Приложение 7. Положение об учете медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения в медицинском центре, лечебном учреждении, в структурном подразделении кредитной организации

1.1. Учет ценностей, указанных в настоящем Положении, ведется на счете "Материалы для социально-бытовых нужд". Учету подлежат:

медикаменты - лекарственные средства, сыворотки и вакцины, лекарственное растительное сырье, лечебные минеральные воды, дезинфекционные средства и т.п.;

перевязочные средства - марля, бинты, вата, компрессная клеенка и бумага, алигнин и т.п.;

вспомогательные материалы - бумага вощеная, пергаментная и фильтровальная, бумажные коробки и мешочки, капсулы и облатки, колпачки, пробки, нитки, сигнатуры, этикетки, резиновые обхваты, смола и т.п.;

тара - склянки и банки емкостью свыше 5000 мл, бутыли, бидоны, ящики и другие предметы возвратной тары, стоимость которой не включена в цену приобретенных медикаментов, а показана в оплаченных счетах отдельно. В дальнейшем материальные ценности (медикаменты, перевязочные средства, вспомогательные материалы, тара) будут именоваться "лекарственные средства".

1.2. Радиофармацевтические препараты, применяемые с лечебными и диагностическими целями, подлежат учету в бухгалтерии лечебного учреждения в суммовом (денежном) выражении. Порядок получения, хранения и использования их определен действующими указаниями Министерства здравоохранения Российской Федерации.

1.3. Лекарственные средства, полученные бесплатно для проведения клинических испытаний и исследований, подлежат оприходованию в аптеке и в бухгалтерии лечебного учреждения на основании сопроводительных документов. Под бухгалтерией понимается по тексту бухгалтерия медицинского центра организации, состоящей на сметном финансировании кредитной организации, или структурное подразделение кредитной организации, ведущее учет этих операций.

Работа с радиоактивными веществами должна проводиться с соблюдением требований Министерства здравоохранения Российской Федерации.

1.4. Организация и учет бесплатного отпуска медикаментов при амбулаторном лечении некоторых категорий больных осуществляются в соответствии с действующими инструкциями и приказами Министерства здравоохранения Российской Федерации.

1.5. В аптеках, отделениях (кабинетах) лечебных учреждений подлежат предметно-количественному учету следующие материальные ценности:

ядовитые лекарственные средства;

наркотические лекарственные средства;

этиловый спирт;

новые препараты для клинических испытаний и исследований;

дефицитные и дорогостоящие медикаменты и перевязочные средства по списку, утвержденному Министерством здравоохранения РФ.

1.6. В отделениях (кабинетах) лечебных учреждений предметно-количественный учет материальных ценностей, перечисленных в п.1.5 настоящего Положения, ведется по форме, утвержденной приказом Министерства здравоохранения СССР от 3.07.68 г. N 523, за исключением наркотических лекарственных средств, учет которых ведется в книге учета наркотических лекарственных средств в отделениях и кабинетах по ф. 60-АП, утвержденной приказом Министерства здравоохранения СССР от 30.12.82 г. N 1311.

Страницы книг должны быть пронумерованы, книги пронумерованы и заверены подписью руководителя лечебного учреждения.

1.7. С лицами, ответственными за сохранность лекарственных средств, находящихся в отделениях (кабинетах) лечебного учреждения, заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

1.8. В аптеке лечебного учреждения полная индивидуальная материальная ответственность за сохранность лекарственных средств возлагается на заведующего аптекой. По решению руководителя лечебного учреждения в аптеке может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность.

1.9. Руководитель лечебного учреждения несет персональную ответственность за рациональное применение и учет лекарственных средств, создание соответствующих условий их хранения и обеспечения материально ответственных лиц мерной тарой.

1.10. Заведующий отделением (кабинетом) обязан постоянно контролировать:

обоснованность назначения лекарственных средств;

строгое выполнение назначений в соответствии с историей болезни;

количество фактического наличия лекарственных средств в отделении (кабинете); принимать решительные меры по недопущению создания их запасов сверх текущей потребности.

1.11. В лечебном учреждении создается постоянно действующая комиссия, назначаемая приказом руководителя лечебного учреждения, которая ежемесячно проверяет в отделениях (кабинетах) состояние хранения, учета и расходования наркотических лекарственных средств. В таком же порядке не реже двух раз в год проводится проверка фактического наличия лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету.

2.1. Аптека лечебного учреждения должна размещаться в помещениях, обеспечивающих надлежащие условия сохранности лекарственных средств и других материальных ценностей.

2.2. Лекарственные средства, перечисленные в п.1.1, учитываются как в бухгалтерии, так и в аптеке по розничным ценам в суммовом (денежном) выражении.

В аптеке, кроме того, ведется предметно-количественный учет лекарственных средств, перечисленных в п. 1.5 настоящего Порядка.

2.3. Предметно-количественный учет лекарственных средств ведется в книге предметно-количественного учета аптекарских запасов ф.N 8-МЗ, страницы которой должны быть пронумерованы и заверены подписью главного бухгалтера (бухгалтера).

На каждое наименование, фасовку, лекарственную форму, дозировку лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, открывается отдельная страница.

Основанием для ежедневной записи поступивших в аптеку лекарственных средств служат счета поставщиков, а выданных - накладные (требования), акты или другие документы.

На основании накладных (требований) на отпущенные лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету, составляется ведомость выборки израсходованных лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, ф.N 1-МЗ, записи в которой ведутся по каждому наименованию в отдельности. Ведомость подписывается заведующим аптекой. Общее количество отпущенных за день указанных материальных ценностей, согласно выборке за день, переносится в книгу ф. N 8-МЗ.

2.4. При поступлении в аптеку лекарственных средств заведующий аптекой или лицо, на то уполномоченное, проверяет соответствие количества и качества их с данными, указанными в документах, правильность цен за единицу указанных материальных ценностей, после чего делает на счете поставщика надпись следующего содержания: "Цены проверены, материальные ценности мною приняты (подпись)".

При обнаружении недостачи, излишков, порчи и боя материальных ценностей комиссия, созданная по поручению руководителя лечебного учреждения, осуществляет приемку поступивших материальных ценностей в соответствии с инструкциями о порядке приемки продукции и товаров по количеству и качеству в установленном порядке.

2.5. Полученные и проверенные счета поставщиков заведующий аптекой записывает в книгу регистрации счетов, поступивших в аптеку, ф. N 6-МЗ, после чего передает их в бухгалтерию лечебного учреждения для оплаты.

При заполнении книги ф.N 6-МЗ в графе 6 указывается стоимость весовых медикаментов, т.е. стоимость сухих и жидких медикаментов, требующих перед их отпуском в отделения (кабинеты) лечебного учреждения определенной обработки в аптеке (смешивания, фасовки и т.п.).

2.6. Отпуск лекарственных средств материально ответственным лицам отделений (кабинетов) производится заведующим аптекой по накладным (требованиям) ф. N 434, утвержденным руководителем лечебного учреждения или лицом, на то уполномоченным. Материально ответственные лица отделений (кабинетов) расписываются в накладной (требовании) в получении лекарственных средств из аптеки, заведующий аптекой - о их выдаче.

Накладные (требования) выписываются в двух экземплярах чернилами или шариковой ручкой. Первый экземпляр накладной (требования) остается в аптеке, а второй возвращается материально ответственному лицу отделения (кабинета) при отпуске ему лекарственных средств.

В накладных (требованиях) обязательно указываются полное наименование лекарственных средств, их размеры, фасовка, лекарственная форма, дозировка, упаковка и количество, необходимое для определения их розничной цены и стоимости.

В тех случаях, когда в накладной (требовании) не указаны полные данные на выписанные лекарственные средства, заведующий аптекой обязан при выполнении заказа дописать в обоих экземплярах необходимые данные или внести соответствующие исправления. Исправление количества, фасовки и дозировки лекарственных средств в сторону увеличения категорически запрещается.

Лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету, должны выписываться из аптеки на отдельных накладных (требованиях) со штампом, печатью лечебного учреждения и утверждаться руководителем этого учреждения, в них должны указываться номера историй болезни, фамилии, имена и отчества больных, для которых выписаны лекарственные средства.

2.7. Лекарственные средства отпускаются аптекой отделениям (кабинетам) в размере текущей потребности в них: ядовитые лекарственные средства - 5-дневной, наркотические лекарственные средства - 3-дневной, все остальные - 10- дневной.

2.8. Каждая накладная (требование) на выдачу лекарственных средств в отделения (кабинеты) таксируется заведующим аптекой или лицом, на то уполномоченным, для определения стоимости отпущенных материальных ценностей. Таксировка ценностей производится по розничным (прейскурантным) ценам по каждой лекарственной форме до целой копейки по правилам применения Прейскуранта розничных цен на медикаменты и аптекарские товары, а также выводится сумма в целом по накладной (требованию). Стоимость каждого наименования лекарственных средств и их общая сумма указываются в экземпляре накладной (требования) аптеки.

При расценке жидких лекарственных средств, отпускаемых каплями, следует руководствоваться действующей Государственной фармакопеей.

2.9. Протаксированные накладные (требования) ежедневно записываются по порядку номеров в книгу учета протаксированных накладных (требований) ф. N 7-МЗ, страницы которой должны быть пронумерованы и на последней странице заверены подписью главного бухгалтера, при этом номера накладных (требований) на лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету, подчеркиваются.

По окончании месяца в книге ф.N 7-МЗ подсчитываются итоговая сумма по каждой группе отпущенных материальных ценностей, перечисленных выше, и общая сумма за месяц, которая проставляется цифрами и прописью.

Работник бухгалтерии лечебного учреждения, на которого возложены обязанности ведения бухгалтерского учета лекарственных средств, не реже одного раза в квартал осуществляет выборочные проверки правильности ведения книги ф.N 8-МЗ, ведомости ф.N 1-МЗ и книги ф.N 7-МЗ и подсчета итогов в накладных (требованиях), что подтверждается в проверенных документах подписью проверяющего.

2.10. Заведующий аптекой несет ответственность за правильное применение цен, подсчет стоимости лекарственных средств в накладных (требованиях), расходных документах и инвентаризационных описях.

2.11. Первые экземпляры исполненных аптекой накладных (требований), пронумерованных с начала года, вместе с книгой ф.N 7-МЗ остаются у заведующего аптекой и хранятся в течение одного календарного года (не считая текущего) в сброшюрованном виде по месяцам.

Накладные (требования) на отпуск лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, хранятся у заведующего аптекой в течение трех лет.

По истечении указанных сроков хранения накладные (требования) могут быть уничтожены при условии, если контролирующей организацией была проведена документальная ревизия лечебного учреждения, в ходе которой были проверены вопросы правильности оформления накладных (требований) ф.N 7-МЗ и предметно-количественного учета аптекарских запасов ф.N 8-МЗ. Об уничтожении накладных (требований) составляется акт, который утверждается в установленном порядке.

2.12. Вспомогательные материалы, полученные на основании счетов поставщиков, списываются в расход в аптеке и в бухгалтерии лечебного учреждения в денежном выражении по мере их поступления в аптеку.

2.13. Стоимость тары, не подлежащей обмену и возврату, включенная поставщиком в цену лекарственных средств, списывается в расход при списании лекарственных средств. Если стоимость безвозвратной одноразовой тары не включена в цену полученных средств, а показана в счете поставщика отдельно, эта тара по мере высвобождения от упакованных в нее лекарственных средств списывается с подотчета заведующего аптекой в расход.

2.14. Обменная (возвратная) тара по мере сдачи ее поставщику или тарособирающей организации включается в отчет заведующего аптекой, а возвращенные лечебному учреждению за нее денежные средства относятся на восстановление кассовых расходов.

Лечебная минеральная вода отпускается в отделения (кабинеты) лечебного учреждения в обменной посуде-таре, а в накладных (требованиях) стоимость минеральной воды указывается без стоимости посуды-тары.

2.15. При установлении потерь от порчи лекарственных средств составляется акт на списание ценностей, хранящихся в аптеке и пришедших в негодность, ф. N 9-МЗ. Акт составляется в двух экземплярах комиссией, назначенной руководителем учреждения с участием главного бухгалтера (бухгалтера) лечебного учреждения, заведующего аптекой и представителя общественности, при этом выясняются причины порчи ценностей, а также устанавливаются виновные в этом лица.

Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию лечебного учреждения, второй - остается в аптеке. Недостачи и потери от порчи лекарственных средств, явившиеся следствием злоупотреблений, взыскиваются в установленном порядке.

Пришедшие в негодность лекарственные средства в присутствии комиссии, составившей акт, уничтожаются с соблюдением установленных для этого правил. При этом на акте делается надпись с указанием даты и способа уничтожения за подписями всех членов комиссии.

Уничтожение ядовитых и наркотических лекарственных средств производится в порядке, установленном приказами Минздрава СССР от 3.07.68 г. N 523 и от 30.12.82 г. N 1311.

2.16. В конце каждого месяца заведующий аптекой составляет отчет аптеки о приходе и расходе аптекарских запасов в денежном (суммовом) выражении ф.N 11-МЗ с выделением в отчете групп лекарственных средств, перечисленных в настоящем Порядке.

В отчет включается также сумма разницы, образующейся между стоимостью ингредиентов (ингредиент - составная часть какого-либо сложного соединения или смеси), оцененных по действующим ценам, и стоимостью изготовленной аптекой при лабораторных работах продукции, исчисленной в тех же ценах. Для учета этих работ в аптеке ведется книга учета лабораторных работ ф.N 10-МЗ, страницы которой должны быть пронумерованы и на последней странице заверены подписью главного бухгалтера.

В тех случаях, когда аптека получает и отпускает лекарственные средства, предназначенные для клинических испытаний, исследований и научных (специальных) целей, стоимость таких материальных ценностей указывается в отчете ф.N 11-МЗ как по приходу, так и по расходу отдельно в дополнительно вводимых для этого графах.

Составление отчета ф. N 11-МЗ начинается с указания остатка стоимости лекарственных средств по каждой их группе на начало отчетного месяца. Эти остатки переносятся из утвержденного отчета ф. N 11-МЗ за предыдущий месяц. В приход записывается стоимость лекарственных средств, поступивших в аптеку за месяц согласно счетам поставщиков, зарегистрированных в книге ф. N 6-МЗ. В расход записывается стоимость отпущенных аптекой лекарственных средств отделениям (кабинетам) по накладным (требованиям), записанным в книгу ф. N 7-МЗ. На основании актов и других документов, служащих основанием для списания, в расход записываются также стоимость испорченных лекарственных средств, возвращенной (реализованной) обменной тары и суммарные разницы от лабораторно-фасовочных работ.

В конце отчета показывается остаток стоимости лекарственных средств и прилагаются подлинные документы, кроме протаксированных накладных (требований), остающихся на хранении в аптеке в соответствии с настоящим Порядком.

Отчет аптеки составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр отчета подписывается заведующим аптекой и представляется в бухгалтерию лечебного учреждения не позднее 5-го числа следующего за отчетным месяца, в условиях механизации учета - в сроки, утвержденные графиком документооборота, второй экземпляр остается у заведующего аптекой. После проверки отчета бухгалтерией и утверждения его руководителем лечебного учреждения, отчет аптеки служит основанием для списания бухгалтерией лечебного учреждения израсходованных лекарственных средств.

2.12. Все лекарственные средства и другие материальные ценности, находящиеся в аптеке, подлежат ежегодной инвентаризации, а по распоряжению руководителя лечебного учреждения - в более частые сроки.

Лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету, инвентаризуются по видам, наименованиям, фасовкам, лекарственным формам и дозировкам.

По распоряжению руководителя лечебного учреждения инвентаризация лекарственных средств, находящихся в аптеке, проводится в случаях установления фактов нарушения правил приемки, хранения, выдачи лекарственных средств, при изменении в установленном порядке их цен, в случае смены заведующего аптекой, а при коллективной (бригадной) материальной ответственности - при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

В инвентаризационных описях лекарственные средства, учитываемые в денежном выражении, выделяются по группам, перечисленным в настоящем Порядке. Суммы недостач, выявленные при инвентаризации по одной группе, не могут перекрываться излишками, образовавшимися по другой группе ценностей.

Выявленные при инвентаризации недостачи лекарственных средств в пределах установленных норм естественной убыли списываются на основании распоряжения руководителя лечебного учреждения.

Нормы естественной убыли к готовым лекарствам заводского изготовления не применяются.

Для определения стоимости расхода весовых медикаментов за инвентаризуемый период следует подсчитать общую сумму поступивших весовых медикаментов за этот период, показанную в графе 6 книги ф.N 6-МЗ, прибавить к ней сумму остатка этих ценностей на начало инвентаризуемого периода и из полученного итога вычесть стоимость остатка весовых медикаментов, выявленного последней инвентаризацией.

Руководители лечебных учреждений обязаны лично рассматривать материалы инвентаризации не позднее чем в 10-дневный срок после ее окончания.

Инвентаризационная комиссия несет ответственность за полноту и точность внесения в инвентаризационные описи данных о фактических остатках лекарственных средств, розничных цен на них, таксировки и определения естественной убыли.

3.1. Лечебные учреждения, не имеющие своих аптек, снабжаются лекарственными средствами из сторонних аптек или складов в общеустановленном порядке.

3.2. Лекарственные средства из сторонних аптек или складов получают материально ответственные лица: старшие медицинские сестры отделений (кабинетов), главные (старшие) медицинские сестры амбулаторно-поликлинических учреждений по доверенностям, выдаваемым в общеустановленном порядке.

3.3. Получение лекарственных средств из сторонних аптек или складов, материально ответственные лица лечебного учреждения подтверждают распиской на всех экземплярах накладных (требований), при этом они получают один экземпляр, протаксированный по каждой лекарственной форме до полной копейки, а работник аптеки расписывается в выдаче лекарственных средств и правильности таксировки на всех экземплярах накладных (требований).

3.4. Полученные лекарственные средства хранятся в отделениях (кабинетах).

Запрещается получать и хранить лекарственные средства в отделениях (кабинетах) сверх текущей потребности, а также выписывать лекарственные средства из сторонней аптеки или склада по общим накладным (требованиям) для нескольких отделений (кабинетов) и производить последующую фасовку, перемещение из одной посуды в другую, замену этикеток и др.

3.5. Учет лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, ведется главной (старшей) медицинской сестрой в порядке, установленном настоящим Порядком. По истечении каждого месяца главная (старшая) медицинская сестра представляет в бухгалтерию отчет о движении лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, по ф. N 2-МЗ, который утверждается руководителем лечебного учреждения.

Отпуск лекарственных средств в отделения (кабинеты) производится только для текущей потребности по накладным (требованиям), утвержденным руководителем лечебного учреждения в порядке, изложенном в настоящем Положении.

3.6. Расчеты за полученные лекарственные средства со сторонними аптеками и складами производятся в общеустановленном порядке.