Оформление первичных учетных бухгалтерских документов
при совершении различных хозяйственных операций.
Документы по учету основных средств и нематериальных активов
Для документального оформления учета основных средств предназначены унифицированные формы первичной учетной документации, которые распространяются на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ (за исключением кредитных организаций и бюджетных учреждений). Указанные унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 г. N 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств".
Унифицированные формы предусматривают зоны кодирования информации, которые заполняются в соответствии с общероссийскими классификаторами:
1) управленческой документации - ОКУД;
2) предприятий и организаций - ОКПО;
3) основных фондов - ОКОФ.
При этом в случае необходимости и с целью дополнительной систематизации показателей для автоматизированной обработки данных организации могут вводить дополнительные коды по системе кодирования, принятой в организации.
Кроме того, организации имеют право вводить дополнительные реквизиты, необходимые для ведения аналитического учета основных средств организации. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом РФ унифицированных форм первичной учетной документации должны остаться без изменения (в том числе код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Вносимые в унифицированные формы изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
В состав унифицированных форм первичной документации по учету основных средств включаются:
1) Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (формы N ОС-1);
2) Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма N ОС-1а);
3) Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма N ОС-1б);
4) Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма N ОС-2);
5) Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма N ОС-3);
6) Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма N ОС-4);
6) Акт о списании автотранспортных средств (форма N ОС-4а);
7) Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма N ОС-4б);
8) Инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма N ОС-6);
9) Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма N ОС-6а);
10) Инвентарная книга учета объектов основных средств (форма N ОС-6б);
11) Акт о приеме (поступлении) оборудования (форма N ОС-14);
12) Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма N ОС-15);
13) Акт о выявленных дефектах оборудования (форма N ОС-16).
Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма N ОС-1), Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма N ОС-1а), а также Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма N ОС-1б) для документального оформления учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями. На основании указанных актов производится включение объектов в состав основных средств и принятие их стоимости к бухгалтерскому учету и ввод в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, - в момент приобретения, для объектов, требующих монтажа, - после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию), поступивших по договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды (если объект основных средств находится на балансе лизингополучателя) и др., а также в случае их приобретения за плату денежными средствами, изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений) в установленном порядке. Кроме того, на основании данных актов производится снятие объектов основных средств с бухгалтерского учета и вывод их из эксплуатации в случае их передачи (продажи, мены и др.) другой организации.
При этом иным образом оформляются случаи, когда прием-передача объектов и ввод их в действие должны оформляться в соответствии с действующим законодательством в особом порядке.
Прием-передача объекта (ов) между организациями и включение их в состав основных средств для организации-получателя или выбытие его (их) из состава основных средств для организации-сдатчика оформляется общими документами:
1) форма N ОС-1 - по объектам основных средств (кроме зданий, сооружений);
2) форма N ОС-1а - по зданиям, сооружениям;
3) форма N ОС-1б - по группам объектов основных средств (кроме зданий, сооружений).
Указанные формы утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. При этом к акту необходимо приложить техническую документацию, относящуюся к данному (ым) объекту (ам).
Реквизит "Государственная регистрация прав" отражает наличие свидетельства о государственной регистрации недвижимого имущества в случаях сделок с ним.
Показатели раздела I форм N ОС-1 и N ОС-1а формируются на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика), имеющих информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации. При этом если основное средство приобретается через сеть розничной торговли или изготавливается для собственных нужд, то раздел I не заполняется.
Графа "Сумма начисленной амортизации (износа)" отражает сумму начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации.
Раздел II оформляется организацией-получателем в одном (своем) экземпляре.
Следует отметить, что в указанных актах данные об объектах основных средств, находящихся в собственности двух или нескольких организаций, отражаются соразмерно доле организации в праве общей собственности. При этом на первой странице в разделе "Справочно" отражаются сведения об участниках долевой собственности (с указанием их доли в праве общей собственности), а также, в случае, если стоимость приобретения объекта основных средств была выражена в иностранной валюте (условных денежных единицах), - сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу ЦБ РФ на дату, выбранную в соответствии с требованиями, действующими в системе бухгалтерского учета.
Данные приема и исключения объекта из состава основных средств вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов основных средств (форма N ОС-6, N ОС-6а, N ОС-6б).
Бухгалтерский учет перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в другой ведется на основе накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма N ОС-2).
Данная накладная оформляется передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, и подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. При этом первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность объекта (ов) основных средств сдатчика, а третий экземпляр передается получателю. Данные о перемещении объектов основных средств переносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов основных средств (форма N ОС-6, N ОС-6а, N ОС-6б).
Документальное оформление и учет приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации производится на основании Акта о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма N ОС-3).
Акт формы N ОС-3 подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Кроме того, акт утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию.
В случае если ремонт, реконструкцию или модернизацию выполняет сторонняя организация, то акт составляется в двух экземплярах: первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.
Данные ремонта, реконструкции, модернизации также переносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма N ОС-6).
Документальное оформление списания объектов основных средств, пришедших в негодность, производится одним из трех соответствующих актов:
1) Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма N ОС-4);
2) Акт о списании автотранспортных средств (форма N ОС-4а);
3) Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма N ОС-4б).
Все указанные акты составляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии, назначенной руководителем организации, и утверждаются руководителем или уполномоченным им лицом. При этом первый экземпляр передается в бухгалтерию, а второй - остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.
Также следует отметить, что при списании автотранспортного средства в бухгалтерию вместе с актом передается документ, подтверждающий его снятие с учета в ГИБДД.
Графа "Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету или восстановительная стоимость" по объектам основных средств, проходившим переоценку, отражает восстановительную стоимость по итогам последней проведенной переоценки. По объектам, не проходившим переоценку, по данной графе отражается первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету.
В графе "Сумма начисленной амортизации (износа)" отражается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации.
Затраты по списанию объектов осн
