У нас есть приказ руководителя на использование сотовой связи (тариф безлимитный) в интересах организации.
1. Необходима ли распечатка (детализация счета) от оператора сотовой связи или будет достаточно приказа руководителя на всю сумму услуг связи по тарифу, для того чтобы списать эти затраты на расходы организации при исчислении прибыли?
2. Если всю сумму телефонных расходов можно списать на расходы, то нужно ли удерживать НДФЛ с руководителя организации (ведь он общается и по личным вопросам)?
1. В налоговом учете затраты организации на оплату услуг связи, и в частности, стоимость разговоров по мобильному телефону, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
При этом в целях главы 25 НК РФ расходами признаются любые обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Отметим, что конкретный перечень документов, подтверждающих производственный характер расходов, связанных с оплатой телефонных переговоров, действующим законодательством не определен. Какими же документами подтверждается соответствие указанных затрат критериям, установленным в ст. 252 НК РФ?
По мнению представителей Минфина России и представителей налоговой службы, подтверждающими документами для признания в целях налогообложения прибыли расходов налогоплательщика на оплату услуг сотовой связи в соответствии с подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ являются:
- утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, имеющих право на использование сотовой связи (с указанием причин необходимости);
- договор с оператором на оказание услуг связи, заключенный организацией-налогоплательщиком;
- детализированные счета оператора связи.
Форма такого счета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру.
При этом критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи для целей налогообложения прибыли является необходимость для работника использовать сотовый телефон в служебных целях, что должно быть отражено в должностной инструкции работника или в трудовом договоре с конкретным работником (см. письма Минфина России от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15, от 23.05.2005 N 03-03-01-04/1/275 и УФНС России по г. Москве от 20.09.2006 N 20-12/83834.1).
С учетом вышесказанного распечатка (детализация счета) от оператора сотовой связи необходима для учета указанных затрат в составе расходов организации для целей исчисления прибыли, иначе спор с представителями налоговых органов, на наш взгляд, неизбежен.
При возникновении спора с налоговиками организация должна быть готова доказать наличие связи телефонных переговоров со своей производственной деятельностью. В противном случае суд может не согласиться с налогоплательщиком
