Раздел 4. Хранение документов

4.1. Кредитные организации обязаны обеспечить сохранность бухгалтерских документов.

Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров банка. Руководитель и главный бухгалтер должны проинструктировать сотрудников банков и вневедомственной охраны по этим вопросам, распределить и закрепить за сотрудниками определенные места для хранения документов в шкафах и других хранилищах, установить на случай необходимости порядок и очередность выноса документов в безопасные места.

4.2. Сформированные в установленном порядке и сброшюрованные бухгалтерские документы за рабочий день после составления ежедневного баланса и проведения сплошной проверки передаются на хранение в архив с ограничением к ним доступа.

В архиве документы текущего года и года предшествующего хранятся отдельно в металлических шкафах (сейфах).

После сдачи годового отчета документы года, предшествующего отчетному, перемещаются в архиве для хранения на общих основаниях.

Кассовые документы хранятся в порядке, предусмотренном нормативными актами Банка России.

Порядок хранения документов постоянного пользования (юридические и кредитные дела, договоры, контракты, срочные обязательства и т.п.) определяется руководителем банка и главным бухгалтером, имея в виду обеспечение их сохранности.

4.3. Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня.

Допускается формирование мемориальных документов по пачкам, формируемым для передачи информации на ВЦ. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.

Документы, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки впереди документов по внебалансовым счетам.

В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгметаллами, инвалютой, по хозяйственным и другим операциям банка, с различными сроками хранения.

4.4. Сброшюрованные документы подсчитываются и сумма их сверяется с итогом оборотов по бухгалтерскому журналу. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.

Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам, не учитываемым в книгах кладовой, подбираются и брошюруются вместе с мемориальными документами по балансовым счетам и помещаются после этих мемориальных документов в порядке возрастающих номеров внебалансовых счетов - сначала по приходу, затем по расходу каждого счета. Приходно-расходные внебалансовые ордера, затрагивающие более одного счета, помещаются после всех ордеров.

Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с бухгалтерским журналом.

4.5. Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.

4.6. Документы за истекший день после проведения контроля должны быть оформлены в указанном выше порядке и не позднее чем на следующий день переданы в архив. До утра следующего дня несброшюрованные документы должны храниться обязательно в несгораемом шкафу.

4.7. В основную папку бухгалтерских документов в конце сшива помещается второй экземпляр бухгалтерского журнала.

4.8. На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных документов помещается следующий текст:

     Срок хранения ______________________________

     Архивный индекс_________________________________________

                     ___________________________________________

                    (наименование кредитной организации (филиала)

Бухгалтерские документы за  "___"_____________ 19____г.

                      по балансовым счетам        по внебалансовым счетам

Бухгалтерские документы на сумму______руб. ___ коп. __________руб.___коп.

Из них находятся в отдельных папках:

кассовые документы __________________ руб. ___ коп. __________руб.___коп.

     по операциям с инвалютой:

бухгалтерские документы _____________ руб. ___ коп. __________руб.___коп.

     срок хранения __________________

кассовые документы __________________ руб. ___ коп. __________руб.___коп.

     срок хранения ___________________

     по операциям с драгметаллами:

бухгалтерские документы _____________ руб. ___ коп. __________руб.___коп.

     срок хранения _____________________

     кассовые документы _____________ руб. ___ коп. __________руб.___коп.

     срок хранения ______________________

     и т.д. по документам с разными сроками хранения.

     В каждой  папке  должна  быть  лента  подсчета   по   балансовым   и

внебалансовым счетам, о чем делается надпись:

     документы сброшюрованы и подшиты _____________________

                                            (подпись)

На обложке основной папки делается надпись: "с данными бухгалтерского учета сверено" - и ставится подпись главного бухгалтера или его заместителя, или начальника отдела.