Подтверждение расходов "косвенными" документами
Налоговым законодательством предусмотрена возможность уменьшения налогооблагаемой прибыли на суммы произведенных расходов, однако подтверждение затрат до сих пор остается одной из основных проблем бухгалтера. Для того чтобы налогоплательщик имел возможность произвести уменьшение, расходы должны соответствовать критериям, сформулированным в НК РФ.
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ произведенные расходы тогда уменьшают налогооблагаемую прибыль, когда их можно признать и обоснованными, и документально подтвержденными. Следовательно, если расходы не соответствуют обоим критериям, они не могут быть признаны уменьшающими доходы, даже несмотря на указание их в главе 25 НК РФ.
Нечеткость в определении понятий, установленных главой 25 НК РФ, которая была изначально допущена законодателем и вызывала целый ряд проблем при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, не была устранена и последними поправками в законодательство.
Так, под обоснованными расходами в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ понимаются "экономически оправданные затраты", оценка которых выражена в денежной форме. Однако само понятие "экономически оправданные затраты" в НК РФ не определено. Введение подобного определения, носящего оценочный характер, в правовую норму провоцирует субъективный подход при отнесении затрат к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу налога на прибыль, и, как следствие, приводит к конфликтам между налогоплательщиками и налоговыми органами.
Второй критерий, которому должны соответствовать затраты, это их документальное подтверждение. В период с 2002 по 2006 гг. п. 1 ст. 252 НК РФ закреплял правило, согласно которому документальное подтверждение расходов было возможно лишь документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Подобная формулировка порождала множество проблем для налогоплательщиков, которые выезжали, например, в загранкомандировки, поскольку российские налоговые органы не признавали в качестве доказательств произведенных расходов иностранные бланки. В некоторых случаях не было возможности удостоверить даже расходы, которые осуществлялись на территории Российской Федерации.
Пример 1. ООО "Квант" командировало двоих сотрудников для проведения пуско-наладочных работ на обслуживаемом объекте в соседнем городе. Сотрудникам были приобретены билеты до места назначения и обратно, а также оплачена квартира для проживания в течение недели.
Подобные расходы, понесенные фирмой, как правило, могли быть подтверждены лишь косвенными документами - приказами о направлении в командировку, билетами до места назначения и обратно. Документов, являющихся прямым доказательством понесенных расходов, фирма, как правило, не имела и, следовательно, не могла подтвердить факт несения расходов надлежащим образом.
С начала 2006 г. список документов, которыми можно подтвердить расходы, был расширен.
В настоящий момент согласно п. 1 ст. 252 НК РФ "под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором)".
На первый взгляд, внесенные поправки значительно упрощают работу бухгалтера. При дословном прочтении этой нормы Кодекса получается, что подтвердить расход можно не только первичными документами. Однако данная формулировка статьи неоднозначна и окончательно устранить проблему с подтверждающими документами не смогла.
По мнению многих налоговых работников и специалистов, указанная формулировка позволяет подтверждать косвенными документами только иностранные расходы. Расходы же, которые были произведены на территории нашей страны, следует подтверждать документами, оформленными в соответствии с российским законодательством.
Также, по мнению некоторых специалистов, косвенным подтверждением расходов может служить лишь дубликат недостающего первичного документа.
Пример 2. Сотрудник отправлен в командировку. Документами, которыми обычно подтверждаются командировочные расходы, являются приказ о командировке, билет в два конца, чек из гостиницы и т.п., т.е. для подтверждения расхода организация собирает целый комплект документов. Если одного или нескольких документов не хватает организация может запросить или подготовить сама их копии с пометкой "Дубликат", который и будет считаться косвенным подтверждением расходов.
Принимая за основу подобное разъяснение, получится, что внесенные в НК РФ поправки фактически лишены смысла, поскольку дубликат это фактически тот же самый первичный документ (с теми же необходимыми реквизитами), только с пометкой, и, следовательно, в ранее существующем правиле необходимости подтверждения расходов только первичными документами, ничего не изменилось.
Однако существуют и противоположные мнения. Так, например, в письме Минфина России от 25.01.06 г. N 03-03-04/1/58 говорится о возможности зачета расходов на наем квартиры для командированных в другой город сотрудников, а также на оплату коммунальных услуг и услуг по пользованию электроэнергией и телефоном по косвенным документам: командировочным удостоверениям и проездным документам до места командировки. При этом в письме содержится ссылка на то, что п. 1 ст. 252 НК РФ позволяет признавать расходы при налогообложении прибыли по косвенным документам.
В качестве еще одного примера можно привести письмо Минфина России от 20.06.06 г. N 03-03-04/1/533, согласно которому затраты на содержание квартиры для командированных сотрудников можно учесть в составе расходов на командировки (п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В этом случае документальным обоснованием будут служить документы, косвенно подтверждающие пребывание работников во время командировки, такие, как приказ руководителя о направлении в командировку или командировочное удостоверение, проездные билеты к месту командировки и обратно. Однако расходы на содержани
