Ведение трудовых книжек (Ю.Н. Киселева, "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь-февраль 2007 г.)

Ведение трудовых книжек

Оформление трудовых книжек не бухгалтерская работа. Однако в малом бизнесе зачастую ведение кадрового учета вменяется в обязанность бухгалтеру. В статье мы подробно остановимся на самых распространенных вопросах, возникающих при ведении трудовых книжек: как грамотно заполнить бланк трудовой книжки работника, принятого на работу впервые, как внести изменения и исправления, какие записи необходимо произвести при увольнении сотрудника.

При работе с трудовыми книжками следует руководствоваться следующими нормативными актами:

- Трудовой кодекс РФ;

- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек);

- Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее - Инструкция по заполнению трудовых книжек);

- Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденный Приказом Минфином РФ от 22.12.2003 N 117н.

В соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж сотрудника. Поэтому важно, чтобы документ был правильно оформлен. Хотя существуют Правила ведения и хранения трудовых книжек, а также разработана Инструкция по заполнению трудовых книжек, никто не застрахован от ошибок, допущенных при заполнении бланка трудовой книжки.

Согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя в лице специально уполномоченного сотрудника, назначаемого приказом (распоряжением).

Когда у работника нет трудовой книжки (например, у тех, кто впервые поступает на работу), оформляется новая. Работодатель должен обеспечивать подчиненных бланками. Новая книжка выдается также тем сотрудникам, которые потеряли или испортили старую. Они должны написать заявление, указав причины отсутствия документа (ст. 65 ТК РФ). С сотрудников взимается сумма, уплаченная за бланк.

Обратите внимание: правильное ведение трудовых книжек предполагает не только грамотное внесение записей непосредственно в них, но и оформление специальных книг, таких как:

- Книга по движению трудовых, в которую вносятся основные сведения о работнике (ФИО, должность, номер приказа о приеме, дата заполнения трудовой, ее серия и номер и др.);

- Приходно-расходная книга, предназначенная для учета приобретенных и выданных бланков. В ней отражаются факты покупки и выдачи документов, указывается поставщик (получатель), серии и номера приобретенных (выданных) бланков, их стоимость.

Правила заполнения трудовой книжки работника,
принятого на работу впервые

Заполнение титульного листа

Все работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней, если эта работа является для него основной (абз. 3 ст. 66 ТК РФ). Причем если сотрудник устраивается на работу впервые, то обязанность завести трудовую книжку целиком возлагается на работодателя.

Обратите внимание: ранее индивидуальные предприниматели были освобождены от обязанности ведения трудовых книжек. Для подтверждения факта работы и трудового стажа договоры, заключаемые между работником и ПБОЮЛ, должны быть зарегистрированы в установленном порядке. Федеральным законом от 30.06.2006 N 90-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации" ст. 309 ТК РФ была изложена в новой редакции, в соответствии с которой предприниматели работают на тех же условиях, что и организации. Эти изменения вступили в силу с 06.10.2006.

В трудовую книжку при ее оформлении на титульный лист вносятся следующие сведения о работнике:

- фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

- образование - на основании надлежаще заверенных документов;

- запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании надлежаще заверенных документов: студенческого билета, зачетной книжки, справки из образовательного учреждения и т.п.;

- профессия и (или) специальность - на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов*(1).

Обратите внимание: согласно п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек все записи вносятся в трудовую книжку полностью, без сокращений.

Заполнение сведений о работе

Самый проблемный раздел трудовой книжки - "Сведения о работе". В нем встречается самое большое количество ошибок, исправлений и прочих неточностей.

Прежде чем оформить первую запись о приеме на работу, необходимо обратиться к п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек, согласно которому в трудовой книжке нужно сделать соответствующую запись в случае, если работник до поступления на работу:

- состоял на военной службе*(2);

- служил в органах внутренних дел, таможенных органах;

- обучался на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров (если при этом он получал заработную плату и с нее производились отчисления в Пенсионный фонд РФ). Период учебы в вузе в трудовой книжке не указывается.

Следует отметить: если трудовая книжка заводится впервые, а до этого работник нигде не работал, то писать "стажа до поступления на работу не имел" не следует.

Также лишними записями в трудовой книжке будут сведения об испытательном сроке при приеме на работу, о том, принят работник по срочному трудовому договору или на неопределенный срок.

Дополнительная информация при внесении записи о приеме на работу указывается лишь в том случае, если сотрудник принят в порядке перевода из другого учреждения*(3) или по конкурсу (или на выборную должность)*(4).

Далее в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указываются полное и сокращенное (при его наличии) наименования организации, только после этого на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя, но не позднее недельного срока делается запись о приеме или назначении, которая должна точно соответствовать тексту приказа (распоряжения)*(5).

Вопрос:

Из-за того, что были перепутаны приказы о приеме на работу разных сотрудников, в трудовые книжки внесены неверные записи в графы 2 и 4 (дата внесения записи и основание ее внесения). Как правильно сделать исправительные записи в трудовой книжке?

Ответ:

Согласно п. 30 Правил ведения и хранения трудовых книжек и п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек в разделе "Сведения о работе" после последней записи делается новая с отдельным порядковым номером. При этом в графе 2 трудовой книжки надо указать дату внесения исправительной записи. В графе 3 написать: "Запись за номером таким-то недействительна". А затем повторно нужно внести правильную запись, указав верный номер и дату приказа о приеме на работу.

Обратите внимание: ошибочную запись зачеркивать нельзя.

Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку

За время трудовой деятельности в жизни каждого человека происходят различные события, благодаря которым меняются некоторые анкетно-биографические данные человека. Мы попытаемся разъяснить, как правильно внести данные изменения в трудовую книжку.

Прежде всего обращаем ваше внимание на то, что в соответствии с п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, браке, расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и на основании других документов со ссылкой на их номер и дату.

С представленных работником документов снимается копия, которая заверяется в обычном порядке и подшивается в личное дело работника. Так как все записи вносятся в трудовую книжку в соответствии с приказом по организации, при смене сотрудником фамилии, имени, отчества, даты рождения необходимо издать приказ об изменении анкетно-биографических данных.

Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежние фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Вопрос:

Одна из сотрудниц предприятия вышла замуж и обменяла паспорт в связи со сменой фамилии. Подскажите, как правильно и на основании каких документов внести изменения в трудовую книжку?

Ответ:

Так как сотрудница обменяла паспорт в связи со сменой фамилии, необходимо внести исправления в трудовую книжку. Пунктом 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек предусмотрено, что замена старой фамилии в трудовой книжке делается на основании свидетельства о заключении брака.

Кроме того, п. 4 ст. 7 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" определено, что при смене анкетно-биографических данных любого работника нужно уведомить органы Пенсионного фонда. Это обусловлено необходимостью смены страхового свидетельства*(6). На данную процедуру отводится две недели.

На основании свидетельства о заключении брака в трудовой книжке делаются следующие записи:

Фамилия Осокина изменена на фамилию Крылова Основание: свидетельство о заключении брака серия IV-КЛ N 25167898, выданное Сормовским отделом ЗАГС Управление ЗАГС города Нижнего Новгорода 11 сентяб- ря 2006 г. Специалист отдела кадров ООО "Полет" Травкина Трав- кина А.В. Печать ООО "Полет"

Трудовая книжка Крылова Фамилия (Осокина) ------------------------------------- Имя Любовь ---------------------------------------- Отчество Ивановна ----------------------------------- Дата рождения 15 января 1980 года ------------------------------ (число, месяц, год) Образования высшее -------------------------------- Профессия, специальность бухгалтер ------------------- Дата заполнения 20 июля 2001 года ---------------------------- (число, месяц, год) Подпись владельца книжки Осокина ------------------- М.П. Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек Печать ООО "Полет" Моисеева ---------------- (разборчиво)

Обратите внимание: в случае если на момент окончания бланка трудовой книжки (выдается вкладыш) у работника изменились фамилия, образование и специальность, то данные изменения вносятся на титульный лист самой книжки, на вкладыше же фиксируются новые данные. Ссылка на соответствующие документы при этом дается один раз - на внутренней стороне обложки трудовой книжки.

Правила заполнения трудовой книжки при увольнении работника

Трудовая книжка хранится у работодателя и работнику выдается только в день увольнения, то есть в день расторжения трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ). Согласно п. 5.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек датой увольнения (расторжения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.

Обратите внимание: если у организации нет печати специально для отдела кадров, то записи при увольнении работника должны заверяться подписью руководителя и печатью учреждения.

Пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек установлено, что с записями, сделанными в трудовой книжке при увольнении, работник должен быть ознакомлен под расписку. Подпись работника ставится рядом (или на следующей строке) с подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек) и печатью организации. При этом расшифровывать подпись работника и писать "с записью ознакомлен" не надо.

В зависимости от причин увольнения в трудовую книжку могут быть внесены следующие записи:

- "Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 77 ТК РФ";

- "Уволен в связи с истечением срока трудового договора, п. 2 ст. 77 ТК РФ";

- "Уволен по собственному желанию, п. 3 ст. 77 ТК РФ";

- "Уволен в связи с прекращением деятельности индивидуальным предпринимателем, п. 1 ст. 81 ТК РФ";

- "Уволен по сокращению штата работников индивидуального предпринимателя, п. 2 ст. 81 ТК РФ";

- "Уволен в связи с призывом на военную (альтернативную гражданскую) службу, п. 1 ст. 83 ТК РФ";

- "Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, п. 6 ст. 83 ТК РФ";

- "Уволен в связи с неудовлетворительным результатом испытания, ч. 1 ст. 71 ТК РФ".

Если выдать трудовую книжку работнику в день увольнения невозможно (в связи с отсутствием его на работе или отказом от получения трудовой книжки на руки), то работодатель отправляет работнику уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой самому либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Согласно абз. 6 ст. 84.1 ТК РФ работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки при несовпадении последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений, а именно в случаях:

- прогула работника;

- осуждения работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы;

- увольнения женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности*(7).

Работнику, не получившему после увольнения трудовую книжку, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня его письменного обращения.

Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек

Согласно ст. 23.12 КоАП РФ дела об административных правонарушениях в области законодательства о труде и его охраны рассматриваются Федеральной инспекцией труда и подведомственными ей государственными инспекциями труда.

Статьей 2.4 КоАП РФ предусмотрено, что должностное лицо в случае совершения им административного правонарушения в связи с неисполнением либо ненадлежащим исполнением своих служебных обязанностей подлежит административной ответственности. Совершившие административные правонарушения в связи с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций руководители организаций, а также лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, несут административную ответственность как должностные лица, если законом не установлено иное.

Размеры административных штрафов за нарушение законодательства о труде определены в ст. 5.27 КоАП РФ: на должностных лиц, а также лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, налагается штраф от 5 до 50 МРОТ. В соответствии со ст. 5 Федерального закона от 19.06.2000 N 82-ФЗ "О минимальном размере оплаты труда" штраф составит от 500 до 5 000 руб.

Ю.Н. Киселева,

эксперт журнала

"Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение"

"Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь-февраль 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Пункт 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

*(2) Федеральный закон от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе".

*(3) Пункт 6.1. Инструкции по заполнению трудовых книжек.

*(4) Пункт 6.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек.

*(5) Пункт 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

*(6) Пункт 24 Постановления Правительства РФ от 15.03.1997 N 318 "О мерах по организации индивидуального (персонифицированного) учета для целей государственного пенсионного страхования".

*(7) Статья 261 ТК РФ.