Подскажите, пожалуйста, нужно ли представлять в ИФНС какое-либо письмо, в случае если по итогам года в целом по организации получилась переплата по НДФЛ, при этом у некоторых сотрудников имеется переплата по налогу, у некоторых недоплата?
Сразу хотелось бы отметить, что не вредно было бы сначала исправить все ошибки по НДФЛ персонально у каждого сотрудника, а уже потом делать вывод о "переплате" налога по организации в целом. Ошибки (недоимки и переплаты) у отдельных сотрудников за прошлый год (годы) вы, наверное, обнаружили в текущем году.
Рассмотрим, какие действия необходимо предпринять в изложенной ситуации.
Надо написать письмо в ИФНС.
При невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан в течение одного месяца с момента возникновения соответствующих обстоятельств письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика (п. 5 ст. 226 НК РФ). Невозможностью удержать налог, в частности, признаются случаи, когда заведомо известно, что период, в течение которого может быть удержана сумма начисленного налога, превысит 12 месяцев.
Согласно п. 2 ст. 231 НК РФ суммы налога, не удержанные с физических лиц или удержанные налоговыми агентами не полностью, взыскиваются ими с физических лиц до полного погашения этими лицами задолженности по налогу в порядке, предусмотренном ст. 45 НК РФ.
Поскольку вы уже уплатили НДФЛ по всей организации - налоговому агенту и даже в большем размере, чем это необходимо по закону, то в течение последующих 12 месяцев вы, наверное, сможете исправить допущенные ошибки и пересчитать начисленные и удержанные суммы НДФЛ для отдельных сотрудников (а также выдаваемую на руки заработную плату) с учетом ошибок, допущенных в предыдущем году. Исключение могут составить только те работники, которые уволились, а у них были ошибки при начислении и уплате НДФЛ. Поэтому сообщать ИФНС о невозможности удержать налог не нужно, если не было увольнений тех сотрудников, у которых обнаружена недоимка по НДФЛ. Если такие увольнения были, то вам необходимо сообщить в ИФНС о невозможности удержать налог у данных сотрудников и представить на них новые справки по форме N 2-НДФЛ.
Надо исправить все ошибки и подать новые справки по форме 2-НДФЛ.
Ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, все налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц и суммах начисленного и удержанного в этом налоговом периоде НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ). В этом отчете вы сообщите или уже сообщили сведения по каждому сотруднику на момент до исправления ошибок.
Если ошибки в исчислении НДФЛ за прошедший (ие) год (ы) вы обнаружили в текущем году, то их надо исправить в том периоде, когда они были обнаружены. О том, как это делается, указано в приказе ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706 "Об утверждении формы сведений о д
