"1С:Бухгалтерия 8": экспресс-проверка ведения учета (Н. Шутова, "Финансовая газета", N 8, февраль 2007 г.)

"1С:Бухгалтерия 8": экспресс-проверка ведения учета

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

При ведении учета и подготовке бухгалтерской и налоговой отчетности с помощью учетной программы пользователям важно быть уверенными в том, что ими не были допущены ошибки и неточности.

В состав типовой конфигурации "1С:Бухгалтерии 8" входит специальный механизм "Экспресс-проверка ведения учета", который позволяет бухгалтеру самостоятельно проводить "мини-аудит" состояния данных его информационной базы. Такой внутренний контроль призван помочь бухгалтеру своевременно обнаружить и исправить ошибки в информационной базе "1С:Бухгалтерии 8" до формирования отчетности.

"Экспресс-проверка ведения учета" представляет собой набор проверок, сгруппированных по разделам учета: "Положения учетной политики", "Операции по кассе", "Ведение книги продаж по налогу на добавленную стоимость" и др. (рис. 1). Каждый вид проверки контролирует отсутствие ошибок в данных информационной базы. Контроль может заключаться в соответствии учетных данных тем или иным положениям законодательства или в соответствии данных внутренним алгоритмам, заложенным в программу разработчиком. Например, программа "контролирует" превышение ежедневного лимита остатка наличных денежных средств по счету 50 "Касса", выдачу средств сотрудникам без представления ими авансовых отчетов, своевременность выписки счетов-фактур по документам реализации, отражение в книге продаж сумм НДС по авансам от покупателей и т.д. Контролируются положения таких нормативных актов, как ПБУ 1/98 "Учетная политика организации", ПБУ 4/99 "Бухгалтерская отчетность организации", глава 21 "Налог на добавленную стоимость" НК РФ, глава 26.2 "Упрощенная система налогообложения" НК РФ, "Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации" и др.

"Рис. 1"

Выполнив экспресс-проверку, пользователь получает отчет о ее результатах, в котором показывается общее число видов проведенных проверок и число проверок, в ходе выполнения которых были обнаружены ошибки в данных информационной базы.

Результаты экспресс-проверки можно выводить с детализацией по разделам учета и по каждому виду проверок. Кроме того, в отчете могут быть показаны комментарии к каждой выполненной проверке. Комментарий содержит следующую информацию: предмет контроля - что именно проверяет текущая проверка; результат проверки - были ли в ходе проверки обнаружены ошибки; возможные причины ошибок и рекомендации по их устранению (рис. 2).

"Рис. 2"

По проверкам, в ходе выполнения которых были обнаружены ошибки, в отчет, как правило, выводится детальная информация об ошибке. В зависимости от конкретной проверки это могут быть период, в котором обнаружена ошибка, остатки и обороты по бухгалтерским счетам и другим учетным регистрам, отдельные документы, в которых алгоритмом проверки были найдены ошибки.

После того, как сформирован отчет с детальной информацией по обнаруженным ошибкам, бухгалтер может перейти из него к первичным документам или стандартным отчетам. После внесения необходимых изменений можно повторно запустить процедуру проверки данных. Возможно несколько циклов проверки до полного исправления всех ошибок.

Например, для организаций, являющихся плательщиками НДС, каждый проведенный документ реализации должен сопровождаться проведенным счетом-фактурой. В том случае, если счета-фактуры в программе выписаны не ко всем документам реализации, экспресс-проверка отразит информацию об ошибке в разделе "Ведение книги продаж по налогу на добавленную стоимость" по виду проверки "Полнота выписки счетов-фактур по документам реализации". В детальном отчете по ошибке будут отображены все документы реализации, по которым отсутствуют проведенные счета-фактуры. Бухгалтер может непосредственно из отчета открыть поочередно каждый документ реализации и зарегистрировать недостающий счет-фактуру.

С помощью настройки "Экспресс-проверки ведения учета" можно ограничить состав выполняемых проверок (рис. 3). Чтобы какой-либо вид проверки не выполнялся, нужно отключить его, сняв флажок в соответствующем поле. Таким же образом можно отключить целый раздел проверок.

"Рис. 3"

Средство контроля "Экспресс-проверка ведения учета" предназначено прежде всего для главного бухгалтера или бухгалтера, ответственного за соответствующий раздел учета на предприятии. Бухгалтер может использовать его для проверки правильности учетных данных в конце отчетного периода, после ввода всех первичных документов по разделу учета. Многие разделы экспресс-проверки могут использоваться и для текущего контроля правильности введенной информации.

Таким образом, "Экспресс-проверка ведения учета" - это инструмент "1С:Бухгалтерии 8", который обеспечивает анализ данных информационной базы на соответствие законодательству и заложенной в программе методологии учета, помогает бухгалтеру в любой момент времени получить как сводную, так и достаточно детальную информацию о состоянии данных его информационной базы, своевременно выявить ошибки в ведении учета до того, как будет сформирована бухгалтерская и налоговая отчетность.

Н. Шутова,

Фирма "1С"

Контактный телефон (495) 737-92-57

"Финансовая газета", N 8, февраль 2007 г.