"1С:Бухгалтерия 8" и файлы офисных приложений ("БУХ.1С", N 3, март 2007 г.)

"1С:Бухгалтерия 8" и файлы офисных приложений

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

Практически каждая организация в своей хозяйственной жизни применяет какие-то собственные типовые документы. Это могут быть договоры с покупателями, спецификации к договору поставки, трудовые договоры, должностные инструкции, доверенности, квитанции и прочее. Как правило, эти документы готовятся путем вставки нужных данных в заготовленный шаблон. Для эффективной работы можно упростить и автоматизировать подготовку таких документов. Как справились с такой задачей специалисты компании Ателье Информационных систем, читайте в предлагаемой статье.

В 2006 году компания "Ф1 Плюс" для ведения бухгалтерского учета большинства обслуживаемых организаций внедрила "1С:Бухгалтерию 8" как самую удобную и профессиональную программу для ведения бухгалтерского учета большого количества фирм. В целом "1С:Бухгалтерия 8" удовлетворила потребности компании, но заказчик поставил перед внедренцем еще ряд специфических задач, которые легко можно решить с помощью возможностей новой платформы "1С:Предприятие 8". Для аудиторской фирмы было бы удобнее поместить шаблоны некоторых документов MS Word в "1С:Бухгалтерию", чтобы впоследствии автоматически заполнять их данными организаций. Так уж завелось, что пользователям удобнее и нагляднее создавать документы непосредственно в MS Word. Поясним на примере. Для того, чтобы аудиторская компания могла сдавать отчетность своих клиентов по телекоммуникационным каналам связи, необходимо, чтобы была оформлена доверенность, которая передается спецоператору. В результате подачи такой доверенности компания, ведущая бухучет, получает электронные подписи, которыми пользуется для подачи этой отчетности. Чтобы составить эти элементарные документы для 150 фирм, нужно было сделать порядка 150 однотипных документов. Сотруднику компании требовались дни для выполнения этой работы.

Справка

Аудиторская компания "Ф1 Плюс" с 2003 года предоставляет услуги по ведению бухгалтерского учета и консультирует по вопросам финансов и налогообложения. На обслуживании порядка 60-ти различных фирм (в составе которых порядка 150 юридических лиц), штат сотрудников 10 человек.

Бухгалтерский учет ведется преимущественно в "1С:Бухгалтерии 8", для нескольких организаций в "1С:Бухгалтерии 7.7" (в скором времени планируется переход на версию 8).

Широко применяются технологии удаленного доступа, электронного обмена информацией. Регламентированная отчетность обслуживаемых организаций сдается по телекоммуникационным каналам связи.

Руководство компании всерьез задумалось об интеграции "1С:Бухгалтерии 8" с приложениями Word и Exсel. Нужен был простой и удобный механизм интеграции, позволяющий сохранить возможность автоматического обновления конфигурации "Бухгалтерия предприятия" и платформы "1С:Предприятие 8". Удобным был бы встроенный механизм обмена шаблонов либо банк данных шаблонов документов. В результате задача была сформулирована следующим образом: используя возможности платформы "1С:Предприятие 8" сделать автоматическое заполнение данных в шаблонах документов формата MS Word, так чтобы любой пользователь мог в режиме "1С:Предприятие" самостоятельно изменять шаблон, создавать новый и настраивать существующий с помощью простого выбора мышкой реквизитов документа из "1С:Бухгалтерии", чтобы не нужно было вызывать специалистов для изменения двух, трех предложений в шаблоне документа. Кроме того, для большого числа пользователей необходимо было разграничить права доступа к этим шаблонам и другим файлам хранящимся внутри базы "1С:Бухгалтерии".

Новая разработка фирмы "Ателье информационных систем" "Управление файлами"*(1) позволяет это сделать с высоким качеством и удобством. Теперь в программах на платформе "1С:Предприятие 8" можно хранить и редактировать любые файлы (см. рис. 1), привязывать их к объектам базы данных, разграничивать права доступа, а также хранить не только текущую, но и предыдущие версии документа. Важнейшим плюсом является возможность создавать шаблоны любых печатных форм, что позволяет автоматически заполнять файлы Word на основании данных программы.

"Рис. 1"

Кроме того, эта разработка позволяет хранить все документы внутри бухгалтерской программы, систематизируя их необходимым образом по группам. Хранимый файл можно прикрепить к конкретному объекту программы, к нужному контрагенту, товару, работнику предприятия, к документам поступления и реализации товаров, выставленным счетам. Например, можно прикрепить к работнику его личную карточку с фотографией, к контрагенту - электронную версию договора с ним. Таким образом, "Управление файлами" помогает избежать разрозненности хранения информации и позволяет оперативно просмотреть внесенные в тот или иной документ изменения.

Как выглядит справочник файлов в "1С:Бухгалтерии 8" - см. на рис. 2.

"Рис. 2"

Настройка шаблонов печатных форм производится с помощью документа "Регистрация внешней печатной формы" через штатный механизм регистрации внешних печатных форм. Далее определенным файлам выставляется признак "Шаблон печатной формы".

Формирование печатной формы выполняется по кнопке "Печать" в документах, для которых зарегистрирована внешняя печатная форма (см. рис. 3).

"Рис. 3"

Из отзыва Черникова Р.А., директора компании "Ф1 Плюс":

Без сомнения, разработка "Управление файлами" позволила нам автоматизировать наиболее трудоемкие участки работы. Это подтверждает позиционирование новой платформы "1С:Предприятие 8" как легко модифицируемой. Так как разработка "Управление файлами" - новая, то в ней есть большие возможности для развития. Поэтому мы постоянно общаемся с компанией-разработчиком "Ателье информационных систем" на предмет дополнения существующего и создания нового функционала.

После внедрения "Управление файлами" время оформления документов для 150 фирм по одному шаблону значительно сократилось.

Работы выполнены

ООО "Ателье информационных систем",

тел. (495) 747-72-93,

1c@it-atelier.ru,

www.it-atelier.ru

"БУХ.1С", N 3, март 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Продукт "АтельеИС: Управление файлами" получил сертификат "Совместимо! Система программ 1С:Предприятие" - см. информационное письмо фирмы "1С" от 19.12.2006 N 6294.