Методология перехода на учет в программе "1С:Бухгалтерия 8" (В.Н. Хомичевская, "БУХ.1С", N 2, февраль 2007 г.)

Методология перехода на учет в программе "1С:Бухгалтерия 8"

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

При переходе на новую систему учета необходимо выбрать оптимальное время для перехода, а также решить ряд задач для обеспечения непрерывности учета. Это только в теории бухгалтерский учет должен быть оперативным, на практике же закрытие периода может растянуться на некоторый срок в силу объективных причин - например, пришлось вернуть документы поставщикам на переделку и т.п. О том, как лучше перенести остатки из старой информационной базы в "1С:Бухгалтерию 8", рассказывает В.Н. Хомичевская, независимый консультант, автор книги "Переходим на 1С:Бухгалтерию 8! Быстрое освоение для пользователей 1С:Бухгалтерии 7.7".

Одна из обычных ситуаций, влияющих на решение о переходе на новую программу учета - это необходимость выбрать время для перехода.

Традиционно самым удобным временем для этого считается начало года как нового финансового и налогового периода.

Основная причина в том, что отпадает необходимость специальных процедур, связанных с реализацией учета нарастающим итогом.

Но, несмотря на то, что по всем канонам бухгалтерский учет обязан быть оперативным, то есть каждый документ должен своевременно создаваться (если он формируется на вашем предприятии) или регистрироваться (если он создан у другого источника), жизнь всегда вносит свои коррективы. Если с первым вариантом чаще всего проблем не возникает, то со вторым - сплошь и рядом. То оригинал "первички" застрял где-то в пути или утерян, то оформление ненадлежащее и приходится возвращать документ на переделку, то: да мало ли что еще! И подождать бы с оформлением ценностей до прибытия оригинальных документов или вернуть бы документ его создателю (да вместе с прибывшими ценностями), но в этот момент интересы бухгалтерии по соблюдению "духа и буквы" законодательных требований буквально начинают угрожать реальному бизнесу. Или счета за оказанные вашему предприятию услуги, которые совершенно необходимо учесть в данном периоде, поступают с большим опозданием.

То есть, закрытие периода для получения остатков, которые можно было бы перенести в новую программу, может растянуться на более или менее неопределенный срок.

Поэтому невозможно назначить некий момент "Х", в котором будут полностью и достоверно известны итоги, которые одномоментно можно перенести в новую программу и начать "новую жизнь", точнее, сразу продолжить в ней "жизнь старую". К тому же сам процесс переноса требует какого-то времени, в зависимости от того, каким способом он осуществляется.

Например (см. рис. 1), при всем желании перейти на учет в новой программе с момента А, вам потребуется в реальной жизни подождать некоего момента В, к которому вы точно сбалансируете остатки и проведете все необходимые регламентные операции (закрытие счетов затрат и издержек, реформация баланса и т.п.). Как правило, дата возникновения полного, исчерпывающего и выверенного списка остатков по всем используемым счетам бухгалтерского учета (как синтетических, так и составляющих их аналитических), совпадает с датой окончательной сверстки бухгалтерского баланса, всех прилагающихся к нему форм, а также налоговой отчетности. И только после этого можно с уверенностью переносить данные в новую систему.

  /----------------------------\ /--------------------------------------\

  |   Прошлый рабочий период   | |           Новый рабочий период       |

  |                            | |                                      |

  |                 /-------------------------\                         |

  |                 |Работа в старой программе|                         |

  |                 \-------------------------|                         |

  |                            | |            |                         |

  |                            | | /------------------------\           |

  |                            | | |Работа в новой программе|           |

  |                            | | |------------------------/           |

  |                            | | |          |                         |

  |                            | | |Переходный|                         |

  |                            | | |--------|                         |

  |                            | | |  период  |                         |

  |                            | | |          |                         |

  |  --------------------------+-+-+----------+----------------------  |

  |                            | | А          В                         |

  |                            | |                                      |

  \----------------------------/ \--------------------------------------/

Рис. 1

Итак, с одной стороны, в период А-В (переходный период) не остается ничего иного, как продолжать какие-то действия в прежней программе (как минимум - сводить остатки за законченный период, как максимум - вводить в прежней программе всю оперативную первичку). Но при этом тот же самый период настоятельно будет необходим нам в новой программе (либо в виде самих хозяйственных операций, либо в виде сводных проводок, отражающих обороты между счетами), ибо без него в новом финансовом периоде мы не получим нарастающих итогов. Соответственно, возникает вопрос - где в этот переходный период следует учитывать все текущие хозяйственные операции? Потому что ради перевода учета на другую программу никто, разумеется, не остановит привычного хода работ. Бизнес есть бизнес.

Давайте попробуем детализировать, что именно, как и когда необходимо делать в процессе перевода учета на новую программу. Эти действия зависят от нескольких причин:

1. От того, с какой программы и на какую вы собираетесь переходить.

2. От того, насколько подготовлена новая программа к специфике учета на вашем предприятии (или в холдинге).

3. Используется ли программа бухгалтерского учета обособленно, или она должна обмениваться оперативными данными со специализированной программой (торгово-складского учета, расчета заработной платы или с обеими).

4. От степени подготовки персонала и самого предприятия к работе в новой программе, и т.д.

Отметим, что наиболее комфортным представляется переход с типовой конфигурации "1С:Бухгалтерии 7.7", для обмена с которой в "1С:Бухгалтерии 8" имеется заготовленный список файлов, обеспечивающих автоматический перенос остатков и оборотов оперативных данных между этими программами. Разумеется, и в этом случае необходимо соблюсти некоторые "формальности", о которых речь пойдет в соответствующем разделе. Но не будут обойдены вниманием, хотя и в краткой форме, другие "нестандартные", но распространенные варианты.

Часть вопроса первого пункта этого списка мы сведем лишь к одному из вариантов - речь пойдет только о переходе на учет в программе "1С:Бухгалтерия 8" (рис. 2). При этом будут рассмотрены различные варианты исходной программы учета - это может быть "1С:Бухгалтерия 7.7" (типовая - вариант A или измененная - вариант B) или какая-то иная программа (вариант C). Каждый из этих вариантов будет оговорен особо.

 /--------------------\   /---\

 | 1С:Бухгалтерия 7.7 |---| A |---\

 |      типовая       |   \---/   |

 \--------------------/           |

                                  |

 /--------------------\   /---\   |   /------------------\

 | 1С:Бухгалтерия 7.7 |---| B |---+--| 1С:Бухгалтерия 8 |

 |     измененная     |   \---/   |   |     типовая      |

 \--------------------/           |   \------------------/

                                  |

 /--------------------\   /---\   |

 |Другая бухгалтерская|---| C |---/

 |     программа      |   \---/

 \--------------------/

Рис. 2

Три последующих пункта списка влияющих причин - взаимосвязаны. С одной стороны, необходимо точно представлять - полностью ли удовлетворяет функционал типового решения "1С:Бухгалтерии 8" потребностям одиночного предприятия или компании (холдинга), учет которых предполагается в нем вести, иными словами - будет ли использована типовая конфигурация "Бухгалтерия предприятия" или ее предстоит адаптировать. С другой стороны немаловажно, какая именно (или - какие именно) программы являются сторонами обмена оперативными данными с вашей бухгалтерией, и если эти программы также относятся к семейству "1С:Предприятие", то являются ли они типовыми решениями или изменены под специфику деятельности, и если да, то насколько. Каждый из этих случаев должен рассматриваться индивидуально, а в рамках статьи могут быть даны только самые общие рекомендации. Фактор обучения персонала бухгалтерии работе с новой программой и фактор организационной подготовки предприятия к использованию нового инструмента подробно нами уже рассматривался*(1).

Переход на "1С:Бухгалтерию 8" с других программ

Если вы начинаете работу в "1С:Бухгалтерии 8" после того, как вели учет на какой-либо иной программе (рис. 2 вар. C), не относящейся к системе программ "1С:Предприятие", то для пояснения методологии перехода вернемся к рисунку 1 и интерпретируем показанные в нем периоды иным образом.

Начиная с момента, обозначенного указателем A, вы можете, как уже отмечалось выше, действовать двумя способами.

Первый заключается в том, что вы продолжаете вводить и отражать первичные документы хозяйственных операций в прежней программе, чтобы не разбалансировать работу вашего предприятия. И делать это вплоть до того момента, когда будут получены выверенные итоги, то есть до наступления момента, обозначенного указателем B. Таким образом, в момент B вы готовы к переводу учета на новую программу. Для того, чтобы это осуществить, необходимо перенести в "1С:Бухгалтерию 8" необходимые остатки, при этом (или до этого) заполняя аналитические справочники необходимыми элементами.

Такой ввод данных может быть ручным, при этом есть хорошая возможность визуального экспертного контроля за тем, какие аналитические объекты из тех, что скопились в ней за годы работы, целесообразно переносить, а какие совершенно не пригодятся в новой информационной базе. Это положительная сторона "медали", но есть и отрицательная - трудоемкость. Во-первых, это трудоемкость ручного переноса остатков на конец периода и оборотов за период от точки A до точки B. Технически возможен и перенос данных в "1С:Бухгалтерию 8" из любой базы данных, вопрос состоит лишь в соотношении ресурсов, которые потребуются для написания правил переноса, если ваша прежняя программа поддерживает возможность выгрузки данных в формате XML, или обработки переноса данных, если не поддерживает. В зависимости от того, какое количество данных подлежит переносу, вам предстоит оценить, что целесообразнее - потратить время на самостоятельный "ручной" ввод данных или заказать написание обработки переноса. Нелишне заметить, что если предполагается второе, то сделать это необходимо заранее - так, чтобы обработка была написана и отлажена до наступления момента B.

Кроме того, надо иметь в виду, что вы вели в прежней программе и всю первичку за переходный период (в период от точки A до точки B). Поэтому вопрос ручного ввода документов, отражающих ваши хозяйственные операции, вполне может существенно дополнить комплекс работ по переходу на новую программу. Отметим, что автоматическая закачка таких данных (в том или ином объеме и детализации) может быть включена и в обработку переноса данных, что явно не сократит время на ее написание и отладку - запланируйте и его!

Разумеется, при выборе ручного варианта ввода данных следует заранее позаботиться об обучении работе с новой программой тех бухгалтеров, которые будут принимать участие в этом процессе. Это поможет избежать возможных операторских ошибок (с учетом привыкания к новому интерфейсу), а главному бухгалтеру следует организационно выстроить эту работу. Очевидно, что при ручном вводе данных в новую программу нет особой необходимости выжидать момент 2 для старта ввода начальных остатков - они могут заводиться в "1С:Бухгалтерию 8" по мере их выверки и утверждения (в результате инвентаризации или иного). То есть, как только появились выверенные остатки, например, по материалам, их можно смело вводить в новую базу. А выверку итогов по оборотно-сальдовым ведомостям старой и новой программы можно отложить до того момента, когда все остатки будут введены в новую программу.

Важный момент - после того, как будут введены все остатки и документы за переходный период, документы следует провести. Для этого необходимо воспользоваться обработкой, расположенной в меню Сервис -" Групповое перепроведение документов. Это необходимо для того, чтобы была соблюдена последовательность, хронология ввода данных. Тем более это актуально в том (наиболее распространенном) случае, когда документы за переходный период вводятся по участкам учета (банк, касса, приходы и т.п.), а не по их реальной хронологии поступления (оформления) и создания.

Второй способ заключается в том, что в прежней программе, начиная с момента A, вы уже не вводите входящие первичные документы и не регистрируете поступившие - все это делается в новой программе, в "1С:Бухгалтерии 8" (весьма желательно, чтобы при этом были максимально заполнены все основные справочники и введены основные аналитические объекты (Номенклатура, Контрагенты и т.д.).

В прежней программе вы оставляете только работу по дорегистрации тех хозяйственных операций, которые по каким-либо причинам не были внесены в базу данных своевременно (например, по долго идущим документам от поставщиков услуг), по выверке инвентаризованных остатков ТМЦ и взаиморасчетов. Иными словами - вы "закрываете баланс" в старой программе. По мере производства этих работ у вас появляются выверенные остатки, которые можно перенести либо вручную (постепенно или сразу), либо автоматически, с помощью специальной обработки (все, что связано с этим - см. выше, в описании первого варианта).

Преимуществом данного способа является то, что вам уже не придется дублировать ввод первичных операций, каким бы способом ни пришлось это делать. А недостатком (временным, на переходный период) - то, что ввиду отсутствия начальных остатков придется на время переходного периода "поступиться" привычным желанием получать оперативную информацию - потому что у вас будут движения (обороты), но конечные сальдо ввиду отсутствия сальдо начальных будут искажены. Правда, только до того момента, когда все остатки будут введены в новую базу. После чего так же, как и в описанном выше способе, необходимо выполнить обработку группового перепроведения документов.

В обоих случаях описанных способов "проживания" переходного периода после окончательного ввода и выверки входящих остатков и группового проведения документов можно считать, что ваш переход на новую систему состоялся успешно.

Переход с "1С:Бухгалтерии 7.7" - однофирменный учет

Рассмотрим теперь вариант, когда перенос данных осуществляется из программы-предшественницы. Если учет велся в типовой конфигурации, то этот случай наиболее простой из всех возможных, так как для него создана специальная обработка выгрузки данных из "1С:Бухгалтерии 7.7" и специально настроенный файл правил обмена. Им следует всего лишь воспользоваться. Как именно - об этом подробно написано в сопровождающих пакет файлов переноса данных (который располагается в папке Convert, расположенной, в свою очередь, в папке с шаблоном обновления или установки конфигураций "Бухгалтерии предприятия" от 1.5.12.1 и выше) двух текстовых файлах:

- Acc77_80.txt - для информационных баз с учетом по традиционной системе налогообложения;

- USN_Acc8.txt - для информационных баз с упрощенной системой налогообложения.

Технически действия по осуществлению переноса данных обходятся бухгалтеру всего лишь в пару десятков щелчков мышкой, да ввода имени файла выгрузки данных. Но тем, кто хочет осуществить действительно корректный перенос данных, следует прочесть соответствующий их конфигурации файл очень внимательно. В нем, помимо прочего, оговорены определенные действия, которые даже в этом, простейшем случае требуются для того, чтобы перенос стал успешным. Мне хотелось бы их здесь подчеркнуть, основываясь на вопросах, заданных посетителями стенда, посвященного переходу, на "Дне бухгалтерии" 14 декабря 2006 года.

У процедуры переноса данных - два этапа. Первый - выгрузка данных из "1С:Бухгалтерии 7.7", второй - загрузка в "1С:Бухгалтерию 8".

Первый этап - выгрузку данных, следует проводить не ранее того, как будут произведены все необходимые бухгалтерские действия, которые относятся к регламентным. Это - закрытие всех счетов, которые подлежат закрытию в конце месяца, выверка взаиморасчетов (до соответствия остатков признаку счета (активный, пассивный), на котором они учитываются). Если это последний месяц года - следует произвести реформацию баланса. Какими средствами вы будете это делать - ваш выбор. Можно работать со стандартными отчетами, а можно пойти кратчайшим путем - обратиться к замечательной обработке, расположенной в "1С:Бухгалтерии 7.7" в меню Отчеты -" Технологический анализ бухгалтерского учета. С ее помощью вы, во-первых, не пропустите ни одной ошибки, а во-вторых, сможете быстро и компактно видеть результаты ваших исправлений.

Отдельный вопрос, который то и дело возникал на стенде - перенос самих справочников. Не секрет, что в давно работающих информационных базах со временем скапливается значительное количество "балласта" - элементов справочников (чаще всего - Контрагентов), то ли когда-то ошибочно введенных (и вовремя не удаленных), то ли тех, с кем отношения давно закончены, или недовыверены остатки взаиморасчетов (буквально "на копейки").

Задается вопрос - надо ли переносить такие объекты в новую базу?

Безусловно, что-что, а удаление помеченных объектов перед выгрузкой данных для новой программы следует в "1С:Бухгалтерии 7.7" произвести перед выгрузкой и избавиться тем самым от записей, которые в новой базе могут не понадобиться совершенно. Если среди них есть не подлежащие удалению - проверьте, может быть, это отголоски когда-то созданных по ошибке "двойников". В этом случае резонно вернуть ссылки на правильное место.

С помощью режима Поиск ссылок на объекты (меню Операции) вы можете найти объекты, содержащие неверные ссылки и переназначить их.

Если среди элементов справочников есть те, что давно не используются, можно выделить их в отдельную папку перед выгрузкой - таким образом, в новой информационной базе будет легче их найти и принять решение об их ценности и окончательно удалить ненужные.

Таким образом можно провести "ревизию" данных старой информационной базы, и тогда выгруженные из "1С:Бухгалтерии 7.7" данные не будут содержать "информационного мусора", или его количество будет сведено до минимума.

Второй этап - загрузка данных в "1С:Бухгалтерию 8". Разумеется, для этих целей вы возьмете новую, "пустую" базу. Можно обсуждать вопрос о том - следует ли при этом производить первоначальное заполнение базы, предлагаемое при первом запуске? Как и многие другие варианты, этот остается на ваш личный выбор, наилучшим образом отвечающий вашей конкретной ситуации. Первоначальная загрузка во многом экономит время бухгалтера, работающего с базой, а это, согласитесь, немаловажный фактор. К тому же, одно из ее преимуществ заключается в том, что создается первоначальная структура таких справочников, как Номенклатура и Контрагенты. При загрузке данных они используются для размещения различных тематических папок прежней базы, с которым можно согласиться или не соглашаться. В последнем случае не составит большого труда реорганизовать справочники по своему усмотрению, во имя собственного удобства и целесообразности, причем реорганизация в "1С:Бухгалтерии 8" стала намного легче - вплоть до возможности использования перетаскивания папок или элементов мышкой.

Если продумать и учесть все перечисленные моменты, перенос данных на новую платформу будет легким и успешным. Что, безусловно, не исключает этапа проверки перенесенных данных, который, в частности, уже был описан*(1). Следует отметить, что реализуя вариант переноса не только остатков, но и оборотов по счетам, вы обеспечиваете преемственность данных новой базы нарастающим итогом, поэтому до переноса вы можете продолжать работать с первичными документами в привычной форме в старой базе.

Несколько иначе обстоят дела в том случае, если вы переходите с адаптированной конфигурации "1С:Бухгалтерии 7.7" (рис. 2 вариант B). Поскольку невозможно в рамках статьи оценить объем изменений в каждом конкретном случае, остается только отметить, что при незначительных изменениях типовой конфигурации возможно внести коррективы в файл обмена данными (Acc77_80.xml или USN_Acc8.xml для традиционной или упрощенной форм налогообложения, соответственно), либо пойти по пути, который был описан выше для варианта перехода с иной бухгалтерской программы (рис. 2, вариант C).

Переход с "1С:Бухгалтерии 7.7" - многофирменный учет

Однако, существует еще один вариант переноса данных, который базируется на одной из наиболее значимых особенностей "1С:Бухгалтерии 8" - возможности ведения многофирменного учета. При этом в одной новой базе должны быть собраны данные из нескольких старых информационных баз, при этом не исключается вероятность того, что они до этого велись в различных бухгалтерских системах, в том числе и в "1С:Бухгалтерии 7.7", и с применением конфигурации для упрощенной системы налогообложения.

Что можно сказать об этом случае? Применительно к технической стороне переноса данных каждой отдельной базы, можно использовать все те описания и рекомендации, которые даны выше в этой статье. Само соединение информации нескольких баз в одной имеет свои особенности. Какие? Они могут быть как принципиальными, основанными на разнице самого состава хозяйственной деятельности, так и субъективными, потому что организовывали учетное пространство данных в общем случае разные люди. Это могло сказаться как на структурировании многоуровневых справочников, так и на стиле формирования наименований их элементов.

Почему этому следует уделить внимание? Да потому, что при загрузке данных, выгружаемых из различных баз, тем или иным способом, но будет происходить слияние информации одноименных справочников из различных баз. Как именно это может происходить, и как на это можете повлиять вы - рассмотрим на нескольких важных справочниках. Для этого возьмем в качестве примера ситуацию, изображенную на рис. 3, где в информационную базу ИБ N 3 на основе типовой программы "1С:Бухгалтерия 8" должны быть перенесены данные из двух баз - ИБ N 1 и ИБ N 2 также основанных на типовой конфигурации, но уже "1С:Бухгалтерии 7.7". Разумеется, речь идет о двух базах различных организаций и об использовании стандартной процедуры переноса данных, о которой говорилось выше, при этом используется вариант выбора всех правил выгрузки данных в форме обработки V77exp.ert.

 /------------------------\     /------------------------\

 |                        |     |                        |

 |   1С:Бухгалтерия 7.7   |     |    1С:Бухгалтерия 8    |

 |                        |     |                        |

 |  /------------------\  |     |                        |

 |  |  Информационная  |  |     |                        |

 |  |     база N 1     |--+--\  |  /------------------\  |

 |  \------------------/  |  \--+-|  Информационная  |  |

 |  /------------------\  |  /--+-|     база N 3     |  |

 |  |  Информационная  |--+--/  |  \------------------/  |

 |  |     база N 2     |  |     |                        |

 |  \------------------/  |     |                        |

 |                        |     |                        |

 \------------------------/     \------------------------/

Рис. 3

Справочник "Организации"

В него в ИБ N 3 при загрузке данных должны быть перенесены сведения из констант ИБ N 1 и ИБ N 2, относящиеся к данным о предприятии и некоторых его сведениях, таких как ИНН, коды статистики и др. При этом сведения об Ответственных лицах организаций потребуется доввести вручную, так как выбор данных в этот регистр сведений производится из справочника Физические лица. Что же касается Учетной политики организаций как по бухгалтерскому, так и по налоговому учету, то записи в соответствующих регистрах формируются при загрузке, однако подлежат значительной правке. Это связано с тем, что возможности установки параметров учетной политики в "1С:Бухгалтерии 8" значительно богаче, чем в "1С:Бухгалтерии 7.7", например, использование возможности партионного учета позволяет использовать методы списания ТМЦ - FIFO и LIFO*(2), а не только по среднему, как это было возможно в типовой "1С:Бухгалтерии 7.7".

Справочник "Физические лица"

В него в ИБ N 3 при переносе данных загружаются сведения из справочников Сотрудники ИБ N 1 и ИБ N 2. Если предполагать, что часть сотрудников двух организаций составляют одни и те же физические лица, то при загрузке разные сотрудники будут дополнять список физических лиц, а одинаковые (по введенному ИНН) будут замещаться при загрузке данных второй базы.

Справочник "Контрагенты"

В него в ИБ N 3 при переносе данных загружаются сведения из одноименных справочников ИБ N 1 и ИБ N 2. Здесь имеет довольно большое значение состояние структуры справочника перед началом загрузки данных. Если при первоначальном запуске ИБ N 3 было произведено первоначальное заполнение, то в этом случае при загрузке первой из двух информационных баз используется имеющаяся структура групп Контрагентов. Если первоначальное заполнение не производилось, то при загрузке формируется новая структура групп. При загрузке второй базы созданная структура используется, а контрагенты второй базы добавляются к ранее загруженным. Вероятнее всего, после автоматической загрузки всех контрагентов из всех старых информационных баз, следует произвести визуальный контроль и, возможно, реорганизацию справочника для более удобного его использования.

Особый интерес представляет загрузка данных о Договорах контрагентов, основывающаяся на анализе оборотов и остатков расчетов с конкретными контрагентами по данному договору и различным счетам бухгалтерского учета. Точнее - автоматическая квалификация вида договора (такого реквизита не было в справочнике Договоры контрагентов "1С:Бухгалтерии 7.7"). Немаловажно в данном случае, насколько корректно и близко к нормативам использовались в базах ИБ N 1 и ИБ N 2 счета расчетов с контрагентами. Наличие расчетов по субсчетам счета 60 вероятнее всего определит договор как договор "с поставщиком", по субсчетам счета 62 - как "с покупателем", по счетам 76 - как "прочие". Если по одному и тому же договору обнаруживаются движения по различным счетам, то приоритетная квалификация вида договора остается за последними движениями.

Справочник "Номенклатура"

Загрузка этого справочника "1С:Бухгалтерии 8" весьма специфична по отношению к выгружаемым справочникам "1С:Бухгалтерии 7.7". Это связано с тем, что в Номенклатуру ИБ N 3 войдут и элементы справочников Номенклатура баз N 1 и N 2, и их же элементы из справочников Материалы, Внеоборотные активы, Оборудование.

В данном случае немаловажно, как выглядит первоначальная (до загрузки) структура групп этого справочника (дерево) в ИБ N 3. Если дерево групп сформировано при первоначальном запуске базы новой конфигурации, то оно будет использовано, если нет - группы будут сформированы. Причем особенно интересно то, что в справочнике Номенклатура формируется одноименная группа Номенклатура, а в ней, в свою очередь - группы второго уровня, соответствующие Виду номенклатуры (товары, услуги, продукция, полуфабрикаты, работы), в которые, соответственно, помещаются номенклатурные элементы базы ИБ N 1 определенного вида. Отдельно размещаются элементы бывшего справочника Материалы, сгруппированные в группы, аналогичные группам справочника-источника. Другие ТМЦ из ИБ N 1 также располагаются в одноименных, соответствующих группах.

При загрузке последующих баз (ИБ N 2 и далее) размещение элементов справочника будет производиться по аналогичному принципу.

Здесь так же, как и в других случаях, может потребоваться реорганизация справочника в интересах совместного доступа пользователей различных организаций холдинга к одному и тому же списку. Причем необходимо иметь в виду, что нередко в холдинге ТМЦ одного вида, принадлежащие одной организации, при переходе (продаже, передаче в переработку и пр.) на учет в другую, могут изменять вид и назначение. Это может серьезно переопределить структуру групп справочника Номенклатура, тем более, что именно к группам рекомендуется "привязывать" набор счетов учета, вводимый "по умолчанию" в документы оперативного учета.

Справочник "Номенклатурные группы"

Представляет в плане загрузки данных один из самых несложных объектов. Во-первых, в "1С:Бухгалтерии 8" он одноуровневый. Во-вторых, в него переносятся данные из справочников Виды продукции, работ, услуг баз ИБ N 1 и ИБ N 2 с уже вписанными списками принадлежащих этой номенклатурной группе объектов Номенклатуры. Однако, визуальный контроль не помешает и этому справочнику после окончания загрузки.

Справочник "Статьи затрат"

Его особенностью является то, что в ИБ N 3 ("1С:Бухгалтерия 8") он вмещает в себя все виды статей затрат, издержек обращения и коммерческих расходов, которые в ИБ N 1 и ИБ N 2 располагались в нескольких справочниках. Разумеется, в последнем случае было много дублирующих друг друга статей затрат и издержек, которые необходимо было вводить в каждом из справочников. При загрузке они честно сольются в одном справочнике, и останется решить вопрос - что делать с этими вроде бы "двойниками" далее.

Решение полностью лежит в сфере интересов и ответственности управленческого персонала и бухгалтерии всех по совокупности предприятий (организаций), учет по которым предполагается в данной базе (ИБ N 3 в нашем примере). Вариантов может быть множество, причем крайние из них: сохранить все перенесенные позиции справочника, задав им структуру, напоминающую прежнюю, или удалить большинство из них, оставив по одному, принадлежащему конкретному виду налоговых расходов, по принципу уникальности. В первом случае структурирование групп справочника можно начинать в первом уровне с групп - аналогов счетов затрат, далее детализирующихся до видов затрат или групп, соответствующих предприятиям холдинга, а можно начинать структурирование по видам расходов. В любом случае следует учитывать, что какие бы наборы статей затрат вы ни скомпоновали в этом справочнике, результат их использования будет разделен на счетах их учета, то есть в оборотно-сальдовой ведомости по конкретному счету затрат вы просто не увидите "лишних". Но всегда остается вопрос эргономики справочника, его пользовательского удобства как фактора снижения риска ошибок операторов. А технически реорганизация справочника, как уже отмечалось, стала предельно простой.

В данной статье рассмотрены только самые общие аспекты перехода на ведение учета в "1С:Бухгалтерии 8". А каждый конкретный случай требует детального рассмотрения для оптимального перехода.

В.Н. Хомичевская,

независимый консультант, автор книги "Переходим на

1С:Бухгалтерию 8! Быстрое освоение для пользователей

1С:Бухгалтерии 7.7".

"БУХ.1С", N 2, февраль 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) См. в номере 8 (август) "БУХ.1С" за 2006 год, стр. 21.

*(2) Обращаем ваше внимание, что в настоящее время Минфином России готовятся поправки в ПБУ 5/01, которые запретят использовать метод LIFO с 2008 года.