Завершив подготовку годовой отчетности, нужно проверить и журналы, в которых регистрируются счета-фактуры - Книгу покупок и Книгу продаж. Возможно, в них также придется внести исправления.
Неточный счет-фактура множит дополнительные листы
Налоговый кодекс обязывает компании вести Книги покупок и Книги продаж (п. 3 ст. 169 НК). Порядок и форма, по которой их заполняют, определены постановлением правительства от 2 декабря 2000 г. N 914 (далее Правила. - Прим. ред.). В настоящее время действует редакция этих Правил с изменениями, внесенными постановлением правительства от 11 мая 2006 г. N 283.
Счета-фактуры регистрируют в Книге покупок по мере возникновения права на налоговый вычет и только на сумму этого вычета (п. 8 Правил, п. 2 ст. 171 НК, п. 1 ст. 172 НК). Не нужно записывать в Книгу покупок счета-фактуры, полученные при безвозмездной передаче имущества (выполнении работ); неправильно заполненные; полученные брокером при операциях по купле-продаже иностранной валюты и ценных бумаг. Также не регистрируются документы, выданные комитентом комиссионеру по товарам, переданным для реализации, и счета-фактуры по денежным средствам, перечисленным продавцу в виде оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (п. 9, 11, 13, 14 Правил).
Одна из причин внесения изменений в Книгу покупок - это расторжение договора, по которому контрагент уже произвел частичную оплату. В этом случае в Книгу покупок записывают счета-фактуры на оплаченную сумму. А НДС, исчисленный с этой оплаты, организация вправе принять к вычету - при условии, если со дня расторжения договора прошло не более года (п. 4 ст. 172 НК).
Еще одна ситуация - когда фирма купила товар, приняла по нему к вычету НДС на основании счета-фактуры от продавца, который и был зарегистрирован в Книге покупок. Впоследствии выяснилось, что счет был заполнен с нарушениями правил. А это означает, что при проверке инспекторы могут отказать в вычете по НДС. В данном случае УФНС в письме от 6 сентября 2006 г. N ММ-6-03/896 предлагает фирме действовать таким образом. Попросить поставщика внести исправления в неверный документ.
Далее в Книге покупок аннулировать все данные по неверному счету, для чего заполнить дополнительный лист к Книге покупок. Затем сдать уточненную декларацию по НДС за тот налоговый период, в котором НДС по неверному счету был принят к вычету. Когда продавец выдаст исправленный счет, зарегистрировать его в Книге покупок в том периоде, которым датируются исправления.
В случае, если бухгалтер обнаружил незарегистрированные счета-фактуры, полученные в прошлых налоговых периодах, в том же письме предлагается следующая последовательность действий. Нужно зарегистрировать документ в том налоговом периоде, когда он фактически был получен. Для этого делают запись в дополнительном листе Книги покупок. Затем фирме нужно сдать уточненную декларацию по НДС за период, когда был получен неучтенный счет-фактура.
Общий порядок внесения исправлений в Книгу покупок предусмотрен в приложении 4 Правил. В начальных реквизитах дополнительного листа Книги покупок указывают налоговый период, в котором был зарегистрирован счет с ошибками.
1. В строку "Итого" дополнительного листа записывают итоговые данные из Книги покупок за период, в котором была отражена информация о счете до внесения в него исправлений.
2. В строки дополнительного листа Книги покупок вносят записи по счетам, подлежащие аннулированию.
3. Из суммы по строке "Итого" вычитают показатели подлежащих аннулированию записей по счетам. Полученную цифру записывают в строку "Всего" дополнительного листа.
4. Данные из строки "Всего" используют для составления уточненной декларации.
Переписываем проданное
В соответствии с пунктом 16 Правил, продавцы должны регистрировать счета-фактуры в Книге продаж во всех случаях, когда возникает необходимость по исчислению НДС. Это нужно делать при отгрузке; при получении полной или частичной оплаты; при получении средств, увеличивающих налоговую базу; при выполнении строительно-монтажных работ для собственного потребления; при передаче товаров для собственных нужд; при исполнении обязанностей налоговых агентов. Также Книгу продаж нужно заполнять при осуществлении операций, не подлежащих налогообложению.
Счета-фактуры, выставленные покупателям, регистрируют в Книге продаж в хронологическом порядке в том периоде, в котором возникает налоговое обязательство (п
