Глава VI. Экспертиза ценности документов. Порядок уничтожения архивных документов (п.п. 119 - 150)

Глава VI. Экспертиза ценности документов. Порядок уничтожения архивных документов

119. Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, значимости и всесторонности путем комплексно применяемых критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. К критериям происхождения относятся: значение воинской части (организации) в составе Вооруженных Сил, значимость событий (явления, предмета), отраженных в документах, время и место образования документов. К критериям содержания относятся: значение имеющейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа. К критериям внешних особенностей документов относятся: подлинность, наличие резолюций, виз, помет на документе, внешний вид документа, форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов (в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности, физическое состояние документа).

А. Организация экспертизы ценности документов

120. Экспертиза ценности документов проводится:

в делопроизводстве воинских частей (организаций) при составлении номенклатур дел, формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению;

в окружных и флотских архивах как самостоятельный вид работы, а также в процессе подготовки дел к передаче в центральные архивы;

в центральных архивах как самостоятельный вид работы, а также в ходе научно-технической обработки документов.

121. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов создаются следующие постоянно действующие экспертные комиссии:

а) Центральная экспертная комиссия Министерства обороны Российской Федерации (ЦЭК МО);

б) экспертно-проверочные комиссии центральных архивов и архива военно-медицинских документов Военно-медицинского музея Министерства обороны Российской Федерации;

в) экспертные комиссии отделов (отделений, архивохранилищ) центральных архивов;

г) экспертные комиссии органов военного управления, воинских частей и организаций.

122. ЦЭК МО создается из представителей главных штабов видов Вооруженных Сил, штаба Тыла Вооруженных Сил, главных и центральных управлений Министерства обороны, штабов родов войск Вооруженных Сил. В состав комиссии на правах ее членов включаются начальники центральных архивов.

Председателем ЦЭК МО является начальник Архивной службы Вооруженных Сил Российской Федерации.

ЦЭК МО в своей работе руководствуется законодательством Российской Федерации об архивном деле, нормативными правовыми актами Министерства обороны, определяющими порядок архивной работы в Вооруженных Силах, и Положением о Центральной экспертной комиссии Министерства обороны Российской Федерации*(12).

ЦЭК МО рассматривает и выносит общие рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы архивных документов и снятия (снижения) с них грифов секретности.

123. Экспертно-проверочные комиссии центральных архивов создаются для решения общих для отделов (отделений, архивохранилищ) данного архива методических и практических вопросов экспертизы архивных документов, комплектования архива документами, проверки деятельности экспертных комиссий отделов (отделений, архивохранилищ) и снятия (снижения) грифов секретности с архивных документов.

Экспертные комиссии отделов (отделений, архивохранилищ) центральных архивов являются основными рабочими комиссиями по экспертизе ценности хранящихся в этих архивах документов.

Экспертно-проверочные и экспертные комиссии отделов (отделений, архивохранилищ) центральных архивов создаются в основном из сотрудников архивов. В состав экспертно-проверочных комиссий ЦА МО и ЦВМА на правах их членов могут включаться представители соответственно Российского государственного военного архива и Российского государственного архива Военно-Морского Флота.

К работе экспертно-проверочных комиссий центральных архивов привлекаются представители главных штабов видов Вооруженных Сил, штаба Тыла Вооруженных Сил, главных и центральных управлений Министерства обороны, штабов родов войск Вооруженных Сил для рассмотрения архивных материалов их структурных подразделений.

124. Основными функциями экспертных комиссий органов военного управления, воинских частей и организаций являются:

отбор документов постоянного и временного хранения для передачи в архивы;

отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в органе военного управления, воинской части (организации);

выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли;

рассмотрение описей дел и актов на дела, отобранные для уничтожения;

рассмотрение актов на дела, отобранные для уничтожения ввиду неисправимых повреждений, и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на хранение в архивы;

подготовка и внесение на рассмотрение экспортно-проверочных комиссий центральных архивов предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе ценности документов и отборе их на хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.).

На экспертные комиссии штабов военных округов, группы войск, флотов и флотилий, кроме того, возлагается экспертиза ценности и проверка полноты состава документов, оставляемых на дальнейшее хранение в фондах окружных и флотских архивов. В состав комиссий на правах их членов назначаются сотрудники архивов.

125. Экспертные комиссии органов военного управления, воинских частей и организаций создаются приказами соответствующих командиров (начальников) из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

126. Деятельность экспертно-проверочных (экспертных) комиссий определяется положениями о них, оформляется протоколами и решениями. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии и утверждаются начальником штаба воинской части (начальником организации, начальником центрального архива).

Б. Методика проведения экспертизы ценности документов

127. В воинских частях и организациях экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения проводится ежегодно экспертной комиссией при методической помощи сотрудников архивов.

Подготовку к экспертизе ценности документов необходимо начинать с изучения истории фондообразователя и фонда, а также состава и содержания документов.

Перед экспертизой ценности документов больших, сложных фондов или групп фондов составляется рабочая инструкция, в которой определяются особенности работы применительно к специфике профильных для фонда документов. В инструкции определяются цели, основные задачи, методы и порядок проведения работы, подкрепляемые конкретными примерами.

128. При экспертизе ценности изучение документов начинается с фондов вышестоящей воинской части (организации), затем изучаются документы фондов подчиненных воинских частей и организаций, определяется наличие дублетных или поглощенных документов. При этом устанавливается, где основные экземпляры таких документов должны быть оставлены на хранение. Каждое дело просматривается сотрудником, производящим экспертизу, полистно. Не допускается определение научной и практической ценности документов, а также их отбор для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков в описях и на обложках дел.

129. При проведении экспертизы ценности документов учитываются характер повторения их информации в других документах (внутрифондовое, межфондовое повторение), вид, форма и полнота повторения. Выделение документов с повторяющейся информацией к уничтожению проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на хранение.

130. Документы, поврежденные в такой степени, что большая часть текста недоступна для прочтения и восстановление их не представляется возможным, могут быть отобраны к уничтожению. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста поврежденных документов, они оставляются на хранение, реставрируются или фотокопируются.

131. При решении вопроса о целесообразности дальнейшего хранения отдельных категорий документов необходимо учитывать следующее:

приказы, директивы и другие документы, отражающие формирование, преобразование, деятельность и расформирование данной воинской части (организации), остаются в ее делах на постоянное хранение независимо от установленных для них сроков хранения;

копии или выписки из документов, подлинники которых подлежат хранению, могут быть отобраны для уничтожения только при наличии самих подлинников;

количество экземпляров одного документа, оставляемых на постоянное хранение, устанавливается экспертной комиссией, исходя из степени научной и практической ценности этого документа, интенсивности его использования, а также физического состояния подлинника и копий;

газеты, листовки, обращения, брошюры и информационные документы (обзоры, бюллетени, сводки и т.п.) могут храниться в фонде их издателя в двух и более экземплярах;

копии оперативных и боевых документов (оперативные директивы, боевые приказы и распоряжения, боевые донесения, оперативные сводки, журналы боевых действий, отчеты о боевых действиях и т.п.), а также копии организационно-распорядительной документации за период Великой Отечественной войны 1941-1945 годов и за время участия войск в боевых действиях, в вооруженных конфликтах, действия войск в условиях чрезвычайного положения уничтожению не подлежат независимо от количества экземпляров этого документа, имеющихся в фонде воинской части (организации);

сводные документы планово-отчетного характера с истекшими сроками хранения, содержание которых не вошло в другие сводные документы за более длительный период, уничтожению не подлежат. Например, при отсутствии годовых отчетов, подлежащих постоянному хранению, оставляются на хранение квартальные отчеты, а при отсутствии и квартальных - месячные отчеты;

документы справочного характера по учету личного состава могут быть уничтожены только при наличии в фонде воинской части (организации) основных документов, предусмотренных приказами Министра обороны Российской Федерации.

Документы с истекшими сроками хранения не подлежат уничтожению, если:

резолюции и пометы на них имеют историческую, научную или практическую ценность;

документы использованы в научных целях или в исторических трудах (исследованиях), о чем имеется отметка в листе использования.

Если в дело подшиты документы, имеющие постоянные, длительные и истекшие сроки хранения, то такое дело расшивается в целях отбора на хранение документов с постоянными и длительными сроками хранения и изъятия для уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Выделенные из дел документы постоянного хранения оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения оставшихся документов временного хранения определяются по перечням документов со сроками их хранения. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. При отборе дел, книг и журналов для уничтожения необходимо руководствоваться перечнями документов со сроками их хранения*(13).

132. Приговоры, решения, определения и постановления, изымаемые из подлежащих уничтожению уголовных и гражданских дел, оформляются в дело в порядке, указанном в пунктах 50-53 настоящего Наставления.

133. По каждой группе однородных фондов военных судов (бригад, дивизий, корпусов, армий, военных округов, флотов и др.) оставляется на постоянное хранение не менее чем в трех фондах каждой группы полный комплект уголовных и гражданских дел, в том числе и подлежащих уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

Перечень военных судов, документы которых подлежат хранению в полном комплекте, рассылается Главным управлением обеспечения деятельности военных судов Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации по согласованию с ЦА МО.

134. При проведении экспертизы ценности документов используются перечни документов с указанием сроков их хранения, номенклатуры дел, нормативные правовые акты, изданные по данному вопросу специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, а также методические рекомендации центральных архивов.

В. Оформление результатов экспертизы ценности документов

135. По результатам экспертизы ценности документов в воинских частях и организациях составляются описи в соответствии с требованиями пунктов 57-72 настоящего Наставления и акты на уничтожение дел (форма N 14).

136. Акты на уничтожение дел, имеющих гриф секретности, составляются по действительному наименованию воинской части (организации) с присвоением им грифа "секретно". Акты на уничтожение несекретных дел могут составляться по условному наименованию воинской части (организации) без грифа секретности.

При включении в акты дел, из которых изъяты документы по справкам-заместителям, в актах указываются номера и наименования изъятых документов и места их нахождения.

137. Акты в архивах составляются по каждому фонду отдельно, а дела однородных групп фондов от соединения и ниже могут вноситься в один акт. При включении в акт дел нескольких воинских частей и организаций в начале указывается групповое наименование их (механизированные полки, отдельные полки связи, отдельные артиллерийские дивизионы и т.п.), а номера и наименования воинских частей и организаций помещаются в возраст