Приложение N 7. Порядок организации учета материальных ценностей в кредитных организациях

1.1. Учет материальных ценностей (далее по тексту - ценности) должен обеспечить правильное документальное оформление и своевременное отражение в учете поступления ценностей, их перемещения внутри банка и выбытия, а также контроль за сохранностью и правильностью использования материальных ценностей.

Учет ведется в рублях в разрезе:

Основные средства:

Категория 1- Здания и сооружения;

Категория 2 - Легковой автотранспорт, легкий грузовой автотранспорт (грузоподъемностью до 2 тонн), конторские оборудование и мебель, компьютерная техника, информационные системы и системы обработки данных;

Категория 3 - Оборудование, транспортные средства и другие основные средства, не включенные в 1-ю и 2-ю категории;

Земля;

Долгосрочно арендуемые основные средства.

Основные средства, переданные в пользование организациям банков:

Категория 1 - Здания и сооружения;

Категория 2 - Легковой автотранспорт, легкий грузовой автотранспорт (грузоподъемностью до 2 тонн), конторское оборудование и мебель, компьютерная техника, информационные системы и системы обработки данных;

Категория 3 - Оборудование, транспортные средства и другие основные средства, не включенные в 1-ю и 2-ю категории;

Земля;

Долгосрочно арендуемые основные средства.

Лизинговые операции:

Машины, оборудование, транспортные и другие средства для сдачи в лизинг (не сданные);

Машины, оборудование, транспортные и другие средства, сданные в лизинг.

Нематериальные активы:

Нематериальные активы;

Нематериальные активы в организациях банков.

Хозяйственные материалы:

Канцелярские принадлежности;

Запасные части, включая шины, для автотранспорта, а также средств вычислительной техники;

Оборудование, требующее монтажа;

Материалы для социально-бытовых нужд;

Материалы для упаковки денег;

Другие материалы;

Хозяйственные материалы в организациях банков.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы:

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы;

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы в организациях банков.

Затраты производства:

Затраты производства.

Отнесение ценностей к тому или иному виду производится в зависимости от их использования, технических характеристик, стоимости в соответствии с действующим законодательством и планом счетов.

1.2. Операции по созданию, приобретению основных средств, нематериальных активов совершаются в соответствии с "Порядком учета основных средств, нематериальных активов, их воспроизводства, амортизации (износа) и выбытия".

1.3. Учет операций по передаче основных средств, других материальных ценностей организациям, подчиненным кредитным организациям, производится в порядке, предусмотренном Банком России по этому вопросу.

1.4. Долгосрочно арендуемые основные средства учитываются на балансе кредитных организаций арендаторов.

К долгосрочно арендуемым основным средствам относятся объекты, договор аренды (или дополнительное соглашение арендодателя и арендатора), по которым предусматривается переход их в собственность арендатора (выкуп) по истечении срока аренды или до его истечения, при условии внесения последним всей обусловленной договором выкупной цены.

Основные средства, поступившие в кредитную организацию на условиях долгосрочной аренды, приходуются на счет (по дебету) по учету долгосрочно арендуемых основных средств со счета (кредита) по учету арендных обязательств в оценке (стоимости), согласованной арендатором и арендодателем.

Износ основных средств по долгосрочно арендуемым основным средствам начисляется в общеустановленном порядке, относится в дебет счета по учету расходов и в кредит счета по учету износа по долгосрочно арендуемым основным средствам.

Уплата причитающихся арендодателю платежей за использование долгосрочно арендуемых основных средств отражается проводкой:

Дебет счета по учету арендных обязательств

Кредит счетов по учету денежных средств (корреспондентский счет, касса).

Если договором аренды предусматривается начислять в пользу арендодателя проценты, то эта операция отражается проводкой:

Дебет счета по учету расходов банка

Кредит счета по учету арендных обязательств.

При переходе по условиям договора аренды арендованного объекта (предмета) основных средств в собственность арендатора - эта операция отражается проводками:

1. Дебет счета по учету капитальных вложений, по лицевому счету предмета

Кредит счета по учету долгосрочно арендуемых основных средств, по лицевому счету предмета.

2. Дебет соответствующего счета по учету основных средств, по лицевому счету предмета

Кредит счета по учету капитальных вложений, по лицевому счету предмета.

Одновременно по внебалансовому счету списываются ресурсы, предназначенные на капиталовложения.

3. Дебет счета по учету износа долгосрочно арендуемых основных средств, по лицевому счету предмета

Кредит счета по учету износа основных средств, по лицевому счету предмета.

Если кредитная организация произвела доплату, числящуюся на счете по учету арендных обязательств, то эта операция отражается проводками:

Дебет счета по учету расчетов по арендным обязательствам, по лицевому счету арендодателя

Кредит корреспондентского счета.

Если по окончании аренды объект основных средств возвращается арендодателю, то делаются проводки:

1. По окончании срока аренды и полном начислении износа:

Дебет счета по учету износа долгосрочно арендуемых основных средств, по лицевому счету предмета

Кредит счета по учету долгосрочно арендуемых основных средств, по лицевому счету предмета.

2. До окончания срока аренды:

Дебет счетов:

по учету износа долгосрочно арендуемых основных средств, по лицевому счету предмета;

по учету расчетов по арендным обязательствам, по лицевому счету предмета, на сумму не выплаченных арендодателю платежей за использование объекта (предмета)

Кредит счета по учету долгосрочно арендуемых основных средств, по лицевому счету объекта (предмета).

При аренде основных средств без права выкупа арендованные основные средства учитываются на внебалансовом счете по учету арендованных основных средств.

Аналитический учет арендуемых основных средств ведется так же, как и по собственным основным средствам.

1.5. Машины, оборудование, транспортные и другие средства, предназначенные для лизинговых операций, приобретаются как хозяйственные материалы.

Для учета указанных ценностей используются счета:

машины, оборудование, транспортные и другие средства для сдачи в лизинг (не сданные). На этот счет приходуется стоимость всех ценностей, приобретенных для лизинга;

машины, оборудование, транспортные и другие средства, сданные в лизинг. На этот счет относится стоимость ценностей с первого счета.

При возврате предмета из лизинга делаются обратные проводки.

Начисление износа производится по двум счетам с отнесением на один счет по учету износа.

Учет расчетов по лизингу, реализации предметов, используемых в лизинге, производится в общеустановленном порядке.

Аналитический учет по указанным в настоящем пункте счетам ведется на счетах по каждому предмету, ответственным лицам, организациям или юридическим лицам, которым сданы предметы в лизинг.

1.6. Указанные в п.1.1 ценности отражаются в синтетическом, аналитическом и складском учете. Не должно быть расхождений по соответствующим учетным показателям между синтетическим, аналитическим и складским учетом.

В синтетическом учете указанные ценности отражаются только в рублях по счетам второго порядка.

В аналитическом учете указанные ценности отражаются в количестве, цене и сумме, по местам эксплуатации и ответственным лицам.

В складском учете ценности учитываются так же, как и в аналитическом учете. Это вызвано тем, что одни и те же ценности приобретаются по разным ценам.

1.7. Синтетический и аналитический учет ведется службами бухгалтерского учета кредитных организаций.

Складской учет ведется работниками складов по месту хранения ценностей. Организуют ведение складского учета службы кредитных организаций, в ведении которых находятся склады. Желательно складской учет вести с использованием ЭВМ.

Все материальные ценности должны находиться на ответственном хранении должностных лиц, назначаемых приказом руководителя кредитной организации.

1.8. Настоящий Порядок не распространяется на операции с деньгами и другими ценностями, проходящими по учету в кассе. Операции с кассовыми ценностями регулируются документами и положениями о кассовой работе.

2.1. Аналитический учет в службах бухгалтерского учета ведется по каждому балансовому счету, по отдельным наименованиям материальных ценностей.

В аналитическом учете учитываются каждый объект, предмет, вид материалов по местам хранения, эксплуатации и по каждому материально-ответственному лицу. Также должен организовываться и осуществляться складской учет.

2.2. Лицевой счет аналитического учета должен содержать следующие данные:

наименование ценностей;

характеристику этого наименования ценностей - категория, сортность, другие характеристики;

единицы учета - штуки, вес, объем и т.д.;

инвентарный номер по ценностям (объектам, предметам), учитываемым на счетах по учету основных средств, машин, оборудования, транспортных и других средств, сданных в лизинг, нематериальных активов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов;

инвентарные номера ценностям (объектам, предметам) присваивают при их оприходовании службы бухгалтерского учета и сообщают их службе, ответственной за изготовление и крепление (написание) инвентарных номеров на предметы (объекты);

заводские номера (если они имеются), номера паспортов;

цену, по которой учитывается предмет, вид материалов. На предметы и материалы с разными ценами открываются отдельные лицевые счета;

остаток на начало периода (месяца) с указанием количества и стоимости;

дату совершения операции;

приход с указанием даты и номера документа, на основании которого поступили ценности;

количество и стоимость поступивших ценностей;

расход с указанием даты и номера документа, на основании которого списываются ценности;

количество и стоимость списываемых ценностей;

остаток в количестве и стоимости, выведенный после каждой операции (или в конце дня).

В лицевом счете на вычислительные машины и другой инвентарь, содержащий драгоценные материалы, проставляется отличительный знак "ДМ" с указанием вида драгоценного металла, его количества, содержащегося в изделии. Эти данные соответствующей службой по распоряжению руководства кредитной организации берутся из паспортов на изделия и сообщаются службе бухгалтерского учета письменно по каждому предмету.

После списания указанных предметов из-за невозможности их использования соответствующая служба организует извлечение из предмета драгоценных металлов, о чем делается отметка в акте на списание предмета - указываются вид металла, его количество, стоимость по цене лома.

Драгоценные металлы, извлеченные из предметов, приходуются на основании акта об их списании на соответствующий счет по учету хозяйственных материалов и реализуются соответствующей службой в установленном порядке.

2.3. Работники службы бухгалтерского учета, ведущие аналитический учет материальных ценностей, ежедневно производят сверку аналитического учета с синтетическим.

2.4. Строительство собственных зданий и сооружений производится в соответствии с утвержденной проектно-сметной документацией.

При ведении работ подрядными организациями с каждой из них заключается договор подряда.

Оплата работ производится в пределах определенной сметной (договорной) цены и суммы подрядного договора с каждой организацией.

Учет затрат по строительству ведется на счете по учету капитальных вложений по каждому объекту в установленном порядке.

Для определения объектов, их стоимости, остатка неиспользованных сметных лимитов, служба по капитальному строительству и ремонту на основании проектно-сметной документации и фактических затрат на каждый год разрабатывает внутрипостроечный титульный список, который утверждается руководством кредитной организации, включая и по строительству, ведущемуся в филиалах, с приложением к нему графика ведения работ.

Порядок расчетов за выполненные работы определяется договором подряда.

Акты на выполненные работы до их оплаты проверяет специально выделенный для этой цели работник службы по капитальному строительству и ремонту и дает заключение на акте о сумме оплаты. В филиалах эта работа поручается работнику, занимающемуся вопросами строительства.

Прием выполненных работ по строительству по актам (другим установленным документам) осуществляет в кредитной организации руководитель службы по капитальному строительству и ремонту (при отсутствии такой службы - руководство кредитной организации), в филиалах - руководитель филиала.

Если договором подряда предусматривается передача кредитной организацией подрядной организации ряда строительных материалов, то эта передача оформляется приемо-сдаточным актом с указанием наименования материалов, количества, стоимости, при этом стоимость не может быть ниже числящейся в кредитной организации.

Акты на передачу материалов от имени кредитной организации подписывает руководитель службы по капитальному строительству и ремонту (другое должностное лицо, отвечающее за этот участок работы) и материально-ответственное лицо, отвечающее за сохранность материалов. Передача подрядчику материалов, не учтенных на счетах по их учету в кредитной организации, не допускается.

Стоимость переданных подрядчику строительных материалов относится на счет расчетов с подрядчиками и засчитывается при очередной оплате актов на выполненные работы.

Подрядные договоры, трудовые соглашения с работниками при хозяйственном способе ведения работ, документы на приобретаемые материальные ценности, акты, другие документы на выполненные работы принимаются к оплате службой бухгалтерского учета по письменному распоряжению руководителя (заместителя по уполномочию руководителя) кредитной организации.

Подрядные договоры принимаются к финансированию при наличии на них виз руководителя юридической службы и руководителя службы капитального строительства и ремонта.

Такой же порядок оформления, оплаты, приемки работ должен применяться и по капитальному ремонту. Затраты по ремонту учитываются на счете по учету расходов кредитной организации.

2.5. Затраты производства учитываются в порядке, установленном соответствующими нормативными документами Банка России.

3.1. Материальные ценности, учитываемые на счетах по учету основных средств, нематериальных активов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, находятся в эксплуатации под ответственностью должностного лица хозяйственной службы; машин, оборудования, транспортных и других средств, подлежащих сдаче в лизинг, - должностного лица, выделенного для этих операций; хозяйственных материалов - заведующих складами (кладовщиков); при наличии буфетов, пункта питания, столовой - заведующих буфетами пункта питания, столовой.

По решению руководства кредитной организации материально ответственными лицами могут быть другие должностные лица.

Со всеми должностными лицами, ответственными за сохранность материальных ценностей, при приеме на работу заключается договор о полной материальной ответственности. Оформление договоров о полной материальной ответственности производит по банку - отдел (управление, департамент) кадров; по филиалам - управляющий филиалом.

Не допускается передача ценностей под ответственность лицам, не зачисленным в штат кредитной организации.

При передаче под ответственность должностным лицам ценностей без заключения договоров о полной материальной ответственности, всю полноту ответственности за сохранность ценностей несет руководитель отдела (управления, департамента) кадров банка, управляющий филиалом.

3.2. Складской учет ведется по месту эксплуатации, хранения ценностей лицом, ответственным за их сохранность.

Учет ведется на карточках, в книгах с открытием на каждый вид ценностей отдельного лицевого счета, на электронно-вычислительных машинах.

На каждый вид (наименование) ценностей открывается лицевой счет, который должен иметь реквизиты и показатели, необходимые для аналитического учета.

3.3. Инвентарный номер присваивается при передаче материальных ценностей в эксплуатацию и представляет собой металлический знак или нанесенные на предмет краской цифры с обозначением номера предмета и номера балансового счета, на котором учитывается предмет. Инвентарные номера изготавливает хозяйственная служба кредитной организации и организует их прикрепление к предметам (нанесение краской на предмет).

Когда инвентарный предмет является сложным, т.е. включает те или иные обособленные элементы, составляющие вместе с ним одно целое, то на каждом таком элементе должен стоять тот же инвентарный номер, что и на основном, объединяющем их предмете.

Инвентарный номер, присвоенный предмету, сохраняется за ним на весь период его нахождения в кредитной организации.

Инвентарные номера выбывших предметов не присваиваются другим вновь поступившим предметам.

Инвентарные номера не присваиваются предметам форменной (специальной) одежды.

Инвентарные номера книг состоят из одной первой буквы фамилии автора и порядкового номера книги, зарегистрированной в журнале. В каждой букве номера книг начинаются с единицы.

При наличии разработанных каталогов библиотечного фонда можно пользоваться этими каталогами.

3.4. Должностные лица, отвечающие за сохранность ценностей, сверяют остатки складского учета с данными бухгалтерского учета:

здания и сооружения - один раз в год при проведении инвентаризации;

автотранспорт и другие транспортные средства - один раз в квартал и при проведении инвентаризации;

конторские оборудование и мебель - один раз в квартал и при проведении инвентаризации;

компьютерная техника, информационные системы, системы обработки данных - один раз в квартал и при проведении инвентаризации;

другое оборудование и другие основные средства - один раз в год при проведении инвентаризации;

долгосрочно арендуемые основные средства - один раз в год при проведении инвентаризации;

машины, оборудование, транспортные и другие средства, подлежащие сдаче и сданные в лизинг, - один раз в год при проведении инвентаризации;

нематериальные активы - один раз в год при проведении инвентаризации;

канцелярские принадлежности, запасные части, оборудование, требующее монтажа, материалы для социально-бытовых нужд, материалы для упаковки денег, другие материалы (все хозяйственные материалы) - два раза в месяц и при проведении инвентаризации;

малоценные и быстроизнашивающиеся предметы - два раза в год и при проведении инвентаризации.

Руководители кредитных организаций могут устанавливать более частые сроки сверки аналитического и складского учета.

3.5. Служба бухгалтерского учета по согласованию с должностными лицами, отвечающими за сохранность ценностей, составляет график сверки аналитического учета с синтетическим.

Работники, ведущие бухгалтерский учет материальных ценностей, и должностные лица, ответственные за их сохранность, по разработанному графику производят сверку аналитического и складского учета.

Факт сверки аналитического и складского учета фиксируется подписью бухгалтера на карточках (лицевых счетах, в книгах) складского учета.

При выявлении расхождений между аналитическим и складским учетом составляется справка за подписями материально ответственного лица, бухгалтера, ведущего аналитический учет, руководителя структурного подразделения, ведущего учет внутрибанковских операций. Справка об итогах сверки докладывается руководству кредитной организации и по результатам рассмотрения принимаются меры.

Если складской учет ведется на ЭВМ, то факт сверки его с аналитическим учетом оформляется справкой.

4.1. Прием на учет зданий и сооружений после капитального строительства, приобретаемых основных средств, нематериальных активов, указанных ценностей, передаваемых банку учредителями, производится в установленном для этих операций порядке. В установленном порядке принимаются и учитываются долгосрочно арендуемые основные средства.

4.2. Учет поступления и сдачи машин, оборудования, транспортных и других средств в лизинг производится в порядке, установленном для лизинговых операций и их учета.

4.3. Учет поступления и расходования товаров в пунктах, предприятиях общественного питания производится в порядке, установленном руководством банка "Положением о системе контроля и отчетности по расходованию продуктов".

4.4. Для получения от поставщиков материальных ценностей кредитная организация (структурное подразделение кредитной организации) выдает доверенности лицам, состоящим в штате кредитной организации, на бланках установленной формы. Доверенности подписываются должностными лицами кредитной организации, уполномоченными руководством кредитной организации, и оформляются ее печатью.

Структурное подразделение службы бухгалтерского учета, ведущее учет хозяйственных операций, осуществляет контроль за выдачей и использованием доверенностей, проставляет их номер и дату выдачи, оформляет печатью.

Выдаваемые структурным подразделением службы бухгалтерского учета доверенности регистрируются в журнале учета доверенностей. В этом журнале до начала выдачи доверенностей должны быть пронумерованы все листы. Журнал ведется по следующей форме: номер доверенности, дата ее выдачи, срок действия доверенности, должность, фамилия, имя, отчество лица, которому выдана доверенность, наименование поставщика, расписка лица, получившего доверенность, отметка о выполнении поручения по данной доверенности с указанием названия документа, его номера и даты.

На последнем листе журнала учета выданных доверенностей делается надпись за подписью главного бухгалтера (его заместителя): "В настоящем журнале пронумеровано _____ листов". Количество листов указывается прописью.

Журнал учета выданных доверенностей хранится в отделе службы бухгалтерского учета у лица, ответственного за регистрацию доверенностей.

Не позднее следующего дня после истечения срока действия доверенности лицо, получившее доверенность, представляет в отдел документы о выполнении поручения, либо возвращает неиспользованную доверенность.

Служба бухгалтерского учета следит за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей, инструктирует лиц, получивших доверенности, о порядке представления документов по выполненному поручению, осуществляет контроль за использованием доверенностей и оприходованием полученных по ним материальных ценностей на основании соответствующих документов (приемных актов, накладных и т.п.), следит за соблюдением сроков действия выданных доверенностей и своевременным возвратом их в случае неиспользования.

Получение материальных ценностей возлагается приказом по кредитной организации на определенных работников, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности.

При получении груза доверенные работники кредитной организации тщательно проверяют соответствие количества получаемых мест и знаков маркировки на них количеству грузовых мест и знакам маркировки, указанным в транспортной накладной, состояние тары и упаковки прибывших мест.

Все поступающие в подразделения кредитной организации материальные ценности принимаются ответственными за их хранение лицами. Обязанности и ответственность этих лиц изложены в Приложении 1.

Материальную ответственность за сохранность материальных ценностей несут соответствующие должностные лица, назначенные руководителем кредитной организации, с оформлением надлежащих документов о материальной ответственности этих должностных лиц.

4.5. При получении материальных ценностей доверенный работник кредитной организации тщательно проверяет соответствие количества прибывших или отпущенных со склада поставщика мест и знаков маркировки на них с транспортной накладной, состояние тары, упаковки (отсутствие повреждений, разрывов, других следов порчи, боя, целостность внутренних швов и т.п.), наличие бирок и пломб с оттисками наименования отправителя, требует от транспортной организации, поставщика проверки веса каждого полученного места и сверяет фактический вес с накладной, а также сверяет все остальные реквизиты накладной с фактическими данными.

В случае обнаружения несоответствия между наименованием, весом, количеством мест груза в натуре и данными, указанными в транспортном документе, повреждения или порчи груза работник банка обязан потребовать от транспортной организации составления акта с участием представителей кредитной организации и транспортной организации для предъявления претензионного иска транспортной организации. Материальные ценности со склада поставщика принимаются только при отсутствии недостатков, указанных в настоящем пункте.

4.6. Представитель кредитной организации, получивший материальные ценности, передает их должностному лицу, ответственному за хранение материальных ценностей, и отчитывается перед бухгалтерией за использование доверенностей.

Приемка доставленных материальных ценностей должностным лицом, ответственным за их сохранность, производится немедленно.

4.7. Прием ценностей должностным лицом, ответственным за сохранность материальных ценностей, от лица, их доставившего, производится с соблюдением порядка, изложенного в п.4.5 настоящего Положения.

Если вместе с ценностями получена накладная (счет-фактура), то прием оформляется на этих документах подписями принявшего ценности должностного лица, ответственного за сохранность материальных ценностей, и сдавшего ценности лица, их доставившего.

При выявлении расхождений при приеме ценностей составляется акт с участием представителя хозяйственной службы.

Если ценности куплены за наличный расчет, то должностное лицо при приеме ценностей составляет приходную накладную по форме Приложения 2.

4.8. Безвозмездный прием на баланс кредитной организации зданий, сооружений, хозяйственного инвентаря, хозяйственных материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов производится по решению руководства кредитной организации. Стоимость безвозмездно принятых ценностей определяется комиссией из представителей передающей организации и кредитной организации, о чем составляются протокол о договорной цене и приемо-сдаточный акт. Оприходование принятых ценностей производится на основании этого акта.

4.9. Все приобретенные материальные ценности приходуются и учитываются на соответствующих счетах по учету хозяйственных материалов. В зависимости от целевого назначения приобретенных ценностей и их стоимости они могут передаваться в эксплуатацию в качестве основных средств (зданий и сооружений, хозяйственного инвентаря), малоценных и быстроизнашивающихся предметов.

Все основные средства учитываются на балансе по их стоимости, т.е. в сумме затрат по приобретению, сооружению или постройке, включая расходы по доставке и установке, а также переоценки.

При передаче в эксплуатацию материальных ценностей для использования в составе основных средств, а также малоценных и быстроизнашивающихся предметов, составляется акт ввода в эксплуатацию за подписями членов создаваемой комиссии. Акт утверждается руководителем кредитной организации (его заместителем).

4.10. Форменная (специальная) одежда, включая обувь, бронежилеты выдается работникам кредитной организации, определенным ее Правлением (Советом), с учетом действующего законодательства. При этом определяется категория работников, которым выдаются форменная (специальная) одежда за счет кредитной организации, набор одежды, срок, на который выдается каждый предмет форменной одежды. Материал для рассмотрения на Правлении (Совете) готовит начальник соответствующего структурного подразделения кредитной организации, филиала.

Приобретенная форменная одежда приходуется на соответствующий счет по учету материалов по цене приобретения.

Выданная работникам форменная (специальная) одежда независимо от стоимости учитывается на счете по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов.

Расходы на форменную (специальную) одежду осуществляются за счет средств фондов специального назначения.

Выданная работникам форменная (специальная) одежда учитывается в службе бухгалтерского учета на лицевых счетах, заводимых на каждого работника. Лицевой счет содержит реквизиты:

должность, фамилию, имя и отчество работника, которому выдан предмет одежды;

дату выдачи работнику предмета одежды;

окончательный срок носки предмета (число, месяц, год), исчисленный в соответствии с установленными Правлением (Советом) кредитной организации нормами (этот срок исчисляется от даты выдачи);

стоимость предмета.

Лицевые счета можно вести в книгах или ЭВМ.

Списание предметов одежды производится по истечении установленного срока без составления актов.

В тех случаях, когда работники, получившие одежду, увольняются с работы, неиспользованная (с момента увольнения до срока окончания носки) стоимость каждого предмета форменной (специальной) одежды удерживается с работников, если одежда остается у бывшего работника.

Стоимость форменной одежды, не бывшей в употреблении, сданной работником при увольнении, приходуется на соответствующем счете и засчитывается в погашение долга.

4.11. Принадлежащие кредитной организации оружие и аппаратура охранно-пожарной сигнализации независимо от стоимости учитываются на счете учета основных средств, а боеприпасы на соответствующем счете по учету хозяйственных материалов.

4.12. Материальные ценности, предназначенные для использования на хозяйственные нужды, ремонт, строительство, учитываются на соответствующих счетах по учету хозяйственных материалов.

4.13. Приобретенная литература учитывается на соответствующем счете по учету основных средств.

4.14. Материальные ценности, приобретенные кредитной организацией за иностранную валюту, учитываются на соответствующих счетах в рублях по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату оприходования ценностей.

5.1. Отпуск материальных ценностей со складов производится на основании требований, подписанных начальниками департаментов, управлений, других структурных подразделений кредитной организации, филиалов по форме Приложения 3.

5.2. Отпуск материальных ценностей разрешается (разрешение дается на требовании) в порядке, установленном в кредитной организации.

У лиц, ответственных за сохранность материальных ценностей, должны быть образцы подписей должностных лиц, имеющих право давать разрешения на отпуск материальных ценностей.

Должностное лицо, ответственное за сохранность ценностей, должно сверять подписи должностных лиц, разрешивших отпуск материальных ценностей, с имеющимися образцами подписей.

При отпуске ценностей, имеющих инвентарные номера, в требованиях должны указываться эти номера.

При вывозе (выносе) ценностей из банка, филиала выписывается и оформляется в установленном порядке специальный пропуск с указанием в нем даты и номера доверенности, если ценности передаются другой организации.

Требования составляются в трех экземплярах из которых:

первый экземпляр - сдается в бухгалтерию и служит основанием для списания со счета по учету ценностей;

второй экземпляр - остается у лица, ответственного за хранение ценностей, для пользования при ведении складского учета;

третий экземпляр - вручается получателю.

В требовании указывается цель использования ценностей.

Списание полученных ценностей, использованных на строительство, содержание, ремонт зданий и инвентаря, производится на основании актов.

5.3. При необходимости списания материальных ценностей вследствие их износа, порчи создается комиссия для подготовки акта. Комиссия создается распоряжением руководства кредитной организации, которая осматривает предметы, намеченные к списанию, особенно не полностью амортизированные. По результатам комиссия составляет акт. Рекомендуемая форма приведена в Приложении 4.

Акт составляется в двух экземплярах, рассматривается и утверждается Председателем Правления кредитной организации (его заместителем).

Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй экземпляр используется должностными лицами для отражения по складскому учету.

Оставшиеся после ликвидации основных средств и малоценных предметов материалы передаются должностному лицу, ответственному за хранение материальных ценностей, и отражаются по учету в общеустановленном порядке.

5.4. На пришедшие в негодность детали автомашин, подлежащие замене запасными частями, составляется акт за подписями начальника автохозяйства, водителя, механика или других лиц, уполномоченных руководством кредитной организации.

Акт утверждается Председателем Правления (его заместителем), который одновременно делает на нем разрешительную надпись на выдачу запчастей со склада.

Начальник автохозяйства, механик или водитель представляют лицу, ответственному за сохранность ценностей, утвержденный акт вместе с деталями, пришедшими в негодность. Акт прилагается к первому экземпляру требования на получение запасных частей со склада. Акт вместе с требованиями передается в бухгалтерию для отражения по учету.

На счете по учету запасных частей учитываются также имеющиеся в запасе основные агрегаты автомобилей - двигатели, коробки передач, передние и задние мосты, рулевые управления в сборе, рамы, кабины грузовых автомобилей, шины и т.п.

Отпуск указанных ценностей для замены изношенных производится на основании требования, подписанного начальником автохозяйства, с приложением акта технического состояния автомобиля по типовой форме.

Замена запчастей, включая шины, производится в соответствии с действующим положением по эксплуатации автотранспорта.

Замененные агрегаты и шины, подлежащие ремонту, приходуются по счету учета запасных частей, учитываются на отдельных лицевых счетах в оценке комиссии, составившей акт о техническом состоянии автомобиля.

При сдаче агрегатов и шин в ремонт, на основании документов, лицом, ответственным за сохранность ценностей, они списываются с этого счета, как ранее учтенные при замене на складе на отдельные лицевые счета по этому же балансовому счету как числящиеся в ремонте. Затраты по ремонту относятся на стоимость ремонтируемых агрегатов и шин по балансовому счету учета запасных частей. После получения агрегатов и шин из ремонта они приходуются со счетов учета, находящихся в ремонте, на счета, находящиеся на складе по этому счету. При использовании их для ремонта, затраты относятся на счет учета расходов.

Замененные запасные части и агрегаты, не подлежащие ремонту, сдаются автохозяйством в металлолом.

5.5. Приобретенные талоны на горюче-смазочные материалы учитываются на счете по учету других материалов в подотчете механика автохозяйства, другого должностного лица. Списание производится на основании отчета о расходах горюче-смазочных материалов, составляемого механиком автохозяйства по всем автомобилям кредитной организации. В отчет расход горюче-смазочных материалов включается по установленным нормам в установленном порядке. Нормы по маркам автомашин утверждаются по представлению начальника автохозяйства.

5.6. Горюче-смазочные материалы, приобретаемые по кредитным картам, приходуются на указанный выше счет в подотчет механику автохозяйства, другому должностному лицу.

Списание горюче-смазочных материалов с подотчета производится в порядке, указанном в п.5.5. При этом в отчете должны содержаться также данные о выборке горюче-смазочных материалов по картам с указанием их номеров, на основании сообщений (распечаток) нефтеснабжающей организации. Распечатка прилагается к отчету механика.

5.7. Свинцовые пломбы, шпагат учитываются на соответствующем счете.

Их отпуск для нужд касс производится в общеустановленном порядке по требованиям, подписываемым руководителем, ведающим кассовыми операциями.

Пломбы по заявкам клиентов могут им выдаваться за плату по договорной цене, но не ниже балансовой стоимости, с взиманием в установленном порядке налога на добавленную стоимость.

Другие материалы (накладки, бандероли), используемые в кассовой работе, на счете материалов не учитываются, а при приобретении (изготовлении) их стоимость относится на расходы кредитной организации.

5.8. Банк может продавать излишние и ненужные ему материальные ценности. Продажа производится на основании письма (заявления) покупателя.

Разрешение на продажу дает Председатель Правления или его заместитель.

Продажа производится по договорной цене, но не ниже балансовой стоимости, с взиманием с получателя налога на добавленную стоимость.

Отпуск производится в установленном порядке после предварительной оплаты продаваемых ценностей.

5.9. Мешки для перевозки и хранения ценностей, инкассаторские сумки учитываются на счете "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы" в общеустановленном порядке.

6.1. Расчеты кредитной организации за приобретаемые и продаваемые материальные ценности производятся по формам и в порядке, установленном Центральным банком Российской Федерации.

6.2. Оплата приобретаемых кредитной организацией материальных ценностей производится в зависимости от условия договора в предварительном порядке или после получения материальных ценностей.

Оплата производится на основании счетов поставщиков, составленных в установленном порядке, с разрешительной визой Председателя Правления или его заместителя.

6.3. При предварительной оплате материальных ценностей должностное лицо, которому поручено приобрести и получить ценности, на счете поставщика указывает свою фамилию и должность. Он отвечает за своевременное получение ценностей и сдачу их в этот же день должностным лицам, ответственным за их хранение.

6.4. В разрешенных законодательством случаях материальные ценности кредитной организации могут приобретаться за наличный расчет.

Должностное лицо, которому поручено приобрести ценности за наличный расчет, с разрешения Председателя Правления кредитной организации (его заместителя) получает необходимую сумму денег под отчет. Получение наличных денег под отчет допускается в сумме стоимости приобретаемых ценностей в день их приобретения или в отдельных случаях накануне дня приобретения.

Не допускается выдача денег под отчет при наличии задолженности за данным подотчетным лицом.

Должностное лицо, купившее ценности за наличный расчет, должно их в этот же день сдать должностному лицу, ответственному за сохранность ценностей, которое выписывает приходную накладную и на товарном чеке у подотчетного лица делает отметку, что означенные ценности приняты по накладной N _______ от __________, и расписывается в приеме на товарном чеке.

Подотчетное лицо не позднее следующего рабочего дня сдает в бухгалтерию авансовый отчет об использовании денег на покупку ценностей.

7.1. Указанная передача ценностей производится в связи с производственной необходимостью, обеспечением лучшей сохранности ценностей, приближения мест их хранения к месту потребления и использования.

7.2. Передача производится по распоряжению руководителя хозяйственной службы, согласованному с соответствующими структурными подразделениями.

Передача оформляется накладной по форме Приложения 5, составляемой должностным лицом, передающим ценности.

Накладная составляется в 4 экземплярах, из которых:

первый экземпляр сдается в бухгалтерию с отчетом должностного лица, передающего ценности;

второй экземпляр остается у должностного лица, передающего ценности, для отражения по складскому учету;

третий экземпляр сдается в бухгалтерию должностным лицом, принявшим ценности;

четвертый экземпляр остается у должностного лица, принявшего ценности, для отражения по складскому учету.

В бухгалтерском учете передаваемые ценности остаются на учете на том же балансовом счете, на котором они учитывались до передачи, и за присвоенным инвентарным номером, только меняются лица, ответственные за сохранность ценностей.

7.3. Передача ценностей при смене материально ответственных лиц оформляется актом в режиме инвентаризации.

8.1. Должностные лица, ответственные за сохранность материальных ценностей, в сроки, установленные руководством кредитной организации, но не реже одного раза в неделю, сдают в бухгалтерию Банка отчетность о приходе и расходе материальных ценностей.

Отчетность состоит из приходных и расходных документов, включенных в реестр приходных и расходных документов. Реестр составляется в двух экземплярах по форме Приложения 6.

8.2. Работник бухгалтерии при приеме отчетности проверяет, все ли документы, включенные в реестр, приложены, нет ли документов, не включенных в реестр, правильность оформления документов.

После этого, на основании данных аналитического учета, проставляет цены и стоимость материальных ценностей и делает необходимые проводки.

8.3. В целях недопущения скопления отчетности на один день разрабатывается и доводится до должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, график представления ими в бухгалтерию кредитной организации отчетности.

8.4. Отчетность в бухгалтерии проверяется и отражается по счетам бухгалтерского учета в течение двух рабочих дней, включая день получения отчетности.

9.1. Цель инвентаризации: проверка достоверности данных бухгалтерского учета, отчетности и фактического наличия ценностей.

9.2. Инвентаризация проводится:

при передаче имущества кредитной организации в аренду, в случае выкупа, продажи - инвентаризуются передаваемые, выкупаемые, продаваемые материальные ценности;

в случае преобразования кредитной организации в акционерное общество;

перед составлением годового отчета кредитной организации (инвентаризация может проводиться по состоянию на 1 ноября или 1 декабря, или другие, более близкие к 1 января даты);

при смене должностных лиц, ответственных за сохранность материальных ценностей (инвентаризация проводится на день приема-передачи ценностей);

при установлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей);

в случае пожара или стихийных бедствий;

в случае реорганизации или ликвидации кредитной организации;

в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также по решению руководящих органов кредитной организации и ее руководства.

9.3. При инвентаризации проверяются фактическое наличие ценностей, правильность их хранения, ведения складского учета, выявляются излишние не используемые, не нужные кредитной организации материальные ценности.

9.4. Инвентаризация материальных ценностей проводится комиссией (комиссиями), назначаемой приказом по кредитной организации.

Результаты инвентаризации оформляются актами, подписываемыми всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей.

Акты инвентаризации и результаты их сличения с данными бухгалтерского учета рассматриваются руководством кредитной организации, при необходимости - на Правлении (Совете) кредитной организации, могут докладываться на собраниях акционеров (учредителей) кредитной организации.

9.5. Не допускается проведение инвентаризации ценностей при неполном составе членов инвентаризационной комиссии.

9.6. Во время инвентаризации операции по приему и отпуску материальных ценностей не производятся.

9.7. Наряду с проверкой фактического наличия материальных ценностей, задачей инвентаризационной комиссии является установление материальных ценностей, пришедших в негодность и подлежащих списанию, а также излишних и неиспользуемых, подлежащих передаче или реализации.

9.8. Никаких помарок и подчисток в описях не допускается. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом.

В случае обнаружения расхождений между фактическим наличием и учетными данными немедленно производится перепроверка наличия ценностей, по которым выявлены расхождения.

Описи, в том числе каждая страница, подписываются комиссией и материально ответственным лицом, который делает в конце описи расписку следующего содержания:

"Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи, комиссией проверены в натуральной форме в моем присутствии и внесены в опись правильно. Претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении".

По всем недостачам, излишкам, порчам и другим потерям товарно-материальных ценностей инвентаризационной комиссией должны быть получены письменные объяснения от соответствующих материально ответственных лиц и приложены к описям.

9.9. Председатель инвентаризационной комиссии несет ответственность:

- за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказами;

- за полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемых средств и товарно-материальных ценностей;

- за правильность указания в описи отличительных признаков объектов основных средств и их составных частей (тип, марка, заводской номер и т.д.) и товарно-материальных ценностей (тип, сорт, марка, размер, артикул и т.д.);

- за правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации, в соответствии с установленным порядком.

Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи непроверенных или заведомо неправильных данных подлежат привлечению к ответственности в установленном законом порядке.

9.10. Материальные ценности, оказавшиеся в излишке, приходуются по соответствующим счетам с отнесением сумм в доходы кредитной организации. При этом выясняются причины их возникновения.

9.11. Недостачи материальных ценностей, а также выявленные при инвентаризации испорченные ценности, относятся на виновных лиц, и причиненный кредитной организации ущерб возмещается в установленном порядке. Недостачи материальных ценностей в пределах норм естественной убыли относятся на расходы Банка.

9.12. При проведении инвентаризации комиссия (комиссии) руководствуется также действующим законодательством по этому вопросу.