Нюансы налогообложения мобильных расходов (М.П. Бойкова, "Советник бухгалтера", N 1, январь 2007 г.)

Нюансы налогообложения мобильных расходов

Если работник использует свой мобильный телефон в служебных целях, то ему за это полагается возмещение. О том, как отразить это возмещение и как его учесть для целей налогообложения, читайте в этой статье.

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием.

Размер компенсации определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

Приведенная норма трудового законодательства касается в том числе и использования сотрудниками сотовых телефонов в служебных целях. Поэтому работодатели вправе предусмотреть в трудовых договорах с работниками возмещение расходов, связанных с использованием личных телефонов работников в служебных целях. Нормы таких компенсаций трудовым законодательством не установлены. Значит, формально этот размер может быть любым. Но главное - доказать экономическую обоснованность таких затрат и подтвердить их документально. Это важно для целей налогообложения.

Экономическое обоснование и подтверждение

В целях исчисления налога на прибыль начисления компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда работников, а также расходы на услуги связи принимаются при исчислении налога на прибыль (п. 3 ст. 255, пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В то же время необходимо принимать во внимание требования п. 1 ст. 252 НК РФ, согласно которым расходами признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты. Иными словами, затраты должны быть осуществлены в производственных целях и подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Финансовое ведомство в письме от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15 информирует, при каких условиях расходы, связанные с использованием услуг сотовой связи, принимаются при исчислении налога на прибыль. Для признания таких затрат необходимо иметь:

утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;

договор с оператором сотовой связи;

детализированные счета оператора связи.

По мнению Минфина России, форма детализированного счета должна содержать информацию в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру. При этом критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи для целей налогообложения будет являться необходимость работника пользоваться сотовым телефоном в соответствии с должностной инструкцией.

Аналогичное мнение по этому вопросу имеют и налоговые органы. Например, в письме УФНС по г. Москве от 09.02.2005 N 20-12/8153 сообщается, что в качестве подтверждающих документов произведенных расходов могут быть детализированные счета операторов мобильной связи с указанием в них всех номеров телефонов абонентов, кодов городов (стран), дат и времени переговоров, продолжительности и стоимости разговора.

Если документы, подтверждающие производственный характер переговоров, проведенных сотрудниками по их личным мобильным телефонам, отсутствуют, такие переговоры рассматриваются как звонки частного характера, и выплаченная сотрудникам компенсация не учитывается для целей налогообложения прибыли.

В настоящее время существует и арбитражная практика, которая свидетельствует о необходимости подтверждения производственного характера телефонных переговоров сотрудниками. К таким доказательствам суды относят в том числе детализированные счета работников, расшифровки номеров абонентов, с которыми велись переговоры (см. постановление ФАС Уральского округа от 26.12.2005 N Ф09-2102/05-С2, постановление ЗСО от 04.05.2005 N Ф04-2733/2005 и др.). Тем не менее нельзя не отметить, что есть и арбитражная практика, сложившаяся в пользу налогоплательщиков. Примером тому являются постановления Северо-Западного округа от 13.01.2006 N А56-31806/04 и от 10.02.2006 N А42-2490/2005-29, где суд для обоснования списания затрат на мобильную связь посчитал достаточным наличие договоров с операторами связи, платежных документов об оплате и должностных инструкций работников, согласно которым эти работники обеспечиваются сотовой и мобильной связью и могут ее использовать для выполнения возложенных на них функций для оперативного решения вопросов по обеспечению производственной деятельности. Правда, в материалах данного дела речь шла об использовании не личных сотовых телефонов работников, а принадлежащих организации. Тем не менее довод налоговой инспекции о необходимости наличия расшифровок по мобильным переговорам был отклонен.

Соглашаться или нет с мнением финансового ведомства о подтверждении расходов на услуги сотовой связи, решать налогоплательщику. В любом случае организация должна самостоятельно решить, следовать ей позиции финансового ведомства или готовиться отстаивать свою правоту в судебном порядке.

На практике также встречаются случаи, когда работники ведут служебные переговоры по мобильному телефону вне рабочего времени. Как здесь быть?

Ответ на этот вопрос был дан Минфином России в письме от 07.12.2005 N 03-03-04/1/418. По мнению финансового ведомства, в случае ведения телефонных переговоров по сотовой связи в производственных целях во время нахождения сотрудника на отдыхе, в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни и в период отпуска, затраты на оплату услуг сотовой связи также могут признаваться расходами для целей налогообложения. При этом такие расходы должны подтверждаться указанными выше документами, а критерием их экономической обоснованности для целей налогообложения будет являться необходимость работника в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях.

Лимитирование переговоров

Работодатель может установить лимит расходов на использование сотовой связи. Установление лимита, по мнению налоговых органов, не освобождает организацию от документального подтверждения обоснованности произведенных расходов. Все в том же письме УФНС по г. Москве от 09.02.2005 N 20-12/8153 сказано, что "...учет затрат на телефонные переговоры по мобильным телефонам по примерным среднегодовым нормам не может применяться для целей налогообложения прибыли".

Вместе с тем существует арбитражная практика, где суды рассматривают утвержденные лимиты использования сотовой связи для конкретных сотрудников фирмы как доказательство подтверждения производственной направленности (постановление ФАС Московского округа от 31.05.2006 N КА-А40/4775-06, постановление Арбитражного суда Свердловской области от 28.04.2005 N А60-33833/2004-С9).

Превышение лимита возмещается организации работником. При этом уплачиваемое работником возмещение принимается при исчислении налога на прибыль после того, как работник возместит организации указанные затраты (письмо Минфина России от 21.08.2006 N 03-05-02-04/130).

Единый социальный налог и НДФЛ

Подпунктом 2 п. 1 ст. 238 и п. 3 ст. 217 НК РФ установлено, что не подлежат налогообложению единым социальным налогом все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с возмещением иных расходов работника.

Аналогичная норма установлена НК РФ и в отношении НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Учитывая, что выплата компенсации работнику с согласия работодателя предусмотрена ст. 188 ТК РФ, ее выплату следует признать установленной законодательством.

Поэтому денежная компенсация за использование сотового телефона, принадлежащего работнику, не облагается налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом в пределах установленных организацией размеров. Аналогичную точку зрения по данному вопросу имеет и Минфин России (письмо Минфина России от 02.03.2006 N 03-05-01-04/43). При этом финансовое ведомство обращает внимание, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. Иначе говоря, организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании данного имущества в рабочих целях.

М.П. Бойкова,

налоговый консультант

ООО "Русская аудиторская компания"

"Советник бухгалтера", N 1, январь 2007 г.