интересными деталями и т.п.

При составлении текстов нужно учесть, какой категории гостей будет адресовано приглашение. Наиболее часто приглашения составляются для партнеров (см. Пример 1), постоянных клиентов (см. Пример 2) и собственных сотрудников (см. Пример 3), их образцы мы и предлагаем вашему вниманию.

Пример 1

Уважаемый Павел Романович!

От имени компании "Уральские самоцветы" я рад выразить Вам благодарность за плодотворное сотрудничество между нашими компаниями в 2006 году. Работать с Вами - одно удовольствие, надеюсь, взаимное.

Я хочу пригласить Вас на новогодний вечер, который мы устраиваем в честь наших партнеров, друзей и сотрудников. В преддверии Нового 2007 года мы соберемся вместе, чтобы пожелать друг другу успеха и приятно провести время в атмосфере радости, веселья и праздника.

Мы ждем Вас в клубе "Фантом" 25 декабря в 19.00. Приглашение действительно для двух человек.

     С уважением,

     Директор ЗАО "Уральские самоцветы"

     И.В. Герасимов

Пример 2

Уважаемый господин Гомельский!

Я благодарю Вас за выбор, сделанный Вами много лет назад в пользу ЗАО "Уральские самоцветы". Ваша верность и постоянство позволяют мне сделать вывод, что мы не напрасно прилагаем усилия к тому, чтобы это сотрудничество было выгодным и полезным для Вас. Конечно, в дальнейшем наши старания по-прежнему будут направлены на достижение наивысших результатов по всем направлениям.

Предстоящий Новый 2007 год мы хотели бы встретить с нашими верными друзьями, партнерами, сотрудниками. Я с удовольствием обращаюсь к Вам с пожеланием присоединиться к нам на вечере, посвященном встрече Нового 2007 года.

Мы ждем Вас в клубе "Фантом" 25 декабря в 19.00. Приглашение действительно для двух человек.

     С уважением,

     Директор ЗАО "Уральские самоцветы"

     И.В. Герасимов

Пример 3

Уважаемый Игорь Петрович!

Я рад приветствовать Вас от имени ЗАО "Уральские самоцветы". Вы - один из ведущих специалистов компании и Ваш вклад в общее дело поистине бесценен.

Мне приятно сообщить Вам, что 2006 год уже почти позади со всеми испытаниями и трудностями. Настало время встретить Новый 2007 год, который принесет новые возможности, новые достижения, новые успехи и новые идеи. В окружении коллег Вы, надеюсь, получите истинное удовольствие от праздника, посвященного нашим партнерам, друзьям и сотрудникам.

Мы ждем Вас в клубе "Фантом" 25 декабря в 19.00. Приглашение действительно для двух человек.

     С уважением,

     Директор ЗАО "Уральские самоцветы"

     И.В. Герасимов

Оформление и изготовление

Приглашение

Существуют сотни различных вариантов оформления приглашений. Прежде всего нужно определить, будет ли это вкладыш в конверт или приглашение будет оформлено в виде открытки с нанесенным текстом.

Когда приглашение оформляется как открытка, текст печатается внутри.

Если вы решили использовать вкладыш с текстом, то для этих целей обычно используют лист неплотной бумаги размером с четверть листа формата А4, по форме он может быть прямоугольным, квадратным, круглым с ровными, волнистыми или мелкими зазубренными краями. По цветовому решению он тоже может быть любым: светлым, плотным или полупрозрачным.

Его можно вложить, вклеить, пришить, привязать красивой лентой или прикрепить каким-нибудь экзотическим способом к внутреннему конверту или открытке.

Внутренний конверт позволяет оригинально преподать само приглашение. Его обычно изготавливают из плотного рельефного картона, украшают рисунками, завязками, бантиками, бусинками и другой нарядной мелочью. Для нанесения изображений и красок могут применяться:

- тиснение - вид нанесения, когда с помощью клише и фольги под давлением и температурой наносится векторное изображение (например, логотип) на различную рекламно-сувенирную продукцию; изображение может иметь натуральный блеск золота, серебра, а также металлический блеск других цветов;

- конгрев - тиснение без фольги, что позволяет добиться выпуклой или вогнутой поверхности;

- вырубка, которая позволяет сделать прорези для углов вкладыша, вырезанный контур отдельных деталей;

- термоподъем позволяет сделать цветные детали рисунка выпуклыми, объемными;

- лакирование можно применять на всей странице или же делать глянцевыми лишь отдельные фирурные объекты, например, елочку или логотип компании.

Открытка или внутренний конверт приглашения обязательно должны оформляться в одном стиле и цветовой гамме пригласительным текстом на вкладыше. На них может содержаться какая-то дополнительная информация, которую не выносят на наружный конверт (например, поздравление, логотип компании, имя адресата, какая-то цитата и т.п.). Интересной деталью конверта может стать сургучная печать с логотипом или фирменной символикой компании. В Примере 4 мы показали, как могут выглядеть оригинальные внутренние конверты для новогодних приглашений.

Пример 4

"Рис. 1"

Наружный конверт

Наружный конверт дает первое впечатление о том, что ждет получателя внутри, поэтому желательно его оформить в общем стиле всех компонентов приглашения (даже если речь идет о почтовом конверте, когда приглашение доставляется по почте).

RS VP-карточка

Приглашение может быть снабжено RSVP-карточкой (переводится с французского как "просьба ответить"). Она, как правило, содержит:

- контактную информацию (телефон или e-mail) и просьбу связаться и подтвердить свой приход или

- оплаченный почтовый бланк или конверт с адресом, который нужно отправить обратно организаторам мероприятия (этот вариант встречается значительно реже).

Помимо такой информации RSVP-карточки могут содержать предложение выбора того или иного типа меню, место для комментариев, пожеланий и т.п. Размер RSVP-карточки должен быть меньше, чем размер самого приглашения, но общий стиль пригласительного комплекта распространяется и на RSVP-карточки.

Карточку может заменить пометка R.S.P.V на бланке приглашения с указанием номера телефона, по которому нужно подтвердить принятие приглашения или отказаться от него, либо адресом, на который необходимо направить ответ.

Если дарится подарок

Если к приглашению предполагается приложить подарок, для этого используется специальная подарочная сумочка, оформленная в одном стиле с пригласительным комплектом.

Доставка и вручение приглашений

Самый надежный способ вручить приглашение - отдать его лично и тут же поинтересоваться, сможет ли гость присутствовать на новогоднем вечере. Приглашение лично от руководителя компании или его заместителя должны получить все VIP-гости.

Рассмотрим и другие варианты вручения.

Рассылка приглашений по факсу или электронной почте исключается сразу. Она не позволяет передать персональное обращение к получателю и свидетельствует о небрежном отношении отправителя к своим гостям, о стремлении сэкономить, даже в ущерб качеству. Электронную почту можно использовать разве что для обратной связи, указав адрес электронной почты в RSPV-карточке.

Вариант с простой почтовой рассылкой подойдет, когда речь идет о многочисленных друзьях, деловых партнерах компании. Уровень надежности доставки низкий, часть приглашений задержится в пути или вовсе может потеряться.

Заказные письма с уведомлением можно отследить и проверить факт вручения адресату, но в предновогоднем ажиотаже они будут доставлены адресату в пределах одного города не ранее чем через неделю, а то и больше.

Когда времени недостаточно, лучше воспользоваться услугами служб экспресс-доставки. Они гарантируют, что конверт будет вручен непосредственно адресату, что подтверждается его личной подписью. Срок доставки по городу в среднем составляет до 2-х дней, по России - 2-5 дней в зависимости от удаленности региона.

Можно и самостоятельно организовать курьерскую доставку приглашений. Важно приложить все усилия, чтобы приглашение каждый раз было вручено непосредственно адресату или его доверенному лицу.

Начинать рассылку нужно как минимум за 2-3 недели до даты мероприятия, доставку курьером - за 1-2 недели.

Телефон пригодится только для организации обратной связи. Даже если кого-либо при личном разговоре (например, между руководителями компаний) уже пригласили, сказали о времени и месте проведения мероприятия, этикет требует подтвердить приглашение в письменной форме.

А.А. Оксюта,

эксперт журнала

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 12, декабрь 2006 г.