Инструкция по наведению порядка в работе кадровой службы (С.В. Ливена, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 1, январь 2007 г.)

Инструкция по наведению порядка в работе кадровой службы

Если при приеме дел обнаружено, что порядка в работе кадров нет, то необходимо произвести проверку, позволяющую выявить конкретные нарушения. По ее результатам надо будет составить недостающие документы и исправить ошибки предшественника.

1. На предприятии должны быть следующие документы, и каждый из них должен соответствовать действующему законодательству.

Обязательные документы

Трудовые договоры

Штатное расписание (Т-3)

Табель учета рабочего времени (Т-13) или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (Т-12)

Правила внутреннего трудового распорядка

График отпусков (Т-7)

Личные карточки (Т-2)

Приказы. Например, о приеме работника (Т-1), о приеме работников (Т-1а), о предоставлении отпуска (Т-6), о предоставлении отпусков (Т-6а), о поощрении работника (Т-11), о поощрении работников (Т-11а), о командировке работника (Т-9), о командировке работников (Т-9а), о переводе работника (Т-5), о переводе работников (Т-5а), о прекращении трудового договора с работником (Т-8), о прекращении трудовых договоров с работниками (Т-8а), о применении дисциплинарного взыскания, о снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об отстранении, о прекращении отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, о сокращении штата, об аттестации и др.

Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры)

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Трудовые книжки

Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, "расчетных" при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:
Коллективный договор	обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работода- тель, что уже не редкость) выходили с инициативой его заключить
Положение об оплате труда и пре- мировании	обязателен, если какие-то из условий оплаты труда и премировании, которые применяются у данного работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании
Должностные инструкции	если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах
Положение об аттестации и сопут- ствующие аттестации документы (приказ об аттестации, протокол аттестационной комиссии, аттес- тационный лист)	обязательно, если работодателем проводится аттестация работников
График сменности	при наличии сменной работы
Положение о коммерческой тайне и режиме ее обеспечения	обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять, а также, если в каких-либо документах есть ссылки на необходимость ее (тайну)обеспечивать
Списки несовершеннолетних работ- ников, инвалидов, женщин, нахо- дящихся в отпуске по уходу за ребенком.	при наличии несовершеннолетних работников, инвалидов, женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком в штате

Также проверьте:

2. Ознакомлены ли все работники с приказами под роспись. Если нет, то обязательно ознакомьте. Не забывайте, что, когда работник расписывается на приказе, он должен ставить дату ознакомления.

3. Все ли основания к приказам есть (заявления, акты, докладные и т.д.)

Если отсутствуют некоторые документы, то рекомендуем воспользоваться ниже приведенной таблицей для восстановления документооборота в рамках закона.

/--------------------------------------------------------------------------------------------------\

|          Приказ           |                      Минимальный набор оснований                     |

|---------------------------+----------------------------------------------------------------------|

|О приеме на работу         |трудовой договор (хотя  некоторые  до  сих  пор  по  старинке  считают|

|                           |основанием для издания приказа личное заявление о приеме на работу.  В|

|                           |Трудовом кодексе РФ об этом заявлении нет ни слова.)                  |

|---------------------------+----------------------------------------------------------------------|

|О наложении дисциплинарного|докладная  лица,  обнаружившего  нарушение,  или   другие   документы,|

|взыскания                  |подтверждающие нарушение, объяснительная нарушителя или акт об  отказе|

|                           |дать объяснения                                                       |

|---------------------------+----------------------------------------------------------------------|

|Об отпуске                 |заявление о предоставлении отпуска график отпусков                    |

|---------------------------+----------------------------------------------------------------------|

|О премировании             |документ, устанавливающий критерии и порядок  премирования - Положение|

|                           |о премировании, трудовой договор или др., представление руководителя о|

|                           |наличии  оснований  для  премирования  (хороших  результатах   работы,|

|                           |выдающихся достижений и т.д.)                                         |

|---------------------------+----------------------------------------------------------------------|

|Приказ о  расторжении/прек-|Состав  документов  для  издания  приказа  о   прекращении/расторжении|

|ращении трудового договора/|трудового договора  об  увольнении  работника  за  нарушение  трудовой|

|увольнении по соответствую-|дисциплины                                                            |

|щему основанию             |                                                                      |

|---------------------------+----------------------------------------------------------------------|

|О расторжении трудового до-|заявление об этом от самого работника*(1).                             |

|говора по инициативе работ-|                                                                      |

|ника                       |                                                                      |

|---------------------------+----------------------------------------------------------------------|

|Об увольнении за прогул    |докладная сотрудника, обнаружившего прогул, акт об отсутствии работни-|

|                           |ка на рабочем месте,  объяснительная  прогульщика и/или акт  об отказе|

|                           |дать объяснения                                                       |

|---------------------------+----------------------------------------------------------------------|

|Об  увольнении  в  связи  с|приказ о сокращении численности и штата, утвержденное  приказом  новое|

|сокращением численности или|штатное расписание, письменное уведомление, сделанное работнику  за  2|

|штата                      |месяца до увольнения, о планируемом сокращении численности  или  штата|

|                           |(или письменное согласие работника на увольнение без предупреждения за|

|                           |2  месяца),  сравнительная  таблица  (о  преимущественном   праве   на|

|                           |оставление на работе при сокращении), письменное предложение работнику|

|                           |по имеющимся у работодателя вакансий с подписью об отказе работника от|

|                           |них                                                                   |

|---------------------------+----------------------------------------------------------------------|

|Об увольнении в связи с не-|по  первому  дисциплинарному   проступку   -   докладная   сотрудника,|

|однократным нарушением тру-|обнаружившего   нарушение,   документы,    подтверждающие    нарушение|

|довой дисциплины           |(должностная инструкция или трудовой договор или  правила  внутреннего|

|                           |трудового договора, пункт которых нарушен, акты ревизии, уведомления и|

|                           |т.д.), объяснительная работника, допустившего  нарушение  или  акт  об|

|                           |отказе  дать  объяснения,  приказ  о  привлечении   к   дисциплинарной|

|                           |ответственности (и  объявлении  замечания  или  выговора),  с  которым|

|                           |работник ознакомлен под расписку,                                     |

|                           |по второму нарушению - докладная сотрудника, обнаружившего  нарушение,|

|                           |документы,  подтверждающие  нарушение  (акты  ревизии,   уведомления),|

|                           |объяснительная работника, допустившего нарушение  или  акт  об  отказе|

|                           |дать объяснения                                                       |

|---------------------------+----------------------------------------------------------------------|

|Об  увольнении работника  в|утвержденное Положение об аттестации, с которым работник ознакомлен по|

|связи с несоответствием за-|расписку, уведомление о сроке аттестации, диапазоне вопросов и заданий|

|нимаемой   должности по ре-|(под расписку), протокол аттестационной комиссии, аттестационный лист,|

|зультатам аттестации       |письменное   ознакомление   работника   с   результатами   аттестации,|

|                           |письменное предложение увольняемому работнику  других  соответствующих|

|                           |его уровню вакансий, его письменный отказ                             |

|---------------------------+----------------------------------------------------------------------|

|О прекращении трудового до-|Свидетельство о смерти работника                                      |

|говора  в связи со  смертью|                                                                      |

|работника                  |                                                                      |

\--------------------------------------------------------------------------------------------------/

4. Всели работники ходили в отпуск за последние годы, соблюдался ли при этом график отпусков, всем ли правильно выплачивались отпускные.

Если отпускные не доплачены, то обязательно следует исправить это нарушение. Если сотрудники ходили в отпуск не по графику, то внесите в график соответствующие изменения приказами. Помните, что работник должен быть уведомлен не позднее, чем за 2 недели до наступления отпуска. Значит, у вас должны быть либо письменные уведомления с подписями работников об ознакомлении, либо заранее изданные приказы об отпуске, с которыми работники знакомились под роспись за 2 недели до отпуска. График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года. Проверьте дату утверждения на своем графике.

5. Проверьте, правильно ли установлен режим рабочего времени для сотрудников.

Часто бывает, что в Правилах внутреннего трудового распорядка, в трудовых договорах, в графиках работы для одних и тех же должностей установлены разные режимы работы. Это ошибка. Могут быть выявлены также нарушения норм рабочего времени при установлении режимов рабочего времени. Следует проверить этот момент заблаговременно также и у себя. Приходится сталкиваться и с тем, что в Правилах внутреннего трудового распорядка устанавливают график работ, не соответствующий реальному. Т.е., если работник прогуляет в реальное рабочее время, которое не совпадает с документально установленным, то не удастся законно уволить его за прогул.

6. Особенно внимательно проверьте все документы на участке "Зарплата".

Вот перечень типичных нарушений и конкретные рецепты по наведению порядка в оплате труда.

1) По общему правилу на предприятии должны быть установлены две даты в месяц для выплаты заработной платы с интервалом полмесяца, т.е. 14-15 дней.

Даты и место выдачи зарплаты должны быть обозначены в Правилах внутреннего трудового распорядка (это обязательный документ, о чем не все сегодня помнят - прим. автора), коллективном договоре, трудовых договорах.

У большинства предприятий сегодня либо нет Правил внутреннего трудового распорядка, либо они есть, но т.к. "срисованы" они из Интернета, то в них вообще мало чего есть, в частности не указаны даты выдачи зарплаты. Часто в датах обнаруживается нестыковка: в правилах стоят одни даты, в трудовых договорах - другие, а в ведомостях по зарплате - третьи. В этой связи мы рекомендуем привести в соответствие с законом и действительностью положения о датах получения зарплаты в ваших документах.

На практике часто бывает, что в одну из назначенных дат работники сами не приходят за зарплатой. Таким образом, работодатель лишается возможности соблюсти требования закона о выплате зарплаты дважды. Насильно реализовать право работника на получение заработной платы пока невозможно, поэтому многие кассы, бухгалтерии в конце дня ее выдачи составляют акт о неявке таких-то работников за получением зарплаты, снимая таким образом с работодателя ответственность за невыплату в установленное время.

2) При проверках трудовой или налоговой инспекций всегда смотрят, какого размера зарплаты установлены в трудовых договорах, в штатном расписании и в ведомостях и не ниже ли они установленного законом минимума. Проверьте, совпадают ли цифры в названных документах.

3) У некоторых работодателей обнаруживаются факты незаконного оформления понижения заработной платы - просто приказом директора о внесении изменений в штатное расписание. Это недопустимо, ведь зарплата - существенное условие трудового договора. Трудовой договор - это двустороннее соглашение сторон, и его существенные условия могут изменяться только по обоюдному согласию работника и работодателя, а не только работодателем.

4) В трудовых договорах по-прежнему многие пишут фразу: "с оплатой согласно штатному расписанию". Это - ярчайшее нарушение трудового законодательства. Согласно ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре должны быть указаны: размер тарифной ставки или должностного оклада, надбавки, доплаты. Если обнаружено приведенное нарушение, то подпишите с работниками соглашение о внесении изменений в трудовые договоры или примите трудовые договоры в новой редакции, если они совсем устарели.

5) Если работники помимо оклада, обозначенного в трудовом договоре и штатном расписании, получают и иные надбавки, премии, комиссионные, то на предприятии обязательно должен быть документ, четко и детально регулирующий порядок, основания, критерии расчета и начисления таких выплат по существующим у вас системам оплаты труда и премирования. Таким документом является, как правило, Положение об оплате труда и премировании.

6) Если у вас есть недавно уволившиеся работники, то нужно проверить все ли положенные выплаты им были сделаны при увольнении (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск). А в случае, когда такие работники за расчетом не являлись, у работодателя должны быть почтовые квитки об отправке им уведомлений о необходимости забрать расчет.

7) Проверьте, утверждена ли форма расчетного листка работодателем, извещаются ли работники в письменном виде о составных частях заработной платы, причитающейся им на соответствующий период, о размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Если обнаружите нарушения на данном участке, устраните их, разработайте (совместно с бухгалтерией) и утвердите форму расчетного листка.

Может возникнуть вопрос: можно ли платить зарплату один раз в месяц?

Статьей 136 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что работодатель обязан выплачивать своим работникам заработную плату не реже чем каждые полмесяца. Поэтому, если вы предусмотрите в Правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре, что выплата зарплаты осуществляется раз в месяц, то это будет явным нарушением трудового законодательства. Ведь работодатель не имеет права по своей инициативе изменять положения Трудового кодекса не в пользу работника.

Если вы решили навести юридический порядок на таком участке, как зарплата, то советуем собрать воедино, проверить и состыковать следующие документы: штатное расписание, трудовые договоры, Правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, Положение об оплате труда и премировании, заявления работников, акты о неявке работников за зарплатой, расчетные документы и уведомления по уволенным, ведомости и приказы по зарплате.

7. Проверьте - правильно ли заполнены трудовые книжки. Они должны быть заполнены в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. N 69.

Проконтролируйте, чтобы трудовые книжки заполнялись правильно. Сегодня две самые распространенные ошибки: кадровики, проставляя запись о расторжении трудового договора, делают запись об увольнении, и вместо соответствующих пунктов ст. 77 ТК РФ делают ссылки на ст. 78, 79, 80.

Работники не заверяют своей подписью запись об увольнении в трудовой книжке. Не страшно. Т.к. трудовые книжки - это личная собственность каждого работника и когда человек не работает по трудовому договору, трудовая книжка находится у него. А вот в журнале выдачи трудовых книжек, личной карточке Т-2 и в приказе о расторжении трудового договора такая подпись обязательна. Убедитесь, что сотрудник, который заполняет трудовые книжки и работает с ними, не допускает этих досадных ошибок и соблюдает законодательство России.

8. Проконсультируйтесь с юристом. И не вообще - с каким-либо, а с юристом, работающим в сфере трудового законодательства, или с тем, кто имеет опыт судебной практики по трудовым спорам.

С.В. Ливена

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 1, январь 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Постарайтесь забыть формулировку "по собственному желанию", потрепавшую в течение десятилетий ее применения нервы многим людям. В статье 77 Трудового кодекса РФ нет такого основания, как увольнение по собственному желанию.