Практические вопросы управления проектами (И.А. Юрасов, "Управление персоналом", N 4, февраль 2007 г.)

Практические вопросы управления проектами

Трудно найти более популярную тему за последние несколько десятилетий, чем управление проектами. Существует множество методик, маститые консультанты предлагают различные тематики тренингов, семинаров-совещаний, которые так или иначе связаны с этой проблематикой. Но когда дело касается практической реализации того или иного проекта, то организация сталкивается с серьезными проблемами.

Настоящая публикация должна помочь управленцам-практикам преодолеть основные проблемы. Как показывает практический опыт работы и управленческого консультирования, практически все вопросы, возникающие в процессе реализации проектов, коренятся во всякого видах сбоях общей системы управления. В качестве "пожарных" мер, предотвращающих основные проблемы, можно предложить специально организованный семинар-совещание по тематике "Управление проектами". Семинар-совещание состоит из теоретического блока, который занимает одну четвертую общего времени и практических занятий. Теоретический блок охватывает общие вопросы проектного менеджмента.

1. Основные понятия проектного менеджмента:

- основные элементы проекта;

- отличия проектного управления от традиционного менеджмента;

- функции, задачи, факторы успеха проектного управления;

- причины неудач проектов (российский и конкретный опыт).

2. Классификация проектов:

- классификация проектов по причине возникновения, по масштабу деятельности;

- специфика управления проектами различной направленности;

- инновационный проект;

- технологии внедрения инноваций на предприятии (конкретные примеры).

3. Жизненный цикл проекта:

- фазы проекта, концепция, планирование, реализация, завершение;

- процессы проекта, бизнес-процессы;

- системный подход к команде проекта;

- основные свойства проектной команды.

4. Планирование проекта:

- основные этапы (планирование целей, определение операций, оценка длительности операций, определение взаимосвязи операций, оценка стоимости, разработка бюджета);

- вспомогательные этапы процесса планирования (оценка рисков, организационной структуры, коммуникаций);

- навыки менеджера на данной фазе (time-management, делегирование полномочий, построение древа целей, мотивация персонала, коммуникация).

На практическом этапе семинара-совещания происходит деление участников на группы (состав группы должен быть не менее пяти и не более десяти человек). Основная задача практической работы состоит в том, чтобы участники семинара-совещаения осознали свою роль, свои задачи в данном проекте, оценили свою менеджерскую компетенцию, составили реальный сетевой график, график и тематику производственных совещаний, разработали общую систему коммуникаций в управлении проектами.

В завершение работы семинара-совещания группы защищают свои сетевые и индивидуальные графики работ. Какие проблемы возникают в ходе управления проектами, какие вопросы необходимо решать в ходе практической проектной работы? Во-первых, часто состав проектной группы неоправданно раздут. Автор рекомендует оптимальный состав проектной группы из пяти-семи человек. Оправдан подход формирования проектной группы исходя из блока основных задач. Как правило, в проектном менеджменте можно выделить следующие типы задач:

- общеорганизационные;

- финансовые;

- коммерческие;

- производственно-строительные;

- законодательно-нормативные.

За каждую из этих задач должен нести ответственность отдельный специалист, член проектной группы. В помощь им создаются проектные подгруппы, участники которой прорабатывают только свои конкретные задачи. Участник проектной группы, отвечающий за определенный блок вопросов, формирует свою собственную систему коммуникаций для специалистов из проектной подгруппы, не зависящую от коммуникационной системы главной проектной группы. Во-вторых, большинству участников проектной группы не хватает системных административных управленческих навыков при избытке лидерских потенций, что приводит к тому, что в группе - одни лидеры, творческие натуры и не хватает "рабочих лошадок" для реализации задуманного. В-третьих, сталкиваются различные амбиции членов проектной группы, и сетевой график становится полем битвы различных группировок, теневых лидеров. В-четвертых, отсутствие общей управленческой культуры, отсутствие системных коммуникаций. В-пятых, отсутствие навыков time-management, умения планировать свое рабочее время. Исправить это помогает работа с матрицами ответственности, в ходе которой проходит анализ занятости во время рабочего дня. Типичная матрица ответственности содержит следующие поля:

- вид работ;

- для кого необходимо выполнять данный вид работ;

- время, необходимое на выполнение данного вида работ;

- периодичность.

Таким образом, проблемы в проектном менеджменте являются отражением общей ситуации в организации. Семинар-совещание позволяет выявить эти застаревшие проблемы, для решения которых требуется дальнейшая работа с руководством и специалистами организации.

Приложение Юрасов И.А

План теоретической части семинара-совещания

Цель и задачи курса. Ознакомить специалистов предприятия с основными подходами и методиками по управлению проектами. Дать на примере реальных ситуаций особенности управления проектами в условиях Приволжского ФО, познакомить с опытом внедрения инновационных проектов успешных предприятий Российской Федерации в области производства, торговли, общественного питания. Окончательная задача курса состоит в том, чтобы дать руководителям целостное видение проектного управления, а также полный набор инструментов реализации на каждом из этапов

Цели использования проектной методики. Основное преимущество использования проектной методики состоит в возможности наиболее полно раскрывать и использовать потенциал "ключевых" сотрудников.

Содержание

1. Основные понятия проектного менеджмента:

- основные элементы проекта;

- отличия проектного управления от традиционного менеджмента;

- функции, задачи, факторы успеха проектного управления;

- причины неудач проектов (российский конкретный опыт).

2. Классификация проектов:

- классификация проектов по причине возникновения.

- по масштабу деятельности;

- специфика управления проектами различной направленности;

- инновационный проект;

- технологии внедрения инноваций на предприятии (конкретные примеры).

3. Жизненный цикл проекта:

- фазы проекта, концепция, планирование, реализация, завершение;

- процессы проекта, бизнес-процессы.

4. Участники проекта:

- основные участники проекта (инвестор, заказчик, пользователь, проектировщик. Постановщик, подрядчик, руководитель, проектная команда. Финансирование, посредники - консалтинговые, инжиниринговые фирмы);

- системный подход к команде проекта;

- основные свойства проектной команды.

5. Концепция проекта:

- этапы процесса формирования концепции проекта (формулировка целей, альтернатив, сценарий развития);

- инструменты (пирамида целей, определение результатов ресурсов, SWOT-анализ);

- мотивация сотрудников, работа с сопротивлениями изменениям.

6. Планирование проекта:

- основные этапы (планирование целей, определение операций, оценка длительности операций, определение взаимосвязи операций, оценка стоимости, разработка бюджета);

- вспомогательные этапы процесса планирования (оценка рисков, организационной структуры, коммуникаций);

- навыки менеджера на данной фазе (time-management, делегирование полномочий, построение древа целей, мотивация персонала, коммуникация).

7. Оценка рисков:

- инструменты оценки рисков;

- навыки менеджера на данной фазе (взаимодействие и коммуникация, работа в команде, расстановка приоритетов).

8. Реализация проектов:

- этапы процесса реализаций (мониторинг отклонений, анализ отклонений, оценка рисков, принятие решений);

- инструменты фазы: мониторинг, культура проектной команды;

- методы групповой работы (мозговой штурм, модели процесса).

Сценарий семинара тренинга

Первый день

1. Теоретическое обучение: 9.00-12.00

2. Разбивка участников по мини-подразделениям

2.1. Выявление основных направлений проекта

2.2. Какие специалисты принимают участие в реализации этого направления?

2.3. Формирование подгрупп по подразделениям

3. Тест "Лидер - Администратор"

4. Задание:

- Почему меня взяли на этот проект?

- Каковы мои личные задачи в ходе реализации проекта?

- Структурирование своей собственной деятельности в рамках этого проекта

- Моделирование проекта по фазам

5. SWOT-анализ всего проекта

6. Определение целей проекта

7. Ранжирование проекта по фазам

8. SWOT-анализ отдельных фаз проекта

Второй день

1. Разработка собственных матриц ответственности в ходе работы над проектом

2. Разработка персонального графика для каждого участника (защита его в группе)

3. Разработка критериев завершенности фаз проекта

4. Разработка форм отчета по фазе

5. Разработка систем мотивации (защита ее)

6. Разработка бюджета фаз проекта, защита бюджета, разработка бюджета всего проекта, его защита

7. Составление сетевого графика фаз проекта, выборы человека, ведущего протокол, составление оптимистического и пессимистического графика проекта, защита его

8. Разработка внутрифирменного положения о проектах

9. Выводы, рекомендации

И.А. Юрасов

"Управление персоналом", N 4, февраль 2007 г.